城市建设设计院信息管理系统的分析与设计.docx

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城市建设设计院信息管理系统的分析与设计

城市建设设计院信息管理系统的分析与设计

摘要

信息作为当今社会的基础性资源，它的建设与开发利用程度，即信息化水平，已成为衡量一个国家、一个地区、一个行业现代化水平和综合实力的重要标志。

而建筑业信息化又是国民经济信息化的基础之一。

本文以兰州市城市建设设计院信息化管理系统中的办公OA系统的建设与实施情况为主线，介绍了勘察设计企业办公OA系统实施的进程以及带来的管理效益。

关键词：

信息办公OA管理实施

目录

摘要I

信息管理概述1

二、现状分析及信息化建设规划1

2.1导入阶段2

2.2规划我院信息化系统蓝图阶段2

2.3信息系统建设的展开阶段2

2.4信息系统的深化阶段（理想阶段）3

三、信息化建设第一阶段（办公OA）实施情况3

3.1构建百兆内部局域网，为信息化的建设提供硬件平台3

3.2研发办公自动化（OA）系统，根据我院实际情况进行实施4

3.3LUCDI-OA2.0办公自动化系统模块组成及功能5

申领办公用品数据流图7

新办公用品入库数据流图8

查询办公用品数据流图8

四、前景展望12

结论13

参考文献14

信息管理概述

信息作为当今社会的基础性资源，它的建设与开发利用程度，即信息化水平，已成为衡量一个国家、一个地区、一个行业现代化水平和综合实力的重要标志。

而建筑业信息化又是国民经济信息化的基础之一。

企业信息化是企业利用现代信息技术，通过信息资源的深入开发和广泛利用，不断提高生产、经营、决策的效率和水平，进而提高企业经济效益和竞争力的过程。

企业信息化管理系统的建设，即是构建企业的数字神经网络，对企业内部而言即是实行人力、资金、信息资源的统一规划、管理、配置和协调，使信息技术与管理业务流程相整合，提高企业管理效率。

建设部在《2003－2008年全国建筑业信息化发展规划纲要》指出“运用信息技术全面提升建筑业管理水平和核心竞争能力，实现建筑业跨越式发展；提高建设行政主管部门的管理、决策和服务水平；促进建筑业软件产业化；跟踪国际先进水平，加快与国际先进技术接轨的步伐，形成一批具有国际水平的现代建筑企业。

”

勘察设计行业信息化建设的实践表明，规划目标的实现，确有规律可循，但无捷径可走。

对企业来讲，同行成功的经验和教训对于促进本企业信息化建设同样至关重要。

大家都希望深入了解同行成功的经验及走过的弯路，以及企业信息化建设等其它相关内容进行交流、研讨。

不断总结经验，找出问题，促进行业信息化建设，提高工程设计企业计算机应用水平。

二、现状分析及信息化建设规划

兰州市城市建设设计院（LUCDI）成立于1959年，是国家综合性甲级设计院。

具有市政设计全行业（燃气、轻轨除外）、建筑设计全行业（含人防）、工程勘察类岩土工程、工程测量、工程监理及工程咨询等15个专业甲级资质，以及公路、规划乙级资质。

主要承担工业与民用建筑、道路、桥梁、城市给排水、防洪、公共交通、风景园林、环境卫生、工程地质、工程测量等任务，并开展工程总承包、工程咨询、工程监理、工程施工、技术开发与服务、建筑装饰、物业管理等业务。

通过ISO9001：

2000质量体系认证。

建院40多年来完成各类勘察设计项目5000余项，自开展勘察设计工程评优以来，有近80项勘察设计工程获得国家及部、省级优秀工程设计、优秀勘察项目奖。

为适应激烈的市场竞争，我院通过引进CAD软件提高了设计质量，降低了成本，同时也缩短了产品的设计周期，使企业获得了很大的经济效益。

根据建设部[2003]217号文件要求以及我院自身发展的需要，我院领导层提出了“总体规划、分步实施”的信息化建设的基本原则，并且从我院信息化建设的现状和发展出发，制定信息化建设的近期目标和长远目标。

将我院信息管理系统的建设分成4个发展阶段：

2.1导入阶段

2.1.1构建公司内部局域网，实施OA办公自动化系统，在院里进行广泛的信息化系统的使用培训，让员工在学与用中逐步适应网络办公环境和信息化管理。

通过办公自动化系统的实施规范我院工作流程、改进管理方法。

2.1.2建立企业内部信息化标准，形成统一编码、报表、公文模板、资料管理模式、标准管理流程，保证一致性和协调性。

2.1.3利用已租用的公司域名和主机建立公司的门户网站，通过外部网络开辟我院与各分院、各驻现场项目部之间的联系渠道。

2.2规划我院信息化系统蓝图阶段

2.2.1结合第一步导入阶段的反馈，在院管理层和各部门员工充分理解信息化系统能为我院带来的管理变革和经济效益的基础上，在院管理层领导下系统管理员和各部门信息员协同软件对院信息化系统建设进行方案规划。

2.2.2在院高层领导的指导下，对我院业务流程、业务系统进行定义描绘。

2.2.3出具初步的系统分析报告。

2.3信息系统建设的展开阶段

2.3.1结合OA办公自动化系统的实施经验，在主要业务部门如生产经营部、各一线设计所、技术室等部门引入相应的管理系统。

2.3.3通过主要业务系统的实施过程，结合我院业务实际情况，调整和固化关键业务流程，确保主要业务系统成功应用。

2.4信息系统的深化阶段（理想阶段）

实施办公自动化行政管理和基础业务信息工作并取得成功后，在关键业务领域进行重点辅助性实施，根据院高层管理的需求，引入智能化查询系统，实现院高层对院里各级工作层面信息的实时获取，并逐步形成适合我院的知识库管理系统，满足各层次的需求。

到目前为止，我院已基本完成信息化建设的第一阶段的工作，搭建了院办公楼百兆局域网、完成了办公自动系统的实施，院门户网站已经开通。

本文就以第一阶段即办公OA系统的建设与实施为介绍重点展开介绍。

三、信息化建设第一阶段（办公OA）实施情况

按照信息化建设的规划步骤，近期我院已基本完成了信息化建设第一阶段的工作，完成情况如下：

3.1构建百兆内部局域网，为信息化的建设提供硬件平台

企业信息化管理系统的运行依托在一个性能良好的硬件基础平台之上，在办公楼应按信息管理系统的运行需求及院里的实际情况构建一个性能良好的局域网。

我院经过办公楼装修已完成了对办公局域网络的建设，配备了较高性能的服务器、程控网络交换机和其他相应的网络设备，基本可满足员工上网的需求，形成结构合理、内外沟通的办公计算机局域网络系统。

为给员工提供一个干净的网络使用环境以及更好地保护对外发布的办公自动化系统服务器，我院购置了网络版杀毒软件和防火墙，实现了院局域网内的计算机及应用服务器的安全保护。

3.2研发办公自动化（OA）系统，根据我院实际情况进行实施

对于我院内部而言，信息化是在实现计算高度集中化管理的基础上，设立院内部数据服务器，用于存放院里的信息化管理系统软件，进行信息共享和数据汇总，OA办公自动化是企业信息化建设的基础。

由于我院属于勘察设计企业，信息管理系统的建设应以项目管理为中心，为此我们需要采用“走出去，请进来”的方式，选择同行业中信息化建设较早较为成熟、运用妥当并且带来实际经济效益的设计院以及一些专门从事类似软件开发的公司进行考察学习，学人之长，为我所用，必要时可以请一些这方面的专家或选择一家在工程建筑领域长期提供系统和咨询服务的软件公司作为信息化建设的合作伙伴。

经过我们的努力，在2009年5月完成了兰州市城市建设设计院信息管理系统中OA2.0（以下简称LUCDI-OA2.0）的研发，经过近两个月的公测和试运行，利用这套办公自动化系统基本实现院各部门的信息资源交流与共享。

LUCDI-OA2.0办公自动化系统是基于Internet网络技术的新一代办公自动化系统，该系统利用J2EE技术和多层体系结构技术，支持广域网和局域网的运行，服务器端采用J2EE体系结构，以EJB组件方式提供标准的系统功能配置。

客户端使用WEB浏览器，采用浏览器/服务器（B/S）结构，维护方便。

员工通过院内部统一编制的用户名登陆使用该系统，并根据自己的权限，了解自己的工作范围，共享办公平台上的信息资源。

局域网内的信息交互可以通过局域网登陆系统进行，广域网的信息交互可以通过VPN方式登陆该系统进行。

根据我院的实际情况，我们采用了先运行基础模块部份，再订制业务流程的方式来实施LUCDI-OA2.0办公自动化系统。

基础模块的运行可以让员工熟悉网络办公方式，逐步从原有的工作模式向网络化工作模式转变。

在员工接受网络这种工作环境后再逐步完成各种流程的定制，向无纸化办公发展。

目前这套办公自动化系统的实施工作已完成，并在近两个月的实际工作中发挥了一定的作用。

LUCDI-OA2.0办公自动化系统主界面

3.3LUCDI-OA2.0办公自动化系统模块组成及功能

LUCDI-OA2.0系统划分为六大办公业务模块：

个人办公模块、档案资料模块、公共服务模块、公文流转模块、其它模块及系统设置模块。

通过运行这六大办公模块，满足院里不同层次的行政办公的业务需求，且能充分的共享数据，有机地协调工作。

3.3.1个人办公模块

个人办公模块包括工作计划、通告管理、公文管理、通讯助理、电子邮件、桌面查看等子模块提供信息发布功能、相互交流信息功能、开展讨论等服务。

其目的是提供一个在一定范围内信息共享、交流、查询的场所，解决了办公活动中非主流业务信息的交流，为企业内部建立了信息沟通和共享的渠道。

3.3.1.1工作计划

此模块提供对用户在任意时间段内的计划工作进行管理（包括自己安排建立和领导安排转入的事务）。

能够进行工作任务的输入、列表、删除、修改、选择、排序查询、提醒等管理，上级领导可以编排、修改人员的工作任务。

3.3.1.2通告管理

这个模块的功能用于发布企业内部通知、通告。

其中包括对内容的编辑、修改、以及对通告的浏览，用户在使用过程中可以随时通过桌面提示信息来查看最新的通告。

3.3.1.3公文管理

该功能提供用户之间的公文传递功能，可以点对点进行公文的发送和接受。

可以对已发公文、已收公文进行管理。

传送过程中可以添加批注。

方便下级向领导请示、汇报工作。

3.3.1.4通讯助理

“通讯录”是指联系人或单位的基本信息库，可以存储有关联系人的信息，例如职务、电话号码、通讯地址、电子邮件地址以及附注等。

包括个人、内部、外部三个部分方便用户在工作中对联系人信息进行管理，方便、快速。

3.3.1.5电子邮件

系统提供一套基于ASP.NET的电邮系统。

所有内部职工只要使用内部E-MAIL账号，方便地与单位内部的用户收发电子邮件，无需多重登录和转发。

邮件内容可以是文字、图像、传真、声音等。

通过标准的POP3和SMTP服务，可以利用OutlookExpress、FoxMail等常用邮件客户端程序，进行代理收发外部邮件；可以在互联网上登录该邮件系统，实现邮件的收发。

3.3.1.6桌面查看

对即时更新的消息、通告、公文收发等进行提醒查看。

3.3.2档案资料模块

档案资料模块提供了能够满足单位日常工作中所涉及到的图书管理、档案资料、企业档案等方面的基本需要，实现快速处理有关工作。

3.3.3公共服务模块

该功能可以在企业生产经营管理过程中对相关资源自动进行优化配置。

可以起到节约生产管理成本、提高生产效率的作用。

其中包括：

资源管理、办公用品管理、会议管理、文件共享管理、值班管理、在线交流等。

3.3.3.1资源管理

提供单位常用公共设备的基本信息列表，包括型号、类型、使用年限、设备被占用时间、部门等情况，可以进行查阅、浏览，不可修改。

使用时填写申请信息，由负责人审核提交相关部门，然后将安排的情况回复申请人。

3.3.3.2办公用品管理

本模块能对库存物品的名称、规格、数量、购买时间、入库时间、使用期限、状态、出库时间、领用部门等库存信息根据权限进行分类、查询、检索、排序、统计等功能。

网络用户查询后可以提交电子表单申请办公用品，管理员审核以后，按照表单发放办公用品。

所有操作全部由系统自动支配完成，用户只要按照提示进行就可以了。