档案管理制度.docx

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档案管理制度

档案管理制度

总则

一、依据《中华人民共和国档案法》和《建筑安装工程资料管理规程》的有关规定，并结合吉林省钜城地产投资有限公司（以下简称：

公司）实际情况，特制定本制度。

二、公司档案是公司从事房地产开发、经营与管理活动中形成的全部历史记录，包括有保存价值的各种文字记录、图纸、图表、声像以及实物等。

三、公司档案管理工作是同公司各项经营活动密切相关的，是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益的一项工作。

因此，公司各级领导必须重视和加强档案管理工作，任何部门和个人不得私自保存应归档的文件资料。

档案管理原则

四、公司档案坚持集中统一管理的原则，公司所有档案由行政部负责统一归档管理（财务档案除外），确因工作需要，经有关领导批准后，各部门可留存复印件。

五、档案管理人员要坚持原则，钻研业务，并为公司保守秘密。

档案的范围

六、公司档案范围：

（一）、公司设立、变更、登记等方面的资料；

（二）、公司股东会、董事会、监事会形成的资料；

（三）、公司经营管理、生产技术管理方面的资料。

包括但不限于：

1、公司内部规章制度、管理办法；

2、公司在项目立项、手续办理、规划设计、招标采购、工程建

设、竣工验收、市场营销、设备维保等阶段性或专项工作中形成的资料图纸、规程标准、检验记录、研究决议、签批记录、会议记要等；

3、公司与合作单位的合同、协议、往来文件、信函、传真，律

师意见及建议；

4、公司各阶段或各专项工作中，获得的政府主管部门的批复、

批件、证书或有关领导的批示、指示等；

5、公司外来文件，包括：

收文、法律、法规、国家标准与行业

标准等；

6、公司大事记、年度工作总结等。

（四）、公司财务管理方面的资料；（注：

公司财务档案管理办法另行规定）

（五）、公司人事管理方面的资料；（注：

公司人事档案管理办法另行规定）

（六）、其他具有利用和保存价值的资料。

档案的建档管理

七、文件档案管理

（一）、各部门要指定专人管理档案，经办人员办理完毕的档案应及时移交行政办公室归档，归档文件资料必须是原始文件资料。

字迹要清晰，要用黑、蓝色墨水书写或打印，图面整洁不褪色，各种会签手续齐全。

（二）、图纸归档要求折叠为统一的幅面，统一幅面为：

图纸A4幅面，琴式折叠，标题露在外面。

卷内文件按照文件形成的时间顺序排列。

按照批复在前，请示在后，正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后，转发件在前，原件在后的原则立卷。

同一事件的文件和签报应立在一卷。

部门经理或负责人为责任人。

（三）、移交档案要填写《档案移交单》（见附件一），移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

（四）、行政办公室对已收集的档案资料进行分类、登记、编号，纳入日常管理。

（五）、档案的使用部门或人员，负有保管档案的责任，防止档案丢失与损毁，未经允许，不得复制、复印档案文件，不得将档案借出公司。

八、电子档案管理

（一）、严格执行电子档案的访问权限，如需调阅档案需由相关部门领导签字同意，由管理员提供打印出的纸件。

（二）、对管保电子档案的电脑要每周进行一次杀毒，定期备份档案资料，及时对归档电子件进行更新、整理、填加索引、目录。

（三）、归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。

九、归档的时间与份数

（一）、档案文件应在办理完毕后及时归档。

有关建设工程方面图纸及技术资料，应在工程项目竣工后一个月内将全部图纸、技术资料移交行政办公室归档。

（二）、档案资料一般归档一份，根据使用频繁程度可适当增加份数。

档案的保管期限及保密级别

一十、档案保管期限分为：

永久、长期、短期三种，长期为20年，短期为10年、5年、1年。

一十一、确定公司档案保管期限的原则：

（一）、凡是记述和反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司基本建设、经营管理和历史研究有长远利用价值的重要文件材料，列入永久保管范围。

（二）、凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有考察利用价值的文件材料，列入长期保管范围。

（三）、只在短期内对公司工作有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

介于两种保管期限之间的文件材料，则从长保存。

（四）、确定档案保管期限，一定要全面分析鉴别档案的现实作用和历史作用，准确判定保管期限。

一十二、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

（一）、绝密档案指最重要的公司秘密，泄露会使公司利益受到特别严重的损害，是公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件、技术资料为绝密级。

一般表现为仅公司高管以上层级领导知晓的文件、信息。

（二）、机密档案指重要的公司秘密，泄露会使公司利益受到严重的损害。

公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、职员工资性收人（职工工资性收入一般为秘密，但结合我公司实际，在我公司应属机密）为机密。

一般表现为仅限于公司中层以上领导知晓、公司内部个别人员或团体知晓的公司文件、信息。

（三）、秘密档案指一般的公司秘密，泄露会使公司利益受到一般的危害或损失。

公司人事档案、合同、协议、尚未进人市场或尚未公开的各类信息为秘密级。

一般表现为不对外公开的一般性公司内部文件。

档案编号管理

一十三、档案编号管理

（一）、档案编号要做到科学合理，简单明了，保证档案利用的系统性和有效性，档案编号以一案一号为原则自左而右编列，具体编号方法可参考《公司文件编号管理规定》。

（二）、右方装订的案件，应将档号填写于案件封面的左上角；左方装订者则填写于右上角。

（三）、档案案卷要有封面，封面需要有文件名称、时间及卷号内容，每一档夹封面内页应设“目录表”，案件归档时依序编号登记，并以每一案一个“目录”为原则。

档案的借阅

七、绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案的借阅必须经过审批，可到行政部领取《档案借阅审批单》（见附件二），由总经理及部门经理批准后，可以短期借阅，最多为10天，总经理因公外出时可委托副总经理及部门经理审批。

借阅时需要填写《档案借阅登记表》（见附件三）。

八、档案的借阅者应负责档案的完整，不得私自影印、复制,不得私自拆散、调换、抽取、污损、增加标注，不得转借，如有违纪，酌情处理。

九、对珍贵易损的档案，应制成复制品提供使用，复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。

复印件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。

一十、企业员工调离本公司时，应及时将借阅的档案归还，经审查无误后，方可调离。

档案的销毁

一十一、对超过保存期限的档案，管理人员应登记造册，填写《档案资料销毁审批表》（见附件四）,经行政部长和形成档案部门共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。

一十二、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

一十三、销毁档案必须在指定的地点进行，并派专人监销，严禁对销毁的档案作为它用，或作废纸出售，文件销毁后，监销人员应在《档案资料销毁审批表》上签字。

附则

一十四、公司项目结束或者公司终止、解散时，档案应移交控股股东或当地国家档案馆。

一十五、上级主管部门对公司档案管理另有规定和要求的，从其规定和要求。

一十六、本制度未尽事宜，由公司行政部负责解释。

一十七、本制度经总经理批准后执行。

附件:

1档案移交单

2档案借阅审批单

3档案借阅登记表

4档案资料销毁审批表

附件一

档案移交单

移交部门：

文件名称

文件编号

文件总页数

归档编号

保管期限

归档时间

送交人

接收人

说明:

附件二

档案借阅审批单

年月日

借阅部门

申请借阅人

提供人

档案资料名称及编号

借阅事由

借阅期限

方式

□查阅□借出□复制□扫描□其它

部门负责人意见

总经理/副总经理审批

档案借阅审批单

年月日

借阅部门

申请借阅人

提供人

档案资料名称及编号

借阅事由

借阅期限

方式

□查阅□借出□复制□扫描□其它

部门负责人意见

总经理/副总经理审批

附件三

档案借阅登记表

借阅日期

借阅部门

批准人

借阅档案名称

档案编号

页数

借阅人

归还日期

归还情况

收档人

备注

附件四

档案资料销毁审批表

序号

文件名称

档案编号

文件页（件）数

档案保管起/止时间

保存期限

销毁原因

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

申请人:

申请时间:

形成档案部门意见:

总经理意见:

销毁方式:

销毁时间:

销毁人:

监督人: