档案管理制度.docx

1、档案管理制度档案管理制度总则一、 依据中华人民共和国档案法和建筑安装工程资料管理规程的有关规定，并结合吉林省钜城地产投资有限公司（以下简称：公司）实际情况，特制定本制度。二、 公司档案是公司从事房地产开发、经营与管理活动中形成的全部历史记录，包括有保存价值的各种文字记录、图纸、图表、声像以及实物等。三、 公司档案管理工作是同公司各项经营活动密切相关的，是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益的一项工作。因此，公司各级领导必须重视和加强档案管理工作，任何部门和个人不得私自保存应归档的文件资料。档案管理原则四、 公司档案坚持集中统一管理的原则，公司所有档案由行政部负责统一归档

2、管理（财务档案除外），确因工作需要，经有关领导批准后，各部门可留存复印件。五、 档案管理人员要坚持原则，钻研业务，并为公司保守秘密。档案的范围六、 公司档案范围：（一）、公司设立、变更、登记等方面的资料；（二）、公司股东会、董事会、监事会形成的资料；（三）、公司经营管理、生产技术管理方面的资料。包括但不限于：1、公司内部规章制度、管理办法；2、公司在项目立项、手续办理、规划设计、招标采购、工程建设、竣工验收、市场营销、设备维保等阶段性或专项工作中形成的资料图纸、规程标准、检验记录、研究决议、签批记录、会议记要等；3、公司与合作单位的合同、协议、往来文件、信函、传真，律师意见及建议；4、公司各阶

3、段或各专项工作中，获得的政府主管部门的批复、批件、证书或有关领导的批示、指示等；5、公司外来文件，包括：收文、法律、法规、国家标准与行业标准等；6、公司大事记、年度工作总结等。（四）、公司财务管理方面的资料；（注：公司财务档案管理办法另行规定）（五）、公司人事管理方面的资料；（注：公司人事档案管理办法另行规定）（六）、其他具有利用和保存价值的资料。档案的建档管理七、 文件档案管理（一）、各部门要指定专人管理档案，经办人员办理完毕的档案应及时移交行政办公室归档，归档文件资料必须是原始文件资料。字迹要清晰，要用黑、蓝色墨水书写或打印，图面整洁不褪色，各种会签手续齐全。（二）、图纸归档要求折叠为统一

4、的幅面，统一幅面为：图纸A4幅面，琴式折叠，标题露在外面。卷内文件按照文件形成的时间顺序排列。按照批复在前，请示在后，正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后，转发件在前，原件在后的原则立卷。同一事件的文件和签报应立在一卷。部门经理或负责人为责任人。（三）、移交档案要填写档案移交单（见附件一），移交清单一式两份，双方签字后各执一份。（四）、行政办公室对已收集的档案资料进行分类、登记、编号，纳入日常管理。（五）、档案的使用部门或人员，负有保管档案的责任，防止档案丢失与损毁，未经允许，不得复制、复印档案文件，不得将档案借出公司。八、 电子档案管理（一）、严格执行电子档案的访问权限，如需调阅档案需由相

5、关部门领导签字同意，由管理员提供打印出的纸件。（二）、对管保电子档案的电脑要每周进行一次杀毒，定期备份档案资料，及时对归档电子件进行更新、整理、填加索引、目录。（三）、归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。九、 归档的时间与份数（一）、档案文件应在办理完毕后及时归档。有关建设工程方面图纸及技术资料，应在工程项目竣工后一个月内将全部图纸、技术资料移交行政办公室归档。（二）、档案资料一般归档一份，根据使用频繁程度可适当增加份数。档案的保管期限及保密级别一十、 档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，长期为20年，短期为10年、5年、1年。一十一、 确定公司档案保管期限的原则：（一）、凡

6、是记述和反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司基本建设、经营管理和历史研究有长远利用价值的重要文件材料，列入永久保管范围。（二）、凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有考察利用价值的文件材料，列入长期保管范围。（三）、只在短期内对公司工作有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。介于两种保管期限之间的文件材料，则从长保存。（四）、确定档案保管期限，一定要全面分析鉴别档案的现实作用和历史作用，准确判定保管期限。一十二、 公司档案密级分为绝密、机密、秘密三级。（一）、绝密档案指最重要的公司秘密，泄露会使公司利益受到特别严重的损害，是公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文

7、件、技术资料为绝密级。一般表现为仅公司高管以上层级领导知晓的文件、信息。（二）、机密档案指重要的公司秘密，泄露会使公司利益受到严重的损害。公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、职员工资性收人（职工工资性收入一般为秘密，但结合我公司实际，在我公司应属机密）为机密。一般表现为仅限于公司中层以上领导知晓、公司内部个别人员或团体知晓的公司文件、信息。（三）、秘密档案指一般的公司秘密，泄露会使公司利益受到一般的危害或损失。公司人事档案、合同、协议、尚未进人市场或尚未公开的各类信息为秘密级。一般表现为不对外公开的一般性公司内部文件。档案编号管理一十三、 档案编号管理（一）、档案编号要

8、做到科学合理，简单明了，保证档案利用的系统性和有效性，档案编号以一案一号为原则自左而右编列，具体编号方法可参考公司文件编号管理规定。（二）、右方装订的案件，应将档号填写于案件封面的左上角；左方装订者则填写于右上角。（三）、档案案卷要有封面，封面需要有文件名称、时间及卷号内容，每一档夹封面内页应设“目录表”，案件归档时依序编号登记，并以每一案一个“目录”为原则。档案的借阅七、 绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案的借阅必须经过审批，可到行政部领取档案借阅审批单（见附件二），由总经理及部门经理批准后，可以短期借阅，最多为10天，总经理因公外出时可委托副总经理及部门经

9、理审批。借阅时需要填写档案借阅登记表（见附件三）。八、 档案的借阅者应负责档案的完整，不得私自影印、复制,不得私自拆散、调换、抽取、污损、增加标注，不得转借，如有违纪，酌情处理。九、 对珍贵易损的档案，应制成复制品提供使用，复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复印件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。一十、 企业员工调离本公司时，应及时将借阅的档案归还，经审查无误后，方可调离。档案的销毁一十一、 对超过保存期限的档案，管理人员应登记造册，填写档案资料销毁审批表（见附件四）,经行政部长和形成档案部门共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。一十二、 经批准销毁的档案，可单独

10、存放半年，经验证无保留价值时，再行销毁，以免误毁。一十三、 销毁档案必须在指定的地点进行，并派专人监销，严禁对销毁的档案作为它用，或作废纸出售，文件销毁后，监销人员应在档案资料销毁审批表上签字。附则一十四、 公司项目结束或者公司终止、解散时，档案应移交控股股东或当地国家档案馆。一十五、 上级主管部门对公司档案管理另有规定和要求的，从其规定和要求。一十六、 本制度未尽事宜，由公司行政部负责解释。一十七、 本制度经总经理批准后执行。附件:1档案移交单2档案借阅审批单3档案借阅登记表4档案资料销毁审批表附件一档案移交单移交部门：文件名称文件编号文件总页数归档编号保管期限归档时间送交人接收人说明:附件二档案借阅审批单年月日借阅部门申请借阅人提供人档案资料名称及编号借阅事由借阅期限方式查阅借出复制扫描其它部门负责人意见总经理/副总经理审批档案借阅审批单年月日借阅部门申请借阅人提供人档案资料名称及编号借阅事由借阅期限方式查阅借出复制扫描其它部门负责人意见总经理/副总经理审批附件三档案借阅登记表借阅日期借阅部门批准人借阅档案名称档案编号页数借阅人归还日期归还情况收档人备注附件四档案资料销毁审批表序号文件名称档案编号文件页（件）数档案保管起/止时间保存期限销毁原因备注12345678910申请人:申请时间:形成档案部门意见:总经理意见:销毁方式:销毁时间:销毁人:监督人: