开元酒店集团新开业酒店人事支持分册最终确定版.docx

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开元酒店集团新开业酒店人事支持分册最终确定版

新开业酒店人力资源开业支持手册

人事分册

1序言

1.1概述

为确保开元酒店集团新开酒店筹备期间人事工作的顺利开展，使其更具规范性，全面性和有效性，提高各项工作的执行力度，同时为筹备期酒店提供全面的指导和支持，特制定本手册。

本手册包括了酒店筹备期间组织架构的搭建、薪酬体系的建立、招聘工作的开展、信息化管理及员工关系管理等方面的内容，对酒店开业前各项人事工作的操作流程和标准做了具体阐述。

1.2使用范围

所有开元酒店集团所属的筹建酒店（含委托管理的已开业酒店）。

1.3使用要求及说明

酒店人力资源总监可根据本手册开展或指导安排各项开业前人事工作，酒店人事主管根据本手册开展各项具体工作。

手册中涉及的内容都是指定要完成的，除非有其它指示。

筹备期所有人事项目的完成时间，应根据实际情况尽量提前，以留下充足时间开展具体工作。

各筹建酒店可根据具体实际情况，对具体流程、标准、完成时间适当予以调整。

手册中“开元旅业集团”简称为“集团公司”，“酒店管理公司”简称为“管理公司”。

2组织架构搭建

2.1确定酒店组织结构与人员定编

目的：

建立酒店组织结构（包括数量、质量、层次和结构等），以实现人力资源的最佳配置以及最大限度的开发和利用。

完成时间：

开业前6个月（部门总监/经理到位后马上开始）

负责部门：

酒店人力资源部、各部门

工作原则：

1、以精简、高效、节约为目标；

2、部门间的职责和相关协作关系清晰、合理；

3、岗位设置数目应符合最低数量原则。

内容与流程：

设置：

1、根据管理公司2008（91号）关于《开元酒店管理公司所属酒店组织架构（2008版）》的文件精神，结合酒店实际情况，如酒店规模、发展周期、业务特点、竞争情况等，确定酒店的组织架构。

2、由酒店人力资源部负责，组织各部门，通过观察法、问卷法、工作日志法等方法进行工作分析，收集相关信息，确定合理的人员编制。

定编时需考虑以下通常比例标准：

①客房总数与员工总数为1：

1.1；②前后台人员比例为7：

3；③按照60%的客房出租率和餐位使用率配备人员；④正式工、钟点工、实习生比例为75：

15：

10。

根据可根据酒店各部门经营特色、经营范围、营业时间、员工排班、当地招聘情况等因素进行增减。

审批：

1、酒店人力资源部将各部门组织架构与人员定编情况梳理、汇总后，经酒店总经理同意，提交管理公司人力资源部审批。

2、管理公司人力资源部会同各职能总监审批，并将审批意见反馈至酒店。

调整：

1、酒店人力资源部根据管理公司职能总监的审批意见进行调整，再次依照程序审批通过后执行。

2、酒店人力资源部可根据社会发展、本酒店岗位功能的变化，适时提出调整计划，依照程序审批通过后执行。

注意事项：

1、组织架构和人员编制的制订，务必在部门总监/经理到位后的第一时间开展，否则，将影响整个招聘工作的开展。

2、组织架构和人员编制定稿后，要以正式文件形式下发至各部门执行。

2.2编制职务说明书与操作流程

目的：

遵循《开元酒店管理模式与标准》要求，明确酒店各岗位工作职责、权限、任职标准、工作内容、程序和方法，从而建立科学、规范的内部管理机制。

完成时间：

开业前6个月

负责部门：

酒店人力资源部、各部门

工作原则：

1、以《开元酒店管理模式与标准》为编写模板，目的明确，步骤清晰。

2、使用简短而明确的词语；尽量用通用语言替代独特名词；使用动词词组。

3、着重强调能带来某一最终结果的行为，行为结果应便于衡量。

内容与流程：

编写：

1、酒店人力资源部拟订编写的进程，提供编写模板；

2、总监/经理及以上人员的职务说明书和操作流程由人力资源部编写，其他人员的职务说明书和操作流程由各部门负责编写。

评审与批准：

1、总监/经理及以下人员的职务说明书和操作流程经部门负责人审核后提交人力资源部；

2、人力资源部对所有职务说明书和操作流程进行汇总，组织有关人员评审后，报总经理审批后实施。

交流与保存：

1、职务说明书与操作流程手册由酒店人力资源部门统一管理。

2、总监/经理组织本部门人员（包括新员工）对职务说明书、操作流程的内容进行解释、指导和应用工作，确保每一位员工了解自身的岗位职责、权限、部门内的职责分工及业务流程与标准。

3、如出现岗位增加/撤销，或某岗位工作的职责和内容出现变动等情况，由该岗位所在部门总监/经理向人力资源部及时提出调整申请。

3薪酬体系建立

3.1薪酬市场调查

目的：

为制订酒店筹备期、营运期工资方案提供依据，确保对外保持竞争性，对内保持均衡性。

完成时间：

开业前6个月（人员招聘前2个月）

负责部门：

酒店人力资源部、各部门

内容与流程：

1、根据本酒店在当地的市场定位，确定酒店竞争对手范围。

2、选择合适的调研渠道进行外部市场薪酬调查，调查内容应包括薪酬水平、薪酬结构、发放方式等，调查可采用以下方法：

1）资深业内人士的访谈交流

2）现场调查法（以顾客身份深入被调查酒店与相关岗位人士进行交流）

3）问卷调查法（设计一份针对有相关酒店工作经验的薪酬调查问卷）

4）应聘人员面试访谈法。

3、将采集到的数据进行分析整合汇总，撰写薪酬调研报告，递交酒店总经理。

注意事项：

在采集数据时，须考虑对比口径是否统一，应将发放的各项工资、月度奖金、季度奖金、年终奖金、津贴及社会福利保险等都考虑在内，进行每月发放额与全年总额的综合分析与比较，使调研数据更具可比性。

3.2确定筹备期工资方案

目的：

制订合理的工资方案，保持筹备期酒店薪资水平的市场竞争力及员工队伍的稳定性。

完成时间：

开业前6个月（人员招聘前2个月）

负责部门：

酒店人力资源部

内容与流程：

1、综合考虑外部薪酬调研数据、本酒店星级、市场定位、集团薪酬制度、劳动力市场供需状况等因素，制订酒店筹备期工资方案。

具体形式可参考“筹备酒店工资标准”模板（见附件）。

2、酒店筹备期工资方案，经酒店总经理审核，报管理公司人力资源部审批；经集团公司正式审批后，下发执行。

注意事项：

1、如是委托管理酒店，筹备期工资方案还需申报业主方审批。

2、制订筹备期工资方案时，应考虑营运后工资体系的顺利过渡与员工收入的稳步上升。

3、筹备期工资要避免一刀切，适当区别熟练工、非熟练工的工资，以更好的吸引熟练工。

3.3确定营运后工资方案

目的：

综合平衡多种因素，制订合理的工资方案。

完成时间：

开业前2个月

负责部门：

酒店人力资源部

内容与流程：

根据前期的薪酬市场调研报告，结合集团相关薪酬规定，制订营运后的工资体系，经酒店总经理同意后，申报管理公司人力资源部审核，并经集团公司审核批准后，正式执行营运后的工资体系。

酒店在制订工资方案时，须体现以下原则：

1、保证部门总监/经理级以下员工营运期工资（包括保底奖金）不低于筹备期工资。

2、保证重点关键岗位员工工资与本地区同星级同岗位级别工资持平或略高。

3、原则上规定了从员工晋升到管理人员的工资上调是有过渡、分阶段、渐进式的。

4、对于集团内部调动的人员，原则上要保证该类人员在工资定级时不低于原单位同等岗位水平。

根据审核批准的工资体系，酒店可根据实际情况制订本酒店营运期工资发放细则。

4人员招聘

4.1筹备期招聘原则

1、遵循德才兼备、任人为贤的原则。

2、中高层管理人员至少保持30%为外部招聘，以适当引进外部优秀人才。

3、基层管理人员的招聘将优先考虑在集团范围内进行内部竞聘，其次再考虑外部招聘。

4、员工的招聘时必须以岗位的任职标准为基本依据。

5、其它招聘要求根据集团相关政策规定执行。

4.2制订招聘方案

目的:

为了及时招募到合适的、高素质的酒店人员，为酒店开业提供充足的人力资源保障，根据酒店筹备进程制订招聘方案。

完成时间:

开业前6个月

负责部门：

酒店人力资源部、各部门

内容与流程

招聘方案内容应至少包括以下5块内容：

1、编制《人员需求预测表》：

各部门根据人员编制情况制定《人员需求表》给酒店人力资源部。

需求预测表包括按各层级人员岗位分类（主管、领班、培训生、实习生、钟点工）、需招聘人数、任职要求、计划到岗时间等相关信息。

人力资源部汇总、分析后，制订《酒店人员需求表》。

2、选择招聘方式与渠道：

根据不同层级、不同岗位人员要求到位的先后顺序，选择不同的招聘方式与渠道。

一般来说，越是重要的，越是要求先到位的岗位，发布信息时间越早，发布的渠道也越广泛。

招聘途径可集团网站、选择报刊、招聘网站、旅游培训学校、当地人才市场、员工介绍等。

3、确定招聘流程：

根据招聘岗位的不同，确定报名、初试、面试、录用、报到等具体工作流程，充分保证招聘过程的有序进行和招聘结果的有效控制。

4、成立招聘小组：

招聘小组成员一般由酒店总经理、各部门总监/经理、人力资源人事招聘主管组成。

根据面试对象的不同，明确成员职责，确保招聘面试工作的科学、高效。

5、招聘费用预算：

费用包括报刊广告费、专场招聘会费用、网络招聘费用、相关资料印刷费及其它相关费用。

招聘方案经酒店总经理审核后实施。

注意事项：

1、招聘广告设计要体现集团的品牌优势、企业规模及档次，广告内容要突出报名时间、地点、电话、联系人等重要信息，同时介绍到达报名及面试地点的交通方式。

2、在发布管理人员、重要岗位员工招聘广告时，应注明后续招聘需求，充分利用每一次招聘机会。

4.3培训面试官

目的：

确保各级面试官熟知酒店各项招聘政策，有效控制招聘结果，同时在招聘过程中树立良好、规范、严谨的企业形象。

完成时间：

人员招聘前1周

负责部门：

酒店人力资源部

内容与流程：

1、通过对以往面试过程中员工比较关心的问题，根据集团公司相关规定并结合酒店实际情况，经过酒店讨论确定后，对相关问题形成统一口径，主要包括人事、培训、行政后勤三大部分内容：

人事方面：

招聘的基本条件；员工试用及考核；聘用审核权限；劳动合同的规定；录用、报到的规定；健康证件的办理；筹备期与营运期工资的规定；休息及上班时间；法定节假日的规定；社会保险的规定等。

培训方面：

培训的周期；培训的课程安排；培训期间的休息安排等。

后勤行政：

工作餐安排；住宿安排；交通情况、其它员工福利等等。

2、人力资源部编写基本面试技巧，包括面试前准备工作、面试方法、面试礼仪、面试流程等内容。

3、人力资源将上述问题整理成课件，在大规模员工招聘前对各部门总监/经理及相关人员进行培训，达成共识。

注意事项：

1、招聘时应注意各种信息的保存，建立人才库，以供备选之用。

2、招聘时对待遇的承诺要慎重，避免引起员工误解。

4.4招聘各层级人员

各层级人员的到位，是有时间先后的、分批的。

尤其是规模大、人数多的酒店，因为要充分考虑报名的情况、面试的效果等因素。

但我们应尽可能争取把基层管理人员的报到时间集中在1-3批之内，以方便安排工作和培训，并通过培训、研讨，来创建一个目标一致、文化统一、高效协作的管理团队。

目的：

通过酒店各层级人员的招聘，保证人员的顺利到位。

完成时间：

开业前4-6个月

负责部门：

酒店人力资源部、各部门

内容与流程：

1、部门总监/经理

该层级人员的招聘主要由管理公司人力资源部负责，一般以“70%内部竞聘，30%外部招聘”形式开展，一般要求在开业前6个月到位。

2、主管/领班

主管级管理人员先内部竞聘，然后再外部招聘。

领班级管理以外部招聘为主。

一般要求开业前5个月到位。

该层级人员的招聘以酒店人力资源部组织为主，管理公司人资部负责相应流程的协调和控制。

具体操作流程详见集团相关内部竞聘的规定。

其中餐饮、康乐、房务等经营性岗位的管理人员应注意内外部招聘比例。

内部的有利于开元模式的复制与传承，外部的有利于客源市场及人脉的建立。

其中培训主管、人事主管、行政主管、采购主管、工程人员、安全人员等需先行招聘，最好在相关部门经理到位后，尽快到位，以方便工作的开展。

3、员工

员工招聘原则上全部采取外部招聘的形式，一般要求开业前4个月到位。

其中个别熟练工的到位时间可适当延后，避免筹备期较长，员工因懈怠而离职。

招聘员工的数量和要求应严格根据酒店各部门组织架构图和人员定编要求进行。

员工的到位，同样不可避免是有时间先后的，争取把员工到位集中在1-3个批次，其中钟点工可以在开业前期半个月左右到位。

为了确保员工能够得到充分时间的培训，对入职培训，应考虑到位一批，培训一批，同时这样将方便安排通过培训的员工先从事开业后期的清洁/验收/布置等工作以及各种杂务。

4、实习生

各筹备酒店尽量联系与自己酒店所在区域相近的大专院校，便于管理及减少不必要的成本开支。

根据筹备期间员工的招聘效果，酒店可适当调整实习生的用工比例，以确保用工数量。

注意事项：

1、着重做好各类管理人员及员工的招聘来源和应聘动机的分析，同时从面试交流中了解应聘人之前服务过酒店的薪酬福利待遇情况。

为酒店制定合理的薪酬体系及选人、留人政策提供客观的依据。

2、遵循德才兼备、任人为贤的原则，对忠诚于酒店，工作表现好、业绩突出的员工，可以破格批准选拔聘任。

对破格选聘的B级部门经理及以下人员，在正式聘任前须报酒店管理公司总经理批准；A级部门经理及以上人员，在正式聘任前须报集团公司人力资源部批准；

3、外部招聘的中层管理人员经过酒店的逐级面试，并做好背景调查工作。

根据实际情况由总经理向管理人力资源部及总经理汇报，确定是否需要到管理公司复试。

酒店人力资源部根据管理公司意见，做好相应的通知协调工作。

4、管理人员被正式聘任后，根据集团对管理人员聘任的规定，有6个月的考察期（聘任文件一般在酒店开业后发布），需提前与被应聘者说明。

考察期满人力资源部应对其进行考评，其材料需存入本人档案。

考察期间和考察以后的工资定级按企业工资制度执行。

4.5各层级人员的录用与报到

目的：

确保酒店各层级人员录用、报到工作的有序进行，给员工留下良好的第一印象。

完成时间：

开业前4-6个月

负责部门：

酒店人力资源部、财务部

内容与流程：

1、根据筹备进程及实际需要，制订各层级员工的具体报到计划表。

2、通知人员，具体的报到时间，所需携带的各类资料等。

3、人力资源部提前做好员工报到前的各项准备工作，如接待人员、住宿及用餐安排、办公场地、培训（工作）资料包、培训计划等。

注意事项：

1、员工面试与报到时间，中间间隔不宜太长，以减少期间的员工因有其他选择而未能按计划来报到。

2、大批人员集中报到时，可事先成立接待小组，做好分工协作，并注意现场管理。

5信息化管理

5.1ERP系统使用

目的：

确保筹备期及酒店开业后人员信息管理的顺畅与完整。

完成时间：

根据酒店筹建进程

负责部门：

酒店财务部、人力资源部

内容与流程：

1、ERP操作员培训：

如ERP操作员为新手，帐套使用前，由酒店人力资源总监/经理派ERP操作员（人事主管）至酒店管理公司培训，为期2－3天，学习相关操作及信息维护工作。

2、ERP账套的启用：

人力资源部ERP账套的启用需参照财务开业支持流程。

原则上，在开始启用ERP的NC总帐与IUFO报表前一个月，酒店财务部向集团公司信息中心提出ERP新建公司账套的申请。

酒店人力资源总监/经理与财务总监进行沟通后，正式启用人力资源部ERP账套。

3、帐套启用后，及时为员工建立人事档案，并将相关信息输入ERP信息系统，具体操作见《ERP操作手册》。

注意事项：

筹备期同一时间段入职的员工比较多，为了保证录入信息的准确性及相关与档案关联的事宜，故此项工作必须及时完成。

5.2OA帐号的启用

目的：

确保筹备期及酒店开业后各项电子审批流程的顺畅。

完成时间：

部门总监/经理管理人员到位后一个月内

负责部门：

酒店人力资源部、财务部、工程部

内容与流程：

1、酒店人力资源部在筹建班子组建后10个工作日内，以书面形式告知管理公司人力资源部人事信息经理筹建酒店所含有的部门与调任人员的OA帐号变更情况（详见附表《开元酒店集团OA帐号新建、变更、注销明细表》）。

2、管理公司人事信息经理以收到的上明细表为依据，于3个工作日内提交OA系统默认流程，将所需的OA帐号信息递交至集团信息中心工程师处，具体执行将由集团信息中心负责。

3、信息中心对OA帐号设置完毕，管理公司人事信息经理将相关信息反馈给筹建酒店人力资源总监，并可投入使用；

4、OA中各人事审批流程均为管理公司信息部统一设置成公共模版，筹建酒店无须自行设置。

OA帐号启用后，即能顺利运行。

5、OA系统信息发布权限、审批权限和时限，信息反馈时限等规定，按开元集团的相关规定执行。

5.3人力资源月报

目的：

能更全面掌握人力资源现状，为做好人力资源管理提供切实、有效的参考分析依据。

完成时间：

开业前4个月

负责部门：

酒店人力资源部

内容与流程：

1、人事主管到位后，在人力资源总监指导下，根据所需信息整理并建立酒店人员名册，为提供酒店人力资源月报源数据奠定基础；

2、建立酒店人力资源月报，根据所需信息设置月报格式，并在下月月初填报，人力资源总监审核后提交酒店总经理审阅；

3、开业前4个月起，每月3日前向管理公司人力资源部提交上月产业人力资源月报（模板见《2008年人力资源月报（试行版）》）；

4、分析应用月报相关数据，为人力资源综合管理提供参考依据。

注意事项：

1、做好招入人员的信息表填写和存档工作，为建立人员名册做好充分准备，尽早建立酒店人员名册，记录详细信息；

2、酒店人力资源月报可参考产业月报模板，或直接使用统一模板，保持统计口径一致并避免重复工作；

3、筹建期间，酒店人员变动较大，报表填报人员应注意人员核对工作，保持数据的准确性。

6员工关系管理

6.1办理员工各类社会保险

目的：

完善企业相关人力资源薪酬福利制度，建立规范的员工福利保障体系。

完成时间：

结合当地社保政策和酒店实际情况

负责部门：

酒店人力资源部

内容与流程：

1、了解当地社保政策，结合酒店实际确定企业缴费基数、缴费比例及缴费项目；

2、根据酒店相关政策及年度预算编制，确定本酒店参保的员工比例及人数；

3、制定社保缴纳方案，报总经理审批；

4、根据当地社保办理手续进行开户和缴纳手续办理。

注意事项：

社会保险政策每个地区都有所不同，每个酒店须根据国家相关规定并结合当地的社保政策进行办理，一般在企业取得营业执照和组织机构代码证后1个月内需要办理。

6.2员工档案管理

目的：

规范酒店关于员工人事档案的工作，建立完善的员工档案资料库，保证人事信息资料的完整性。

完成时间：

开业前5个月

负责部门：

酒店人力资源部

内容与流程：

人事主管到位后，在人力资源总监指导下，着手员工档案规整工作。

员工档案包括劳动档案和工作档案。

档案建立标准及相关要求参看《集团制度汇编-人力资源分册》第10章10.17关于“开元旅业集团人事档案管理细则”。

注意事项：

1、保证档案的及时性，在员工入职后立即建立个人档案，避免遗漏和缺失现象；

2、保证档案的准确性：

指导员工规范填写入职的相关表格，审核信息填写的规范与准确，对员工转入的劳动档案应与员工审核确认；

3、保证存放的规范性：

人事主管负责员工档案的管理，编定档案存放方式及编号，保证档案查询方便及减少失误率。

6.3员工勤务管理（考勤）

目的：

规范筹建期员工考勤，建立勤务管理制度，为酒店开业后的勤务管理做好准备。

完成时间：

开业前5个月

负责部门：

酒店人力资源部、各部门

内容与流程：

1、制定本酒店员工勤务制度，包括：

员工上下班考勤制度、员工各类假期审批流程及假期相关标准、加班管理制度、员工出差管理制度等，制定内容与《员工手册》相关规定相符，由酒店人力资源总监报总经理批准后实施；

2、规范筹建期间员工上下班时间：

根据各部门实际情况，明确规定各班次上下班时间并进行考勤（考勤系统启用前可采用签到表形式）；

3、建立筹建期间员工请假制度：

酒店人力资源部拟定员工请假制度（培训期间含在培训管理制度中），明确请假申批流程并予以实施；

4、建立出勤月报制度：

酒店人力资源部建立出勤月报制度，对员工出勤按月统计审核，由各部门提交出勤情况表，人力资源部审核，作为员工考核、工资计算的依据。

7开业前人事工作进程表

8相关资料

1、开元酒店组织结构图与人员配置模板

2、开元酒店人资管理模式与标准手册（2005版）

3、新开酒店人力成本预算模板

4、开元酒店绩效管理手册

5、《开元旅业集团人力资源制度汇编》（2008版）（书）

6、开元酒店人力资源月报模板

7、《开元酒店集团OA帐号新建、变更、注销明细表》

8、《筹备酒店工资标准》模板

开业前人事工作进程表

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