物资采购管理现状分析及对策研究分析报告.docx
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物资采购管理现状分析及对策研究分析报告
物资采购管理现状分析及对策研究分析报告
摘要
物资采购是企业的重要经济行为,也是企业的关键控制点与重要业务流程。
做好物资采购管理,是企业提高经营效率、防范风险、降低职务犯罪隐患的重要手段之一。
采购信息是否公开、采购过程是否公平、采购结果是否公正，是衡量采购质量的重要指标，甚至是决定采购成败的决定因素。
《政府采购法》第三条规定：
政府采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
可见，“三公”原则是政府采购的基本原则。
本文中也就集中采购机构如何找准“三公”原则的平衡点，实现原则性与灵活性的统一，谈一些看法。
应该什么时候公开，应该公开多少资料，衡量的尺度在于是否合理、合法，是否有利于平衡各方关系，公开的尺度过宽或者过严都无益于招标工作的开展。
公开要把握好尺度和时机。
公开与保密是一对孪生兄弟。
虽然《政府采购法》没有将保密作为基本原则，但保密的重要性一点不亚于“三公”。
再用魔术表演的例子，如果魔术表演中出现了穿帮露馅，魔术的魅力就荡然无存了。
招标亦同此理，如果公开的尺度和时机把握不好一定会严重影响招标质量。
例如标底、评委名单、投标单位名单等这些信息在开标前必须保密，招标信息、中标信息等则要充分公开。
物资采购招投标管理软件系统，是以物资采购招标投标的实际需求为背景，将物资采购招投标活动的相关业务及工作流程计算机化，以计算机代替传统的手工操作方式，实现物资采购招投标活动的综合信息服务系统的设计；实现招投标的相关信息进行发布及投标报名、查询等功能。
目录
一、绪论
（一）背景及意义……………………………………………………………5
（二）发展现状………………………………………………………………5
（三）本文的内容……………………………………………………………6
二、需求分析
（一）需求分析……………………………………………………………6
（二）需求描述………………………………………………………………6
（三）系统主要业务…………………………………………………………7
（四）系统数据流图…………………………………………………………7
（五）系统的ER模型…………………………………………………………8
三、详细设计内容
（一）系统设计原则…………………………………………………………9
（二）系统结构设计…………………………………………………………9
（三）B/S架构数据库程序设计原理………………………………………10
四、实现的解决办法
（一）编程环境………………………………………………………………11
（二）数据库管理系统………………………………………………………11
五、重要模块信息
（一）物资采购信息管理模块………………………………………………11
（二）供应商物资信息管理模块……………………………………………13
（三）招标标书信息管理模块………………………………………………15
参考文献 …………………………………………………………………………15
附录 …………………………………………………………………………16
致谢 …………………………………………………………………………31
一、绪论
加强企业物资采购管理是降低成本,提高效益的重要途径。
在社会主义市场经济体制下,卖方市场转为买方市场,这给企业比价采购创造了条件,
如果企业不对采购环节进行有效的控制和监督,由此造成隐形资金流失有可能比生产环节的损失还要大,并且难以补救。
企业在采购环节上以资金、
成本管理为重点,将全面预算管理、采购计划管理、采购质量控制、采购信息管理等方面的工作制度化、程序化、规范化,建立科学的运作机制。
（一）、背景及意义
材料采购及管理普遍存在的问题
（1）材料的发票价格与实际价格不相符。
有些管理部门以发票价格控制可调材料价格,按发票价进行调整,某些采购单位的发票价高于实际价,在
调整中存在很多的问题,材料采购渠道不同,价格差异也较大,用发票价控制价格,根本无法控制质次价高的材料;材料采购回扣比较严重,也是社会上
普遍存在的现象,“回扣费”已纳入发票价中,国家利益被某些不法采购人员或所谓的“关系单位、关系人员”以“合法”的形式拿去了。
材料发票
管理混乱,材料经销部门给他们一定的好处费就可任意开发票,甚至个别经销商、个体户利用自己手中的空白发票,随意填写单价,并且虚开发票已成
了个体工商户创造经济效益的工具,防真手法更加严密,给经营管理工作带来了很大的难度。
以上可以看出,如果单单用发票价控制和调整价差,必将
造成材料价格的不实或失控。
（2）企业随着安全管理工作压力的逐步加强,领导的主要精力放在安全生产上,而物资的采购则多是分散在全国各地。
质量、价格不一,规格型号
不一,采购空间大,加上当前物资采购处于买方市场且内部控制制度的不完备,这就给某些不法采购人员创造了很多的“有利条件”,如当前社会上经
常出现的舍近求远现象,打着“照顾关系”或“领导授意”的旗号随意订货定价现象,为了照顾个人关系,人情关系,质量好的价格低的不买,反而采
购价格高的质量差的产品,这样不仅影响了工程质量,带来安全隐患,而且增加了成本。
显然,有些旧的管理模式已不能适应当前的经济发展。
因此,
按照国家法律法规和上级管理规定,制定和完善材料采购的管理方法、制度,规范运作程序,是企业经营管理的一项重要任务。
（二）、发展现状
随着互联网的快速发展和普及，电子商务网站大量涌现，网上销售和网上购物以其便捷性正被越来越多的人接受。
市场经济的发展和日益繁荣，对物资采购招投标管理规范化的要求越来越紧迫，《中华人民共和国招标投标法》颁布，全国各省、市的物资招投标交易中心也相继成立，社会迫切地要求物资采购招投标活动能够按照《中华人民共和国招标投标法》的要求，遵循"公开、公平、公正和诚实信用的原则"透明地进行，从而规范现有的物资采购招投标市场。
在这个大的社会背景下，我们选择了"物资采购招投标管理系统设计"这个方向作为论文，符合物资采购招投标管理行业的实际需求。
物资采购招投标管理系统，是以物资采购招标投标的实际需求为背景，将物资采购招投标活动的相关业务及工作流程计算机化，以计算机代替传统的手工操作方式，实现物资采购招投标活动的综合信息服务系统的设计；实现招投标的相关信息进行发布及投标报名、查询等功能。
该系统的研究和设计对于改善职能部门的社会形象，提高工作效率和系统的可靠性，规范物资交易市场秩序起到了积极作用，具有一定的经济效益和较大的社会效益。
（三）本文内容及设计目标
针对现有招投标管理系统存在的问题,设计并实现了物资采购招投标管理系统。
物资采购招投标管理系统主要用于物资招投标采购，遵循国际招投标的规则,对招投标过程进行全程规范管理,体现了“公开、公平、公正”的原则。
系统大大提高了工作效率,减少了出错的机率。
同时,系统具有强大的可视化统计分析功能,能有效地辅助评标。
物资采购招投标管理系统可以解决以下问题：
1.提高采购管理工作透明度。
由于洽谈、审批、合同都在系统中进行，审批是由随机选定的专家组进行，可避免个人主观偏见，杜绝个人回扣等腐败行为。
2.极大地提高工作效率。
理论上一笔业务可以在短时间内搞定，基本不必开会讨论。
过去仅审批一项就要几天时间，现在可由专家随时随地审批。
3.采购范围大。
企业有叫大的选择范围和空间，能够货比百家，采购到最便宜的商品。
4.加强供应商的竞争事实。
过去供应商只要和某个领导搞好关系就可以了，现在投标报价，不是某个领导说了就算，而且供应商不知道竞争对手是谁，只有凭实力，加强竞争。
二、需求分析
（一）需求分析招标和投标是有招标人和投标人经过要约、承诺、择优选定，最终形成协议和合同关系的、平等主体之间的一种交易方式，是“法人”之间达成有偿、具有约束力的法律行为。
在招投标过程中，有的企业在物流招标中，为了某些特殊的利益，也会有失于公平、公正的水准，致使参加投标的企业遭到不公平待遇，使优秀的物流企业没有中标。
因此，我们选择监管部门用信息化手段进行招投标监管工作，防止系统出现“串标”、“黑标”等情况。
（二）需求描述物资采购招投标管理系统的目标和任务是保证招投标工作的公开、公平、公正，为招标人、投标人、监管部门提供有效的服务，通过信息化技术，提高工作效率，减少因大量资料查找、数据统计带来的时间消耗。
同时为有不同需求的招标人、投标人、监管部门提供特定的业务功能。
（三）系统主要业务
序号
需求
用户
1
物资采购企业信息管理
招标单位、监管部门
2
招投标流程管理
招标单位、投标单位、监管部门、专家
3
招标标书管理
招标单位、监管部门、专家
4
专家组信息管理
招标部门、监管部门、专家
5
投标标书管理
投标单位、监管部门、专家
6
物资采购信息管理
招标单位、监管部门、专家
7
供应商信息管理
投标单位、监管部门、专家
8
供应物资信息管理
投标单位、监管部门
1．物资采购企业信息管理
物资采购企业信息管理所涉及到的业务如下：
1．维护物资采购企业基础信息，由企业在网上注册经过监管部门审核通过后成为正式用户。
2．用户可以进行信息填报和修改，监管部门办负责对更新的信息进行审核。
3．当企业招标时，用系统直接从网上打印出一套固定格式的招标汇总表进行招标。
2．物资供应商信息管理
1．物资供应商信息管理所涉及到的业务如下：
2．维护供应商基础信息，由企业在网上注册经过监管部门审核通过后成为正式用户。
3．用户可以进行信息填报和修改，招标办负责对更新的信息进行审核。
4．当企业投标时，用系统直接从网上打印出一套固定格式的投标汇总表进行投标。
（四）系统数据流图
数据流图（DFD）和数据字典（DD）是描述用户需求的重要工具。
数据流图描述了数据的来源和去向，以及所经过的处理；而数据字典是对数据流图中的数据流、数据存储和加工处理的进一步描述。
首先，介绍系统全局数据流图，如图2-2所示。
（五）系统的ER模型
由前面的系统工作流程图和数据项表，可以抽象出系统主要实体，包括：
物资采购企业、物资供应商、招标书、投标书、物资采购信息、投标物资信息、中标书。
物资采购企业实体型的属性有：
编号、用户名、名称、用户密码、邮箱、地址、邮政编码、联系电话。
物资供应商实体型的属性有：
编号、用户名、名称、用户密码、邮箱、地址、邮政编码、联系电话。
招标书实体型的属性有：
编号、发布时间、截止时间。
投标书实体型的属性有：
编号。
物资信息实体型的属性有：
编号、名称、品牌、价格。
中标书实体型的属性有：
编号、发布时间。
在ER图中，我们看到物资采购企业与招标书之间填写的1：
1关系，实质是，这里的意思是，在每次招标中，采购企业只能填写一份招标文件，而且有特定的时间为招标书的属性，其实，采购企业是可以填写多个招标文件的，也就是进行多次招标。
而对于物资采购信息时，一次招标就可以采购多样物资，这在物资采购信息模板数据库中也将提供，其它如供应商与招标书之间、供应商物资信息的关系也如此。
中标联系中，也是指每一次中参与的企业是各一个。
三、详细设计内容
（一）系统设计原则
实用性：
系统是用来管理招投标相关业务的。
因此，系统必须满足监管单位、招标人、投标人等招投标各方的实际工作需求。
可靠性：
系统的可靠性要求是保障办公环境正常运行的首要条件，系统运行稳定，不出现意外事故及非正常停机等。
在保证系统可靠性的同时还要求系统具有比较好的容错性。
安全性：
系统的安全性是非常重要的，合理的安全控制可以使应用环境中的信息资源得到有效的保护。
在数据库层、应用层我们都进行了安全方面的设置
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