01文件控制程序质量环境和职业健康安全管理体系程序文件Word文件下载.docx

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a）文件的编号方法：

（见下表）

公司QEOHS手册编号方法：

ZLBF-QEOHS-A-XXXX

文件发布年份

公司第一层次文件代号

公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系英文简称

中交路桥北方工程有限公司关键词拼音简称

例：

ZLBF-QEOHS-A-2006

公司程序文件的编号方法：

ZLBF-QEOHS-B-XXXX

发布年份

公司第二层次文件代号

公司质量、环境和职业健康安全一体化管理体系中交路桥北方工程有限公司关键词拼音简称

例:

ZLBF-QEOHS-B-2006

公司程序编号方法：

ZLBF-QEOHS-B-XX-XXXX

文件发布年份

程序文件顺序号01,02,03…

ZLBF-QEOHS-B-O1-2OO6

公司管理制度汇编编号方法：

ZLBF-C-XXXX-XXXX

发布年份业务管理部门拼音首字母公司第三层次文件代号中交路桥北方工程有限公司关键词拼音简称

ZLBF-C-ZHGL-2006

公司管理制度汇编中管理办法、制度的编号方法:

ZLBF-C-XXXX-XX-XXXX

部门管理办法顺序号01,02,03…分管业务部门关键词拼音简称公司第三层次文件代号

ZLBF-C-ZHGL-01-2006

文件附录编号方法：

手册：

ZLBF-QEOHS-A附录01

附录顺序号01,02,03…程序：

ZLBF-QEOHS-B-XX附录01,02,03…

管理手册中的办法制度：

ZLBF-C-XXXX-XX-XXXX附录01,02,03…

ZLBF-C-ZHGL-01-2006-附表01

文件表格编号方法：

程序中表格：

ZLBF-QEOHS-B-XX表01-发生年份-使用顺序号

表式顺序号01,02,03…

管理手册中的办法制度的表格：

XXXX-XX-表01

ZHGL-01-表01

公司QEOH体系其他文件编号万法：

XX-XX-XXXX-XXXX-XX

某份文件资料序号

某份文件资料名称编码某类文件资料类别拼音简写部门名称拼音简写

单位名称拼音简写

b）文件的编制与审批（见下表）

文件发布前，以确保文件的充分性、适宜性和发放范围进行审批。

按照公司

相应的制度要求，不同的层次、内容或重要性文件由不同的人员进行审批并执行。

QEOHS管理体系文件编制和审批表

分类

文件名称（序号）

文件编号

编制/更改

审核/会签

批准

A

中交路桥北方工程有限

公司QEOH手册

ZLBF-QEOHS-A-XXX；

X综合事务部

管代及相关领导

总经理

B

中交路桥北方工程有限公司程序文件

ZLBF-QEOHS-B-XXX；

X责任部门

C

中交路桥北方工程有限公司业务管理手册

ZLBF-C-XXXX-XXXX

责任部门

合同类文件

相关领导

总经理或被授权人

与质量、环境和职业健康安全管理活动有关的行政类文件

按公司公文处理办法编号

主管领导

C）文件的媒介和状态

（1）文件的媒介：

书面文件和电子文件（光盘）相结合；

（2）文件的状态：

受控和非受控文件；

（3）受控文件的标识：

---书面文件由发文单位打印发放编号并加盖公司印章以示受控；

---光盘由发文单位在封盒上打印发放编号并加盖公司印章以示受控。

（4）非受控文件

需要对外提供管理类、技术类、合同类及有关行政类文件时，应获得公司管

理者代表或项目管理者分代表的批准，在书面文件上加盖公司（项目）印章并做好发放登记。

d）文件的生效

（1）文件上一般应注明发布和生效（实施）日期。

（2）未特别注明时,文件自批准之日起生效。

e）文件的发放

（1）综合事务部负责QEOH管理体系文件和与质量、环境和职业健康安全管理活动有关的行政文件按《公文处理办法》进行登记、发放。

各项目部由项目综合事务部（经理办公室）负责QEOH管理体系文件和与质量、环境和职业健康安全管理活动等有关行政文件按《公文处理办法》登记、发放；

（2）各部门负责各自业务范围内与质量、环境和职业健康安全管理活动有关文件的登记、发放；

（3）各项目部编制的文件自行发放；

（4）发放范围：

由编写文件部门主管领导确定；

（5）发放方法：

公司QEOH体系手册与业务部门管理手册加盖受控章后，由综合事务部打印发放号并在《文件（资料）分发记录表》登记发放；

其他文件按照《公文管理办法》进行编号控制发放，其他文件按照编号控制发放；

（6）机关各部门、各项目部应设专（兼）职文件管理员负责文件的登记、流转（传阅）和归档保管，确保文件及时准确发放到位。

f）文件的收领

公司综合事务部负责收领、处理来自上级或外部相关单位的有关质量、环境和职业健康安全方面的文件按《公文管理办法》，收文应及时登记《文件（资料）使用登记表》（ZLBF-QEOHS-B-0俵03-）；

各项目部文件管理员负责收领、处理来自上级、公司及外部相关单位的有关质量、环境和职业健康安全方面的文件，收文应及时登记《文件（资料）使用登记表》（ZLBF-QEOHS-B-0俵03-）。

g）文件的评审和更改

（1）QEOHS体系管理手册、程序文件、管理制度和作业指导书应在每年的管理评审前进行一次评审，评价文件的充分性和适宜性，根据管理评审决定进行修改。

当其它时间需要修改文件时，由责任部门提出，在获得主管领导批准后进行修改，并填写《文件更改通知单》报备综合事务部；

（2）文件的修改、审核、批准应执行4.2.2b）；

（3）文件的更改：

由综合事务部将批准后的《文件更改通知单》、更改页发到机关各部门、各项目部，督促其按要求进行修改、换页。

h）文件的现行修订状态

（1）机关各部门应结合实际，收集、编制本部门的《受控文件清单》，及时予以更新，并于每季度末报备综合事务部汇总备案，各项目部部门应结合实际，收集、编制本部门的《受控文件清单》；

（2）综合事务部负责收集、编制《公司受控文件总清单》，并及时发出更新通知，由机关各部门、各项目部文件管理员进行标识或替代，避免使用作废文件；

各项目部负责质量、环境和职业健康安全管理体系贯彻执行的部门应建立本项目部的《受控文件总清单》，及时发出更新通知，由各部门文件管理员进行标识或替代，避免使用作废文件，并将受控文件总清单以半年为单位，在每年6月30日、12月31日前报机关综合事务部备案；

同时，综合事务部在网上公布公司一级的受控文件清单。

i）文件的复制管理

（1）机关各部门、项目部若需书面打印或复制QEOHS管理手册、程序文件手册时，应经过公司管理者代表或其授权人批准，严格控制其分发，须标明复印件发放号，并填写《文件（资料）使用记录表》（ZLBF-QEOHS-B-0俵04-），复制文件应按受控文件管理；

（2）书面文件若破损影响使用时,应报告公司综合事务部批准,交回破损文件，重新发放新文件,新文件发放号延用原文件发放号；

（3）若遗失文件,应及时报告公司管理者代表批准,由综合事务部给予补发，原发放号作废,使用新的发放号。

j）文件的保密管理

（1）QEOH管理体系文件属内部文件，未经批准不得对外提供；

（2）当顾客需要管理手册时，应书面报告公司管理者代表批准后方可提供；

（3）管理手册、程序文件、管理制度汇编一般不对外提供，有特殊要求时，须书面报告公司管理者代表批准；

（4）需临时借阅文件的人员，应到文件管理部门或主管部门履行借阅登记手续，填写《文件借阅登记表》，并按时归还。

若丢失按文件遗失规定进行处理。

k）文件的归档、换版和作废

（1）文件批准后，连同审批表一起交档案室归档；

（2）当体系文件经过多次修改或大幅度修改时，应进行换版，版本号A、B、

C、D••依次变化，修订号按阿拉伯数字从0、1、2…依次变化；

（3）文件的换版权限归公司机关，由综合事务部发出文件换版通知，及时

收回机关各部门的书面文件和光盘，填写《作废文件处理表》，经公司管理者代

表批准后进行处理；

（4）项目部应及时从所有使用场所收回作废书面文件，填写《作废文件处理表》，经项目管理者分代表批准后进行处理；

（5）若需保留作废文件，须标明“作废存查”，并由专人保管，与有效文件分开存放。

423外来文件的控制

a）外来文件控制流程图

b）外来文件控制描述

（1）外来有关行政文件的管理：

与质量、环境和职业健康安全管理活动有关的外来行政文件，按照《公文处理办法》管理，综合事务部负责接收登记、流转和存档，各部门负责办理和发放。

（2）国家、行业和地方法律法规及标准规范的管理：

（见《法律法规获取与识别程序》）

（3）国家、行业和地方法律法规及标准规范的适用性须经主管领导确认。

（4）发放须标明发放号、加盖受控章，并填写《文件（资料）使用记录表》确保关键场所和岗位均能得到有效文件。

（5）文件需更新时，主管部门应发出更新通知，机关由主管部门负责回收作废文件并填写《作废文件处理表》，经主管领导批准后销毁；

各单位由主管部门负责回收并填写《作废文件处理表》，经主管领导批准后销毁，若需保留，须标明“作废存查”，由专人保管，并与有效文件分开存放。

（6）外来文件借阅执行本程序4.2.2i）（4）。

5．相关文件

5.1《法律法规获取与识别程序》（编号：

ZLBF-QEOHS-B-10-2006）

5.2《公文处理办法》（编号：

ZLBF-ZH-B-01-2006）

5.3《记录控制程序》（编号：

ZLBF-QEOHS-B-02-2006）

6．记录

6.1文件（资料）分发记录表（编号：

ZLBF-QEOHS-B-0俵01-）

6.2文件（资料）使用记录表（收文）（编号：

ZLBF-QEOHS-B-01表02-）

6.3文件复制转发记录表（编号：

ZLBF-QEOHS-B-0俵03-）

6.4文件更改通知单（编号：

ZLBF-QEOHS-B-0俵04-）

6.5受控文件清单（编号：

ZLBF-QEOHS-B-0俵05-）

6.6受控文件总清单（编号：

ZLBF-QEOHS-B-01表06-）

6.7作废文件处理表（编号：

ZLBF-QEOHS-B-01表07-）

6.8文件借阅登记表（编号：

ZLBF-QEOHS-B-01表08-）

文件（资料）分发记录表

分发部门：

ZLBFQEOHS-B-01-表01-

序号

文件名称

是否受控

受控分发号

收文部门

签收

签收日期

备注

文件（资料）使用记录表

收文部门：

ZLBFQEOHS-B-01-表02-

来文单位

收文日期

立卷日期

文件复制转发记录表

收文部门:

ZLBFQEOHS-B-01-表03-

发往单位

领取人

领取日期

文件更改通知单

申请更改部门：

文件编号：

版本：

修订：

修订页：

更改文件名称：

更改方式：

更改内容：

更改内容生效日期：

年月日

部门负责人：

审批人：

发放范围：

更改后将本通知单附文件后

备注：

受控文件清单

序号

负责部门

受控文件总清单

作废文件处理表

序

号

版本号

修订号

分发号

处理

方式

编制：

批准:

日期:

文件借阅登记表

文号

文件标题

版本号

分发号

借阅人

日期

审批领导