档案管理办法草拟Word文档下载推荐.docx

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经常务副总裁许可后，档案室可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。

2.有关人事方面的资料，由人力资源中心单独保管。

3.属工程项目方面的资料，工程未竣工时资料由工程中心保管，并于每季度末将档案清单交由档案室备案留底；

其中，属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由档案室归档保管，本部门可视情况保留复印件。

在工程项目竣工档案备案后半个月内，把所有档案移交到档案室统一保管。

4．营销策划方面的对外签定的广告、策划合同，应当在签署完毕时，即向档案室移交，本部门可视情况保存复印件。

并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告，项目策划与广告，和销售策划方案方面的资料。

5．其它方面的重要资料由档案室直接归档保管。

由公司对外签订的经济合同，原则上公司应保留两份原件，财务中心和档案室各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由财务部保存原件，档案室保存复印件。

6.各管理中心、项目公司向档案室移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。

归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各中心、各项目公司自行保管。

（三）各中心、项目公司向档案室移交档案时，要严格履行移交手续。

资料管理员应保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室

三、档案的归档范围

（一）凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。

1．部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划，各种重大决议、总结、报告，和各种重要通知、通报，及各种公文、会议纪要、大事记。

2．各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。

3．各类工程检测、鉴定报告。

4．各种协议书、合同书，各种技术资料，和各种设备档案及说明书。

5.公司年初财务预算报告及年终财务报告，各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。

6.公司各种审计报告、资产评估报告。

7.公司各种管理规章制度和人事档案。

8.公司各种注册、登记证件、政府批文，各种法律证照、公证文件。

9.公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。

10.公司项目奠基、招商、开盘、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动，及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。

11.公司发展大事记，和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

12.国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件；

上级主管部门、单位的来文等。

13.其它需要归档的重要文件。

（二）档案归档要求

1.文书档案归档要求：

应归档的文件材料必须齐全完整。

文件材料应按照《港龙控股集团有限公司公文处理办法（暂行）》拟定，并参照《港龙控股集团文书档案管理规范》，按照“年度——种类”分类整理归档。

2.声像档案归档要求：

照片档案归档时，要按照《港龙控股集团声像档案管理规范》（详见附件）要求，按照：

“年度——活动”分类整理归档。

3.会计、人事及基建档案归档要求:

会计人事及基建档案由相应部门按要求进行整理归档，归档后由相应负责人保存，本管理办法不做归档要求。

4.项目档案归档要求：

项目档案归档时，各项目公司向总部提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证、房地产开发资质证书、国有土地使用权证、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、商品房销（预）售许可证、工程技术人员及财务人员职称证书原件或复印件等资料。

按照“年度——项目”分类整理归档。

5.实物档案：

实物档案的归档范围主要包括以下几类：

⑴本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；

⑵公务活动中获赠的纪念品；

⑶上级领导或知名人士的题词字画等；

⑷本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；

⑸其它有保存价值实物的凭证,如车辆、电脑等物品的购置发票、保修单等。

按照“用途——型号”分类整理存档。

四、档案的归档与立卷

（一）档案在形成过程中，经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理，不遗漏、不丢失，确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。

一项工作由几个项目公司或部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主公司或部门负责收集。

（二）归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。

一般不得用复印件代替原件存档。

（三）凡属归档范围的文件，各中心、各项目公司资料员应在规定时间内将原件及时交由档案室归档，不得私自留存；

经办部门视实际需要留存复印件。

如特殊案件因业务处理需要，原稿须由各中心、各项目公司保管者，档案室以复印件归档，各中心、各项目公司在原稿用毕后仍应送档案室归档并换回复印件。

（四）各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。

声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

（五）为避免归档档案的遗漏和混乱，档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况，设立档案归档签收本，列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。

移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

（六）立卷应以部门为主，结合其它特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起，文件上视情况加盖密级印鉴，按保管期限和文件年限分开立卷。

（七）立卷时应编制好案卷目录，把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚，概括而简洁地拟好案卷标题，把案卷内容表示出来，填写备考表，注明保管期限。

案卷装订整齐、牢固，无任何金属物。

五、档案的分类与编号

（一）档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。

（二）档案分类与编号规则，见附表。

按集团或项目公司名、档案生效年份、档案所在部门及档案种类、档案识别码编制。

如集团行政管理中心于制订并发出一个通知，根据归档细则，应编为:

GLKG..XZTZXXX（XXX为档案识别码,由档案管理员根据档案特征自行填写，以最大限度体现档案独特性为基准）。

　　六、档案的保管工作

（一）档案室须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件，门窗应结实牢固。

（二）归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便提供利用。

根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

库存档案必须图物相符，帐物相符。

（三）档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报行政管理中心负责人。

要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

要经常清理档案柜卫生，做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。

（四）档案管理员要做好档案流失的防护工作，妥善保管，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容；

档案柜及库房钥匙不得随身携带。

严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不许在档案室逗留。

要严格遵守档案安全保密制度，对档案的机密内容，要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。

（五）档案发生泄密、损毁或丢失时，根据给公司所造成损失的大小，按规定对有关责任人进行处罚。

七、档案的保管期限与密级

（一）根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值，确定其保管期限和密级。

（二）档案密级

公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。

　　１.“绝密”文书含：

相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其它经济组织的合作合同及其它经核定为绝密的文书。

　　２.“机密”文书含：

公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其它债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

　　３.“密”文件含：

公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

　　４.“普通”文件含：

部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

八、档案的借阅管理办法

（一）凡需从档案室借阅公司档案者，均须填写档案调阅单，依据调阅权限和档案密级，经领导签批后方能调阅。

（二）借阅的档案密级与领导签批

因工作需要，借阅档案须经行政中心负责人批准，机密级以上档案必须经分管副总裁批准后，方可借阅。

（三）借阅档案必须严格履行登记手续，档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。

借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁，确因工作需要摘抄、复制，须经行政中心负责人批准。

归还的档案要进行检查、清点，经检查无误方可办理注销手续。

如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

逾期不还者，档案管理员要及时催还。

（四）公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅，一般不得借出档案室，如有特殊情况，在行政中心负责人批准后能够短期外借，普通档案借阅期为七天，密级档案为三天；

机密级以上档案不许外借，而且必须在档案管理人员监督下查阅。

如特殊情形欲延长调阅期限，应按调阅程序重新办理。

（五）借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿损失。

借阅者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄；

由于泄漏机密而给公司造成损失者，将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。

在职人员调离本公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，退还所借档案，经档案室审查无误签字后，才能调离。

九、档案的销毁

（一）档案室每年对公司档案进行一次清理，清除不必要保存的资料，对破损和褪色的资料进行修补和复制。

（二）对已失去作用或已超过保管期限的档案资料，经行政中心负责人和档案形成部门负责人共同鉴定，报分管副总裁审批，并进行登记造册后按规定予以销毁。

（三）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字，销毁清册永久保存。

销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式，严禁将要销毁的文件作为它用，或作废纸出售。

十、罚 

则

有下列行为之一，视情节轻重，给予100元－5000元罚款处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：

１、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。

２、擅自向外界提供、抄摘公司档案。

３、涂改、伪造档案。

４、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。

５、未按手续办理借阅，外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）。

６、泄露公司档案机密者。