1、经常务副总裁许可后,档案室可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。2.有关人事方面的资料,由人力资源中心单独保管。3.属工程项目方面的资料,工程未竣工时资料由工程中心保管,并于每季度末将档案清单交由档案室备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由档案室归档保管,本部门可视情况保留复印件。在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到档案室统一保管。4营销策划方面的对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向档案室移交,本部门可视情况保存复印件。并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。5其它方面的重
2、要资料由档案室直接归档保管。由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务中心和档案室各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,档案室保存复印件。6.各管理中心、项目公司向档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各中心、各项目公司自行保管。(三)各中心、项目公司向档案室移交档案时,要严格履行移交手续。资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知档案室三、档案的归档范围(一)凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体
3、档案均属归档范围。1部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。2各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。3各类工程检测、鉴定报告。4各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。5.公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。6.公司各种审计报告、资产评估报告。7.公司各种管理规章制度和人事档案。8.公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。9.公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。10.公司项目奠基、招商、开盘、新闻发布
4、会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。11.公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。12.国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。13.其它需要归档的重要文件。(二)档案归档要求 1.文书档案归档要求:应归档的文件材料必须齐全完整。文件材料应按照港龙控股集团有限公司公文处理办法(暂行)拟定,并参照港龙控股集团文书档案管理规范,按照“年度种类”分类整理归档。 2.声像档案归档要求:照片档案归档时,要按照港龙控股集团声像档案管理规范(详见附件)要求,按照:“年度活动”分类整理归档。 3.会计、人事
5、及基建档案归档要求:会计人事及基建档案由相应部门按要求进行整理归档,归档后由相应负责人保存,本管理办法不做归档要求。 4.项目档案归档要求:项目档案归档时,各项目公司向总部提供营业执照、组织机构代码证、税务登记证、房地产开发资质证书、国有土地使用权证、土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、商品房销(预)售许可证、工程技术人员及财务人员职称证书原件或复印件等资料。按照“年度项目”分类整理归档。 5.实物档案:实物档案的归档范围主要包括以下几类:本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等;公务活动中获赠的纪念品; 上级领导或
6、知名人士的题词字画等;本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品;其它有保存价值实物的凭证,如车辆、电脑等物品的购置发票、保修单等。按照“用途型号”分类整理存档。四、档案的归档与立卷(一)档案在形成过程中,经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理,不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。一项工作由几个项目公司或部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主公司或部门负责收集。(二)归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件
7、代替原件存档。(三)凡属归档范围的文件,各中心、各项目公司资料员应在规定时间内将原件及时交由档案室归档,不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。如特殊案件因业务处理需要,原稿须由各中心、各项目公司保管者,档案室以复印件归档,各中心、各项目公司在原稿用毕后仍应送档案室归档并换回复印件。(四)各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。声像档案必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。(五)为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归
8、档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。移交清单一式二份,双方签字后各执一份。(六)立卷应以部门为主,结合其它特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。(七)立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表示出来,填写备考表,注明保管期限。案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。五、档案的分类与编号(一)档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管
9、理工作的顺利进行。(二)档案分类与编号规则,见附表。按集团或项目公司名、档案生效年份、档案所在部门及档案种类、档案识别码编制。如集团行政管理中心于 制订并发出一个通知,根据归档细则,应编为:GLKG. .XZTZXXX(XXX为档案识别码,由档案管理员根据档案特征自行填写,以最大限度体现档案独特性为基准)。六、档案的保管工作(一)档案室须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件,门窗应结实牢固。(二)归档资料要进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用。根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。库存档案
10、必须图物相符,帐物相符。(三)档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报行政管理中心负责人。要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。(四)档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不许在档案室逗留。要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。(五)档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。七、档案
11、的保管期限与密级(一)根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值,确定其保管期限和密级。(二)档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。.“绝密”文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其它经济组织的合作合同及其它经核定为绝密的文书。.“机密”文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其它债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。.“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。.“普
12、通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。八、档案的借阅管理办法(一)凡需从档案室借阅公司档案者,均须填写档案调阅单,依据调阅权限和档案密级,经领导签批后方能调阅。(二)借阅的档案密级与领导签批因工作需要,借阅档案须经行政中心负责人批准,机密级以上档案必须经分管副总裁批准后,方可借阅。(三)借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据档案调阅审批单,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经行政中心负责人批准。归还的档案要
13、进行检查、清点,经检查无误方可办理注销手续。如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。逾期不还者,档案管理员要及时催还。(四)公司档案只供本公司员工在调阅当天即时查阅,一般不得借出档案室,如有特殊情况,在行政中心负责人批准后能够短期外借,普通档案借阅期为七天,密级档案为三天;机密级以上档案不许外借,而且必须在档案管理人员监督下查阅。如特殊情形欲延长调阅期限,应按调阅程序重新办理。(五)借阅档案须妥善保管,若有遗失,将根据档案的价值和数量报公司领导批准后,责令其赔偿损失。借阅者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄;由于泄漏机密而给公司造成损失者,将按规定对其进行处罚直至追究其法律责任。在职人员
14、调离本公司时,需按档案室要求整理已形成的文件材料,退还所借档案,经档案室审查无误签字后,才能调离。九、档案的销毁(一)档案室每年对公司档案进行一次清理,清除不必要保存的资料,对破损和褪色的资料进行修补和复制。(二)对已失去作用或已超过保管期限的档案资料,经行政中心负责人和档案形成部门负责人共同鉴定,报分管副总裁审批,并进行登记造册后按规定予以销毁。(三)销毁时要有二人以上监销,并在清册上签字,销毁清册永久保存。销毁档案须使用碎纸机或焚烧的方式,严禁将要销毁的文件作为它用,或作废纸出售。十、罚 则有下列行为之一,视情节轻重,给予100元5000元罚款处理,若构成犯罪依法追究刑事责任: 、毁损、丢失或擅自销毁公司档案。 、擅自向外界提供、抄摘公司档案。 、涂改、伪造档案。 、未及时上报归档或管理不善的档案管理者。 、未按手续办理借阅,外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。、泄露公司档案机密者。
copyright@ 2008-2022 冰豆网网站版权所有
经营许可证编号:鄂ICP备2022015515号-1