医药连锁管理系统操作手册样本Word下载.docx

医药连锁管理系统操作手册样本Word下载.docx

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第一章、系统介绍

《速拓医药连锁管理系统》是面向中国中小型医药企业商务管理平台，它是根据中国中小型医药企业经营规模、组织架构等方面特点设计，紧密结合中小型医药企业管理需求开发。

该系统包含系统维护、业务管理（采购、销售、仓库、应收应付、现金银行、待摊费用等）、业务报表、账务管理、GSP管理及辅助功效（工资、固定资产、会员、前台收款等）等六大系统，实现了对企业物流、资金流、信息流控制和管理。

该系统充足考虑到企业经营者需要，提供了愈加全方面统计分析功效，将企业采购、销售、存货、成本、利润、应收、应付、现金、银行存款等多方面运行情况进行全方面汇总分析，从而使企业经营者能够快速掌握企业实际运作情况、合理作做出战略决议。

一、功效介绍

当您打开软件以后，在系统主界面能够看到一行菜单栏，内容包含“系统维护”、“基础资料”、“业务管理”、“业务报表”、“账务管理”、“GSP管理”、“辅助功效”、“帮助”等八个菜单项，单击某个菜单即可打开一个下拉菜单，本系统全部操作功效全部全部包含在这些菜单里，以下我们先简明地介绍一下各个菜单项全部能实现哪些功效，方便您对本系统有一个大约了解，在后面章节中我们将分别给您具体说明各功效操作方法。

（一）、“系统维护”菜单

该菜单包含了对系统进行日常维护关键功效。

1、期初建帐：

包含“帐套数据清理”、“期初药品库存”、“期初往来余额”、“期初科目余额”、“帐套启用”、“帐套选项”等功效，关键是完成数据初始工作。

2、帐套管理：

包含“数据接口”、“导入导出”、“帐套备份”、“帐套恢复”、“年底止转”及“帐套切换”、“帐套升级”等功效。

其中，“数据接口”功效，是前后台之间实现数据交换关键路径之一；

“导入导出”功效，能够将其它软件中相关用户、供货商、药品等基础资料导入到本系统中。

3、操作员管理：

包含“密码修改”、“用户切换”及对操作员进行授权“权限设置”功效。

４、单据、报表打印格式设置，打印机设置等。

（二）、“基础资料”菜单

该菜单包含了相关进销存及账务处理所包含部分基础信息，关键包含职员、库房、往来单位、生产厂家、药品类别、药品、会计科目、结算方法等资料，这些基础资料将在以后登记业务单据和记帐凭证时直接引用，所以需要预先设置。

（三）、“业务管理”菜单

该菜单中功效是本系统关键内容，关键功效有采购业务、销售业务、库存业务、应收应付、现金银行等，以后章节中包含到这些内容说明您应关键加以掌握。

１、采购业务：

关键处理和采购相关业务，比如药品订货、入库、退货等，您能够经过登记相关单据来实现，这些单据包含采购订货单、采购入库单及采购退货单等；

２、销售业务：

关键处理和销售相关业务，比如药品报价、销售、退货等，您能够经过登记相关销售单据来实现，这些单据包含销售报价单、销售出库单、销售退货单等；

3、库存业务：

关键处理库存药品进出库相关业务，比如药品调拨、报损、报溢、盘点、调价等，您能够经过登记对应单据来实现，这些单据包含调拨单、报损单、报溢单、盘点单、调价单、拆零单等；

4、应收应付：

关键处理企业在经营过程当中发生往来业务，比如因采购产生应付帐款、因销售产生应收帐款和这些往来业务间核销等，您能够经过登记对应单据来实现，这些单据包含收款单、付款单、往来帐核销单等；

5、现金银行：

企业日常现款收付业务较频繁时能够使用此功效来进行处理，其中所包含单据有其它收入单、费用支出单、取现.存款.转帐单、待摊费用发生单、待摊费用摊销单等。

（四）、“业务报表”菜单

该菜单关键功效是提供各类业务报表，帮助您轻松地建立满足企业管理需要各类统计报表。

（1）采购报表：

包含采购订单汇总表、采购订单明细表、采购开单汇总表、采购开单明细表、药品进价分析表、药品采购流水帐；

（2）销售报表：

包含销售开单汇总表、销售开单明细表、药品销售排行榜、药品销售流向表、滞销药品明细表、销售收款明细表、职员分成明细表、委托代销明细表、药品销售流水帐；

（3）库存报表：

包含药品库存明细表、药品库存报警表、药品效期报警表、药品库存分析表、药品进销存台帐、药品收发汇总表。

（４）应收应付报表：

包含收款付款情况汇总表、收款付款情况明细表、应收应付帐款明细表、超期应收帐款明细表、超期应付帐款明细表；

（５）收入费用报表：

包含收入.费用支出汇总表、收入.费用支出明细表。

（五）、“账务管理”菜单

该菜单关键包含了进行账务处理时全部功效。

１、对凭证进行处理功效：

包含登记记帐凭证、编制记帐凭证；

２、期末账务处理功效：

包含月末结转损益；

３、会计帐薄及辅助报表自动生成：

包含记证凭证查找、会计帐册、损益表、资产负债表、会计明细科目汇总表及会计科目试算平衡表。

（六）、“辅助功效”菜单

关键包含了“工资管理”、“会员管理”、“前台收银”、“前台交班”、“条形码打印”、“珍袖计算器”及“迷你分析器”。

二、输入“基础资料”通用操作

在您输入基础资料时，本系统提供了两种常见窗口，而且在输入窗口中还有很多名称相同、功效相近按钮，在此特一一列举，使您对它们事先有所了解，有利于您快速掌握本软件操作规则和方法。

（一）、列表状窗口及其操作

该窗口显示了某类基础资料关键信息，窗口上方通常会提供【保留】、【导出】、【打印】、【退出】、【+】、【-】等按钮。

１、新增资料：

单击【+】，系统会在主窗口中增加一个编辑行，然后在空白编辑框中录入或单击下拉按钮从列表中选择对应数据即可，单击【保留】按钮将新增加基础资料存入数据库中。

2、修改资料：

从基础资料列表中选择一个准备修改基础资料，然后修改其中需修改部分，单击【保留】按钮将新修改基础资料存入数据库中。

3、删除资料：

从基础资料列表中选择一个准备删除资料，然后单击【-】，再单击【保留】按钮，则对应资料将被根本删除。

假如没有单击【保留】按钮而直接单击【退出】按钮，则放弃删除该基础资料操作；

4、导出：

您能够单击【导出】，将基础资料导出到Excel表格中，然后再进行其它操作；

5、打印：

您能够单击【打印】将该基础资料以报表格式打印出来。

（二）、树状窗口及其操作

　该类窗口关键指地域、（往来）单位类别、药品类别及会计科目等资料中要求进行数据分级编辑窗口。

单击左边树状窗口中类别，然后就能够在右边列表状窗口中对该类所属基础资料进行编辑操作。

1、增加同级：

假如您准备增加同级资料，能够先在左边树状窗口中选择上一级类别，然后再单击【+】，系统会在右边列表状窗口中增加一个编辑行，最终您在空白编辑框中录入或单击下拉按钮从列表中选择对应数据即可；

2、增加下级：

假如您准备增加某个等级下级资料，应先在左边树状窗口中选择该级，然后再单击【+】；

3、只显示第一级：

选中左边最上面小房子图标即可。

关键提醒：

（1）编码不能为“0”；

（2）子类编码前几位必需和父类编码相同。

比如：

父类编码是01，则子类编码必需是01xxxxx；

父类编码是101，则子类编码必需是101xxxxx。

（三）、“编码”编制方法

“编码”是多种基础资料唯一性标识，不能反复，系统正是经过它来确定每一个具体资料。

它由数字或英文字母组成，但不能使用“*”、“？

”、“＃”、“[”、“]”、“’”、“！

”等特殊符号。

它编制应以易记易用为标准。

三、输入“业务单据“通用操作

您在使用本系统进行业务处理时，全部是经过对应业务单据来实现，这些单据在操作上含有相当通用性，下面我们就关键针对进销存业务单据中比较常见、通用操作加以介绍。

在后续章节中包含到单据基础操作问题时，请您参考本章相关内容。

（一）、模糊查找功效

1、功效介绍。

模糊查找功效关键是为了方便您在编辑业务单据时能够快速定位和选择基础资料。

这些常见基础资料关键有往来单位、药品等。

以下我们结合具体录入方法来说明模糊查找功效是怎样实现。

2、实现方法。

在输入往来单位（供货商、用户）或药品时，您能够用热键弹出“往来单位选择”或“药品选择”或“库存药品选择”窗口中“过滤”项目标条件列表框中选择条件，然后在右边文本框中填写对应若干个关键字，即可实现模糊查找功效。

假如找到了所需资料，则直接按【Alt+O】或在该资料所在行上双击来完成输入或按住[上、下箭头]能够在药品和往来单位明细窗口中上、下移动。

若输入有过滤条件，则回车（Enter）即选中目前行。

（二）、增加业务单据

单击【新增】按钮，系统显示一张空白业务单据，您依次输入相关项目即可。

（三）、编制业务单据

1、单据日期录入

当新增单据时，单据日期默认为您在软件登录窗口中“目前日期”项目中填写日期。

若需修改日期，请在“日期”项目中根据“年-月-日”（比如-05-18）格式录入新日期。

2、单号录入

　新增单据时，系统依据目前日期信息自动产生对应单号。

假如您需要修改，可在“单号”项目中录入新单号即可。

系统中默认单号编码规则为：

日期+操作员编码（取前三位）+帐套序号+数据库类型（SQLServer为1，Access为0）+流水号（四位）。

３、选择往来单位（供货商、用户）

在采购订货单、采购入库单等和采购相关业务单据中全部需要选择供货商，您能够采取下列任何步骤实现。

（1）直接在“供货商”项目中填写供货商编码或简拼；

（2）假如供货商资料太多，能够单击“供货商”栏右侧“▼”按钮，打开“往来单位选择”窗口，然后使用本系统提供模糊查找功效查找；

（3）假如供货商资料还未定义，能够直接在“往来单位选择”窗口录入相关资料后单击【保留】即可。

在销售出库单、销售退货单等和销售相关业务单据中，全部需要选择对应用户，其操作方法和选择供货商方法完全一样，此处不再赘述。

4、选择药品

（1）直接在“药品编码”栏填写药品编码；

（2）单击“药品编码”栏下方空白编辑栏，右侧会显示一个“…”按钮。

单击该按钮可打开药品选择窗口，您从中选择即可。

选中后，“药品名称”、“规格”、“单位”等栏会自动填入对应数据；

当药品资料较多时，您能够使用本系统提供模糊查找功效查找；

（3）您能够在“药品编码”栏中直接填写药品“简拼”、“条码”、“名称”，以实现模糊查找功效。

假如查找结果只有一条