接待手册编制模板Word格式.doc
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(五)宁夏区情简介
(六)考察园区介绍
(七)会议期间气象信息
四、内容要求
接待单位根据代表团参加活动情况编排,从接站开始至送站结束。
包括各项活动乘车、就餐、参观考察等安排。
包括姓名、单位、职务、联络员联系方式、具体住宿宾馆与房号。
包括姓名、单位、职务。
省部级(含副职)代表团安排活动同时注明自治区陪同领导。
包括姓名、单位、职务、联系电话、接待分工等。
由接待二部统一提供。
(六)考察点介绍
大会确定银川滨河新区、银川阅海湾中央商务区、宁东能源化工基地、银川综合保税区、中国(吴忠)清真食品穆斯林用品产业园、宁夏沙坡头旅游经济开发试验区、石嘴山陆港经济区、固原经济技术开发区8个功能园区供参会嘉宾选择参观考察,介绍材料由接待二部统一提供。
请与宁夏气象服务中心联系,电话:
5017902。
五、其他
(一)上述内容为《接待手册》基本内容,各对口接待单位可根据接待任务实际增加内容。
(二)封面设计制作文件、宁夏区情简介、考察园区介绍、天气预报等资料请从中阿博览会官方网站—“资讯中心”—“资料下载”栏下载。
(官网地址:
www.casetf.org)。
(三)接待国外代表团须制作英文版《接待手册》。
附:
XX代表团接待工作实操模板
一、代表团成员
团长:
Mr.JX国贸工部部长手机155XXXXXXXX
成员:
Mr.liX国贸工部部长助理
AbdullahX国贸工部部合作司司长
HamllduleX国贸工部合作司
SaffetX国贸工部秘书手机15323124414
二、对口接待工作小组
组长:
王AK厅厅长手机189XXXXXXXX
殷XXK厅办公室主任手机138XXXXXXXX
张XXK厅办公室副主任手机137XXXXXXXX马XXK厅国际合作处副处长手机139XXXXXXXX
陈XXK厅办公室主任科员手机182XXXXXXXX
周秘书K厅办公室秘书手机152XXXXXXXX
三、联络员
代表团:
Saffet手机15323124414
接待单位:
张XX手机137XXXXXXXX
四、车辆安排
车型
车牌号
驾驶员
联系方式
乘车人员
轿车
宁A0N91
李XX
130XXXXXX
团长、陪同领导
马XX(翻译)
中巴车
宁A0L32
王XX
152XXXXXX
代表及其他工作人员
五、接待操作流程
9月14日(星期六)
12:
00
1、全体接待人员着正装在XXX集中(张XX)
2、检查车辆卫生、贴车贴(陈XX、李XX、王XX)
3、5箱纯净水装车(陈XX、李XX、王XX)
4、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套(张XX)
5、准备嘉宾证、接待手册,并分装信封,标明姓名(张XX、陈XX)
6、准备接站牌(陈XX)
7、通知周秘书集合及出发时间(张XX)
12:
20
1、赴凯宾斯基酒店
2、协调领取房卡(张XX、殷XX)
3、检查房间内设施及卫生XXXXX(张XX、殷XX、陈XX)
4、联系驾驶员,确认出发时间(张XX)
5、联系周秘书,确定陪同领导出发时间(张XX)
50
1、全体人员赴机场
2、提前与机场联系CA1219航班是否正点起飞、到达(张XX)
机场问讯6912218
13:
接待人员在机场大厅等候迎接客人
a.马XX、殷XX、张XX负责在接机口引领客人
b.陈XX举接站牌在接机大厅适当位置等候并清点人数
14:
1、客人抵达,陪同领导欢迎代表团,礼仪向团长献花
2、按照以上安排迎接并引领客人在大厅集中
3、清点人数(殷XX、陈XX)
4、通知车辆就位(张XX)
5、引领客人乘车(殷XX、陈XX、马XX)
15:
1、返回酒店
2、途中向客人介绍陪同、接待人员及当晚活动安排(马XX)
3、向客人分发接待手册及嘉宾证,同时收取护照(陈XX、张XX)
16:
1、抵达酒店
2、办理入住手续(张XX、陈XX)
3、再次告知客人晚餐及观看文艺演出活动(马XX、张XX)
18:
30
晚餐
19:
1、通知车辆就位(张XX)
2、在大厅等候客人并引领乘车(马XX、殷XX、陈XX)
40
1、出发赴人民会堂
2、向客人介绍演出时间、结束后接应及乘车地点(马XX、张XX)
3、引领客人至指定位置就座(马XX、张XX、殷XX、陈XX)
20:
观看演出
21:
1、通知车辆就位(张XX)
2、引领客人乘车(马XX、张XX、殷XX、陈XX)
3、返回酒店,告知次日早餐用餐地点及时间
接待人员小结
9月15日(星期日)
08:
2、检查车辆卫生(陈XX)
25
1、在大厅等候客人并引领集中(殷XX、马XX、张XX)
2、清点人数(殷XX、马XX)
3、退还客人护照(张XX、陈XX)
45
1、通知车辆就位
2、引领客人乘车(殷XX、马XX、陈XX)
09:
1、出发赴悦海宾馆
2、向客人介绍当日活动安排(马XX、张XX)
3、向客人讲解开幕式区域及座位安排(张XX、马XX)
4、南门入口引领客人至划定区域就座(色彩区分)
(马XX、殷XX、张XX、陈XX)
开幕式
40
1、引领客人至南门广场停车处,并在此集中(殷XX、张XX、马XX、陈XX)
2、如车辆停放位置方便,向客人发放纯净水(陈XX、张XX)
3、前往国际会展中心参观展会
a.张XX负责与会展中心联系配备引导员
b.殷XX在代表团前部引领客人
c.张XX在代表团后部押尾、陈XX协助清点人数
d.马XX翻译
11:
2、引领客人在会展中心北门集中并乘车(殷XX、马XX、陈XX)
3、返回酒店
4、途中向客人介绍下午活动安排及中午用餐安排(马XX、张XX)
2、在大厅等候、清点人数并引领客人乘车(殷XX、马XX、陈XX)
3、出发赴国际饭店
4、与会议联络员落实参会事宜(张XX)
5、向客人介绍会议安排、主题等(马XX、张XX)
1、引领客人至会场内指定区域就座(马XX、殷XX、张XX)
2、参加中阿国家中小企业合作论坛
地点:
国际饭店一楼多功能厅
3、一人在外等候协调车辆等(陈XX)
4、会议即将结束时通知车辆就位(张XX)
00
1、引领客人至停车位(马XX、殷XX、张XX)
2、返回酒店
3、途中告知晚餐地点、开餐时间及次日活动安排(马XX、张XX)
4、提醒周秘书次日活动安排及集合时间(张XX)
全体接待人员小结
9月16日(星期一)
07:
3、补充配备纯净水(陈XX、李XX、王XX)
1、在大厅等候客人并引领集中(马XX、殷XX、张XX)
2、清点人数(殷XX、陈XX)
1、赴悦海宾馆
2、途中向客人介绍会议时间安排(马XX、张XX)
1、引领团长至会场演讲嘉宾席就座,其他代表在指