物业管理入住管理指引及表格.docx

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物业管理入住管理指引及表格

入住管理指引

入住管理程序

1.1入住准备工作

1.1.1物业管理处在入住前1个月制定入住工作计划，该计划中应明确:

（1）入住时间。

（2）负责入住工作的人员及其职责。

（3）入住手续。

（4）入住过程中使用的文件和表格。

1.1.2入住工作计划应由管理处主任批准，管理处应提前1个月向业主发出《入住通知书》，并详细说明：

（1）需业主准备的证明材料。

（2）需业主填写的表格。

（3）办理入住手续的程序。

（4）办理入住手续的工作现场应张贴入住公告和明确的指示标识，并指定专人负责业主办理入住手续时的各类咨询和引导，以便于业主办理各项手续。

1.2入住审查登记

1.2.1管理处应建立入住登记表，对业主提交的《入住通知书》进行查验，确认无误后收取《入住通知书》，在入住登记册中注明，并向入住申请人发放资料，应包括：

（1）《入住说明》。

（2）《住户手册》。

（3）《住户公约》。

（4）《管理协议》。

（5）《预交费用标准》。

（6）《装修须知》。

（7）《住户登记表》。

（8）《装修审批表》。

（9）《验收交接表》。

1.2.2上述发放的资料应在《入住登记册》中由业主签收，或由管理人员注明。

在提供给业主的《入住说明》中应明确由业主填写并提交的资料，包括：

（1）身份证。

（2）工作证复印件。

（3）《业主登记表》。

（4）购/租房合同的正本及复印件。

（5）已签署的《住户公约》、《管理协议》。

1.2.3管理处对业主的资料进行审核验证，验证内容包括：

（1）表格填写是否完整、正确和清晰。

（2）公约和管理协议是否已签署。

（3）身份证明文件与购/租房合同及《业主登记表》是否一致。

审查通过后，入住管理员收取购/租房合同复印件、《业主登记表》、《住户公约》1份、《管理协议》1份，在《入住通知书》注明签收。

1.3预交费用

财务应根据国家和政府的法规及发展商或业主委员会的规定，确定入住《预交费用》。

管理处在审查并接受业主收取各项费用，并开具相应票据给业主。

费用项目包括：

预交管理费、装修保证金及清运费等。

财物应造费用登记表，对费用交纳完毕的业主，应在登记表中注明。

上述手续完成后，管理处查验入住登记表及已签署的《管理协议》及各项收费票据后向业主发放钥匙，并在《钥匙发放登记表》上登记，同时应和业主协定验收房屋的时间和方式。

管理处与业主一起验收其名下的物业，登记水、电、气表底数，双方在验收交接表上签字确认。

验收过程中双方确认需维修的事项由管理处通知相关部门处理。

1.4入住后的装修管理

管理处在提供给业主的文件中应明确装修管理的要求，具体内容参见《装修管理手册》。

2入住期间业主接待

2.1目的

通过与业主初次交往过程中周到热情、体贴、细致的服务，使物业管理公司在刚接管物业时即能建立良好信誉开端，塑造起自己管家和亲人的形象，从而为物业管理工作的顺利开展铺路，也可为今后赢得广大业主的充分信任和长久支持打下坚实基础。

2.2对象

入住前后前来看楼或办理相关手续的业主。

2.3接待人员配备与要求

2.3.1接待人员配备视物业辖区面积、规模及入住期间业主人流量而定。

但在办理入住期间内，应有专职入住接待员数名，在业主较多时，管理处其他员工应作为机动预备人员分担接待工作。

2.3.2对入住接待员应要求其：

（1）熟知与本物业有关的多种情况，包括物业的建筑结构方面专业知识、本物业多种不同户型、辖区周边配套及未来规划、物业的绿化方案等。

（2）熟知与业主利益有关的多种情况，包括发展商的情况、业主与发展商易生纠纷的事宜、装修知识、业主与装修商易生的纠纷的事宜等。

（3）了解现有业主的概况，包括年龄段、知识水平层次等。

（4）擅长沟通、热情大方、耐心细致。

2.4接待工作内容

2.4.1管理处内应设物业概况的挂图或说明；管理公司的介绍及本物业员工工号、姓名及职位介绍。

2.4.2设待客室，备茶点。

2.4.3具体程序。

（礼仪、态度略）

（1）询问

向业主询问需要的服务，其物业的具体情况，装修、入住的计划等。

（2）交流

就业主提供的情况和所需要的服务做进一步交流。

提出建议，确认为业主需要。

（3）介绍

适时地介绍管理公司构思与规划，并请业主参与意见；提醒与发展商交易中应注意的问题，提醒装修应注意的问题。

必要时引领业主参观整个物业，同时介绍现已登记的业主年龄、知识层次，让业主了解“邻里”概况。

（4）引导

引导业主参与构想物业管理方方面面的工作方案、落实措施，诚恳地请业主为自己的家大胆建议。

3入住程序指南

3.1开发公司或由开发公司委托的律师行向业主发出《入住通知书》。

3.2业主向管理部提交：

《售楼（租楼）合同》、《入住通知书》、《公证书》、《付款收据》（管理基金、管理费、管理费按金）、身份证或护照、营业执照（副本）和《公司委托书》。

3.3未汇交上述钱款的到财务室交清相关费用。

3.4向业主发放：

《管理规约》、《物业管理服务协议》、《住户手册》、《服务指南》、《消防安全责任书》、《收房验收表》、《业主家庭情况登记表》。

3.5协同工程部验收物业，填写《收房验收交接表》，并记下水电表底数。

3.6交回填好的表格：

《管理规约》、《物业管理服务协议》、《业主家庭情况登记表》、《消防安全责任书》。

《收房验收表》自收楼之日起48小时内交回管理处有效。

3.7签署《房屋交接书》并移交钥匙。

附：

钥匙签领登记表文件签领登记表

签领钥匙登记表

业主姓名

房号

幢单元号

单元防盗门

住房防盗门

房门

卧室门

阳台门

其他

入伙资料签收表

栋号室

序号

项目

单位

数量

备注

1

《住户手册》

本

1

2

《物业管理服务协议》

份

1

3

《消防安全责任书》

份

1

4

《服务指南》

份

1

5

已收到上述入伙资料。

签收人：

年月日

管理处

4入住通知

公司/女士/先生：

您好！

您所认购的大厦层室已于年月日,经省/市部门验收部门和房地产公司、建筑工程公司、物业管理公司等组成的验收小组验收合格，准予入住。

1.请您接到本通知后按附表规定的时间前来办理入伙手续。

地点在，在此期间内，房产公司财务部、地产部、物业管理公司等有关部门将到现场办公，一次办完手续，为您提供快捷方便的服务。

2.如果您因公事繁忙，不能亲自前来，可委托他人代办。

代办时，除应带齐相关的文件外，还应带上您的委托书、公（私）章和身份证。

3.如果您不能在附件中规定的时间内前来办理手续，可以在月日后，到房地产公司（地点）先办财务及收楼手续，再到物业管理公司（地点）办理入伙手续。

在您来办理各项手续前，请仔细阅读《入伙手续书》、《入住须知》、《缴款通知书》。

特此通知！

房地产开发有限公司

物业管理有限公司

年月日

5入住须知

尊敬的各位业主：

您好！

祝贺您乔迁本区，我们管理处全体员工热诚为您服务。

为便

于您顺利办理入住手续，请注意以下事宜：

一、请仔细阅读管理处为您准备的《住户手册》、《入伙流程表》、《装修审批流程表》及有关资料，大家按章办事，则乔迁更加顺利如意。

二、请携带《购房合同书》、《入伙通知单》、身份证、户口本等证件及其复印件1份到管理处办理入住手续。

三、请您详细、如实地填写各种表格并按时交回管理处，以便管理处办理各项手续。

四、请您签订《管理规约》、《物业管理服务协议》，并从签订之日起，严格履行自己的权利、职责和义务。

五、入伙时需要交纳相关费用：

购房尾款、公共维修基金、契税、产权证费用、土地证费、物业服务费、垃圾清运费、装修押金等费用。

六、交房时物业工程部工作人员陪同您验房，如实填写《收房验收交接表》，交回管理处存档。

七、业主搬迁过程中，应严格执行管理处有关规定，服从指挥，不得损坏区内一切公物，不得乱倒、乱扔杂物，违者均按有关规定处罚。

八、装修新屋，情理中事，但请严格执行政府相关文件规定，填写《装修申请表》，施工队出具施工执照、资质复印件，经管理处审批，并预交装修保证金后方可施工。

各项押金在搬迁、装修后无违章，则全额退回。

6入住手续书

业主：

您认购的号室，现已具备入住条件，请您按如下顺序办理入伙手续。

谢谢您的合作。

引导组:

接待验证组:

物业签约组:

财务组：

验房组:

发放钥匙组：

7管理规约

为加强物业（以下简称“本物业”）的管理，维护全体业主和物业使用人的合法权益，维护公共环境和秩序，保障物来的安全与合理使用权用，根据《市住宅物业管理条例》、《市住宅区业主自治管理实施办法》和有关法规、规章、规范性文件制订本规约。

全体为主和使用人均须自觉遵守。

一、在使用、经营、转让所拥有物业时，应当遵守物来管理法规、规章和规范文件的规定。

二、执行业主（业主代表）大会和业主委员会的决议、决定，服人业主委员会的管理。

三、遵守物业管理企业根据有关法规、规章和规范文件和业主委员会委托制定的各项物业管理制度。

四、积极配合物业管理的各项管理工作。

五、对物业管理企业的管理服务工作的意见或建议，可直接向管理企业提出，发生争议时可通上级主管部门协调解决。

六、加强安全防范意识，自觉遵守有关安全防范的规章制度，自觉做好防火防盗工作，确保家庭人身财产安全。

七、业主或物业使用人装修房屋，应遵守有关物业装修制度，并事先告知物业管理企业。

物业管理企业对违反规定、制度进行装修的行为，应当劝阻制止，对拒不改正的，物业管理企业可采取相应措施制止其行为，同时告知业主委员会并报有关行政管理部门依法处理。

业主或物业使用人违规、违章装修房屋或妨碍他人正常使用物业造成他人损失，应承担赔偿责任。

八、业主如委托物来管理企业对其自用部们和自用设备进行维修、养护，应支付相应费用。

九、物业损坏已经或可能妨碍、危害公共利益或第三人利益，或有碍外观统一、市容观瞻，按规定应由业主单独或联合维修、养护，业主应及时进行维修养护；拒不进行维修养护的，由业主委员会委托物来管理企业找为维修，其费用由当事业主承担并按规定分摊。

十、业主将房屋出租时，应告知并要求对主遵守物业管理规定和本业主公约。

十一、在本物业范围内，不得有下列行为：

1、损坏房屋承重结构和破坏房屋外貌；

2、擅自改变房屋设计用途、功能和布局等；

3、占用或损坏房屋共用部位、共用设备、公共设施或移装共用设备；

4、在天井、庭院、阳台、平台、屋顶以及道路或者其他场地违章搭建建筑物、构筑物；

5、破坏卫生间和厨房防水层；

6、不正确使用小区及户内智能设施；

7、任意践踏、占用绿化场地，损坏绿化植物；

8、在窗台、阳台外栏设置盆景；

9、安装大容量厨、卫设施，随意北朝鲜废物扔入排水管口；

10、随意堆杂物、丢弃垃圾、高空抛物；

11、违反规定存放易燃、易爆、剧毒、放射性等物品和排放有毒、有害、危险物质等；

12、乱设摊点、集贸市场，开设餐厅、卡拉OK厅等影响业主身心健康的商网；

13、在建筑物、构筑物上乱张贴、乱涂写、乱刻画；

14、随意停放车辆，不按限速（5KM／H）行驶，违章鸣笛等；

15、聚众喧闹、噪音扰民等危害公共利益或其它不道德行为；

16、违反规定饲养无证家禽、家畜及宠物；

17、在室外设置公司牌、广告牌等；

18、法律、法规、规章禁止的其他行为。

十二、人为造成物业损坏的，由责任人负责修复或赔偿经济损失。

十三、按规定和物业管理合同交纳应交费用，

十四、使用本物业内有偿使用的文化娱乐体育设施和停车场等公共设施、场地时，应按规定交纳费用。

十五、自觉维护物业的整洁、美观，共用部位、通道的畅通及共用设备、公共设施的完好。

十六、加强精神文明建设，弘扬社会主义道德风尚，互助友爱，和睦共处，共同创造良好的工作和生活环境。

十七、违反本公约或不遵守业主委员会、业主（业主代表）大会的决会、决议而造成其他业、使用人人身伤害或损产损失的应承担赔偿责任。

十八、本业主公约一式两份。

物业管理公司与业主各执一份。

业主：

物业管理公司：

名下物业：

代表：

联系电话：

联系电话：

签约日期：

8业户手册

欢迎词

欢迎您选择物业，更多谢您对物业的支持和爱护，我们期待着将物业的信念与您分享。

物业始终坚持“全心全意全为您”的服务宗旨，奉行“服务至诚，精益求精；管理规范，进取创新”的质量方针。

这不仅是对全体员工的要求，更是对顾客的郑重承诺。

成立于年的物业管理限公司，在全体员工锐意进取、不懈努力之下，凭借不断的创新、统一规范的管理，使服务延伸南京、镇江、常熟、南通、海南等城市，并都成为当地优秀的物业管理服务公司。

物业在行业中首创“业主自治与专业服务相结合”的物业管理模式；首倡“无人化管理”、“个性化服务”和实行公开季度“管理报告制度”；率先迈入办公自动化、管理网络化。

在全国物业管理第一次、第二次公开招标中中标，为中国物业管理的发展作出了积极而有益的探索。

我们着眼未来，视昨日的成功为今日的起点。

不断规范企业运作、追求创新，着力为顾客提供高品质服务，营造现代化理想家园，为社会作出应有贡献。

本《业户手册》根据相关法律、法规及公司特点编制，向您介绍公司的各项管理服务，方便您生活之用。

管理处可根据相关法规及合理需要增删及修订本《业户手册》。

特别提示：

本《业户手册》不构成正式的权利与义务的承诺与约束，其内容与相关法律法规及物业委托管理合同、业主公约不一致的，以后者为准。