文件排版及编号管理规定.docx
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文件排版及编号管理规定
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
编制
审核
批准
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围
适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容
3.1文件的编制格式
3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）
3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.0
1.1
1.1.1
1.1.1.1
2.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：
竖版：
上1.8cm下1.5cm左2.5cm右1.8cm
横版：
上2.5cm下1.8cm左1.8cm右1.5cm
3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：
1.5cm
页脚：
1.0cm
页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式
3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图
（1）集团公司logo标示
公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载
3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号
3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）
3.3.2管理体系文件
体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）
X1-X2-01
流水号：
01—99文件类型标示：
QM质量手册SM安全手册
EM环境手册
公司代码：
参照附件
说明：
质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）
（1）ISO9001质量体系程序文件
X1-X2-01
流水号：
01—99
文件类型标示：
QP质量体系程序文件公司代码：
参照附件
说明：
程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公
司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用
2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001环境体系程序文件
流水号：
01—99
文件类型标示：
SP安全体系程序文件环境体系程序文件公司代码：
参照附件
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.2.3三阶文件（作业规范文件）
（1）ISO9001质量体系作业规范类文件X1-QW-X2-001
流水号：
001—999类型：
ZD部门制度;YP业务运作规程；安全作业指导书；
ES设备安全检修保养规程；设备操作规程;CI调校规程；检验指导书;CS检验标准；工艺流程图；OS其他文件；作业规范标示代码：
QW公司代码、集团公司部室代码，参照附件说明：
例1：
电解金属锰厂生产部作业指导书，编号为：
ME-QW-WI-001;
例2：
集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准，编号为：
ZK-QW-CS-001。
（2）OHSAS18001安全作业规范类文件
X1-SW-X2-001
流水号：
001—999
类型：
WI作业指导；
ZD安全制度；
YJ应急预案；TP培训、训练计划；YL演练方案
OS其他文件
安全作业规范标示代码：
SW公司代码、集团公司部室代码，参照附件例1：
硫酸厂安全制度
LS-SW-ZD-001例2：
集团公司安全部制度SE-SW-ZD-001
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3）ISO14001环境作业规范类文件
X1-EW-X2-001
流水号：
001—999
类型：
WI作业指导；
ZD安全制度；
YJ应急预案；TP培训、训练计划；YL演练方案；
OS其他文件；安全作业规范标示代码：
EW公司代码、集团公司部室代码，参照附件例如：
硫酸厂环保制度LS-EW-ZD-001
3.3.2.4四阶文件（记录类）
X1-X2-X3A
记录版本号：
按照版本次序A—Z编号
表格流水号，编号为01—99
类别代码：
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
例1：
硫酸厂成品质量化验单LS-Q-01A；例2：
总务部通勤车申请单ZW-XZ-01A。
说明：
若是文件后附的表格，在表格编号前加上支持文件的编号，以便
于追溯到可支持的相应文件。
例如TY-ＱＰ－０１-Q-02A
3.3.3行政办公类文件
3.3.3.1红头文件的编号
宁天元发X1-X2-【2012】001号
类别代码：
行政命令类：
XZ人事任命类：
RS薪资类：
SL安全类：
S环保类：
E
公司代码
不同的公司，有所不同。
例如：
宁华夏发
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.3.2行政类文件的编号
X1－X２—201301001
文件发文当月的流水号，编号001—999文件发文的年月文件类型：
TZ通知/通报；JD接待方案ZD行政制度规定；XX信息制度；RS人事薪酬制度；MY贸易制度；DW对外回复公司代码，参照附件
3.3.4财务管理类文件
X1－CW—201301001
文件发文当月的流水号，编号001—999文件发文的年月
文件类型：
CW财务管理类文件
公司代码，参照附件
3.3.5经营管理类文件
X１－MG—X２－001
流水号，编号001—999类型：
管理架构图：
JG考核方案：
KH
部门职责：
BZ工作总结：
ZJ
岗位职责说明书：
GW工作计划：
WP
经营管理标示代码：
MG公司代码，参照附件
3.3.6协议合同类文件（除项目类）
X１－XY—X２－201301001A版本号流水号，编号001—999年月类型：
WZ生产物资采购合同（除矿石）RS人事合同
BX保险合同XS
产品销售
KS矿石贸易合同
YS
运输合同
BG办公用品采购
SB
设备采购
GL工伤理赔合同
RJ
软件类
OS其他合同
协议合同标示代码：
XY
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
例1：
丰和公司生产物资采购类合同：
FH-XY-WZ-201301001A
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.7项目合同类文件（各新建项目合同按项目进行分类）
X１-X2－XY—X3－201301001A
版本号
流水号，编号001—999
年月
类型：
WB外包工程合同
WS外包设计合同
SB新建项目设备采购合同
WZ新建项目建筑原材料采购合同
OS其他合同协议合同标示代码：
XY新项目代码公司代码,参照附件说明：
新项目代码可用新项目各称的前两个汉字的拼音缩写做代码，若有重复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。
例1：
集团公司锰厂三期新项目土建工程外包合同：
TY-MS-XY-WB-201301001A
3.3.8外来文件类
WL—X1—201207001当月流水号编码001-999文件接收年月外来文件类型：
JX机械类文件DQ电器类文件
AQ安全类文件HB环保类文件OS其他类文件外来文件标示：
WL
3.3.9项目管理类文件
3.3.9.1
项目二阶文件（程序）编号
流水号001—999项目二阶文件，程序文件标示代码公司代码
3.3.9.2项目三阶文件（作业规范）编号
X1-PW—001
流水号001—999项目三阶文件，操作规范标示代码PW公司代码
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.9.3项目四阶文件编号
项目四阶文件为表格记录类文件，编号规则同体系文件中的表格
记录编号一样，具体参照第3.3.2.4节编号方法进行编号。
3.3.10项目技改类文件
X1-X2—X3—201207001
流水号001—999
文件编制月份
技改文件类型：
KX可行性报告FA技改方案JB技改总结报告SB实验报告
项目名称代码公司代码
3.3.11图纸类文件
X1-X2—TZ-X3—201207001
流水号
图纸编制日期
土建项目类：
JZ建筑图纸DQ电气图纸GY工艺图纸JG结构图纸JW机务图纸
GP给排水设计图纸
机电、设备类：
EI设备安装图纸
EP设备配件/部件图纸CD电路设计图纸
EF设备、设施基础图纸PL管道布局图纸
LL线路布局图纸MP机械制作图纸
QT其他图纸
图纸标示代码:
TZ
项目名称代码
公司代码
3.3.12记录流水号的控制
3.3.12.1为便于记录的存档和检索，所有记录都应在记录的右上角加上流水号，流水号可用年份加3位数字表示，例如：
2013001，编流水号时一定要连续，不能跳号。
3.3.12.2印刷使用的记录表单，可在右上角印上流水号。
文件类别
ISO9001质量管理体系三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G
3.3.12.3用OA流转的表单，软件会自动产生流水号。
3.3.12.4由于作废、空白、遗失等原因出现跳号，应用夹页方式注明跳号的原因。
3.3.13文件归档规定
3.3.13.1各部门文件归档时须按文件头上标明的文件类别建立文件夹归档。
3.3.13.2OA中的电子档的文件也须按文件类别建立电子文件夹进行归类存档。
3.3.13.3所有的文件和表格的编号必须向集团公司办公室文控员申请，由文控员控制编号的唯一性和连续性。
3.3.13.4电子档存储文件时，须用【文件编号】加【文件名称】的规则命名。
3.3.13.5本文件自生效之日起执行，但以前所发文件在升版时按新规定逐渐更改。
4.0相关文件
5.0记录
6.0附件
6.1附件一：
公司各分厂及部门代码对照表
6.2附件二：
文件类别对照表
6.3附件三：
文件模板
附件一：
公司及集团公司部室代码对照表
公司/部门
字母代码
公司/部门
字母代码
TY
CW
ME
WZ
LS
GY
NT
ZK
CG
JD
FH
JZ
YS
MY
SN
XS
QG
WX
XZ
TZ
AH
XX
NY
SG
说明：
上表没列明的新增公司/部门可用名称的前两个字的汉语拼音的缩写做代码，若有重复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。
附件二：
文件类别对照表
（一）
序号
文件类别
编号规则
1
ISO9001质量管理体系
一阶文件
TY-QM-01
（手册代码）
二阶文件
TY-QP-01
（程序文件）
三阶文件
TY-QW-WI-001（分厂代码）（质量指导书）
四阶文件
文件编码-Q-01A
OHSAS18001安全管理体系
一阶文件
TY-SM-01（手册代码）
二阶文件
TY-SP-01
（程序文件）
三阶文件
TY-SW-ZD-001
四阶文件
文件编码-S-01A
ISO14001环境管理体系
一阶文件
TY-EM-01
（手册代码）
二阶文件
TY-EP-01
（程序文件）
三阶文件
TY-EW-ZD-001
四阶文件
文件编码-E-01A
2
行政类文件
红头文件
宁天元发TY-RS-[2013]001号
通知/通报
TY-TZ-201301001
规章制度
TY-ZD-201301001
人事薪酬制度
TY-RS-201301001
对外回复
TY-DW-201301001
信息制度
TY-XX-201301001
贸易制度
TY-MY-201301001
接待方案
TY-JD-201301001
3
财务管理类文件
例：
财务制度
TY-CW-201301001
4
经营管理类文件
管理架构图
TY-MG-JG-201301001
部门职责
TY-MG-BZ-201301001
岗位职责说明书
TY-MG-GW-201301001
工作计划
TY-MG-WP-201301001
考核方案
TY-MG-KH-201301001
工作总结
TY-MG-ZJ-201301001
5
协议合同类文件
（除项目类）
例：
生产物资采购合同
TY-XY-WZ-201301001A
6
项目合同类文件
例：
外包工程合同
TY-新项目代码-XY-WB-201301001（A线项目代码可用新项目名称前两个汉字拼音缩写）
7
外来文件类
例：
机械类文件
WL-JX-201301001
8
项目管理类文件
二阶文件
TY-PP-001
三阶文件
TY-PW-001
四阶文件（例：
项目类）
TY-XM-01A
9
项目技改类文件
例：
可行性报告
TY-项目名称代码-KX-201301001
10
图纸类文件
例：
建筑图纸
TY-项目名称代码-TZ-JZ-201301001
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