文件排版及编号管理规定.docx

1、文件排版及编号管理规定文件类别ISO9001 质量管理体系 三阶文件文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001整理部门企管部生效日期2013-8-10版本G编制审核批准1.0 目的 为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。2.0 适用范围适用于公司的所有文件与记录。3.0 内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填 写请按照后附文件类别对照表中的文件类别进行填写，文件头中的具 体设置参照附件。 （文件模板可以在 OA 系统的“模板”文件夹中下载使 用。）3.1.2文件编写条目按照以下格式。1.01

2、.11.1.11.1.1.12.0 依此类推，层次分级最多不超过 4 级。3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左 2.5cm 右 1.8cm横版：上 2.5cm 下 1.8cm 左 1.8cm 右 1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号 13 号，行间距为固定值 20 磅，数字序 列字体为 Arial ，字号与正文相同，小标题可以加粗。3.1.5文件文档为 word 文件，表单不限。3.1.6页眉： 1.5cm页脚： 1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。图

3、（ 1）集团公司 logo 标示公司所有下发的公文， logo 图标均用带字母标识的，文件头模板可以在 OA导航系统中下载3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。文件类别ISO9001 质量管理体系 三阶文件文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001整理部门企管部生效日期2013-8-10版本G3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体， 表头字号为 16 号，表格正文字号 13 号， 表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为 10 号。3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）3.3.2管理体系文件体系文件包含 ISO9001 质量体系文件， OHSAS

4、18001安全体系文件， ISO14001环境体系文件。3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）X1-X2-01流水号： 0199 文件类型标示： QM质量手册 SM 安全手册EM 环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册， 分公司 质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001 质量体系程序文件X1- X2-01流水号： 01 99文件类型标示： QP质量体系程序文件 公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程

5、序文件或等同使用2）OHSAS18001安全体系程序文件， ISO14001 环境体系程序文件流水号： 01 99文件类型标示： SP 安全体系程序文件 环境体系程序文件 公司代码：参照附件文件类别ISO9001 质量管理体系 三阶文件文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001整理部门企管部生效日期2013-8-10版本G3.3.2.3 三阶文件（作业规范文件） （1）ISO9001 质量体系作业规范类文件 X1-QW-X2-001流水号： 001 999 类型： ZD 部门制度 ; YP 业务运作规程； 安全作业指导书；ES 设备安全检修保养规程； 设备操作规程 ; CI

6、 调校规程； 检验指导书 ; CS 检验标准； 工艺流程图； OS 其他文件； 作业规范标示代码： QW 公司代码、集团公司部室代码，参照附件 说明：例 1：电解金属锰厂生产部作业指导书，编号为： ME-QW-WI-001;例 2 ：集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准，编号为： ZK-QW-CS-001 。 （2）OHSAS18001安全作业规范类文件X1-SW-X2-001流水号： 001999类型： WI 作业指导；ZD 安全制度；YJ 应急预案； TP培训、训练计划； YL 演练方案OS 其他文件安全作业规范标示代码： SW 公司代码、集团公司部室代码，参照附件 例 1 ：硫酸厂安

7、全制度LS-SW-ZD-001 例 2 ：集团公司安全部制度 SE-SW-ZD-001文件类别ISO9001 质量管理体系 三阶文件文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001整理部门企管部生效日期2013-8-10版本G3） ISO14001环境作业规范类文件X1-EW-X2-001流水号： 001999类型： WI 作业指导；ZD 安全制度；YJ 应急预案； TP培训、训练计划； YL 演练方案；OS 其他文件； 安全作业规范标示代码： EW 公司代码、集团公司部室代码，参照附件 例如：硫酸厂环保制度 LS-EW-ZD-0013.3.2.4 四阶文件（记录类）X1-X2-

8、X3 A记录版本号：按照版本次序 AZ 编号表格流水号，编号为 01 99类别代码：公司代码、集团公司部室代码，参照附件例 1 ：硫酸厂成品质量化验单 LS-Q-01A ； 例 2 ：总务部通勤车申请单 ZW-XZ-01A。说明：若是文件后附的表格，在表格编号前加上支持文件的编号，以便于追溯到可支持的相应文件。例如 TY- -Q-02A3.3.3行政办公类文件3.3.3.1红头文件的编号宁天元发 X1-X2- 【2012】 001 号类别代码：行政命令类： XZ 人事任命类： RS 薪资类： SL 安全类： S 环保类： E公司代码不同的公司，有所不同。例如：宁华夏发文件类别ISO9001 质

9、量管理体系 三阶文件文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001整理部门企管部生效日期2013-8-10版本G3.3.3.2 行政类文件的编号X1 X 201301 001文件发文当月的流水号，编号 001 999 文件发文的年月 文件类型： TZ 通知/ 通报； JD 接待方案 ZD 行政制度规定； XX 信息制度； RS人事薪酬制度； MY 贸易制度； DW对外回复 公司代码，参照附件3.3.4财务管理类文件X1 CW 201301 001文件发文当月的流水号，编号 001 999 文件发文的年月文件类型： CW财务管理类文件公司代码，参照附件3.3.5经营管理类文件X

10、MGX 001流水号，编号 001 999 类型：管理架构图： JG 考核方案： KH部门职责： BZ 工作总结： ZJ岗位职责说明书： GW 工作计划： WP经营管理标示代码： MG 公司代码，参照附件3.3.6协议合同类文件 （ 除项目类 ）X XYX 201301 001 A 版本号 流水号，编号 001 999 年月 类型：WZ 生产物资采购合同（除矿石） RS 人事合同BX 保险合同 XS产品销售KS 矿石贸易合同YS运输合同BG 办公用品采购SB设备采购GL 工伤理赔合同RJ软件类OS 其他合同协议合同标示代码：XY公司代码、集团公司部室代码，参照附件例 1 ：丰和公司生产物资采购

11、类合同： FH-XY-WZ-201301001A文件类别ISO9001 质量管理体系 三阶文件文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001整理部门企管部生效日期2013-8-10版本G3.3.7项目合同类文件 （各新建项目合同按项目进行分类）X - X2 XYX3201301 001 A版本号流水号，编号 001 999年月类型： WB 外包工程合同WS 外包设计合同SB 新建项目设备采购合同WZ 新建项目建筑原材料采购合同OS 其他合同 协议合同标示代码： XY 新项目代码 公司代码 , 参照附件 说明：新项目代码可用新项目各称的前两个汉字的拼音缩写做代码，若有重 复时，可

12、用第一、第三个字的拼音缩写做代码 。例 1 ：集团公司锰厂三期新项目土建工程外包合同： TY-MS-XY-WB-201301001A3.3.8外来文件类WL X1 201207 001 当月流水号编码 001-999 文件接收年月 外来文件类型： JX 机械类文件 DQ 电器类文件AQ 安全类文件 HB 环保类文件 OS 其他类文件 外来文件标示： WL3.3.9项目管理类文件3.3.9.1项目二阶文件 （程序 ）编号流水号 001 999 项目二阶文件，程序文件标示代码 公司代码3.3.9.2项目三阶文件（作业规范）编号X1 - PW 001流水号 001 999 项目三阶文件，操作规范标示

13、代码 PW 公司代码文件类别ISO9001 质量管理体系 三阶文件文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001整理部门企管部生效日期2013-8-10版本G3.3.9.3项目四阶文件编号项目四阶文件为表格记录类文件， 编号规则同体系文件中的表格记录编号一样，具体参照第 3.3.2.4 节编号方法进行编号。3.3.10项目技改类文件X1- X2 X3201207 001流水号 001 999文件编制月份技改文件类型： KX 可行性报告 FA 技改方案 JB 技改总结报告 SB 实验报告项目名称代码 公司代码3.3.11图纸类文件X1- X2 TZ-X3201207 001流水号

14、图纸编制日期土建项目类： JZ 建筑图纸 DQ 电气图纸 GY 工艺图纸 JG 结构图纸 JW 机务图纸GP 给排水设计图纸机电、设备类： EI 设备安装图纸EP 设备配件 / 部件图纸 CD 电路设计图纸EF 设备、设施基础图纸 PL 管道布局图纸LL 线路布局图纸 MP 机械制作图纸QT 其他图纸图纸标示代码 :TZ项目名称代码公司代码3.3.12记录流水号的控制3.3.12.1为便于记录的存档和检索， 所有记录都应在记录的右上角加上流水 号，流水号可用年份加 3 位数字表示，例如： 2013001，编流水号 时一定要连续，不能跳号。3.3.12.2印刷使用的记录表单，可在右上角印上流水号

15、。文件类别ISO9001 质量管理体系 三阶文件文件名称文件排版及编号管理规定文件编号TY-QW-WI-001整理部门企管部生效日期2013-8-10版本G3.3.12.3 用 OA流转的表单，软件会自动产生流水号。3.3.12.4 由于作废、空白、遗失等原因出现跳号，应用夹页方式注明跳号的 原因。3.3.13文件归档规定3.3.13.1 各部门文件归档时须按文件头上标明的文件类别建立文件夹归档。3.3.13.2OA 中的电子档的文件也须按文件类别建立电子文件夹进行归类存 档。3.3.13.3所有的文件和表格的编号必须向集团公司办公室文控员申请，由文 控员控制编号的唯一性和连续性。3.3.13

16、.4电子档存储文件时，须用【文件编号】加【文件名称】的规则命名。3.3.13.5本文件自生效之日起执行，但以前所发文件在升版时按新规定逐渐 更改。4.0 相关文件5.0 记录6.0 附件6.1 附件一：公司各分厂及部门代码对照表6.2附件二：文件类别对照表6.3附件三：文件模板附件一：公司及集团公司部室代码对照表公司/ 部门字母代码公司/ 部门字母代码TYCWMEWZLSGYNTZKCGJDFHJZYSMYSNXSQGWXXZTZAHXXNYSG说明：上表没列明的新增公司 / 部门可用名称的前两个字的汉语拼音的缩写做代码， 若有重复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。附件二：文件类别对照表

17、（一）序号文件类别编号规则1ISO9001质量管理 体系一阶文件TY- QM - 01（手册代码）二阶文件TY- QP - 01（程序文件）三阶文件TY-QW-WI-001 （分厂代码 ） （质量指导书）四阶文件文件编码 -Q-01AOHSAS18001 安全管理体系一阶文件TY-SM-01 （ 手册代码 ）二阶文件TY-SP-01（程序文件）三阶文件TY-SW-ZD-001四阶文件文件编码 -S-01AISO14001 环境管理体系一阶文件TY-EM-01（手册代码）二阶文件TY-EP-01（程序文件）三阶文件TY-EW-ZD-001四阶文件文件编码 -E-01A2行 政 类 文 件红头文件

18、宁天元发 TY-RS-2013 001 号通知 /通报TY-TZ-201301001规章制度TY-ZD-201301001人事薪酬制度TY-RS-201301001对外回复TY-DW-201301001信息制度TY-XX-201301001贸易制度TY-MY-201301001接待方案TY-JD-2013010013财务管理类文件例：财务制度TY-CW-2013010014经营管理类文件管理架构图TY-MG-JG-201301001部门职责TY-MG-BZ-201301001岗位职责说明书TY-MG-GW-201301001工作计划TY-MG-WP-201301001考核方案TY-MG-KH-

19、201301001工作总结TY-MG-ZJ-2013010015协议合同类文件（除项目类 ）例：生产物资采购合同TY-XY-WZ-201301001A6项目合同类文件例：外包工程合同TY-新项目代码 -XY-WB-201301001（A 线项目代 码可用新项目名称前两个汉字拼音缩写）7外来文件类例：机械类文件WL-JX-2013010018项目管理类文件二阶文件TY-PP-001三阶文件TY-PW-001四阶文件 （例：项目类）TY-XM-01A9项目技改类文件例：可行性报告TY-项目名称代码 -KX-20130100110图纸类文件例：建筑图纸TY-项目名称代码 -TZ-JZ-201301001