AQS202项目文件和资料控制程序.docx
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AQS202项目文件和资料控制程序
1范围
本标准规定了在公司承担的工程项目中,对项目文件和资料进行管理及控制的要求、方法及工作流程,以保证项目文件和资料的完整性,确保工程项目满足合同要求。
本标准适用于公司承担的工程总承包项目、工程设计项目、监理项目实施过程中所产生需纳入档案管理范畴的项目文件和资料的管理和控制。
本标准适用于国内项目文档控制工作的实施,对于涉外项目可以根据合同和业主的具体要求以本标准为基础制定项目级的《项目文档控制程序》。
2引用文件
SH3503-2007石油化工工程建设交工技术文件规定
05AQS321项目设计文件编号规定
01AQS306外来文件和资料管理规定
05AQS325项目设计成品文件发送管理规定
05AQS326顾客提供的软件产品管理规定
05AQS338项目设计文件资料管理规定
06AQS305项目设备、材料采购合同管理规定
08AQS306项目合同管理规定
07AQS303项目施工分包合同管理规定
07AQS312项目施工过程文件资料管理规定
06AQS317项目采购过程文档管理规定
12AQS318项目监理文件资料管理规定
3文档控制目标
3.1对项目文件资料进行管理的原则是既要方便管理和使用,又要便于交工技术文件的及时整编和交付。
3.2对项目文件的准备、审批、出版、分发、存档、作废和外来文档管理等一系列处理过程进行控制,保证文件流的畅通。
3.3运用PDIS项目文档信息系统或建立项目文档信息台帐对文档状态信息进行全过程记录、跟踪和分析,保证文档的可追溯性及有效性。
3.4运用DOCUMENTUM系统辅助文档管理,建立项目远程和实时共享的协同工作与文档管理平台,加强项目电子文档的管理与利用,提高工作效率。
4人力配备及职责
4.1配备文档控制工程师对项目文档控制工作进行统筹管理,文档控制工程师接受控制经理的直接领导,负责建立文档控制体系,并根据合同和项目实施要求确定项目文档控制的工作范围、人力配备及基本工作流程；在项目实施过程中指导项目文秘及文档工程师的文档管理工作。
4.2项目文秘负责管理项目经理文件；设计文秘负责管理设计经理文件及项目设计成品文件；采购文档工程师负责管理采购经理文件及采购文件；施工文档工程师负责管理施工经理文件及施工文件。
4.3项目经理、设计经理、采购经理、施工经理及项目总监对各自管理范围内的文件资料的准确性、完整性和管理有序负有监督和领导责任。
5要求及管理方法
5.1项目文件资料分项目经理文件资料卷册、项目设计文件资料卷册、项目采购文件资料卷册、项目施工文件资料卷册,最终存档项目文件资料目录结构如下树形图所示：
5.2编号、格式及签署要求
5.2.1项目文档编号是文档的唯一标识和重要属性,文件的编制者应按照公司标准所规定的编号规则为每一份项目文档（包括作业表格）编号。
5.2.2项目文档的编制应采用公司标准的统一格式,文件的编制者无权随意修改和变更格式,对于格式的修改意见可以反映至质量安全部进行评审,由质量安全部组织标准编写者统一进行修订。
5.2.3签署是否完整、有效决定着文档的有效性,文件的编制者应按照公司标准所规定的签署规定跟踪完成文件的签署过程。
项目文档的编号规则：
XXXXXX–X–XXXX–XXXX–（X/X）–XXX–XXXX
流水号
文件分类代码
文件流向号（联络文件用）
设计或管理专业代码
部门代码
单元号：
各单元通用为0000
阶段号
项目号
5.2.4项目号、阶段号、单元号、设计专业代码参照05AQS321《项目设计文件编号规定》执行；部门及部门管理专业代码、文件分类代码见附表；项目联络文件编号两位文件流向号X/X用于定义文件的发送方及接收方（项目可自行定义字母代表不同单位,如在项目中定义L代表LPEC,S代表SINOPEC,L/S代表LPEC发给SINOPEC的联络文件）。
5.2.5本编号规则仅适用于合同商务文件（不含工程项目合同、采买合同、施工分包合同、监理合同）、项目管理文件、项目联络文件编号。
其中根据项目合同的不同类型,其编号规则应分别按照08AQS306《项目合同管理规定》、06AQS305《项目设备、材料采购合同管理规定》、07AQS303《项目施工分包合同管理规定》执行。
5.2.6工程技术文件的编号按照公司有关标准和项目有关规定执行。
5.3设计文件资料管理方法参见05AQS338《项目设计文件资料管理规定》；采购过程文件具体管理方法参见06AQS317《项目采购过程文档管理规定》；施工过程文件管理具体方法参见07AQS312《项目施工过程文件资料管理规定》；监理过程文件管理具体方法详见12AQS318《项目监理文件资料管理规定》。
5.4项目经理文件资料卷册文件管理方法：
5.4.1分类建册：
为保证项目文件资料的完整和长期妥善保管,项目文秘应在项目开始后依据便于管理和查阅的原则为项目经理文件资料分类建册,项目文件资料分类建册规则参见附表。
项目经理文件资料分类建册应使用统一的黑色或白色5CM文件夹和卷册标签。
根据存放文件数量的多少,可以顺延增加新册或将多个类型的文件合并入一册（不同类型文件之间用隔页纸分隔）,项目经理文件资料卷册号为PM01~PM99,对于难以成册的合同商务文件、设计成品文件和制造厂商资料可直接在文件柜中分类存放。
5.4.2文档分发：
项目文秘负责项目文档的内部分发。
文档外部分发的范围和份数根据相关合同要求确定,如需对外提供电子版文件,应遵照08A314《电子版图纸、资料对外提供管理规定》执行；文档内部分发的范围和份数应在项目策划阶段进行规划并形成管理程序或编制分发矩阵,（如编制项目级的《项目文档控制程序》,则应涵盖文档内部分发的范围和份数的内容）,项目实施过程中依据该管理程序进行文件内部分发,如遇特殊情况可请示相关部门经理后再进行分发。
文档内部分发宜采用电子分发方式,在电子分发不能满足工作要求的情况下可采用纸质文件分发。
项目文档的对内、对外发放必须提供所发放文档的目录,并完成、保存签收记录。
5.4.3文档收存：
项目实施期间,项目文秘负责项目文件资料的收存管理。
收存项目合同（总承包项目合同、设计项目合同、设计分包合同、采购合同、施工分包合同、行政合同等）时,应将附件以及招标文件、中标单位的投标文件、评标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件共同保存,以保证合同文件的完整性和连续性。
项目合同的收存应按照合同类型的不同分部门进行。
项目联络文件的收存应分部门、文档类型和文件流向（先部门、其次类型、后流向）,项目管理文件的收存应分单元、部门、专业和文档类型（先单元、其次部门、再次专业、后类型）,工程技术文件的收存应分文档类型、单元和专业（先单元、其次专业、后类型）,制造厂商资料的收存应分制造厂商和PO号（先制造厂商、后PO号）。
项目实施过程中,项目文秘应及时将收存的带签署的纸质文件进行扫描,存放规则同纸版项目文件,以便项目成员使用以及项目结束后的电子文件归档。
项目文档的存放方式应便于查阅,其使用和借阅应经相关项目组领导批准。
开展现场集中设计的项目和境外项目,由项目文档控制工程师与项目经理/项目设计经理协商后制定现场文档收存方案,报项目管理部、市场开发部、档案馆批准后实施,同时报出版室、质量安全部、技术发展部备案。
5.4.5外来文档管理：
项目实施期间,项目文秘负责业主提供文档的接收、分发和收存。
对于外来的项目管理文件、工程技术文件和制造厂商资料,接收后应按照05AQS326《顾客提供的软件产品管理规定》对外来文档的完整性和技术适用性进行验证。
项目文秘根据01AQS306《外来文件和资料管理规定》要求和项目经理（项目设计经理）处理意见对外来文档进行处理。
外来文档在项目实施期间应保持准确、完整和妥善收存,并在项目结束后统一归档。
5.4.6有效版本控制：
项目文秘应对项目文档进行有效版本控制。
项目文秘应负责整理和发布项目文档有效版本目录,并向文档接收方发出文档升版通知或替代通知,提示避免使用废旧版本。
项目文秘负责收存文档的版本替换工作,对废旧版本应注明失效标示并单独存放,待项目结束后经项目经理批准后统一销毁。
鉴于技术原因,当项目文档带有有效签署的纸版文件和电子版文件不一致时,以纸版文件为准。
5.4.6运用PDIS项目文档信息系统或建立项目文档信息台帐进行项目文档信息的管理。
项目文秘应及时将项目文档信息记录到PDIS项目文档信息系统中,生成项目文件资料卷册存放文件电子目录,并定期打印输出；同时运用PDIS项目文档信息系统进行下列管理：
①记录文档发放信息,确保文档发放记录的可追溯性；②记录项目文档及外来文档收存信息,方便查阅；③记录项目文档有效性信息,以便生成项目文档有效版本目录。
5.5项目归档
5.5.1各个部门分别负责各自部门文件的归档。
设计成品文件的归档按照质量管理标准05AQS329《项目设计成品归档验收规定》执行；设计文件资料归档按照05AQS338《项目设计文件资料管理规定》执行；采购文件资料归档参照06AQS317《项目采购过程文档管理规定》执行；施工文件资料归档参照07AQS312《项目施工过程文件资料管理规定》执行。
监理文件资料归档参照12AQS318《项目监理文件资料管理规定》执行。
5.5.2施工文档工程师负责在项目结束后按照合同或SH3503-2007《石油化工工程建设交工技术文件规定》要求向业主移交文档（不包括竣工图）。
设计经理组织专业负责人进行项目竣工图的编制。
竣工图出版与发送执行05AQS325《项目设计成品文件发送管理规定》。
5.5.3项目归档文件应为原件,归入产生源部门的文件中。
在项目实施过程中复印分发供工作使用的项目文档无需归档,可在项目结束后经项目经理批准统一销毁。
5.5.4项目文秘应及时将项目经理文件资料卷册归档到公司档案馆。
项目文秘整理完成项目经理文件资料卷册及目录后,还必须将设计文件资料卷册合目录（包括设计经理文件资料分目录和专业负责人卷册分目录）、采购文件资料卷册分目录以及施工文件资料分目录进行汇总整理,与项目经理卷册分目录合并组成项目文件卷册总目录,一并到档案馆进行归档。
归档的项目文件资料必须包含封面和目录,装订成册（三孔线装）。
项目文件资料归档卷册应由归档人和项目经理（部门经理）签署,并由归档人填写“归档卡片”后到档案馆归档。
5.5.5对项目合同（设计项目合同、设计分包合同）进行归档时,需将合同附件以及招标文件、中标单位的投标文件、评标文件、合同评审文件、付款、变更、索赔等文件的原件一并归入公司档案馆项目档案。
5.5.6项目结束后项目文秘和各部门文档工程师应将各自负责部门的最终版文件的项目文件资料电子版文件归入档案馆,运用DOCUMENTUM系统的项目在项目IT工程师协助下直接将电子版文件拷贝到档案馆文档库,没有运用DOCUMENTUM系统的项目将电子版拷贝至档案馆指定服务器上。
同时在项目IT工程师的协助下完成PDIS项目文档信息库的归档。
5.5.7公司档案馆负责项目文档归档的技术指导。
附录A
项目经理用文件资料卷册封面格式
××××××××（用户及项目名称）
项目文件资料卷册
×××××—PM××册（册号名称）
（工程项目号）（卷册号）
整编×××
项目经理×××
××××—××—××（年月日）
附录C
卷内目录
序号
文件编号
责任者
题名
日期
页次
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
附表一
项目部门代码/管理专业代码
名称
代码
备注
项目部门
项目
PM
ProjectManager
控制
PC
ProjectControl
设计
EN
Engineering
采购
PR
Procurement
施工
CN
Construction
行政
AD
Administration
财务
FN
Finance
HSE
HM
HSEManagement
质量
QA
QualityAssurance/Control
项目专业
各专业通用
00
项目管理专业
风险管理
RM
RiskManagement
合同管理
CM
ContractManagement
进度控制
SC
ScheduleControl
费用控制
CC
CostControl
材料控制
MC
MaterialControl
文档控制
DC
DocumentControl
IT管理
IT
ITManagement
采购专业
静止设备采买
EQ
EquipmentProcurement
机械设备采买
ME
MechanicalEquipmentProcurement
电气采买
EL
ElectricProcurement
仪表采买
IN
InstrumentationProcurement
材料采买
MT
MaterialProcurement
配件采买
FT
FittingsProcurement
阀门采买
VA
ValveProcurement
现场采买
JP
Job-siteProcurement
催交
EP
Expedition
监造
MS
ManufactureSupervising
运输
TP
Transportation
清关
CR
CustomClearance
检验
IS
Inspection
仓储
WH
Warehousing
施工管理专业
土建施工管理
CV
CivilConstructionManagement
配管施工管理
PP
PipingConstructionManagement
设备施工管理
EQ
EquipmentConstructionManagement
机械施工管理
ME
MechanicalConstructionManagement
电气施工管理
EL
ElectricConstructionManagement
仪表施工管理
IN
InstrumentationConstructionManagement
焊接施工管理
WD
WeldingConstructionManagement
采通施工管理
HV
HVACConstructionManagement
防腐保温施工管理
AI
Anti-corrosionandInsulation
附表二
项目存档文档卷册及成册内容
卷册名称
文档分类代码
存档要求
归档责任部门
备注
纸版
电子版
项目经理文件资料
项目文秘
合同商务文件
√
√
合同号
分包商资质文件
CSQ
分包商审批文件
CSC
合格分包商名单
CQS
询价文件
CIQ
招标文件
CIB
投标文件
CBD
评标文件
CBE
合同评审文件
CCE
合同及附件
CCT
合同付款文件
CCP
合同罚款文件
CCA
合同变更文件
CVA
索赔文件
CCL
合同结算文件
CSD
分包商绩效文件
CSP
其它
COT
项目联络文件
信函
LLE
传真
LFA
会议纪要
LMM
项目管理有关会议纪要
项目控制有关会议纪要
备忘录
LMO
项目管理有关备忘录
项目控制有关备忘录
文件传送表
LDT
电子邮件
LEM
电话记录单
LTN
外来联络单
LRL
外来通知单
LRN
其它
LOT
项目管理文件
公司文件
MCD
项目组织机构及人员组成
标准规范
MSS
手册
MMN
计划、方案
MPL
项目质量计划（包括设计、采购、施工质量计划）
项目HSE实施计划
项目实施计划
管理程序、规定
MPR
项目规定
编码
MCS
进度计划
MSC
项目计划和进度表（总进度表）
项目进度计划
人工时/费用估算
MMC
项目报价估算
项目概算文件
初步控制估算
核定估算
月费用预算
顾客变更通知（申请）及费用估算
内部变更及费用估算资料
分包方变更及费用估算（设计、设备材料、施工）
通知
MCT
项目内部通知
请示汇报
MAP
月报
MMR
进度进展情况月报（包括设计、采购和施工）
周报
MWR
报告
MRP
人工时进展情况报告
重要设备、材料交货进展情况报告
工程施工开工申请报告
进度报告
费用成本报告
工程结算报告
台帐报表
MAB
工程结算汇总表
作业表格
MSF
总结
MSM
工程交工（移交）申请报告
工程完工报告
工程项目标定报告
工程验收报告（及鉴定书）
顾客意见征求表
MSQ
外来管理文件
MRD
政府部门及上级批准的各项文件
其它
MOT
注：
升级会员 