遵义市教育局OA系统方案.docx
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遵义市教育局OA系统方案
遵义教育局OA方案
一．概述
1.背景
办公自动化简称OA（OfficeAutomation），主要是利用计算机、通信和自动控制等技术与设备，实现办公业务的自动化。
它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。
我国办公自动化自上世纪七十年代开始发展，大致经历了三个阶段：
第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备。
如传真机、打字机、复印机等；第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机，通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等；第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用，这一阶段在办公过程中通过使用网络，实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。
现在，Web开发技术不断发展和成熟，能够在互联网上实现非常复杂的系统，满足各种业务要求；同时，计算机硬件和网路也得到飞速发展，计算机数据处理速度以及网路传输速度都得到几何倍数的增长；通过高校、专业培训班，以及网路学习资料等渠道，人们操作计算机的熟练程度越来越高。
在这种背景下，OA系统基本上都是采用Web技术来实现，并且在实际工作中起越来越重要的作用。
现在的OA系统不仅能够满足单位或者组织内部的日常办公活动，还能够进一步扩展为单位之间或者组织之间的信息交流，从而达到利用计算机系统，来提高办公效率、加快各种办公业务流程处理速度的目的，实现办公数字化、流程自动化、操作灵活，而不受地域、时间的约束，真正提高办公效率。
目前，遵义市教育局虽然也采用Office等软件，实现办公文档的输入和打印等功能，但是整个办公管理过程还是停留在手工操作的层次，办公效率较低，很多事务不能够得到及时方便的处理，没有能够充分利用该局已有的计算机硬件和网络环境，迫切需要建立新的系统，从根本上提高办公效率。
正是在上面描述的大背景下，同时为了响应政府机构电子政务要求，提高办公效率，遵义市教育局决定采用OA系统，以满足该教育局日常办公需要。
2.项目目标
系统功能升级：
OA系统采用B/S结构，客户端使用IE浏览器，解决以往OA系统上IE很难实现的本地归档问题，解决C/S编辑、打印、排版等最薄弱的问题，实现OFFICE集成，完善资料库管理；增加新模块，如我的协助、办公用品申请、在线状态查询等。
系统性能稳定可靠：
本系统实现日志管理，对于意外错误可跟踪，用户在使用的过程中，出现的一些未发现错误，系统都会记录在日记中，方便单位管理员发现错误，及时修改。
系统安全性高：
采用AD用户管理，用USB棒进行登陆；权限划分严格，单位管理员对所有模块有读、写、删除等权限；单位领导可以查看本单位的公文；部门领导可以查看本部门的公文；维护人员只能查看所有公文的标题，不能查看内容，可以作意外处理，减轻公文管理员的工作。
传输速度快：
系统采用三层技术架构，即SQLSERVER+.NET2.0+C#，系统使用率最高的数据SQLSERVER来实现，提高系统查找速度，减轻服务器的负载，提高传输速度。
实现强大的流程引擎平台：
使用的流程可任意配置，扩展性强，可适应各种业务。
系统扩展性强：
在已有办公事务、公文流转、财务管理、人事管理、邮件等模块上面，当有新的需求时通过应用模块接口增加一些功能功能模块，比如网站管理、客户端管理等。
系统配置统一管理，系统所用到的指标，均可由管理员可配置，集中式维护，录入界面少，提供多种辅助功能，由系统自动执行，如人员调动，管理员可以在后台数据数据设置XX人调动到哪个XXX部门，相应的权限是什么，设置完毕以后，立即生效。
效率监督：
对于需要考核的环节，由管理员设置时间限制，写明该环节的职责，作为打分的依据，考核对象可以选择相对应部门。
强大查询功能：
支持关键字查询组合查询、全文检索，使用类型等
增强统计功能：
主要对人事、系统使用情况统计等，可以出EXCEL报表。
实现流程跟踪：
部门A用户可以通过流转跟踪部门C用户完成的任务，部门C用户也可以跟踪部门A用户的办理情况，具体跟踪到哪些环节，可由管理员根据业务需求在系统配置库中设置。
短信消息通知：
流程审批过程中，可以发送短信到审批人那边，提醒审批人有文件需求审批，对于重要的通知公告也可以用短信消息通知用户，这些都可由管理员进行设置。
系统界面操作简单：
操作风格简单易懂，减轻用户培训过程，节省用户熟悉的时间。
出差授权统一管理：
所用业务系统的出差授权统一在OA设置，提供多种授权方法，可按业务流程授权，可按流程节点授权，也可以把所有的审批权一次性授权给一个人。
菜单可配置：
不同的用户可以显示不同的菜单栏，打开主页时，可以默认进入不同的页面。
二．系统技术架构
办公管理系统是经过众多工程师多年研究并构建，集稳定、安全、高性能、可扩展于一体的应用系统平台。
基于成熟稳定的微软.NET平台+ASP.NET2.0，使用SQLServe数据库做数据支撑；符合微软WF3.0工作流引擎开发的业务流程系统；
使用微软SilverLight浏览器插件实现远程流程定制；采用WebService，构建的B/S三层架构与客户端软件的完美结合的应用产品。
产品支持跨路由、跨防火墙等复杂的网络环境。
基于windows平台的成熟产品构架，微软的产品从我们常用的系统平台、办公软件、服务器软件、应用服务器、数据库软件都提供成熟的产品，为我们使用过程中，提供了丰富的客户体验，产品的成熟度非常高，以此开发的产品易于部署和安装。
在我们日常工作、生活过程中，90%以上的使用者都在使用微软的产品，我们在产品的开发过程中，遵守微软的操作习惯，产品布局，让windows、office的使用者在我们的产品上也能非常良好的用户感受。
符合用户的日常计算机使用习惯，减少产品的生疏度是我们产品开发过程中一贯的宗旨。
软件产品的生命周期在于产品的可维护度，在维护的过程中减少产品的瑕疵，增强产品的生命力是产品获得市场认可的重要组成部分，太高的技术门槛使产品的维护过程中产生的费用和难度增加，不利于产品的市场化。
我们采用微软平台的考虑重点在于微软产品的技术门槛低，可维护性强。
软件产品在产品市场化的过程中，部署成本的高低是对客户群体的一个限制，我们的产品在为客户提供服务的同时，也为客户的成本投入做了考虑。
我们使用成熟的技术平台，低廉的部署费用，从设备到平台做到了一个，低成本投入，可维护性强，简单易于符合操作习惯的产品。
三．系统设计线路
1.设计原则
系统在设计上以服务为中心，在技术实现上坚持以下原则：
灵活性，系统具有高度的灵活性，能够快速更改现有的业务规则，大大提高企业竞争力。
可扩展性，系统能够在数据、业务、服务三个级别上任意扩展，能够满足未来业务发展的需要。
先进性，系统采用一系列业界领先的技术和体系结构，结合网络公司在电信领域的成功经验，确保系统的先进性。
开放性，系统全面遵循各种国际标准，尤其是Internet标准，能够与现有系统进行完美的衔接与互操作。
可组装性，系统的模块之间是松耦合的，多数模块可以独立安装和运行。
2.系统总体架构
OA系统的总体架构如下图所示：
说明：
1、用户通过IE访问本系统，通过工作流引擎对数据进行操作与处理；
2、系统平台架构在SQLSERVER之上。
3.系统流程设计特点
1）OA系统的流程由专业工作流平台进行统一调度，充分利用工作流平台对流程的运行支撑、管理能力，保证流程的高效能、可靠性。
2）OA系统的流程设计、可视化流程监控、流程分析统计、待办工作列表、流程动态调整等直接使用工作流产品的相应功能，不需要再进行开发，提高项目开发效率。
、
3）部署的工作流平台不仅为OA系统提供流程服务，而且可以重用，其它再建设的系统依然可以使用工作流平台的流程整合功能，使工作流平台成为遵义市教育局系统建设的一个“信息基础设施”。
四．系统功能模块
1.办公管理
OA系统办公管理模块，提供给用户一个统一的个人事务处理平台，实现对个人办公的支撑。
主要包括待办事项、日程计划、工作日志、单位公告和我的文档等功能。
1.1待办事项
待办事务是用户进入系统首先浏览到的内容，也是个人一切事务处理的入口。
所有从公文审批、待出席会议、用车申请等业务中流转给用户的待办事宜，按照指定的界面形式，按流程将待办工作分类，在此集中显示。
点击某类待办工作，系统按照时间先后顺序，将最近的待办工作显示在最前面，及时提醒需要办理的任务。
用户进入某条待办事务，就可按照预定的业务流程进行处理。
协同工作流提供即时停醒，当个人收到派发的任务时，系统主动弹出提醒框，如下图所示
用户单击打开链接后，可以详细的看到本务内容并且可以直接处理。
1.2日程计划
日程计划就是个人行事历，个人日常工作是有计划性与非计划性之分，任务有上级下达任务、相关人员任务和日常任务之分。
日程计划模块，便是处理计划性任务，安排具体时间表；对于非计划性任务，随时根据计划及任务的轻重缓急及时调整，制定相应的行动计划，填写日程安排。
日程安排模块具有自动到期提醒功能，当用户登录系统时自动弹出提示对话框。
日程安排分为备忘和活动，备忘一般是个人，活动面向的是多人。
系统提供按日、按周、按月等方式安排个人的日程计划时间表，以图形化的方式显示，非常方便实用。
功能特点：
1）提供按日、按周、按月的分类设置和查看方式，当天的日程安排显示在首页，以做提醒。
2）除页面提醒功能外，用户还可设置邮件提醒、短信提醒等多种提醒方式。
3）提供灵活强大的查询功能，可方便迅速的搜索到所需信息。
1.3我的文档
我的文档从名字就可以看出是存放用户的资料的意思，就是让你做的文档归类，如图所示：
功能特点：
1）可以自由添加、删除文档。
2）提供文件夹新建、删除，方便文档规律。
3）实现灵活共享共能，可以所有人共享，也可以指定部门或个人共享。
4）强大的查询功能，可方便快速的检索到所需信息。
1.4我的邮件
企业邮箱作为企业内部员工之间一个传统的通信手段，已经成为一个不可缺少的部分。
企业邮箱在办公自动化系统中，为企业用户提供了很大的方便，在发送和处理邮件时，可以方便发送邮件给企业办公自动化系统中的企业员工。
本系统邮箱功能按照通用的邮箱模式设计，分为收件箱、草稿箱、已发送邮件、已删除邮件等功能。
邮件系统实现了统一的身份认证，用户只要登陆到办公系统中，使用邮件时不需要再次登陆填写用户信息，便可以直接收发邮件。
1.5手机短信
通过手机短信设备，实现手机短信的收发，与公文、协同、通知公告、传阅等应用组件集成，支持手机短信提醒。
用户可以利用电子邮件与其他员工或者客户进行短消息通信，外出员工可以利用手机接收和发送电子邮件，并支持待办事务提醒等功能。
支持即时短信通知功能，可由用户根据需要自定义即时短信通知的办公范围（如什么类型的公务）、通知延迟时间、被通知的手机或者小灵通号码等信息
2.公文管理
公文管理主要实现公文流转处理，包括发文、收文、拟文、会签和归档等功能。
系统提供全程监控记录及调整流程、公文批改痕迹保留等功能，实现拟稿、审稿、核稿、会签、签发、归档等公文全过程流转步骤。
同时，系统提供给用户对公文流转中的具体环节设置时限的功能，以起到督促作用。
2.1发文处理
发文管理是对教育局拟发的发文、隶属部门发文等各类发文进行拟稿、审稿、核稿、会签、签发、归档等全过程的处理，并在各环节提供必要的功能操作以实现多种自动功能。
发文管理的特点：
1）发文类型可以根据需要设置，包括：
如教育局发文和隶属部门发文、公务公文等。
2）发文流程支持模板配置功能，可由管理员对发文流程进行配置。
。
3）支持处理人在从拟稿到发文环节中的流程查看、填写留言、调整流程等功能。
4）查看流程：
用户可方便的了解文件已经过的处理和将要进行的处理流程。
5）填写留言：
如果当前处理人需要对下一步处理人作特别的提示时，可以在发送前填写留言，以便后面的处理人参考。
6）调整流程：
如果文件在发送过程中发送到了错误的处理环节和处理人，或需要临时调整某一环节的处理流程，则由用户向系统管理员提出申请，由系统管理员来完成调整流程的处理。
或者当前用户在当前流程中被赋予了此权限，就允许处理人将文件调整到流程图中的任意一个环节继续处理。
7）内发接口：
根据发送的机关内单位接口配置文档将文档发送到个人的待办事宜。
8）发送回执：
外发的文档要求在接收方收到后可以自动发送回执
9）权限控制：
公文管理员可查看所有文件，并有权对文件进行删除、意外处理等操作;普通人员只能查看自已经手处理的文件
新建发文
由具体授权的部门新建一个发文文件，选定新建发文类型后，系统启动一个发文流程，并进入拟稿环节。
拟稿
拟稿人进入系统，收到待办工作，进入拟稿工作，系统提供一个发文处理单供拟稿人填写。
拟稿人根据需要填写发文处理单的内容，如标题、缓急、密级、电话、主办单位、主送单位、抄送单位、拟稿人等。
在填写完正文内容后，可根据需要选择是否添加附件。
审稿
审稿环节提供审稿人能够处理拟稿人的绝大部分工作的功能，可以修改发文处理单的主抄送单位、标题等内容，并可以打开正文进行修改。
审稿要求审稿人填写审稿意见，此环节可根据不同的配置信息，确定是否需要签名。
审稿人如不同意，可将此文件退回到上一步拟稿人。
如果同意，选择会签的部门，系统默认进入流程下一环节会签。
会签
在会签环节，会签部门没有对文件的编辑权限，在浏览文件后，填写会签意见。
如有必要可将文件退回到上步处理人，若当前文件流程为并发流程，则此环节不允许文件退回。
核稿
对于单位发文，由办公室进行核稿处理，在此环节核稿人可对此文件进行编辑处理。
部门发文由部门综合岗进行核稿处理，在此环节核稿人可对此文件进行编辑处理。
核稿人可根据需要选择下一步环节：
签发、重新考虑。
此环节可根据不同的配置信息，确定是否需要签名。
签发
公司发文签发环节的处理人是公司领导，公司领导对此类文件有编辑权限。
部门发文签发环节的处理人是部门领导，部门领导对此类文件有编辑权限。
领导如果同意，就进行签发操作，文件将在经过整理后被形成正式文件。
此环节可根据不同的配置信息，确定是否需要签名。
归档
归档环节是发文流程的最后环节，由办公室或部门专人完成，该环节需要进行盖章、发文等操作。
此环节在定稿后的文件中加盖公章，并按照发文时指定的范围进行发送，然后进行发文归档。
归档后的文件和发文处理单将保存到档案管理系统中，可根据用户需要按条件随时查阅。
发文主要完成对单位文件，从拟稿到红头文件封存归档、下发的一个完整流程的控制，一个文件的流转一般经过的步骤有：
拟稿、审核、会签、核稿、签发、登记、编号、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。
以上描述的步骤并不一定要求所有公文都严格遵守，有些公文的流转过程是上述步骤的一部分。
因此要求流程设置灵活方便、可扩展性强
2.2收文处理
收文管理主要完成对上、下级单位的正式文件，从签收到归档的一个完整流程的控制，其中要经过的步骤有：
对待阅批的正式公文、带密级的会议纪要、简报等进行登记、批示、阅处、办理、归档处理的全过程。
流程设置灵活方便、可扩展性强。
在部门收文形成的过程中，每一个已参与的处理人能够看到所有已经处理的意见，没有参与的人员，不经授权没有权限看到收文的内容。
签收/登记
收文一般可分为两类类文件：
上级收文和下级收文，可分别从待办事务中打开下发到本部门的文件进行登记，也可新建事务进行登记。
登记的事务类型分为上级收文登记和下级收文登记两种。
上级收文只针对上级机关文件，而下级收文是对平行或下级机关文件。
根据登记事务类型的不同，分别生收文处理单，对所收文件进行简要填写后，进入最后的登记环节。
根据不同的收文处理单，分别不同机关收文登记薄进行收文登记。
填写登记薄的必要内容并保存后，然后选择下一步环节和处理人发送。
批示
所收文件根据拟办意见发给相关领导，单位领导或部门领导进行审阅，在收文处理单上填写批办意见并签名。
阅处
阅处人对于收到的收文进行审阅，在收文处理单上填写阅处意见。
办理
相关业务部门根据拟办意见或领导批示，具体办理，并填写办理结果。
归档
将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
根据不同的收文处理单，可选择不同的收文归档人对所收文件进行归档，并同时将收文处理单进行归档。
归档后的文件和收文处理单将保存到档案管理系统中，可根据用户需要按条件随时查阅。
提供根据日期、单位及发文号等对登记公文进行查询统计、制表，了解公文办理、分发情况。
实现文档一体化，建立与档案管理的无缝衔接，实现电子公文的自动归档，即填写归档信息，公文自动转入档案管理库中。
2.3收文查询统计
收文查询统计，支持对所有已收公文的查询统计功能，支持按照收文时间、关键词、部门、文件类别和公文处理及时情况等条件的组合查询统计。
2.4发文查询统计
发文查询统计，支持对所有已发公文的查询统计功能，支持按照发文时间、关键词、部门、文件类别和公文处理及时情况等条件的组合查询统计。
3.财务管理
财务管理主要实现费用报销，周期费用管理、支出管理、开票管理等功能。
3.1费用报销
费用报销主要是单位职工对于出差或参与其它活动还产生的费用而进行报销申请，经相关领导审核。
比如：
3.2支出与支入管理
主要是实现单位财务支出与支入管理，有利于单位进行财政规划。
支出图
4.人事管理
人事管理提供了对员工从进入公司到离职整个过程的转正、调动、档案、离职的管理，并提供了汇总统计、报表打印供人事管理人员方便对人员信息进行查询统计管理，他分为人事日志、我的资料、员工管理、赏罚管理、活动管理系统设置几小块。
4.1人事日志
人事日志分为职务变动和部门变动，主要是记录单位部门调度和职务变动情况。
4.2我的资料
记录员工本人自己一些状态，像员工本人具体资料、职务变动、部门变动所受奖励、所受处罚、参加公司活动等。
4.3员工管理
提供了单位员工从试用到入职到离职自动化处理流程，其中新职工加入、入职、离职都可以通过管理员单独设置审核流程，方便灵活。
支持按员工姓名、部门、视图列表等条件的组合查询统计。
4.4赏罚管理
赏罚管理，可以对所有员工的工作表现情况进行赏罚记录，支持多种查询模式，可以选择单独员工、部门、按月、按周、起始日期、终止日期等组合查询方式。
4.5活动管理
活动管理分为单位活动和公告管理两块。
单位活动是就是用来进行一些单位活动组织，可以选择性人员参与，你可以直接选择员工，也可以直接选择部门。
单位活动你可以看成是个组织工具。
公告管理用于用户发布各种通知、告示等公共信息，被作为一个提供共享信息浏览和发布的综合场所。
它提供通知公告的发布责任人、发布范围控制、发布期限设置等功能。
新建公告图
查看公告图
5.考勤管理
考勤管理可以方便的完成用户的日常考勤，用户可以查看或检索自己的缺勤时间和详细情况，管理员可以可以根据不同的权限进行各级考勤管理。
5.1我的考勤
记录职工自己的日常考勤，职可以查看或检索自己的在勤、加班、请假、外出等跟自己相关详细情况。
5.2考勤管理
管理考勤模块是对单位员工由于各种特殊原因提出的签卡申请、请假申请、出差申请、加班申请等进行管理。
5.3考勤报表
考勤报表是对单位公司员工每天上班的凭证，也是员工领工资的凭证，因为它是记录员工上班的天数。
迟倒/早退/旷工/病假/事假/休假的有文本的“证据”。
系统支持新建多种报表：
请假报表、加班报表、出差报表、外出报表、汇总报表等。
比如汇总报表，如图
6.档案管理
6.1档案借阅
相关人员完成公文的归档后，OA系统把需要归档的文件发送给档案管理系统中进行公文的统一管理。
OA系统在档案管理系统没有上线运行的情况下，必须在OA系统中先临时存储归档后的所有公文及记录办公过程的各种单据，并支持在OA系统的发起文件借阅的申请和文件借阅审批和查看功能。
待档案管理系统正式上线运行后，统一由档案管理系统中发起文件借阅的申请，通过接口发送到OA系统中进行文件借阅审批，OA系统将文件借阅的审批结果反馈回档案管理系统，然后从档案管理系统中查阅相关文件。
借阅管理：
具有多种方式检索图书目录、填写借阅申请单，根据借阅属性自动决定是否需要审批及审批者，借书登记、自动催还、续借、归还、损坏赔偿登记等功能。
销毁图书：
当图书已损坏或者没有价值时，从图书目录中删除。
6.2公文归档
公文归档参照《档案法》的有关规定、主要完成对各类文档进行归档登记、档案组卷、移卷、案卷检查、分类查询等。
归档登记可由手工完成，也可由文件管理流程自动输入。
对归档文档由密级决定一般用户是否可见，用户可通过档案号、标题等多种检索方式进行查询、借阅。
经过公文归档的公文，自动转入《档案管理》，在档案管理模块中进行查阅。
需要归档的数据即电子公文，一般具有以下要素：
电子公文的基本要素和二进制的正文及附件。
电子公文的基本要素一般包括如下：
秘密等级、保密期限、发文份数序号、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、公文种类、内容摘要、流转序号、关联流转序号、提交时间、批示时间、签收时间、办理单位、领导职务、领导者个人名称、办理意见、办理状态、办结结果、返回时间、办结日期等要素信息。
电子公文的二进制正文和附件可以包含Word、WPS、PDF等各种格式的二进制文件。
6.3档案信息
对在办公过程中不断产生的发文、收文、督办、会议等公文进行归档管理。
在发文管理、收文管理等模块中进行归档活动后，相应的资料将自动分类保存在相应部门的档案库中。
各部门定期通过填写移交凭单,将相应的档案资料移交给单位的档案管理室。
本系统能够通过计算机对已归档档案进行归还档案、档案维护、撤销档案、移交档案、档案分类、借阅设置等维护和管理，实现存档、分类、检索、统计、查询、信息发布、打印、档案借阅等功能。
7.辅助办公
7.1会议管理
7.1.1会议安排
由会议召集人或部门编制会议计划，经相关人员审核会议后通知给参会人员。
。
会议召集人、相关领导和参会人员可以根据会议类型来查询安排好的会议。
7.1.2会议通知
参会人员接收会议通知，能够按时参加则把会议安排添加到个人日程安排中，如果不能按时参加说明原因并反馈回会议召集人。
7.1.3会议室预约
会议通知审批通过后，会议召集人就可根据此次会议的实际需求，进行会议室预约，会议召集人在预定时可以查询会议室的状态信息，根据会议室的空闲时间来安排自己的会议，预定会议室时需要填写预定人和联系电话、预定会议室的日期、时间、位置及参加人数，会议预定单提交给会议室管理人进行核查、调整和登记，然后把预定结果反馈回预定人。
7.1.4纪要管理
会议纪要、会议决议等文件的管理，并使用全文索引机制对会议文件进行全文索引，便于今后对会议文件进行查阅。
7.2车辆管理
车辆管理实现对单位的公务用车进行调度，并进行统计汇总；从而监督各种公车私用的行为。
模块特征
1.流程可配置：
由管理员对ID申请流程进行配置，流程环节审核人可以设置默认人，由系统自动获取，不用用户选择.
2.部门简要表设置：
主要是设置各部室管理员、计算机申请归档员、计算机申请的部室领导、战略部配置复核员、局领导
3.部室名称对应表：
每个部室全称与简称（两个字）对应。
4.痕迹修改：
对正文的修改实现痕迹保留，可以看出是何人在何环节对正文进行修改。
5.审批过程跟踪：
可以跟踪记录文件的审批
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