物资到货验收制度.docx

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物资到货验收制度

物资到货验收管理制度

总则

为了保证采购的物资、材料、设备及备品配件的质量，规范物资验收程序，加强物资质量管理体系，进一步明确各单位的职责和权限，确保公司各项到货物资的及时验收，特制订本制度。

本制度规定了物资验收的组织方式、程序及不合格物资的处理方法。

本制度适用于公司的物资验收管理工作。

管理内容

物资验收的目的及遵循的原则

通过加强对物资验收过程的管理，采用科学合理的验收方法，在验收环节中缩短验收时间，保证物资及时入库，为安全生产提供质量可靠的备品配件、材料、设备等各项物资。

物资验收应遵循凭订单和发货清单实物验收、保证质量的原则。

物资验收的组织方式

物资供应部负责到货物资的验收组织工作。

所有采购物资都要经过物资供应部组织验收后方可办理入库手续。

验收成员由物资供应部、计划单位、生产管理部、质量保证部和供应商组成。

负责物资验收及取样、过磅、检验等工作。

物资验收的职责划分

物资供应部职责

1.负责物资验收的组织协调工作；

2.负责到货物资数量的验收工作；

3.负责到货物资资料的清点、确认、移交工作；

4.负责不合格物资的处理工作。

采购计划单位职责

1.负责物资质量方面（包括外观、外形尺寸、内在质量等）的验收工作；

2.负责审查采购物资的名称、规格型号、数量、材质、生产厂家、品牌是否按采购计划执行。

生产管理部职责

负责重要物资（金额较大或对生产有重要影响）到货的质量验收工作。

质量保证部职责

1.对需要化验和检验的物资进行取样、检验并出具化验或检验报告；

2.对需要称重的物资进行过磅计量并出具磅单。

供应商职责

1.负责验收物资的名称、规格型号、数量、材质、生产厂家、品牌是否按合同供货；

2.负责物资质量方面（包括外观、外形尺寸、内在质量等）的验收工作；

3.负责到货物资资料的清点、确认工作；

4.负责对验收不合格物资的退货、换货工作。

物资验收的流程

物资到厂后采购员首先向保管员提供物资到货验收单，保管员根据物资到货验收单以及供应商提供的到货物资清单清点物资并把物资放置在仓库待检区待检，保管员收到物资后应在物资到货台账上进行登记；

物资到厂后采购员应在第一时间通知计划人员进行验收，采购员应说明到货物资的名称、存放地点和所负责的保管员；

（三）计划人员本人或指定本专业技术人员在1小时内到库房进行货物验收工作；

（四）对验收合格的物资，验收成员应签字确认并签署明确的验收意见。

对验收不合格的物资验收人员应写清存在的问题以及处理意见；

（五）需质量保证部化验和检验的物资，质量保证部应取样化验并提供化验和检验报告；

（六）对验收合格的物资计划单位人员应及时在ERP系统中进行接收；

（七）对验收合格ERP系统中接收后的物资，保管员必须在4小时内办理完入库手续。

物资验收的基本要求

各验收人员应严格按照合同及技术协议的规定进行验收，对于无检测手段的物资由验收人员进行外观验收，检查合格证、铭牌、使用说明书等相关资料；

物资的验收，关系到公司财产的安全和利益，验收人员必须具有高度的责任心、严格按制度、规定、标准和手续认真进行检验，并对所验物资负全部责任；

对到货物资的名称、规格型号、数量、质量的验收，必须做到准确无误，不得掺入自已的主观偏见和臆断。

要如实反映物资当时的实际情况并真实、准确地加以记录；

各验收人员要按照有关规定及时完成验收工作、提出验收结果，以保证物资尽快入库、及时供应；

验收物资时，若出现下列情况一律按不合格品处理，拒绝验收入库。

1.“三无”产品：

无合格证、无厂名厂址、无使用说明书；

2.物资出现破损、残缺、变形、外观差、裂纹、生锈和腐蚀以及影响安全或技术性能等情况；

3.分析化验报告不合格，不符合合同和技术协议的要求；

4.达不到产品质量标准或技术与安全性能要求；

5.不符合图纸制作或加工工艺要求；

6.与订单所要求的产品品牌或产地不符；

7.物资实物与生产许可证或质量保证书或产品合格证等不符；

8.尺寸或重量等与订单要求不符；

9.其他不符合订单要求的情形。

物资验收的注意事项

凡需分析化验的物资（包括酸、碱、油类、树脂、石英沙、特殊钢材等），物资供应部负责向供应商索要出厂检验单并填写化验通知单，由质量保证部到库房取样化验并出具质量检验报告单；

需过磅确定重量的物资,由物资供应部负责全程跟踪过磅，并将过磅单作为重量验收的依据；

一般物资验收应遵照逐批逐件清点数量、检验质量的原则进行，大宗物资可采取抽验方式检验且检验率不低于10%；

物资供应部保管员和验收人员要严格按照制度执行，认真做到“二核对”即：

（1）核对物资名称、规格型号、数量、品牌、材质、生产厂家、出厂合格证是否与收货凭证（装箱单、数量和图纸等技术资料）相符；

（2）核对单据凭证、资料是否齐全，填写有无差错；

物资供应部保管员严格执行“五不收”即：

（1）单据凭证与实物不符者不收；

（2）质量不符标准者不收；（3）破损数量超过控制规定者不收；（4）单据凭证不齐全者不收；（5）无计划采购未经领导批准不收；

物资供应部保管员应严格遵守“五坚持”。

1.材料验收以“实事求是”为准则。

验收必须亲自到现场开箱打包坚持亲自过目亲自验收；

2.坚持做好验收磅单记录和量方记录（原始记录按月装订由保管员负责管理存档以备核查）；

3.存放：

坚持科学分类，做到“四号定位”，“五、十摆放”；

4.坚持验收入库及时不拖拉，验收完毕做好台账记录；

5.坚持当日制单，当日入账，日清月结。

物资验收发现数量问题，或品种规格不相符、产品质量不合格、有破损残缺及有关凭证不符合要求的物资要单独登记，放待验区妥善保管，及时汇报领导，并积极联系解决（进行退货或换货处理，在未处理问题之前不得发放）；

验收后取得的有关技术资料、化验报告、质量证明书、合格证、设备说明书等资料由仓库保管员保管，定期移交公司档案室；

凡到货物资，必须经过验收合格后方可入库，物资供应部仓库任何人员不得直接办理入库手续；

对于必须试用才能实施检验者，由计划单位与采购员和供货厂家说明后，在“物资到货验收单”中注明预计完成日期。

物资验收的内容

设备、备件验收

1.设备、备件到货后检查外包装有无损坏，若属裸露设备（构件）则要检查其刮碰等伤痕及油迹、雨水浸蚀等损伤情况；

2.开箱前逐件检查到货件数和名称是否与合同相符，并作好清点记录；

3.设备技术资料（图纸、使用与保养说明书和备件目录等）、随机配件、专用工具是否与合同内容相符；

4.开箱检查，核对实物与合同数量是否相等，有无因装卸或运输保管等方面的原因而导致设备残损。

若发现有残损现象则应保持原状，进行拍照或录像；

5.核对到货物资与采购计划、合同（协议）规定的设备名称、型号、规格、品牌要求、生产厂家是否相符。

阀门的验收

1.阀门的型号、材质、数量是否与采购计划、送货清单一致；

2.阀门必须具有出厂合格证和制造厂的铭牌，铭牌上应标明公称压力、公称直径、工作温度和工作介质等内容；

3.阀门解体检查后，质量应符合下列要求：

（1）阀座与阀体结合牢固；

（2）阀盖与阀体的配合良好；

（3）阀杆与阀芯的联接灵活、可靠；

（4）阀杆无弯曲、锈蚀，阀杆与填料压盖应配合合适，螺纹无缺陷；

（5）垫片、填料、螺栓等材质正确、数量齐全、无缺陷。

轴承的验收

1.轴承的型号、数量、品牌是否与采购计划、送货清单一致；

2.轴承包装应标识清楚、完整，内包装应完好、无破损；

3.轴承外观应无烧伤、锈蚀、碰伤、粗磨痕、毛刺等缺陷；

4.轴承滚动体表面应无斑点、裂纹和剥皮现象，保持架应不松散、无破损、未磨穿，与滚动体间隙不过大；

5.对轴承与装配有关的尺寸精度、轴承游隙等项目进行检查并做好记录。

润滑油的验收

1.润滑油要求资料齐全，包括产品合格证、出厂检验报告，原装油桶上有明显的厂家标志和牌号，不齐全的不得验收；产品合格证必须有相应的执行标准，且合格证必须有生产单位检验章；

2.对润滑油包装、外观质量、数量、体积、色泽、牌号等要仔细检查核对并确认。

特别要注意生产日期，必须为新的或近期产品，必须在质保期内。

包装应完好，出油口防水密封不允许有破损；

3.新进润滑油须经质量保证部进行取样，化验合格后方可验收入库，化验不合格的润滑油须及时退货；存放日期超过6个月的润滑油在出库时也应进行化验，化验不合格的润滑油不允许出库。

验收不合格物资的处理办法

验收不合格的物资应立即与供应商交涉并办理退货。

验收不合格且难以立即退货而需要暂时放置的物资，验收人员应将不合格品与其他物品分开放置，同时建立不合格品记录并注明不合格原因，然后通知采购员进行处理或等待退货。

采购员接到关于验收不合格品的信息后，应及时联系供应商进行处理。

如供应商对验收结论持有异议时，在维护公司正当利益的前提下，应本着科学的态度和实事求是的原则通过沟通与协商进行解决。

验收不合格的物资，不得办理入库，不得办理支付，不得擅自使用或发放。

凡属个人故意行为或责任心不强等原因造成不合格品入库、支付、使用或发放时，必须追究有关人员的责任。

物资供应部保管员应对验收不合格品记录并进行整理、统计与分析。

附则

本制度由物资供应部负责解释。

本制度自发布之日起执行。

附件：

1.物资验收工作流程

2.物资到货验收单

3.物资到货台账

附件1

附件2

验收编号：

物资到货验收单

合同名称：

合同编号：

合同金额：

ERP订单号：

验收日期：

序号

物资名称

规格型号

单位

合同数量

验收数量

单价

总价

供货商

生产厂家

计划人员

备注

合格证

□有份□无

检验报告

□有　份□无

图纸

□有份□无

说明书

□有份□无

质量证明文件

□有份□无

包装是否完好

□是　□否

是否紧急采购计划

□是　□否

资料是否齐全

□是　□否

有无锈蚀

□有　□无

有无变形

□有　　□无

外观有无损坏

□有　□无

有无脱漆

□有　□无

存在问题描述

处理意见

处理结果

签字

采购员

计划部门

供货商

接收人

保管员

附件3

物资到货台账

序号

到货时间

验收时间

物资名称

规格型号

单位

合同数量

验收数量

单价

金额

采购类型

合同名称

订单号

出入库情况

生产厂家

计划部门

计划人

采购员

保管员

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