Office基本操作技巧.docx

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Office基本操作技巧

Office2010基本操作技巧

【文字处理技巧】

1.去除页眉的横线方法

第一种方法:

选中页眉的内容后，选取“格式”选项，选取“边框和底纹”，边框设置选项设为“无”“应用于”处选择“段落”，确定即可。

第二种方法更为简单，当设定好页眉的文字后，鼠标移向“样式”框，在“字体选择”框左边，把样式改为“页脚”、“正文样式”或“清除格式”，便可轻松搞定。

2.在Word中快速选择字体

为了能够快速地选择字体，我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。

首先在Word的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜单中选择最后一项“自定义”。

然后在出现的自定义编辑界面中选中“命令”选项卡，再选择“类别”中的“字体”项。

最后从右边列出的Windows已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。

3.用Word实现快速隔行删除

先将全文复制Word中，按Ctrl+A键全选，再选择“表格”下拉菜单中的“转换/文字转换成表格”，在弹出的对话框中，将“列数栏”定为“2列”，将“文字分隔位置”选为“段落标记”，确定后便出现一个2列n行的表格，再全选表格，右击鼠标“合并单元格”。

4.清除Word文档中多余的空行

如果Word文档中有很多空行，我们可以得用Word自带的替换功能来进行处理。

Word中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“p”，在“替换为”文本框中输入“p”，即用“p”替换“pp”，然后选择“全部替换”，怎么样，多余的空行不见了吧。

5.同时保存所有打开的Word文档

有时在同时编辑多个Word文档时，每个文件要逐一保存，按下Shift键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了。

6.巧妙设置文档保护

在用Word2000/XP打印一份文件时，执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。

执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。

7.编辑长文件更轻松

将鼠标移动到位于垂直滚动条的顶端分割条，鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。

你只需在上面编辑区找到相关内容，在下面编辑区找到相应位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。

这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。

8.取消“自作聪明”的超级链接

当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超级链接。

但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。

如何取消这种功能呢,在Word中单击，“键入时自动套用格式”“工具?

自动更正选项”单击选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。

再单击“自动套用格式”选项，将“Internet及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。

再单击“确定”。

这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。

9.巧设Word启动后的默认文件夹

Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。

通过设置，我们可以自定义Word启动后的默认文件夹，步骤如下:

1、单击“工具”菜单中“选项”命令，程序将会弹出“选项”的对话框;

2、在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”;

3、单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮;

4最后单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

10.在Word中快速输入汉字偏旁部首

作为语文老师，在用Word编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。

执行“插入?

符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。

每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的，选中你需要的如扌、攵、氵等偏旁部首，按“插入”按钮就行了。

11.将Word表格巧妙转换为Excel表格

先打开带表格的Word文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。

把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”;然后打开Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有6项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。

12.巧存Word文档中的图片

想把Word文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做:

方法一:

打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和Web文件名一样的文件夹。

打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。

方法二:

打开PPT，复制想要的图片到PPT幻灯片中，再另存为即可。

13.在WordXP中巧输分数

启动WordXP，选择“插入”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“F”，按下“添加到域”，在下面的“域代码”中添加上分子和分母，如EQF12，连按两次“确定”回到Word编辑窗口，这样分数制作就完成了。

14.快速输入大写数字

由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字特别是财务人员，但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型海狮拼音输入法输入都比

较麻烦。

后来偶然发现，利用Word2000可以巧妙地完成:

首先输入小写数字如“123456”，选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。

15.在Word文档中插入MP3文件

在Word文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。

但是，这种方法插入的声音文件只限于WAV和MIDI文件。

要插入MP3格式的声音文件，可打开Word文档，把光标移到你要插入声音文件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对象”对话框中，选择“由文件创建”活页卡片，点击“浏览”按钮，从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的MP3文件，并确定。

当“浏览”对话框自动关闭后，点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮，稍等一会儿，插入点就会出现MP3文件的图标，双击它即可播放。

但必须说明，在此操作之前必须在Windows中使MP3文件与你的MP3播放器建立关联。

16.在英文状态下快速输入中文标点符号

在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。

这样一来，标点符号也成英文的了，输入标点符号时，还要再将输入法转为中文，十分麻烦。

有没有简便的方法呢,当然有。

Office2000为用户提供了12组输入中文标点符号的快捷键，不管在任何输入法状态下当然包括英文，只需按下快捷键，即可输入中文标点符号，省去了来回切换的麻烦。

需要请大家注意的是:

“:

”等标点符号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。

17.为Word添加小助手

通过在工具栏上添加“属性”的方法，可快速查看文档的详细信息。

1.单击“工具”菜单，从其下拉菜单中选择“自定义”命令，打开自定义设置窗口。

2.在自定义设置窗口中，选择“命令”项。

在其下面的“类别”中选择“控件工具箱”，然后在右边的“命令”中选择“属性”项。

3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。

这样在Word的工具栏上，就出现了“属性”项。

当我们在Word中需要查看某个文档的详细信息时，只要单击工具栏上的“属性”项，那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出现了，也可以根据自己的需要，添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。

18.找回Word中的菜单栏

首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击“自定义”命令。

再单击“命令”选项，然后在“类别”列表框中拖动滚动条，找到“内置菜单”单击。

这时我们就可以在右边“命令”列表框中看到我们熟悉的“文件”“编辑”等菜单了。

19.Word也能“自动求和”

在Word2000/XP的表格中，可以使用“自动求和”按钮。

当然，这需要你事先把该按钮请出来，其方法是:

1.在“工具”菜单中，单击“自定义”命令。

2.选择“命令”选项，在“类别”框中，单击“表格”;在“命令”框中，找到并单击“自动求和”，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。

3.关闭“自定义”对话框。

现在，把插入点置于存放和数的单元格之中，

单击常用工具栏中的“自动求和”按钮，则Word将计算并显示插入点所在的上方单元格中或左方单元格中数值的总和。

当上方和左方都有数据时，上方求和优先。

20.轻松保存OfficeXP的用户个性化设置

在“开始/程序”中找到“MicrosoftOffice工具”，启动其中的“用户设置保存向导”。

再点击“下一步”按钮，程序立即搜索已安装Office组件。

然后选择“保存本机的设置”，再点击“下一步”按钮。

程序提供给你两种保存方式:

设置保存到Web”和“将设置保存到文件”。

选择后一项，并用“浏览”按钮选择保存的路径。

最后点击“完成”按钮，程序在保存路径中生成一个后缀名为OPS的文件。

这个文件包含的就是用户的设置信息。

要恢复设置时，启动软件，选择“将原先保存的设置恢复应用到本机上”，指定设置信息文件的路径，点击“完成”就恢复了。

21.在Word中快速“粘贴”

在Word2000/2002中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键Ctrl+V。

其实还有另一种方法更方便。

执行菜单命令，“工具?

选项”在打开的对话框中单击“编辑”选项，单击“用INS键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。

以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的INS键即Insert键就能快捷实现粘贴了。

22.快速转换英文字母的大小写

在Word2000/XP中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。

其实

不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。

23.锁定Word表格标题栏

Word2000/XP提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的“分割条”，位于垂直滚动条的顶端。

要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态，请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的“分割条”，当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后，将“分割条”向下拖至所需的位置，并释放左键。

此时，Word编辑窗口被拆分为