Office基本操作教程.docx
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Office基本操作教程
Office基本操作教程
Office基本操作第一章:
基础知识
1、美国徽软公司开发的办公集成软件
Word文字处理
Excel电子表格
2、Word的启动与退出
1,启动:
方法一、双击桌面Word图标
方法二、开始/程序
方法三、选择Word图标～点击鼠标右键～在弹出的菜单中选择打开,
2,、退出
方法一、Alt+F4
方法二、双击系统图标,
方法三、单击关闭按钮,
3、Wordxp视窗
1,、标题栏
作用:
显示系统图标～文件名称等,
操作:
双击实现“最大化”与“还原”间切换～拖动实现窗口移动,
•,2,、菜单栏
•作用:
包含应用程序所有功能,
•操作:
1、打开菜单项
•方法一、鼠标单击方法二、Alt+对应字母
•2、自定义菜单项
•方法:
选择工具/自定义～出现对话框选择“命令”选项下的内置菜单～用鼠标
拖拉菜单～即可添加/删除菜单,
•3、工具栏
•操作:
1、拖动实现位置移动,可移动到作何位置,•2、显示隐藏工具栏
•方法一:
“视图”/工具栏单击勾选相应项目,•方法二:
右击菜单栏/工具栏空白处
•4、标尺栏
•作用:
段落缩进、边距调整、表格行/宽高等调整,•垂直水平
•操作:
1、度量单位的改变
•工具/选项/常规
•2、显示/隐藏
•方法一:
视图/标尺
•5、工作区:
用户编辑文档的地方,
•6、状态栏:
显示当前操作状态～插入点位置信息等,•7、任务窗格:
及时提供操作需要的命令等～也可自得选择任务窗格内容,
•操作:
1、显示和隐藏,
•选择“视图”菜单～在弹出的菜单勾选任务窗格则显示～反之隐藏,•2、切换窗格内容,
•点击任务窗格中的三角形～可弹出菜单～选择相应内容,•8、文档的操作
•a、新建
•方法一:
文件/新建
•方法二:
Ctrl+N
•方法三:
点击工具栏上的新建按钮,
•b、打开
•方法一、文件/打开或Ctrl+O键
•方法二、点击工具栏上打开按钮,
•在打开对话框中～指定文件所在文件夹～指定文件名,•指定打开形式～单击打开右边的向下三角形按钮～以只读方式打开～只能对文档进
行查看～不能进行更改,以副本方式打开～在包含源文件的文件夹中创建文件的一
个新副本,
•C、保存
•普通保存
•方法一:
文件/保存或Ctrl+S•方法二:
点击工具栏上保存按钮,
•在保存对话框中～设定保存位置～指定文件名～指定保存类型,•注:
以上保存执行首次后～现保存～对话框不现出现～如需另存或查看保存情况～
须执行“文件”/“另存为”
•自动保存
•为了防止意外的死机或断电造成数据丢失～让计算机每隔一段时间自动执行保存命
令,
•方法:
工具/选项/保存选项卡
•勾选设置自动保存时间间隔多少分钟,
•安全性
•功能:
设置打开权限密码:
无密码则无法打开文档,•设置修改权限密码:
无密码将无法将修改文档保存在硬盘中,•设置方法:
1、工具/选项/安全性
•2、在保存文件对话框中～单击“工具”/安全选项•9、文档常用编辑
•,1,、选中
•方法:
鼠标
•任意区域拖动
•句:
Ctrl+单击任意位置
•行:
行前单击
•段:
行前双击
•整篇:
任意行前三击/Ctrl+任意行前单击
•Ctrl+A全选
•,2,、删除
•方法:
a、选中
•b、Del/退格
•注:
如欲删除已输入新文本内容～可直接选中～删除内容后输入～因为“工具”/
“选项”/“编辑”选项卡中～键入内容替换所选内容～处于自动选取状态,
•C、移动
•方法:
1、拖动
•2、剪贴板:
剪切、定位、粘贴
d、复制
方法一:
Ctrl+鼠标拖动
方法二:
剪切板:
复制、定位、粘贴
10、文本及特殊符号的输入
文本
默认方向:
水平:
由左而右两端对齐垂直:
由上而下靠
上对齐
段落“按Enter产生
手动换行,不产生新段落,Shift+EnterShift+4:
中文状态下显示人民币符号,
Shift+6:
中文状态下显示省略号,
“\”:
中文状态下显示顿号,
“<>”:
中文状态下显示书名号,
即点即输:
工具/选项/编辑下选中即点即输,只有在页面视图web版式中有效,
•特殊符号方法“插入/符号”
•插入公式
方法:
插入/对象/microsoft公式3.0
•第二章:
字符格式化
•一、字符格式化的三种方法
•方法一、菜单
•选中文字内容～点击“格式”/“字体”弹出对话框,•字体选项卡中西字体,默认宋体五号字,•字型:
加粗、倾斜、加粗倾斜,
•字号:
磅值表示法,着重号:
对应字符加下点,•方法二、工具栏按钮,
•方法三、快捷键的使用,
•加粗Ctrl+B倾斜Ctrl+I下划线
Ctrl+U
•上标Shift+Ctrl+=下标Ctrl+=撤消
Ctrl+z
•二、字符大小写
•方法:
选中字符格式/更改大小写,•小写:
选中字符都以小写显示,
•词首字母大写:
每个单词首字母大写,
•三、中文版式格式/中文版式,
•1、拼音指南2、带圈字符3、纵横混排4、双行合一5、合并字符,
•四、查找与替换,
•查找:
用于查找文档中指定字符或指定格式的字符,•替换:
用于以指定字符替换文档中符合条件的字符～或以指定格式替换文档中符合
特定条件的字符的格式,
•方法:
查找
•编辑/查找,Ctrl+F）
•指定查找字符查找
•指定查找字符格式:
单击高级/格式
•查找下一处符合条件的字符:
查找下一处,•指定查找范围:
单击高级/全部/向上/向下,•替换,Ctrl+H）
•编辑/替换指定替换对象
•指定替换结果字符,
•指定替换结果字符的格式:
单击高级/格式,•五、字符格式的查看和复制
•1、查看
•格式/显示格式
•2、复制
•方法:
格式刷
•双击格式刷:
多次复制～按ESC键退出格式刷状态,•单击格式刷:
单击复制后光标自动恢复原状,•第三节:
段落格式化
•一、段落格式化
•1、缩进:
段落各行与页左、右边距之间的距离,•方法一:
标尺
•首行缩进:
光标所在或选中各段的首行缩进控制,•悬挂缩进:
光标所在或选中各段的首得之外各行缩进,•左缩进:
光标所在或选中各段的所在行左端缩进,•右缩进:
光标所在或选中各段的所有行右端缩进,•方法二:
对话框
•格式/段落/缩进与间距
•左缩进
•右缩进
•特殊格式:
首行缩进悬挂缩进
•方法三:
工具栏按钮
•视图/工具栏/格式
•点击增加缩进量:
减少缩进量按钮
•间距
•段间距格式/段落/缩进与间距•段前距段后距
•行距
•格式/段落/缩进与间距单倍1.5倍2倍最小值固定值
•固定值与最小值的区别
•行距指定为一定宽度的最小值时～当行中学符增大时～行距随之变化～而设为固定
值时～行距值永远不因行中字符的变化而调整,•3、对齐方式
•,1,、对齐方式的类型
•左对齐:
段落中各行沿页面左边距处向右分布,•两端对齐:
段落中各行两端与页面左右距对齐,•居中:
段落中各行沿页面边距中点线对齐,•右对齐:
段落中各行从页面右边距处向左分布,•,2,、设置
•方法一、工具栏按钮～点击对应按钮,•方法二、快捷键
Ctrl+L左对齐Ctrl+E居中Ctrl+J两
端对齐Ctrl+R右对齐Ctrl+Shift+D分散对齐
方法三、对话框
格式/段落/缩进与间距/对齐方式
二、项目符号和编号
1,、自动项目符号使用
方法一、*空格/输入文字,退格消除或再击回车,
•方法二、格式/项目符号和编号
•方法三、点击工具栏中的对应按钮,
•,2,、自动编号使用
•方法、“1、文字”回车或1.文字
•注:
以上两项功能的前提为:
工具/自动更正选项/键入时自动
•勾选自动项目符号,
•勾选自动编号列表,
•,3,、编号的自定义
•格式/项目符号和编号/编号
•选择已有编号类型或单击自定义
•设置符号/编号类型
•设置位置文字位置设置
•确定
•三、首字下沉
•作用:
使选中段落中首字放大并下沉或悬挂段前,•操作:
选中段落或光标定位于段中•格式/首字下沉
•设置下沉类型:
下沉或悬挂
•下沉行数设置下沉字符字体设置注:
大纲视图不可以设首字下沉,
•四、边框和底纹
•1、边框
•方法一、对话框
•,1,、选中段落
•,2,、格式/边框和底纹
•,3,、对话框
•边框类型设置框线线型设置框线粗细设置框线类型:
上、下、左右
•应用范围:
段落、文字
•方法二、工具栏按钮,视图/工具栏/表格和边框,•,1,、选中段落
•,2,、在工具栏选择线型
•,3,、设置线条粗细
•,4,、在工具栏上选择线条颜色,•,5,、在工具栏上选择外框线,
•2、底纹
•方法一、对话框
•选中段落
•格式/边框和底纹/底纹
•选择底纹色及灰度
•应用范围:
段落文字
•方法二、工具栏按钮
•选中文字对象单击底纹颜色按钮,表格和边框工具栏,
•五、分栏
•1、分栏方法
•选中栏段落或节
•格式/分栏
•设置分栏数目
•设置栏宽与栏间距
•栏宽相等～若不选中～可分别设置各栏分隔线～选中则栏间出现一竖线,
•2、平衡栏高度
•方法一、强制截栏
•定位于截断处
•插入/分隔符/分栏符
•方法二、在文档最后插入空段落符号选取该符号之处的文档～执行分栏命令
•第四讲图文混排
•一、文本框
•1、文本框的创建
•,1,、方法一:
插入/文本框/横排/竖排•方法二:
单击绘图工具栏中的横排/竖排按钮,•,2,、单击文档区～或在文档区拖拉绘制,•,3,、输入文字
•2、文本框的编辑
•,1,、大小
•方法一:
拖动八个控制点
•,2,、位置
•方法一、拖动文本框
•,3,、形状:
选中文本框,单击框线,•点击绘图按钮/改变自选图形/选择新的形状,•,4,、填充及线条色
•方法一、点击填充颜色按钮,绘图/工具栏中,•点击线条颜色按钮
•方法二、“文本框格式”对话框
•3、文本框格式对话框
•选中文本框
•格式/文本框
•颜色与线条选项卡
•填充:
选择颜色及透明度,
•线条:
设置线条颜色、虚实、线型、粗细,•大小选项卡
•尺寸和旋转:
高、宽、精确设定及旋转角度,•缩放:
按百分比对高、宽缩放不影响其中文字,•锁定纵横比:
选中该项～上述缩放及尺寸将保持不变的高宽比例,
•“版式”选项
•环绕方式:
五种基本环绕方式
•嵌入型:
文本框或图形以插入点处一个字符的位置出现～可用鼠标直接拖动但影响
行高。
•四周型:
文本框图片的边界框外～允许文字环绕,•紧密型:
文字环绕在文本框或图片的轮廓四周,•衬于文字下方:
文本框或图片放在文字下方～选取时要使“绘图”工具栏中斜向箭
头按钮处于按下状态～单击
•浮于文字上方:
是最适于编辑文本框或图片的版式,•水平对齐方式
•水平左对齐右对齐居中其他•高级
•“图片位置”选项卡
•水平、垂直、对齐方式
•选项:
图片随文字移动
•“文字环绕”选项卡
•增加两种文字环绕方式:
穿越型、上下型•环绕文字:
距正文、设图片或文本框与环绕文字的间距•“文本框”选项卡
•内部边距:
设置内部文字与文本框上下左右距离,•勾选Word在自选图形中自动换行,
•勾选自动调整自选图形以适应文本,•自选图形
•1、创建
•方法一:
插入/图片/自选图形
•方法二:
单击绘图工具栏“自选图形”按钮•在文档区拖动或单击
•2、添加文字
•右击/添加文字/编辑文字
•3、格式设置
•选中自选图形～用鼠标右键点击外框～在弹出的对话框中选择
•设置自选图形格式,
•4、美化
•阴影:
单击阴影样式按钮～然后选择阴影样式,•三维效果:
单击三维效果样式按钮～然后再选择三维效果样式,
•图片、艺术字
•艺术字:
插入/图片/艺术字
•选择艺术字类型
•图片:
插入/图片/来自文件
•文档中的特殊的输入
•一、超级链接,有颜色和下划线的文字或图形～单击后可转向另一个位置,
•1、创建
•,1,、链接到其他文档
•选中链接文字或图形
•插入/超链接,Ctrl+K）
•对话框:
选择链接目标文件
•单击屏幕提示:
设置屏幕提示文字,•,2,、链接到本文档
•在文档中设置书签
•插入/书签
•选中链接文字或图形
•插入/超链接
•对话框:
选择“本文档中位置”
•单击书签按钮～在书签列表中选择,•设置屏幕提示,
•2、编辑超链接
•选中链接文字或图片
•右击/编辑超链接:
重置超链接目标,
•右击/删除超链接:
去除链接属性,
•二、自动更正
•1、作用:
对单词、符号、中文文本或图形进行指定的更正～省去大量重复性的操
作,
•2、自动更正项目的创建
•工具/自动更正项目/自动更正选项卡,
•3、自动更正项目的创建,
•,1,、停止自动更正
•方法一:
单击自动更正智能标记按钮～在弹出的菜单中选择停止～自动更正
•方法二:
打开自动更正对话框,
•选择目标项目,
•点击删除按钮,
•,2,、改回原输入文本
•方法一:
单击智能标记按钮～弹出对话框～选择改回至,•方法二:
Ctrl+Z
•方法三:
单击工具栏上的撤消按钮,
•三、拼写和语法
•1、作用:
对文档中英语单词～汉字的拼写与语法进行检查减少错误率,
•2、设置:
方法一、工具/选项/拼写和语法选项卡,•方法二、工具/拼写和语法或按F7键～弹出对话框,
•注:
红色波浪线表示拼写的错误,
•绿色表示语法错误,
•若要跳过检查可点击忽略按钮,
•样式
•一、样式
•一组预先设定的格式集合～使用时可直接套用到文字段落上～用户可以定义自已的
样式～以节省设定各种文档格式的时间,•1、样式的分类
•字符段落
•2、样式的创建
•方法一:
1、格式/样式
•2、单击新样式对话框,任务窗格,•3、样式的应用
•方法一:
选中文本或光标定位于文本中
•格式/样式与格式/选择样式名•方法二:
选中文本～单击工具栏中格式窗格•4、样式的编辑
•格式/样式与格式～在任务窗格中找到样式名
•单击样式名后的三角形按钮•在对话框中修改样式相关信息,•表格
•一、表格的创建
•方法一:
“表格”菜单
•表格/插入/表格
•在对话框中输入行列数
•固定列宽:
列宽不随内容窗口变化•随内容变化:
列宽随内容变化,•随窗口变化:
列宽随页边距变化,不是显示窗口,确定
•方法二:
“插入表格”按钮
•单击工具栏上插入表格按钮•在模拟框中拖动鼠标选择行列数,•方法三:
手动绘制
•“表格和边框”工具栏
•二、表格的编辑
•,1,、选择
•方法一:
“表格/选择/表格/行/列/单元格•方法二:
鼠标
•整行:
在行前空白处单击,•整列:
在列上方空白处单击,•单元格:
在单元格左框线上单击,单个,•直接拖动多个单元格,多个,•整个表格:
单击单元格左上角•,2,、插入
•行
•在表格中插入
•光标定位插入位置
•表格/插入/行/在上方/在下方•在表格底部插入
•方法一:
光标置于右下角单元格按Tab键,
•方法二:
光标置于下侧插入点/表格/插入/行
•列
•,1,、在表格中插入
•光标定位插入位置
•表格/插入/列/在左/在右
•,2,、在表格右部插入
•方法:
光标置于右侧段落之前/插入/列/在左
•3、单元格
•,1,、光标定位插入位置
•,2,、表格/插入/单元格
•注:
多行、多列、多个单元格的插入操作,
•选中插入位置相邻的同数量行、列、单元格后～再执行“表格”/插入
•三、删除
•,1,、行/列
•选定行/列,单行或多行,•表格/删除/行/列
•,2,、单元格
•选定表格/删除/单元格•,3,、表格
•表格/删除/表格
•选中表格～击退格键
•四、移动
•,1,行/列
拖动•方法一:
选中/
•方法二:
剪切,粘贴
•,2,、单元格
•方法一:
选中、整个单元格•五、复制
•方法一:
Ctrl+拖动
•方法二:
复制+粘贴
•表格调整
•一、调整大小:
拖动右下角方框•二、移动位置:
拖动左上角•三、表格的折分及合并
•1、折分
•方法一:
选中一个或多个单元格•单击工具栏上折分单元格按钮•方法二:
选中一个或多个单元格•表格/折分单元格
•2、合并
•方法一:
选中两个或单元格,•单击合并单元格按钮,•方法二:
选中两个或多个单元格•表格/合并单元格
•行高和列宽
•1、行高
•方法一、拖动行线
•方法二、拖动垂直标尺
•方法三、“表格属性”对话框•表格/表格属性/行选项卡•注:
最小值:
行高将会随内容调整变化,
•固定值:
行高值不会随行内容变化,
•2、列宽
•方法一:
拖动列标志,水平标尺,
•方法二:
“表格属性”对话框
•表格/表格属性/“列”选项卡
•表格/表格属性/列选项卡
•绘制斜线表头
•方法:
1,光标置于表格中,
•,2,表格/绘制斜线表头
•指定斜线头样式
•表格框线
•1、表格框线
•,1,、选中表格区域
•,边框和底纹/边框2,、格式/
•选择线型选择线色
•设置线条粗细设置外框,上/下/左/右/外/内,•注:
也可以通过工具栏按钮设置
•2、表格内文字对齐方式
•选中单元格区域的文字
•3、单击工具栏按钮～选择对齐方式
•注:
水平对齐方式的调整可以用文本对齐按钮～或”表格/表格属性/单元格
•4、表格自动套用格式
•,1,选中表格
•“表格/表格自动套用格式或单击按扭,表格和边框工具栏中,•选择样式指定样式应用范围
•首行首列末行末列
•表格中公式与运算
•1、排序
•方法一:
选中列～单击升序或降序按钮,表格和边框工具栏,
“表格/•方法二:
选中列～排序”
•2、求和
•方法一:
点击自动求和按钮
•注:
“自动求和按扭”可自动求其左侧,Left）或上侧,Above）单元格内数值求和～
当上侧～左侧单元格都有数值时～以上方单元格为求和对象～所以在实际应用中～
若一列中每个单元格都要求相应左侧单元格之和时～则应从最下方单元格依次向上
求。
•方法二:
公式
•,1,定位列目标单元格
•,2,“表格/公式”
•输入以“=”开头的公式,行列分别以数字～字母表达,•“粘贴函数”单击下拉按扭选择函数
•常用函数如下:
SUM,求和,MAX,最大值,MIN,最小值,•AVERAGE,求平均值,COUNT,计数,
•注:
在Word表格中的行和列分别可以用数字和字母来表示～若要求不连续单元格
的值时～各个单元格之间用“～”分隔,若是连续单元格则用“:
”分隔•如:
A1B1C1D1•A2B2C2D2•A3B3C3D3•页面设置
•一:
页面设置对话框
•方法一:
“文件/页面设置”
•方法二:
双击标尺空白处
•1、“页边距”选项卡
•上/下/左/右边距装订线位置及尺寸纸张方向:
横向/纵向•2、“纸张”选项卡
•纸张大小设置或自定义
•3、“版式”选项卡
•页眉和页脚,奇偶页不同、首页不同、页眉页脚高度,•垂直对齐方式:
顶端、底端、居中、两端
•二、页眉和页脚
•作用:
重复出现在文档每一个页面的页眉、页脚位置可以文字、图片～自动图文集
等还可设置奇偶页不同与首页不同。
•1、设置方法:
•“视图/页眉与页脚”插入各种内容
•奇偶页不同:
打开“页面设置”对话框～在“版式”选项卡中勾选•2、切换
•,1,页眉与页脚
•方法一:
点击在页眉页脚之间切换按钮
•方法二:
上下方向键
•,2,页眉/页脚与文档
•方法一:
双击页眉/页脚
•方法二:
点击页眉/页脚面板上的关闭按扭
•三、打印预览
•方法一:
文件/打印预览
•方法二:
点击工具栏上“打印预览”按钮
•注:
在打印预览状态中～也可以进行正常编辑～但需要注意的是～要把放大镜状态
处于取消状态,
•打印设置
•方法一:
文件/打印方法二:
Ctrl+P方法三:
点击工具栏上的“打印”按
钮
•Excel基本操作
•1、Excel功能
•2、启动与退出
•3、相关概念
•,1,、工作薄:
一个Excel文件～扩展名为XLS～默认名为Book1,•,2,、工作表:
工作薄中相对独对区域～一个工作薄最多可包含255个工作表,通
常为3个,,
•一个工作表中有256列A——IV
•一个工作表中有65536行1——65536•,3,、单元格:
用来写数据信息～是构成工作表的基本单位,•4、认识Excel窗口
•,1,、标题栏,2,、菜单栏
•,3,、工具栏,4,、编辑栏•名称框:
显示活动单元格名称,
•编辑框:
用来显示输入和编辑活动单元格的数据,•5、工作区
•行、列标志
•网络线,工具/选项/视图/网络线、勾选显示、反之隐藏,•6、状态栏
•二、编辑
•,一,、选取
•方法一:
鼠标
•单个:
单击
•连续:
拖动或Shift键辅助选择,
•不连续:
按Ctrl键辅助选择,
•整行:
单击行标志,
•整列:
单击列标志,
•方法二:
键盘
•1、活动单元格上下左右用方向键,
•方法三:
使用名称框
•1、连续引用:
以冒号连接首尾单元格如:
A1:
B4•2、不连续引用:
以逗号连接首尾单元格如:
A1～B4•,二,、移动和复制单元格数据
•,三,、插入和删除单元格～整行或整列
•,四,、合并单元格,工具栏上合并及居中按钮,•三、输入内容
•每个单元格容量:
0——255个字符
•文本溢出:
隐藏
•数字溢出:
####,输入数值位数大于所在列的宽度,•对齐方式:
文本靠左数字靠右
•1、文本输入
•中文字符英文字符字符与数字组合•字符型数字:
方法一:
前面加单引号“’”
•方法二:
格式/单元格/数字/文本•2、数字
•0——9负数:
以“—”开头或以括号表示
•分数:
以分数前加一个零和空格
•3、日期与时间
•日期
•格式:
年/月/日或年—月—日
•默认当前日期:
CTRL+,
•时间:
分为24小时,22:
00,和12小时制,10:
00,•默认当前时间:
CTRL+SHIFT+,
•4、批注,提示信息,
•,1,方法:
光标定位于单元格中
•“插入/批注”
•,2,批注显示方式
•“工具/选项/视图”
•,3,改变批注形状,同文本框,
•,4,编辑批注
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