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1、Office基本操作技巧Office2010基本操作技巧【文字处理技巧】 1. 去除页眉的横线方法 第一种方法:选中页眉的内容后，选取“格式”选项，选取“边框和底纹” ，边框设置选项设为“无”“应用于”处选择“段落”，确定即可。 第二种方法更为简单，当设定好页眉的文字后，鼠标移向“样式”框，在“字体选择”框左边，把样式改为“页脚”、“正文样式”或“清除格式”，便可轻松搞定。 2. 在 Word 中快速选择字体 为了能够快速地选择字体，我们可以将常用的字体以按钮的形式放到工具栏上。 首先在 Word 的工具栏上单击鼠标右键，在右键菜单中选择最后一项“自定义”。然后在出现的自定义编辑界面中选中“命

2、令”选项卡，再选择“类别”中的“字体”项。最后从右边列出的 Windows 已安装的字体中，选择常用的字体并用鼠标直接将它拖曳到工具栏上，这样在以后的使用中就可以快速选择字体了。 3. 用 Word 实现快速隔行删除 先将全文复制 Word 中，按Ctrl+A 键全选，再选择“表格”下拉菜单中的“转换/文字转换成表格”，在弹出的对话框中，将“列数栏”定为“2 列”，将“文字分隔位置”选为“段落标记”，确定后便出现一个 2 列 n 行的表格，再全选表格，右击鼠标“合并单元格”。 4. 清除 Word 文档中多余的空行 如果 Word 文档中有很多空行，我们可以得用 Word 自带的替换功能来进行

3、处理。 Word 中打开编辑菜单，单击“替换”，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，我们会看到“p”出现在文本框内，然后再同样输入一个“p”，在“替换为”文本框中输入“p”，即用“p”替换“pp”，然后选择“全部替换”，怎么样，多余的空行不见了吧。 5. 同时保存所有打开的 Word 文档 有时在同时编辑多个 Word 文档时，每个文件要逐一保存，按下 Shift 键的同时，单击“文件”菜单，大家看，已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令，这可就方便多了。 6. 巧妙设置文档保护 在用 Word2000/

4、XP 打印一份文件时，执行“工具”菜单中的“保护文档”命令，在弹出的窗口中选择“保护窗体”，然后设上密码。执行“工具”菜单中的“解除文档保护”命令，一切又正常了。 7. 编辑长文件更轻松 将鼠标移动到位于垂直滚动条的顶端分割条，鼠标指针变成双箭头，此时按住鼠标左键向下拖动，文档编辑区会被一分为二。你只需在上面编辑区找到相关内容，在下面编辑区找到相应位置，这样你就可以复制内容了，而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较多的内容。 8. 取消“自作聪明”的超级链接 当我们在 Word 文件中键入网址或信箱的时候，Word 会自动为我们转换为超级链接，如果不小心在网址上按一下，就会启动

5、IE 进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能，就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢,在 Word 中单击 ， “键入时自动套用格式”“工具?自动更正选项” 单击选项，将“Internet 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选项，将“Internet 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“确定”。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超级链接了。 9. 巧设 Word 启动后的默认文件夹 Word 启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，我们可以自定义 Word 启动后的默认文件夹，步骤如下: 1、单击“工具”菜单中“选项”命令，程

6、序将会弹出“选项”的对话框; 2、在对话框中，选择“文件位置”标签，同时选择“文档”; 3、单击“更改”按钮，打开“更改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中，选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”按钮; 4最后单击“确定”按钮，此后 Word 的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。 10. 在 Word 中快速输入汉字偏旁部首 作为语文老师，在用 Word 编制练习时，常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入?符号”命令，打开“符号”对话框，在“符号”标签下，将字体选定为“标准字体”，“子集”选定为“CJK 统一汉字”，你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的

7、偏旁部首开始的，选中你需要的如扌、攵、氵等偏旁部首，按“插入”按钮就行了。 11. 将 Word 表格巧妙转换为 Excel 表格 先打开带表格的 Word 文件，接着选中整个表格，先将光标放在表格的任一单元，在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上面再单击，整个表格的字会变黑表示全部选中，单击右键，在出现的菜单中选择“复制”;然后打开 Excel，再单击右键，在出现的菜单中选择“选择性粘贴”，在出现的对话框中有 6 项菜单可选，选择“文本”并确定就行了。 12. 巧存 Word 文档中的图片 想把Word文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里，可以按照下面的方法来做:

8、方法一:打开该文档，选择“文件”菜单下的“另存为 Web页”，指定一个新的文件名，按下“保存”按钮，你会发现在保存的目录下，多了一个和 Web 文件名一样的文件夹。打开该文件夹，你会惊喜地发现，Word 文档中的所有图片，都在这个目录里保存着。 方法二:打开PPT，复制想要的图片到PPT幻灯片中，再另存为即可。 13. 在 Word XP 中巧输分数 启动 Word XP，选择“插入”菜单下的“域”命令，出现“域”对话框，在“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”，“域名”项选中“Eq”，然后单击“域代码”按钮，单击“选项”按钮，在“开关”中选择“F”，按下“添加到域”，在下面的“域代码

9、”中添加上分子和分母，如 EQF12，连按两次“确定”回到 Word 编辑窗口，这样分数制作就完成了。 14. 快速输入大写数字 由于工作需要，经常要输入一些大写的金额数字特别是财务人员，但由于大写数字笔画大都比较复杂，无论是用五笔字型海狮拼音输入法输入都比较麻烦。后来偶然发现，利用Word 2000 可以巧妙地完成:首先输入小写数字如“123456”，选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令，选择“壹，贰，叁”项，点击“确定”即可，或者你也可以直接在“数字”对话框中输入数字。 15. 在 Word 文档中插入 MP3 文件 在 Word 文档插入声音文件，一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的

10、“剪贴画”，从“剪贴库”中选取插入。但是，这种方法插入的声音文件只限于 WAV 和 MIDI 文件。要插入MP3 格式的声音文件，可打开 Word 文档，把光标移到你要插入声音文件的位置，选择“插入”菜单下的“对象”选项，在打开的“对象”对话框中，选择“由文件创建”活页卡片，点击“浏览”按钮，从打开的“浏览”对话框中找到准备插入的 MP3 文件，并确定。当“浏览”对话框自动关闭后，点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮，稍等一会儿，插入点就会出现 MP3 文件的图标，双击它即可播放。但必须说明，在此操作之前必须在 Windows 中使 MP3 文件与你的 MP3播放器建立关联。 16. 在

11、英文状态下快速输入中文标点符号 在输入中文过程中，经常会遇到一些英文单词或句子，此时许多人会将中文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来，标点符号也成英文的了，输入标点符号时，还要再将输入法转为中文，十分麻烦。有没有简便的方法呢,当然有。Office2000 为用户提供了 12 组输入中文标点符号的快捷键，不管在任何输入法状态下当然包括英文，只需按下快捷键，即可输入中文标点符号，省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是:“:”等标点符号的中英文方式看似一样，其实是有区别的。 17. 为 Word 添加小助手 通过在工具栏上添加“属性”的方法，可快速查看文档的详细信息。 1.单击“工具”菜单

12、，从其下拉菜单中选择“自定义”命令，打开自定义设置窗口。 2.在自定义设置窗口中，选择“命令”项。在其下面的“类别”中选择“控件工具箱”，然后在右边的“命令”中选择“属性”项。 3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这样在 Word 的工具栏上，就出现了“属性”项。 当我们在 Word 中需要查看某个文档的详细信息时，只要单击工具栏上的“属性”项，那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会出现了，也可以根据自己的需要，添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。 18. 找回 Word 中的菜单栏 首先，在工具栏右击，在弹出的菜单中单击“自定义”命令。再单击“命令”选项，然后在

13、“类别”列表框中拖动滚动条，找到“内置菜单”单击。这时我们就可以在右边“命令”列表框中看到我们熟悉的“文件”“编辑”等菜单了。 19. Word 也能“自动求和” 在 Word2000/XP 的表格中，可以使用“自动求和”按钮。当然，这需要你事先把该按钮请出来，其方法是: 1.在“工具”菜单中，单击“自定义”命令。 2.选择“命令”选项，在“类别”框中，单击“表格”;在“命令”框中，找到并单击“自动求和”，然后用左键将它拖放到常用工具栏中的适当位置。 3.关闭“自定义”对话框。 现在，把插入点置于存放和数的单元格之中，单击常用工具栏中的“自动求和”按钮，则 Word 将计算并显示插入点所在的上

14、方单元格中或左方单元格中数值的总和。当上方和左方都有数据时，上方求和优先。 20.轻松保存 Office XP 的用户个性化设置 在“开始/程序”中找到“Microsoft Office 工具”，启动其中的“用户设置保存向导”。再点击“下一步”按钮，程序立即搜索已安装 Office 组件。然后选择“保存本机的设置”，再点击“下一步”按钮。程序提供给你两种保存方式:设置保存到 Web”和“将设置保存到文件”。选择后一项，并用“浏览”按钮选择保存的路径。最后点击“完成”按钮，程序在保存路径中生成一个后缀名为 OPS 的文件。这个文件包含的就是用户的设置信息。要恢复设置时，启动软件，选择 “将原先保

15、存的设置恢复应用到本机上” ，指定设置信息文件的路径，点击“完成”就恢复了。 21. 在 Word 中快速“粘贴” 在 Word2000/2002 中要进行粘贴操作时，最常用的是按“粘贴”或按快捷键 Ctrl+V。其实还有另一种方法更方便。执行菜单命令 ， “工具?选项” 在打开的对话框中单击“编辑”选项，单击“用 INS 键粘贴”前的复选框，之后再单击“确定”按钮来关闭该对话框即可。以后再需要执行粘贴操作时，只要按一下键盘上的 INS 键即 Insert 键就能快捷实现粘贴了。 22. 快速转换英文字母的大小写 在 Word2000/XP 中编辑文档时，如果需要将以前输入的英文单词或句子由小

16、写转换为大写，或由大写转换为小写，遇到这种情况大家可能都是先将原来的单词或句子删除，然后用大写字母或小写字母重新输入一遍。其实不用这么麻烦，只要把光标定位到句子或单词的字母中，然后同时按下“Shfit+F3”快捷键，此时如果原来的英文字母是小写的，就会先把句子或单词的第一个字母变为大写，再按一次快捷键，现在可以发现整个句子或单词的字母都变为大写了，再按一次就变回小写，每按一次快捷键字母的变化依此类推。 23. 锁定 Word 表格标题栏 Word2000/XP 提供给用户一个可以用来拆分编辑窗口的“分割条”，位于垂直滚动条的顶端。要使表格顶部的标题栏始终处于可见状态，请将鼠标指针指向垂直滚动条顶端的“分割条”，当鼠标指针变为分割指针即“双箭头”后，将“分割条”向下拖至所需的位置，并释放左键。此时，Word 编辑窗口被拆分为