报销业务标准化流程0425第二版.docx

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报销业务标准化流程0425第二版

报销核算业务标准化流程

报销核算运营部

目　录

1财务初审流程ﻩ1

1.１流程概述ﻩ1

1.２标准步骤1

2挂账凭证流程ﻩ3

２.１流程概述3

2.2标准步骤ﻩ4

３.１非财/银企还款业务初审和挂账凭证流程ﻩ５

3．2财／银企还款业务初审和挂账凭证流程ﻩ7

3.３体彩备用金省公司提交FＱ申请统一清账还款流程ﻩ8

３.4其他往来账户还款流程ﻩ１0

４挂账凭证复核流程ﻩ１3

4．1流程概述13

４．2标准步骤13

5　对私资金支付业务流程１４

５.１　资金计划业务流程ﻩ14

5．2支付处理业务流程ﻩ15

５.3TMS复核与支付业务流程15

5．5　付款凭证（本单位）业务流程ﻩ17

6　银行对账清账业务流程ﻩ１7

6.１流程概述ﻩ1７

６.2标准步骤ﻩ18

７　FSＯ财务费用业务处理流程21

7.1流程概述21

7.2　标准步骤ﻩ21

8FSＯ报销专户对账业务流程２4

８.1流程概述ﻩ24

９　冲销业务流程２4

9．1流程概述24

9.2标准步骤25

10调整业务流程ﻩ2７

1０.１　流程概述2７

10．2标准步骤２7

　　　　　　　　　报销业务流程

根据核算业务范围,报销核算运营部目前设置对私报销的财务初审业务、挂账凭证业务、还款业务、挂账凭证复核业务、对私资金付款业务、银行对账清账业务、FSO财务费用业务、资金对账业务、调整业务、冲销业务十个业务流程。

1　财务初审流程

1.1流程概述

报销核算岗业务人员对中石化财务共享上线企业提交的对私报销单据,借款业务单据完成审核、修改。

对私报销业务单据包括差旅费报销、业务招待费报销、主办会议费报销、其他费用报销业务对私报销单据；借款业务包括对私借款业务和对公借款业务。

1.2标准步骤

（1）步骤：

登录费用报销系统（ＥRS），点击左侧财务处理列表、进入财务初审（共享）界面,选择公司代码、业务类型、申请日期、核定状态，默认核定状态为“已保存,待核定,待核定（退回）”，点击查询按钮,显示企业当前提报的待初审单据。

（2）步骤:

点击核定,打开单据并同时打开单据影像：

查看审批信息处流程是否完整、审批意见有无需注意事项、有无协同意见。

（３）步骤:

检查（核对）影像：

点击附件影像,检查单据影像扫描是否正确、完整、清晰可辨，检查票据是否合规:

票据抬头是否为提报单位名称、票据是否为国税监制发票或财政监制票据、加盖的发票专用章等是否合规、无有重要发票信息缺失,开具发票的货物或者劳务内容是否与提报会计科目相符合；

②根据票据开具内容的不同按费用项目汇总其对应的会计科目金额是否正确，如果提报单据类型为差旅报销则还需核对票据日期、金额和行程信息、住宿信息、补助信息、其他信息是否与发票内容及金额吻合;

③检查会计科目下的成本中心、订单、网络作业号、WBS元素等其他辅助核算信息是否完整正确；

④涉及既有对私又有对公挂账，应检查开具发票的供应商与系统中提报的供应商名称是否一致、对供应商挂账金额是否正确;

核对借款金额、借款人是否正确,审批信息流程、借款用途是否符合要求,超过2万的借款,是否有单位主要领导或总会计师审批，对私借款金额是否超过５万;

对公借款业务涉及一次性供应商的,一次性供应商编码是否合规、供应商信息是否完整准确。

（4）步骤：

检查增值税专用发票是否抵扣进项税、增值税专用发票抵扣是否符合企业抵扣规则、并对错误抵扣信息进行修改维护,检查付款单位名称、发票金额、发票税金、发票代码、发票号码、发票税率、发票日期、纳税人识别号等信息是否正确，是否超过抵扣期限。

（５）步骤：

检查税务局监制的通行费发票是否抵扣进项税,抵扣金额、适用税率是否正确，是否符合企业抵扣规则，并对错误抵扣信息进行修改维护。

（6）步骤:

核对报销总金额。

核对汇总单据中发票总金额（差旅费总金额包括企业提报的差旅补助）是否与企业提报金额一致。

（7）步骤：

核对修改发票、附件张数:

核对影像中发票张数与附件张数,企业提报不正确时予以修改。

（８）步骤:

修改申请事由。

按报销核算规则及企业要求修改申请事由。

（9）步骤：

保存提交。

单据审核完成确认信息无误后点击保存后提交单据。

２　挂账凭证流程

2.1流程概述

报销核算岗业务人员对中石化财务共享上线企业提交对私报销单据，借款业务单据完成挂账凭证制单。

对私报销业务单据包括差旅费报销、业务招待费报销、主办会议费报销、其他费用报销业务;借款业务包括对私借款业务和对公借款业务。

2.2标准步骤

（1）步骤:

登录费用报销系统（ERS）,点击左侧财务处理列表、进入挂账凭证界面,选择公司代码、业务类型、申请日期、过账状态,默认过账状态为“待制单,已制单,提交失败,过账失败,提交冲销失败,冲销失败”,点击查询按钮，显示企业提报的待挂账单据。

（２）步骤:

点击制单,打开挂账凭证操作界面并同时打开单据影像。

（３）步骤:

修改抬头文本摘要,检查修改参照、附件张数、原因代码等。

（4）步骤:

核对行项目信息、辅助核算信息是否完整正确。

核对会计科目、金额是否正确,检查修改行项目文本,检查成本中心、订单、ＷＢS信息、网络作业号、维护事务类型、业务核算类型、业务核算类型（企业）、物料编码、物料数量、物料单位、辅助客户、获利能力段、反记账等辅助核算信息是否完整准确,合并相同会计科目。

②检查增值税专用发票影像（包括抵扣的通行费）,检查修改行项目文本、增值税发票代码、发票号码、税码、税金，业务核算类型（企业）等辅助信息是否和行项目信息填写一致。

检查扩展科目信息,扩展科目包括应付职工薪酬-福利费、职工教育经费，应交税费,低值易耗品及摊销：

核对扩展科目是否正确,检查修改行项目文本,核对修改合并事务类型、订单等辅助核算信息是否正确。

检查供应商（包括专项供应商）行项目记账码、核对供应商代码、供应商名称、特别总账标志等信息是否正确,检查修改行项目文本，检查付款方式补充、业务核算类型等是否正确。

（5）步骤：

保存提交。

对检查核对完成的挂账凭证,点击保存后提交，完成挂账凭证流程。

3还款业务流程

按照场景分为四个业务场景，包括１、非财/银企还款业务初审和挂账;2、财／银企直连还款业务初审；3、体彩借款省公司提交ＦQ申请统一清账还款流程。

4、往来账户还款业务。

3.1非财／银企还款业务初审和挂账凭证流程

3.1．1流程概述

报销核算岗业务人员对中石化财务共享上线企业提交的非财／银企还款业务单据,完成初审和挂账凭证制单。

3．1.2标准步骤

环节1、非财/银企还款业务单据财务初审：

（1）步骤：

登录费用报销系统（ERS），点击左侧财务处理列表、进入财务初审（共享）界面,选择公司代码、申请日期、核定状态，默认核定状态为“已保存,待核定,待核定（退回）”，业务类型选择还款业务，点击查询按钮，显示企业当前提报的待初审还款单据。

（2）步骤:

点击核定,打开单据并同时打开单据影像,查看银行回执是否齐全、审批信息处流程是否完整、审批意见有无需注意事项、有无协同意见。

（３）步骤:

核对还款人员、金额、还款方式是否正确，查询还款账户是否为非财／银企银行账号，对应的账户信息是否正确。

（4）步骤：

保存提交。

单据审核完成确认信息无误后点击保存后提交单据。

环节2、非财/银企还款业务单据挂账凭证:

（１）步骤:

登录费用报销系统（ＥＲS）,点击左侧财务处理列表、进入挂账凭证界面,选择公司代码、申请日期,过账状态选择“待制单”,业务类型选择还款业务,点击查询按钮,显示企业提报的当前待制单还款单据。

（2）步骤：

点击制单,打开挂账凭证操作界面并同时打开单据影像。

（3）步骤:

修改抬头文本摘要,检查修改参照、附件张数、原因代码，参照字段输入“/N”。

（4）步骤:

核对修改银行存款科目,检查金额是否正确,检查修改行项目文本,根据银行回执日期填写分配字段信息。

（５）步骤:

保存提交。

对检查核对完成的挂账凭证,点击保存后提交,完成非财／银企挂账凭证流程。

3.2　财/银企还款业务初审和挂账凭证流程

3.2.１　流程概述

报销核算岗业务人员对中石化财务共享上线企业提交的非财/银企还款业务单据,完成初审和挂账凭证制单。

3.2.２标准步骤

环节１、财/银企还款业务单据财务初审:

（１）步骤:

登录费用报销系统（ERS），点击左侧财务处理列表、进入财务初审（共享）界面,选择公司代码、申请日期、核定状态,默认核定状态为“已保存,待核定,待核定（退回）”,业务类型选择还款业务,点击查询按钮，显示企业当前提报的待初审还款单据。

（２）步骤：

点击核定,打开单据并同时打开单据影像，查看银行回执是否齐全、审批信息处流程是否完整、审批意见有无需注意事项、有无协同意见。

（3）步骤:

核对还款人员、金额、还款方式是否正确，查询还款账户是否为财/银企银行账号,对应的账户信息是否正确，到ERP中查询银行到账通知，双击ZＴRRHQ0０1１0-银行到账通知处理事务码,输入公司代码、利润中心,选定交易日期，选“需要处理的收付款项目”进入操作界面,根据交易日期、交易金额、付款人、摘要、交易流水号查找确认本笔银行存款。

（４）步骤：

保存提交。

单据审核完成确认信息无误后点击保存后提交单据。

环节２、财／银企还款业务单据挂账凭证：

（１）步骤：

登录费用报销系统（ＥＲＳ），点击左侧财务处理列表、进入挂账凭证界面,选择公司代码、申请日期，过账状态选择“待制单”，业务类型选择还款业务,点击查询按钮,显示企业提报的当前待制单还款单据。

（2）步骤:

点击制单，打开挂账凭证操作界面并同时打开单据影像。

（3）步骤：

修改抬头文本摘要，检查修改参照、附件张数、原因代码,参照字段输入“/Ｎ”。

（4）步骤:

核对修改银行存款科目,检查金额是否正确，检查修改行项目文本，根据ERＰ中银行到账通知的交易流水号填写分配字段信息。

（5）步骤:

保存提交。

对检查核对完成的挂账凭证，点击保存后提交，完成非财/银企挂账凭证流程。

（6）步骤:

到ＥRP中清理到账通知。

双击ZTＲRHQ0０131-银行到账通知清理、取消清理事务码,输入公司代码、利润中心,选定交易日期,选“需要处理的收付款项目”进入操作界面，根据交易日期、交易金额、付款人、摘要、交易流水号查找确认该笔银行存款。

选中该笔记录,点击界面上方的“清理”，完成到账通知清理。

３.3体彩备用金省公司提交ＦQ申请统一清账还款流程

3.3.1流程概述

该流程核算的是省公司在FSO提交的体彩备用金统一清账的还款业务。

３.3.2标准步骤

（1）步骤:

抓取FSO“核算岗代办清单”的ＦQ业务。

（２）步骤:

查看业务基本情况。

查看ＦＱ申请界面主要字段内容:

服务请求描述、公司代码、利润中心、服务请求状态、申请类型-FQ;

服务请求描述:

根据此填写凭证摘要、文本;

公司代码和利润中心：

根据此选择利润中心;

服务请求状态和申请类型-FＱ:

根据此判断在FQ是否为紧急业务，凭证回写后进行外协。

（3）步骤:

查看FQ申请附件影像。

根据附表到ＥRS系统核对各地市提交的还款金额是否正确。

（4）步骤：

执行FQ申请流程，选取编制凭证SAP事物码F－43并执行。

（5）步骤：

编制凭证

填写凭证抬头：

a录入“凭证日期与过账日期”字段,检查是否正确。

b录入“公司代码和货币/汇率”字段,检查是否正确。

c检查“凭证类型”字段是否正确。

ｄ录入“页数”字段，检查是否正确。

e录入“凭证抬头文本”，检查是否正确。

填写借方科目。

a录入“记账码２１”“供应商编码97HQ0058非油品暂估供应商”，检查是否正确。

b录入“金额”，检查是否正确。

ｃ录入“利润中心”,检查是否正确。

d录入“业务核算分类”，检查是否正确。

e录入“业务范围”，检查是否正确。

f录入“付款方式补充”,检查是否正确。

ｇ录入“文本”，检查是否正确。

填写贷方科目。

a录入记账科目“113３０20００1其他应收款-员工借款”，检查是否正确。

b录入“金额”,检查是否正确。

ｃ录入“利润中心（各地市）”，检查是否正确。

d录入“业务范围”，检查是否正确。

e录入“付款基准日期”,检查是否正确。

f录入“文本”,检查是否正确。

凭证模拟检查,过账。

a模拟凭证,对照影像检查凭证。

检查凭证:

凭证类型是否正确；金额是否正确；业务范围、利润中心是否正确；供应商是否正确;付款补充方式、业务核算分类是否正确;付款基准日期是否正确;摘要、文本书写是否准确。

b保存过账。

c检查FQ申请凭证号是否回写。

d检查凭证是否需要补单，对需要补单的作外协处理。

e结束流程。

（６）步骤:

在ERＳ系统中将凭证号补录到相应的还款单据上，此类还款业务处理完毕。

３.４　其他往来账户还款流程

３．4．1、流程概述

该流程核算的是附有银行存款单,已经清理到往来账户的还款业务。

3.4.2、标准步骤

（1）步骤:

共享初审:

点核定打开影像附件,检查是否有还款申请单，是否有银行存款通知单、银行现金交款单或者其他银行转账汇款单，检查银行存款通知单上收款人是否为中石化山东石油公司，检查付款人、金额、摘要附言与系统申请单是否一致,是否该有银行收讫等专用章。

（2）步骤：

到SAＰ系统,点击到账通知事务码ZTRRHＱ０01１０-银行到账通知清理、取消清理程序,输入公司代码、利润中心，选定交易日期,选“需要处理的收付款项目”进入操作界面，根据交易日期、交易金额、付款人、摘要、交易流水号查找不到本笔还款时，本笔还款可能已经处理到各地市的往来账户。

（3）步骤:

按照银行存单的收款账户,在《山东石油银行科目对照表》中选出对应的银行科目,通过事物码ＦS10N-余额显示在其银行科目余额表中查找本笔还款的清理过程。

确定当前还款所在的往来账户。

SＡP系统里通过事务码：

FBL5Ｎ-客户行项目或者FBＬ1Ｎ-供应商行项目,输入客户或供应商账户、公司代码，选择未清项目和日期,或者选择全部项目和日期,勾选普通项目和特别总账业务，确认该笔金额是否在往来账户。

（4）步骤:

确认后在SAP用事务码F-４３（或者相应的事物码F－32、Ｆ-44）编制凭证。

①填写凭证抬头。

a录入“凭证日期与过账日期”字段，检查是否正确。

b录入“公司代码和货币/汇率”字段,检查是否正确。

ｃ检查“凭证类型”字段是否正确。

ｄ录入“页数”字段,检查是否正确。

e录入“凭证抬头文本”，检查是否正确。

②填写借方科目。

a录入“记账码”“特别总账标识”“客户\供应商编码”，检查是否正确。

b录入“金额”,检查是否正确。

c录入“利润中心”，检查是否正确。

ｄ录入“基准日期”,检查是否正确。

e录入“业务范围”,检查是否正确。

f录入“付款方式补充”，检查是否正确。

g录入“文本”,检查是否正确。

③填写贷方科目。

a录入记账科目“1１3３０２００01其他应收款－员工借款”,检查是否正确。

b录入“金额”，检查是否正确。

c录入“利润中心”，检查是否正确。

d录入“业务范围”，检查是否正确。

e录入“付款基准日期”，检查是否正确。

f录入“文本”,检查是否正确。

④凭证模拟检查，过账。

ａ模拟凭证,对照影像检查凭证。

检查凭证:

凭证类型是否正确；金额是否正确；业务范围、利润中心是否正确；客户\供应商是否正确；付款补充方式是否正确；付款基准日期是否正确；摘要、文本书写是否准确。

ｂ保存过账。

（5）步骤：

在ERS系统中将凭证号补录到相应的还款单据上。

此类还款业务处理完毕。

４　挂账凭证复核流程

4．1流程概述

报销核算岗业务人员对中石化财务共享上线企业提交对私报销单据,借款业务单据，还款业务单据完成挂账凭证复核。

对私报销业务单据包括差旅费报销、业务招待费报销、主办会议费报销、其他费用报销业务;借款业务包括对私借款业务和对公借款业务。

4.２标准步骤

（１）步骤:

登录费用报销系统（ERS），点击左侧财务处理列表、进入挂账凭证界面，选择公司代码、利润中心、业务类型、申请日期、过账状态,默认过账状态为“未复核”，点击查询按钮，显示企业提报的待挂账单据。

（2）步骤:

点击制单,打开挂账凭证操作界面并同时打开单据影像。

（３）步骤：

检查原因代码、成本中心、订单、ＷBS信息、网络作业号、维护事务类型、业务核算类型、业务核算类型（企业）、物料编码、物料数量、物料单位、辅助客户、获利能力段、特别总账标识、扩展科目是否正确;检查增值税专用发票金额、发票代码、发票编码是否正确，是否超过抵扣期限。

（4）步骤：

输入复核意见,点击通过返回挂账凭证复核界面，完成挂账凭证复核业务流程。

5　对私资金支付业务流程

包括资金计划、支付处理、TＭS复核与支付、付款凭证、付款凭证（本单位）环节。

5.1资金计划业务流程

5.1.1流程概述

企业财务对已完成挂账的对私报销支付业务确认资金计划。

目前有44１5、X9８0两家单位的资金计划由共享代确认。

５.１.2标准步骤

（1）步骤:

选择公司代码,查看资金计划确认情况。

（2）步骤:

勾选未确认资金计划业务,点击“全部确认”按钮。

5.2支付处理业务流程

５.2.1流程概述

按公司代码选取“待支付”业务,确定企业银行报销专户存款余额充足、核对付款方式无误后进行支付打包操作。

5．2.2标准步骤

（1）步骤：

查询“支付处理”中处于“待支付”状态业务情况，主要查看公司代码、支付方式等。

（2）步骤:

在TMＳ指令提交系统查询企业银行报销专户实时余额。

（3）步骤:

勾选“待支付”业务,点击“银企打包支付”或“线下打包支付”。

①核对“银企打包支付”中的金额是否与资金计划金额一致。

确认支付方式是否正确。

移除问题业务后确认打包支付。

对收款人银行信息错误进行“协同”处理。

对挂账凭证冲销、退回或其他取消支付的业务，进行“作废”处理。

5.３　ＴＭＳ复核与支付业务流程

5．3．１流程概述

在ＴMS指令提交系统专机上完成对私付款业务的复核、支付,及银行余额及转账结果查询。

5．3.2标准步骤

（1）步骤:

TＭS复核。

核对TMS指令提交系统中业务接收数量和ERＳ“支付处理”业务打包数量是否一致。

勾选业务，完成复核确认提交。

（2）步骤：

TMＳ支付。

①核对复核数量和支付数量是否一致；

选择公司代码、银行账号,勾选“待支付”业务,确认支付提交。

查询付款指令执行状态及结果。

（3）步骤：

TMS退回。

查看支付失败或有问题业务，按返回错误信息分类进行支付退回、复核退回。

对付款失败业务协同企业或有关顾问处理。

5.４付款凭证业务流程

5.4.1流程概述

对ＴMS系统支付成功的业务完成付款凭证制单。

5．4.2　标准步骤

（1）步骤:

输入公司代码、结算状态、支付日期后，查询“待制单”业务。

（2）步骤：

勾选对“待制单”业务进行制单。

根据付款方式不同（代付和非代付）分为批量处理业务和单笔处理业务两种方式。

场景1、批量处理（非代付付款业务）

（１）步骤：

打开付款凭证操作界面,选择公司代码、制单数量,进行制单批量处理。

（２）步骤:

核对抬头文本是否规范、要素是否齐全,银行科目、金额、原因代码等辅助信息是否完整、准确。

（3）步骤:

批量处理,保存提交。

场景2、单笔处理（代付付款业务）

（１）步骤:

打开付款凭证操作界面,选择单笔代付业务,进行制单。

（２）步骤:

核对抬头文本是否规范、要素是否齐全;科目、金额、原因代码等辅助信息是否完整、准确。

（3）步骤：

维护单笔代付凭证抬头文本、行项目文本、付款方式补充、业务核算类型等相关字段。

（４）步骤:

保存提交。

５.５付款凭证（本单位）业务流程

5.5.1　流程概述

对付款凭证制单成功的代付业务完成付款凭证（本单位）制单。

5.5．2标准步骤

（1）步骤:

打开付款凭证（本单位）操作界面,选择单笔代付业务，进行制单。

（2）步骤:

核对抬头文本是否规范、要素是否齐全;科目、金额、原因代码等辅助信息是否完整、准确。

（3）步骤：

维护单笔代付凭证抬头文本、行项目文本、付款方式补充、业务核算类型等相关字段。

（4）步骤：

保存提交。

６银行对账清账业务流程

６.1流程概述

在ＳAP系统中对企业报销银行专户完成对账及清账工作,对未达及未清业务手工查找原因并补录相关凭证,月末编制银行余额调节表。

6．2标准步骤

（１）步骤：

上载银行电子对账单。

（2）步骤：

查看银行电子对账单是否到位、完整,是否能正常上载。

（３）步骤:

对银行电子对账单不能正常收到的,需要向银行索取对账单。

（４）步骤:

银行电子对账单错误，需要删除。

（5）步骤:

查看自动清账及生成Y2凭证情况。

（6）步骤:

查看并核对银行余额调节表余额。

（7）步骤：

对未能自动对上账的业务，分析原因后进行手工清账。

手工清账业务包括已记账未清账业务、付款失败退回等业务。

场景1、已记账未清账业务

对企业已记账,银行已发生,在银行存款余额调节表的两端都有记录进行手工过账并清账。

（１）步骤：

查看余额调节表中确定需要进行手工清账的业务。

（2）步骤：

到FEBA中找到需要手工清账的业务，主要核对交易流水码。

（3）步骤:

录入“公司代码”、“银行科目”、“科目类型”字段，找到要处理的“处理未清项”，检查是否正确。

（4）步骤:

模拟凭证。

检查凭证，注意贷方分配是否填写。

（5）步骤:

保存过账。

（6）步骤：

清理银行到账通知，主要核对金额、交易流水码。

（７）步骤:

查看余额调节表中该笔业务手工清账情况。

场景2、付款失败退回业务

（1）步骤:

查看余额调节表,确定存在未达业务。

（2）步骤:

查看银行到账通知处理中未达业务交易时间、交易金额、付款方户名、摘要、交易流水码等信息，确定属于付款失败业务的未达项。

（３）步骤:

在EＲＳ系统查找相应付款凭证号。

（4）步骤：

查找该笔业务清账凭证,并冲销。

①录入“清账凭证号”，检查是否正确。

选择“重置已清项”，检查是否正确。

选择“重置并冲销”,检查是否正确。

选择“冲销原因”,检查是否正确。

录入“过账日期”，检查是否正确。

录入“过账期间”,检查是否正确。

（5）步骤：

登录EＲS系统，冲销该笔付款凭证。

录入“记账日期”,检查是否正确。

选择“冲销原因”，检查是否正确。

③录入“备注”中冲销原因，检查是否正确。

（6）步骤:

在“银行到账通知处理”中编制收款清账凭证。

填写凭证抬头。

a录入“凭证日期与过账日期”字段,检查是否正确。

ｂ录入“公司代码和货币/汇率”字段，检查是否正确。

c录入“凭证类型Y2”字段，检查是否正确。

ｄ录入“参照/Ｎ”字段,检查是否正确。

e录入“凭证抬头文本”,检查是否正确。

填写借方行项目。

ａ录入“记账码”、“科目编码”,检查是否正确。

b录入“金额”，检查是否正确。

ｃ录入“分配”，检查是否正确。

d录入“文本”，检查是否正确;

e录入“业务范围”，检查是否正确；

f录入“利润中心”,检查是否正确;

ｇ录入“原因代码”，检查是否正确；

③填写贷方行项目：

ａ录入“记账码”、“科目编码”,检查是否正确；

b录入“金额”，检查是否正确;

c录入“分配”，检查是否正确；

d录入“文本”，检查是否正确；

e录