word 邮件合并功能详解.docx

word 邮件合并功能详解.docx

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word邮件合并功能详解

word邮件合并

一、进行“邮件合并”

　　1.启动Word，打开“询证函.doc”，执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。

　　2.选择“信函”项，单击“下一步”；选择“使用当前文档”项，单击“下一步选取收件人”；选择“使用现有列表”项，单击“下一步撰写信函”。

　　3.进入“选取数据源”对话框，在“文件类型”框中选择“Excel文件”，然后在文件列表框中，双击“往来账项明细表.xls”。

　　4.在“选择表格”对话框中，单击所需要的工作表，勾选“数据首行包含列标题”复选框，单击“确定”按钮。

　　5.在“邮件合并收件人”对话框中，对数据进行编辑后，单击“确定”按钮。

　　6.执行“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，打开“邮件合并”工具栏。

单击“询证函.doc”文档中的①处，然后在“邮件合并”工具栏中单击“插入域”按钮，进入“插入合并域”窗口；选择“数据库域”，然后在“域”栏中单击“顺序号”，依次单击“插入”和“关闭”按钮。

　　同理，将文档中的②、③、④、⑤处分别指定为“公司名称”、“项目”、“贵公司欠”和“欠贵公司”。

　　至此，“询证函.doc”文档显示如图3所示。

文档中书名号及里面的部分就对应着“往来账项明细表.xls”文件的相关项目。

　　二、完成“邮件合并”

　　在“邮件合并”任务窗格中，单击“下一步撰写信函”，然后单击“下一步预览信函”，再单击“下一步完成合并”，至此邮件合并完成。

　　想看看合并后的结果吗?

在“邮件合并”窗格中单击“编辑个人信函”，此时Word将弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，点击“确定”按钮后就可以看到合并后的信函文档了。

　　编后：

上例使用Word的“邮件合并”功能把Word文档和Excel二维表格完美地合并到一处，实现了数据的批量处理，有效减轻了工作量。

在财务工作中经常遇到类似情况，朋友们不妨一试。

　　三、图解：

来源

首先设置“打开时确认转换”，原因不详述，有兴趣请看微软官网的说明：

邮件合并可以用工具菜单－邮件合并的向导，那个图比较多，所以这里用工具栏，好说明一点。

设置文档类型。

设置数据源。

做个表格。

插入合并域。

合并到新文档。

结果。

Word2000的对话框，差别主要是选的是“分类”。

用EXCEL达到类似功能的方法。

可参见：