文书档案整理实操手册.docx
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文书档案整理实操手册
档案人员岗位培训
实操手册
（文书档案）
北京市档案干部培训中心
2014年
文书档案整理方法一
——以“卷”为单位的整理方法
★文书档案按“卷”整理流程：
⑴分类⑵组卷⑶检查、调整卷内文件⑷排列卷内文件⑸卷内文件编号⑹填写卷内目录⑺填写卷内备考表⑻拟写案卷标题⑼填写案卷封面⑽装订案卷⑾案卷排列⑿编制案卷号⒀编制档号⒁编制案卷目录
立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。
第一步分类
分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。
1.按年度分类
文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料不能混在一起立卷。
一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：
⑴计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。
⑵跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。
⑶跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。
⑷计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。
如主要是总结就归入总结的针对年立卷。
主要是计划就归入计划的针对年立卷。
⑸跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。
⑹跨年度的会议文件，放在会议开幕的年度立卷。
⑺法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。
⑻跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。
⑼转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。
2.按机构或问题分类
分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。
3.按保管期限分类
不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。
按照国家档案局8号令，文书档案保管期限为永久、30年、10年。
将文件材料按其不同的保管期限再次分清，永久的放一起，30年的放一起，10年的放一起。
在划分文件的保管期限时，要依照本单位制定的文书档案保管期限表，对每份文件的来源、内容、作者、时间、文种等多方面进行全面地分析，做到划分准确、宽严适度。
在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对无保存价值的文件进行剔除。
如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件、下级报送的不必备案的文件等。
4.复式分类法
在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，很少有单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。
目前普遍采用的分类方法有两种：
年度-机构（问题）-保管期限分类法：
先将归档文件按年度分类，然后在每个年度下再按组织机构分类，最后在每个机构内按保管期限分类。
这种分类方法较适用于推行部门整理立卷的单位。
保管期限-年度-机构（问题）分类法：
先将归档文件按保管期限分类，然后在各保管期限内按年度分类，最后在同一年度内按机构分类。
这种分类方法较适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位。
第二步组卷
组卷就是在前面分类的基础上，将同年度中属于同一机构（问题）且保管期限相同的文件材料按照一定规律组合在一起。
组卷的基本方法：
主要有运用公文主要特征和运用公文主要类型组卷两种方法，在实际工作中，可按照本单位公文形成的特点，根据具体情况，结合公文的保存价值，灵活选择组卷方法。
1.运用公文主要特征组卷
⑴按照问题特征组卷：
将反映同一事物、同一问题、同一项工作、同一人物的公文组合成一个案卷，这是实际工作中使用最广泛的方法。
例如：
北京市××局关于物价管理工作的通知、规定；
北京市××厂关于排污问题的报告、通知。
⑵按照时间特征组卷：
把内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在一起。
例如：
北京市××公司2010年经理办公会议记录；
北京市××厂2010年第一季度生产情况统计表。
⑶按照责任者特征组卷：
责任者指公文的制发机关或个人。
将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起方法。
例如：
北京市××局关于干部培训、福利待遇等工作的规定、通知。
⑷按照公文名称特征组卷：
将具有相同公文名称的若干份公文组合在一起的方法。
例如：
北京市××公司关于所属企业改革情况统计报表。
注意：
利用公文主要特征组卷的方法使用广泛，但在实际运用中，只按一种特征方法组卷是极少的，为使卷内公文的联系更加紧密，便于查阅和利用，往往采用几种特征结合使用。
例如：
“中共××市委组织部关于2010年干部任免的通知”，就是将责任者特征、时间特征、问题特征和公文名称特征结合使用。
究竟选用哪方面的特征组卷，要将文件进行分析对比，视文件之间联系的紧密程度来定。
对于某一部分文件材料，先抓住它们的主要特征，然后根据文件数量的多少，综合运用其他特征合理组卷。
2.运用公文主要类型组卷
该方法是将公文大体分成几种类型,根据每种类型公文的形成规律和特点,采取不同方法组卷。
⑴会议文件：
一般是一会一卷，会议文件较多的大型会议可一会数卷，问题相近的几个小型会议可数会一卷。
⑵案件材料：
主要指非诉讼案件材料。
立卷时一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案数卷。
⑶信访材料：
可根据来信所反映的问题、信件作者、信件处理形式等，结合文件的多少进行组卷。
⑷简报、刊物：
可按简报（情况反映、动态等）和刊物（报纸、书籍等）名称分开，一期一卷或数期一卷。
3.组卷的基本要求
组卷应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。
组卷时应注意以下几个方面：
⑴不同机构的文件材料不能组合在一起。
⑵不同保管期限的文件材料不能组合在一起。
⑶密不可分的文件材料要组合在一起。
如一个问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。
⑷当文件材料特别少时，可以将相近、相关问题的材料组合在一起。
但这些问题必须属同一年度同一机构下保管期限相同的文件，而且问题不能过多，一般不超过5个，否则就显杂乱。
特别提示：
组卷不是随意、主观地把若干份文件组合在一起，在具体操作上往往很难把握。
实际工作中，同是一组文件，往往由于组卷者的认识程度不一，会有不同的组卷方法，组成的案卷会因人而异。
因此，组合过程中要把握这个要点：
在同一年度、同一个机构中，同一问题或相关问题、价值相同的文件材料才可以组合在一起。
因此，前面第一步分类很重要，分类是组合的前道工序，是为了更方便、更合理地组卷，只有分类清楚了，组卷时才能有条理，容易操作，否则眉毛胡子一把抓，将会影响组卷质量。
第三步检查、调整卷内文件
案卷组合完成后要进行反复检查，包括：
检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全、完整：
常见的情况有请示与批复、定稿与印件、转发文原件分家、单份文件残缺不全，会议文件不成套等，应及时补全；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。
检查中发现分类或期限不准、组卷不合理等问题应调整，发现重份文件要剔除。
第四步排列卷内文件
1.一些有密切联系的文件排列顺序
批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；文件正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；事件、事故、案件材料的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件材料在后。
具体排序如下：
（1）对于单份文件，其排列顺序如下：
①发文稿纸/文件处理单/拟办单/签批条
②正本/转发文
③附件/被转发文
④定稿
⑤草稿
⑥少数民族文字文本/外文本
⑦复制件
（2）对于多份文件，其排列顺序如下：
①方针政策性公文在前，业务性公文在后；
②上级机关公文在前，本机关和下级机关公文在后；
③案件的结论及判决性公文在前，依据性材料在后；
④会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；
⑤其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。
注意：
卷内文件作者、问题单一的，按时间顺序排列；卷内文件两个以上作者、问题单一的，按作者—时间顺序排列；作者单一、两个以上问题的，按问题—时间顺序排列；多问题、多作者的，按问题—作者—时间或作者—问题—时间顺序排列。
第五步卷内文件编号
为固定卷内文件排列的位置，便于统计和保护文件，要按已排定的顺序依次用铅笔编写页号，采用阿拉伯数字从1起在卷内文件第一页编至最后一页（卷内目录、备考表不编页号）。
页号的位置在文件的正面右上角，背面有文字的编在左上角，背面为空白时不编页号。
第六步填写卷内目录
卷内文件目录的项目包括：
顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
卷内文件目录放在卷首，填写时应使用蓝黑墨水、碳素墨水，也可用激光打印机打印出来。
其各项目填写要求如下：
1.顺序号:
填写卷内每份公文排列顺序的序号。
一份公文一个顺序号。
2.文号：
即公文发文机关的发文字号。
填写时应照抄实录。
3.责任者：
即公文的制发机关或其代表人。
填写时应用全称或规范化简称。
4.题名：
即公文标题。
一般照抄实录。
若公文标题过于复杂，可缩写；没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名，并加“[]”，与原标题加以区别。
5.日期：
即公文的形成时间。
填写时年、月、日要齐全，如“2010.5.6”。
没有日期的文件应考证清楚后填写。
6.页号：
即卷内公文所在页号。
填写时除卷内最后一份公文需填写起止页号外，其余公文只填写首页页号。
7.备注：
留待对卷内公文变化时作说明之用。
例如:
卷内文件目录
顺序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
京财预[2013]
5号
北京市
财政局
市财政局关于增加市档案局2008年行政经费的函
2013.3.17
1
2
京档[2013]
2号
北京市
档案局
市档案局关于申请增加2008年行政经费预算的函
2013.2.15
5
3
……
……
……
……
9-16
第七步填写卷内备考表
卷内备考表的项目包括：
本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
卷内备考表放在卷末。
其项目填写要求如下：
1.卷内情况说明：
主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
2.立卷人：
完成立卷后，由立卷者签名。
3.检查人：
由案卷质量审核者签名。
本卷情况说明
立卷人:
张××
检查人:
李××
立卷日期:
2013.6.30
例如：
第八步拟写案卷标题
案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内容和成份，为查找利用提供线索，也是案卷封面和案卷目录中最主要的项目。
拟写案卷标题要求：
1.内容上具有概括性。
必须熟悉了解卷内文件，准确概括卷内文件的主要制发机关、内容和文种。
标题名称和卷内文件内容要表里一致，揭示内容要概括，不能目录式堆砌或全面罗列，也不能漏掉主要内容。
2.文字上具有鲜明性。
文字应力求简明确切，最大限度地“浓缩”卷内文件的内容。
案卷题名一般以二三十字为宜。
简练并不是字越少越好，应以表达准确为前提。
要注意遣词用语及语法的规范化，避免词不达意，一般作者与问题之间用介词“关于”连接。
准确使用标点符号，三要素中间各有并列成分时，用顿号、“及”、“和”表示。
标题末尾不用句号。
3.结构上具有完整性。
题名揭示文件内容的准确程度，不仅决定于科学的组卷，而且决定于题名的结构方式，其基本结构通常是“三要素”：
责任者——问题——名称（文种），如某某市人民政府关于干部任免、机构调整的通知、批复。
计划、总结、报表、花名册、会议记录、表彰等组成的案卷，其标题中可反映出年度，即由作者—时间—名称构成，如××市人民政府2008年党政联席会议记录。
①责任者:
卷内文件的制发单位名称,一般应写全称,以印章为准,简称时必须用通用简称。
如卷内文件责任者过多,则选2-3个主要责任者，后加“等”字。
②问题：
卷内文件涉及的主要内容，是案卷标题的主体，要求揭示问题应准确、简练，严禁简单罗列，问题书写完后不能用“等”字。
如：
××市政府、××市人事局、××市编委关于干部任免、增设机构的通知、批复。
③公文名称：
卷内文件文种的名称，如果卷内文件文种名称过多可以概括，如计划、意见、要点等只标明计划即可。
一般在组卷完成后应立即草拟案卷题名，组完一卷就拟写一卷的案卷标题，用夹子与卷内文件材料夹在一起。
待卷内文件顺序排列、编号、填写卷内目录及备考表等步骤都完成后，再检查看看原题名的责任者、问题、文种的拟写是否准确，如有不足，及时进行修改、完善。
第九步填写案卷封面
案卷封面的项目包括：
全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。
一律用毛笔或碳素墨水的钢笔书写，要求字迹工整、清晰、醒目，也可用计算机打印。
具体填写要求如下：
1.全宗名称：
即立档单位的全称。
2.类目名称：
卷皮封面的第二栏。
按年度—问题分类需填写问题名称，按年度—组织机构分类需填写内部机构名称。
3.案卷题名：
即案卷标题。
卷皮封面的第三栏，在卷皮上占有较大篇幅，将组卷时拟写的案卷标题照实抄录，根据字数多少，排列匀称、位置适中。
4.保管期限：
即填写立卷时为该卷划定的保管期限:
永久、30年、10年
5.件、页数：
即填写卷内公文材料实有的总件数和总页数。
6.时间：
即卷内公文的起止日期。
填写卷内最早一份公文和最迟一份公文的落款日期。
7.归档号：
可作为文书部门或业务部门立卷时的临时编号，由立卷人填写；也可作为案卷号，归档后由档案室编写。
8.档号：
由全宗号、目录号、案卷号组成。
案卷在档案室保存阶段，档号可暂空，留待档案进馆时填写。
具体内容详见第十三步。
例如：
北京市××局
综合类
北京市××局关于2004年度工商行政执法检查的通知、总结等
自2004年4月至2004年8月
保管期限
30年
本卷共4件20页
归档号
540
全宗号
目录号
案卷号
3
540
第十步装订案卷
采用三孔一线的方式进行装订,三孔必须在一条直线上，装订要牢固结实、整齐美观。
装订前先要去除文件中易锈蚀的金属物（如订书针、大头针、回形针等），对破损文件要进行修补（不能使用胶条等塑料、化学品），对没有装订线的文件要另用纸加宽，对超大纸张的文件应进行切齐或折叠，切齐文件时要注意不要把文件边上的批示切掉。
采用硬卷皮装订时，卷内文件左侧和下缘均对齐，并将文件左侧抵紧卷脊，三个孔将卷皮纵向四等分为好，装订线在卷内背面中孔打活结。
采用软卷皮装订的案卷必须装入卷盒内保存。
案卷装订好后要逐个检查是否有脱页。
装订方法如图所示：
第2步
第3步
第1步
第6步
第5步
第4步
第十一步案卷排列
根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序，保持案卷之间的有机联系。
案卷排列顺序与分类方法是紧密相关的。
1.采用年度-机构（问题）-保管期限分类法
先将案卷按年度先后排列,然后在每个年度下再按组织机构排列,最后在每个机构内区分保管期限，将案卷分为永久、30年、10年三种期限分别排列。
2.采用保管期限-年度-机构（问题）分类法
先将案卷按保管期限永久、30年、10年区分开，然后在同一种保管期限内按年度先后排列，最后在同一年度内按机构（问题）排列。
按问题排列是结合重要程度或相互联系排列。
注意：
在按机构排列时，一般是将党政工团等综合性机构的案卷排在前边、业务性机构的案卷在后、行政后勤机构的案卷排在最后；在排列同一机构（问题）内的案卷时，可采用两种方法：
一是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案卷所反映的时间顺序排列。
在案卷没有准确日期时，首先排列有年月日的案卷，其次排列有年月无日的案卷，再排有年无月日的，最后排列接近准确日期的。
当两个案卷开始日期相同时，首先排列终止日期在前的。
第十二步编制案卷号
案卷经系统排列后，要编制案卷号以固定案卷的位置。
根据不同的分类方法，案卷的编号方法也有两种：
1.采用年度-机构（问题）-保管期限分类法
这种方法是先将归档文件按年度分类,然后在每个年度下再按组织机构（问题）分类,最后又在每个机构（问题）内按保管期限分类。
按照此种分类方法，其案卷号编制方法是每个年度一个流水号，每年形成一本案卷目录。
例如：
××单位采用这种分类方法，其档案分类并编号为：
永久1-50
办公室30年51-80
10年81-120
2010年
（全年共有500卷）永久121-180
业务处30年181-290
10年291-300
永久301-350
××处30年351-380
10年381-400
……500
永久1-90
办公室30年91-180
10年181-220
2011年
（全年共有800卷）
永久221-380
业务处30年381-450
10年451-500
永久501-550
××处30年551-580
10年581-600
……800
2.采用保管期限-年度-机构（问题）分类法
这种分类方法首先将归档文件按保管期限分类，然后在各保管期限内按年度分类，最后在同一年度内按机构（问题）分类。
按照此种分类方法，其案卷号编制方法是每种保管期限一个流水号，三种保管期限形成三条流水号；下一年度的案卷在三个保管期限内分别连续编号，形成三本案卷目录。
但一种保管期限内的案卷号不能超过4位数。
例如：
××单位采用这种分类方法，其档案分类并编号为：
2010年办公室1-50
人事处51-60
××处61-90
永久
2011年办公室91-120
人事处121-140
××处141-200
2010年办公室1-40
人事处41-70
××处71-100
30年
2011年办公室101-120
人事处121-140
××处141-180
2010年办公室1-70
人事处71-80
××处81-100
10年
2011年办公室101-130
人事处131-150
××处151-180
第十三步编制档号
档号=全宗号-案卷目录号-案卷号-件（页）号
1.全宗号的编制
如果立档单位按照规定需要向档案馆移交档案，其全宗号应由档案馆确定。
如果不需要向档案馆移交档案，一般情况下基层单位不必填写全宗号。
2.案卷目录号的编制
一个全宗有几本案卷目录，就要编写几个目录号。
对于档案室内不同门类和不同载体档案的案卷目录，一般应按目录产生的先后顺序统一编制流水的目录号。
案卷目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在同一全宗内不能出现相同的目录号。
3.案卷号的编制
编制案卷号时应注意每一本案卷目录的案卷号均从“1”开始流水编号，并做到不重、不空、不漏。
案卷号是目录内案卷的顺序编号，在同一目录内不能出现相同的案卷号。
4.件（页）号的编制
件号是针对不装订的案卷，即一份文件编一个号；页号是针对装订的案卷，具体编号方法参见第五步。
编制件（页）号时要做到不重号、不漏号。
第十四步编制案卷目录
1.分年度编制
将全宗内的文书档案逐年按保管期限，即永久、30年和10年的顺序编成一本案卷目录，即每一年要形成一本目录。
这种方法条理清楚，便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般适用于每年形成档案数量较多的单位。
2.混年度编制
根据案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录，较适用于档案年形成量不大的单位。
这种方法可减少目录的数量，方便管理，一般适用于档案年形成量不大的单位。
但不便于插卷和案卷的随时调整。
一般而言，案卷目录类型的选择应根据全宗的具体情况，如：
案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况和立卷归档、向档案馆移交的制度等情况而定。
案卷目录的格式及示例如下图所示：
案卷号
题名
年度
页数
期限
备注
档案室编
档案馆编
540
北京市××局关于2012年度工商行政执法检查的通知、总结等
2012
20
10年
……
案卷目录编制好以后要加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。
案卷目录应一式三份。
档案移交时，一份存单位档案室，两份随档案移交档案馆。
文书档案整理方法二
——以“件”为单位的整理方法
★文书档案按“件”整理流程：
⑴件的确定⑵文件的修整⑶装订⑷分类
⑸排列⑹编号、盖章⑺编目⑻装盒
按件整理方法
2000年国家档案局发布了《归档文件整理规则》，2001年北京市档案局制发了《北京市归档文件整理标准（试行）》，2010年修订为《北京市实施〈归档文件整理规则〉细则》，其中最根本的特点，就是对归档文件的整理，采用以“件”为单位，进行文件级整理。
第一步件的确定
“件”即归档文件的整理单位。
一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。
来文与复文可为一件。
报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。
但是，在实际工作中各单位形成的文件情况各不相同，具体操作时可以按以下标准来确定“件”：
1.文件正本与定稿为一件，定稿不易装订的也可单独作为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次稿各为一件。
2.正文与附件为一件，如附件数量较多或太厚不易装订的，也可各为一件。
3.原件与复制件为一件，对于其制成材料、字迹材料等不利于长久保管的文件（如热敏纸传真件、圆珠笔、铅笔书写的文件），以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。
4.转发文与被转发文为一件。
两者是一份文件的不同部分，应作为一件。
5.报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，应按其原来的装订方式，一册（本）作为一件。
6.来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件。
但若处理环节层次多，作一件处理反而复杂化或不清晰，难以检索，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
7.不便拆开的整本会议记录、介绍信存根可作为一件。
会议记录和介绍信存根作一件归档后，运用计算机文档一体化管理软件的单位应建立二级目录，即进入二级目录界面，输入每次会议的相关记录或个人姓名，以方便检索。
8.成套的会议材料各为一件。
一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档。
最易犯的错误是把一套会议材料装订在一起作为一件处理。
9.计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正本与发文稿纸（发文稿纸上栏目要填写齐全，领导亲笔签发）作为一件。
10.正文与文件处理单为一件。
文件处理单真实地记录了文件处理的轨迹，不能去掉，应与文件一起归档。
11.未装订的式样同一的表格可作为一件。
将式样相同的表格（如某项工作的登记表）可以以一定单位组合，将表格集中装订，作为一件对待。
第二步文件的修整
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，对不符合要求的文件应进行修整。
文件修整工作包括修裱、复制、去除
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