文书档案整理实操手册.docx

1、文书档案整理实操手册档案人员岗位培训实操手册(文书档案)北京市档案干部培训中心2014年文书档案整理方法 一以“卷”为单位的整理方法文书档案按“卷”整理流程：分类 组卷 检查、调整卷内文件 排列卷内文件 卷内文件编号 填写卷内目录 填写卷内备考表 拟写案卷标题 填写案卷封面 装订案卷 案卷排列 编制案卷号 编制档号 编制案卷目录立卷，就是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料经过分类、组卷、编目而组成案卷的一个工作过程。 第一步 分类分类就是将文件材料在收集齐全的基础上按一定的特征逐项分开。1.按年度分类文书档案按年度整理立卷，就是根据形成和处理文件的年度，将文书档案区分开，不同年度的文件材料

2、不能混在一起立卷。一般情况下，在平时文书处理时就应对文件所属年度加以区分，大部分文件材料按其落款日期就能判定所属年度，但由于工作的连续性和某些工作的特殊性，往往形成一些跨年度的且又密不可分的文件，因此，在立卷时，对这些特殊情况需要做一些针对性的调整：计划、总结、报表、预算，一般放在针对的年度立卷。跨年度或多年度的规划、计划、预算，放在针对的第一年立卷。跨年度或多年度的总结，放在针对的最后一年立卷。计划与总结写在一起的，根据文件内容的主次来确定。如主要是总结就归入总结的针对年立卷。主要是计划就归入计划的针对年立卷。跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的会议文件，

3、放在会议开幕的年度立卷。法规性文件，放在公布或批准的年度立卷。跨年度的非诉讼案件材料，放在结案的年度立卷。转发文件或批转文件，放在转发或批转的年度立卷。2.按机构或问题分类分机构是指在一个年度的文件材料中，按形成部门或承办部门将文件材料一一分出，属同一机构形成的文件材料放一起；分问题是指在一个年度的文件材料中，按文件内容所反映的问题或“事由”将文件材料一一分出，属同一问题的文件材料放一起。3.按保管期限分类不同文件的内容重要程度以及在未来工作中所起的作用不同，因此，其保管期限也不同。按照国家档案局8号令，文书档案保管期限为永久、30年、10年。将文件材料按其不同的保管期限再次分清，永久的放一起

4、，30年的放一起，10年的放一起。在划分文件的保管期限时，要依照本单位制定的文书档案保管期限表，对每份文件的来源、内容、作者、时间、文种等多方面进行全面地分析，做到划分准确、宽严适度。在这个步骤的操作中，可结合开展对文件的鉴定工作，即对无保存价值的文件进行剔除。如上级任免、奖惩非本单位人员的文件、普发供参阅不必办理的文件、重份文件、未经领导审阅签发的未生效文件、下级报送的不必备案的文件等。4.复式分类法在实际工作中，由于各单位文书档案构成的复杂性，很少有单纯采用一种分类方法划分文书档案的类别，通常是将两种或两种以上的分类方法结合起来使用。目前普遍采用的分类方法有两种：年度-机构（问题）-保管期

5、限分类法：先将归档文件按年度分类，然后在每个年度下再按组织机构分类，最后在每个机构内按保管期限分类。这种分类方法较适用于推行部门整理立卷的单位。保管期限-年度-机构（问题）分类法：先将归档文件按保管期限分类，然后在各保管期限内按年度分类，最后在同一年度内按机构分类。这种分类方法较适用于按规定需要向档案馆移交档案的单位。第二步 组卷组卷就是在前面分类的基础上，将同年度中属于同一机构（问题）且保管期限相同的文件材料按照一定规律组合在一起。组卷的基本方法：主要有运用公文主要特征和运用公文主要类型组卷两种方法，在实际工作中，可按照本单位公文形成的特点，根据具体情况，结合公文的保存价值，灵活选择组卷方法

6、。1.运用公文主要特征组卷按照问题特征组卷：将反映同一事物、同一问题、同一项工作、同一人物的公文组合成一个案卷，这是实际工作中使用最广泛的方法。例如：北京市局关于物价管理工作的通知、规定； 北京市厂关于排污问题的报告、通知。按照时间特征组卷：把内容针对同一时间或同属于某一时期的公文组合在一起。例如：北京市公司2010年经理办公会议记录； 北京市厂2010年第一季度生产情况统计表。按照责任者特征组卷：责任者指公文的制发机关或个人。将同一责任者所形成的若干份公文组合在一起方法。例如：北京市局关于干部培训、福利待遇等工作的规定、通知。按照公文名称特征组卷：将具有相同公文名称的若干份公文组合在一起的方

7、法。例如：北京市公司关于所属企业改革情况统计报表。注意：利用公文主要特征组卷的方法使用广泛，但在实际运用中，只按一种特征方法组卷是极少的，为使卷内公文的联系更加紧密，便于查阅和利用，往往采用几种特征结合使用。例如：“中共市委组织部关于2010年干部任免的通知”，就是将责任者特征、时间特征、问题特征和公文名称特征结合使用。究竟选用哪方面的特征组卷，要将文件进行分析对比，视文件之间联系的紧密程度来定。对于某一部分文件材料，先抓住它们的主要特征，然后根据文件数量的多少，综合运用其他特征合理组卷。2.运用公文主要类型组卷该方法是将公文大体分成几种类型,根据每种类型公文的形成规律和特点,采取不同方法组卷

8、。会议文件：一般是一会一卷，会议文件较多的大型会议可一会数卷，问题相近的几个小型会议可数会一卷。案件材料：主要指非诉讼案件材料。立卷时一般是一案一卷，形成材料多的案件可以一案数卷。信访材料：可根据来信所反映的问题、信件作者、信件处理形式等，结合文件的多少进行组卷。简报、刊物：可按简报（情况反映、动态等）和刊物（报纸、书籍等）名称分开，一期一卷或数期一卷。3.组卷的基本要求组卷应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，问题单一，类型鲜明，年代不混，保管期限准确。组卷时应注意以下几个方面：不同机构的文件材料不能组合在一起。不同保管期限的文件材料不能组合在一起。密不可分的文件材料要组合在一起。如一个

9、问题、一项工作、一次会议、一个案件形成的文件材料应集中在一起，不能分散。当文件材料特别少时，可以将相近、相关问题的材料组合在一起。但这些问题必须属同一年度同一机构下保管期限相同的文件，而且问题不能过多，一般不超过5个，否则就显杂乱。特别提示：组卷不是随意、主观地把若干份文件组合在一起，在具体操作上往往很难把握。实际工作中，同是一组文件，往往由于组卷者的认识程度不一，会有不同的组卷方法，组成的案卷会因人而异。因此，组合过程中要把握这个要点：在同一年度、同一个机构中，同一问题或相关问题、价值相同的文件材料才可以组合在一起。因此，前面第一步分类很重要，分类是组合的前道工序，是为了更方便、更合理地组卷

10、，只有分类清楚了，组卷时才能有条理，容易操作，否则眉毛胡子一把抓，将会影响组卷质量。第三步 检查、调整卷内文件案卷组合完成后要进行反复检查，包括：检查卷内公文是否符合归档范围要求；检查卷内公文是否齐全、完整：常见的情况有请示与批复、定稿与印件、转发文原件分家、单份文件残缺不全，会议文件不成套等，应及时补全；检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系；检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。检查中发现分类或期限不准、组卷不合理等问题应调整，发现重份文件要剔除。第四步 排列卷内文件1.一些有密切联系的文件排列顺序批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；文件正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发

11、文在后；事件、事故、案件材料的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件材料在后。具体排序如下：(1)对于单份文件，其排列顺序如下：发文稿纸 / 文件处理单 / 拟办单 / 签批条正本 / 转发文附件 / 被转发文定稿草稿少数民族文字文本 / 外文本复制件(2)对于多份文件，其排列顺序如下：方针政策性公文在前，业务性公文在后；上级机关公文在前，本机关和下级机关公文在后；案件的结论及判决性公文在前，依据性材料在后；会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列；其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。注意：卷内文件作者、问题单一的，按时间顺序排列；卷内文件两个以上作者、问题单一的，按作者时间顺序排列；作者单

12、一、两个以上问题的，按问题时间顺序排列；多问题、多作者的，按问题作者时间或作者问题时间顺序排列。第五步 卷内文件编号为固定卷内文件排列的位置，便于统计和保护文件，要按已排定的顺序依次用铅笔编写页号，采用阿拉伯数字从1起在卷内文件第一页编至最后一页（卷内目录、备考表不编页号）。页号的位置在文件的正面右上角，背面有文字的编在左上角，背面为空白时不编页号。第六步 填写卷内目录卷内文件目录的项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。卷内文件目录放在卷首，填写时应使用蓝黑墨水、碳素墨水，也可用激光打印机打印出来。其各项目填写要求如下：1.顺序号:填写卷内每份公文排列顺序的序号。一份公文一个

13、顺序号。2.文号：即公文发文机关的发文字号。填写时应照抄实录。3.责任者：即公文的制发机关或其代表人。填写时应用全称或规范化简称。4.题名：即公文标题。一般照抄实录。若公文标题过于复杂，可缩写；没有标题或标题过于简单不能反映公文内容时，可重拟题名，并加“”，与原标题加以区别。5.日期：即公文的形成时间。填写时年、月、日要齐全，如“2010.5.6”。没有日期的文件应考证清楚后填写。6.页号：即卷内公文所在页号。填写时除卷内最后一份公文需填写起止页号外，其余公文只填写首页页号。7.备注：留待对卷内公文变化时作说明之用。例如:卷内文件目录顺序号文号责任者题名日期页号备注1京财预20135号北京市财

14、政局市财政局关于增加市档案局2008年行政经费的函2013.3.1712京档20132号北京市档案局市档案局关于申请增加2008年行政经费预算的函2013.2.15539-16第七步 填写卷内备考表卷内备考表的项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。卷内备考表放在卷末。其项目填写要求如下：1.卷内情况说明：主要填写卷内公文缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2.立卷人：完成立卷后，由立卷者签名。3.检查人：由案卷质量审核者签名。本卷情况说明立卷人:张检查人:李立卷日期:2013.6.30例如：第八步 拟写案卷标题案卷标题，即案卷题名，用以概括和揭示卷内文件的内容和成份，为查找利用提供

15、线索，也是案卷封面和案卷目录中最主要的项目。拟写案卷标题要求：1.内容上具有概括性。必须熟悉了解卷内文件，准确概括卷内文件的主要制发机关、内容和文种。标题名称和卷内文件内容要表里一致，揭示内容要概括，不能目录式堆砌或全面罗列，也不能漏掉主要内容。2.文字上具有鲜明性。文字应力求简明确切，最大限度地“浓缩”卷内文件的内容。案卷题名一般以二三十字为宜。简练并不是字越少越好，应以表达准确为前提。要注意遣词用语及语法的规范化，避免词不达意，一般作者与问题之间用介词“关于”连接。准确使用标点符号，三要素中间各有并列成分时，用顿号、“及”、“和”表示。标题末尾不用句号。3.结构上具有完整性。题名揭示文件内

16、容的准确程度，不仅决定于科学的组卷，而且决定于题名的结构方式，其基本结构通常是“三要素”：责任者问题名称（文种)，如某某市人民政府关于干部任免、机构调整的通知、批复。计划、总结、报表、花名册、会议记录、表彰等组成的案卷，其标题中可反映出年度，即由作者时间名称构成，如市人民政府2008年党政联席会议记录。责任者:卷内文件的制发单位名称,一般应写全称,以印章为准,简称时必须用通用简称。如卷内文件责任者过多,则选2-3个主要责任者，后加“等”字。问题：卷内文件涉及的主要内容，是案卷标题的主体，要求揭示问题应准确、简练，严禁简单罗列，问题书写完后不能用“等”字。如：市政府、市人事局、市编委关于干部任免

17、、增设机构的通知、批复。公文名称：卷内文件文种的名称，如果卷内文件文种名称过多可以概括，如计划、意见、要点等只标明计划即可。一般在组卷完成后应立即草拟案卷题名，组完一卷就拟写一卷的案卷标题，用夹子与卷内文件材料夹在一起。待卷内文件顺序排列、编号、填写卷内目录及备考表等步骤都完成后，再检查看看原题名的责任者、问题、文种的拟写是否准确，如有不足，及时进行修改、完善。第九步 填写案卷封面案卷封面的项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件数、页数、归档号、档号。一律用毛笔或碳素墨水的钢笔书写，要求字迹工整、清晰、醒目，也可用计算机打印。具体填写要求如下：1.全宗名称：即立档单位的全称

18、。2.类目名称：卷皮封面的第二栏。按年度问题分类需填写问题名称，按年度组织机构分类需填写内部机构名称。3.案卷题名：即案卷标题。卷皮封面的第三栏，在卷皮上占有较大篇幅，将组卷时拟写的案卷标题照实抄录，根据字数多少，排列匀称、位置适中。4.保管期限：即填写立卷时为该卷划定的保管期限:永久、30年、10年5.件、页数：即填写卷内公文材料实有的总件数和总页数。6.时间：即卷内公文的起止日期。填写卷内最早一份公文和最迟一份公文的落款日期。7.归档号：可作为文书部门或业务部门立卷时的临时编号，由立卷人填写；也可作为案卷号，归档后由档案室编写。8.档号：由全宗号、目录号、案卷号组成。案卷在档案室保存阶段，

19、档号可暂空，留待档案进馆时填写。具体内容详见第十三步。例如：北京市局综合类北京市局关于2004年度工商行政执法检查的通知、总结等自2004年4月至2004年8月保管期限30年本卷共4件20页归档号540全宗号目录号案卷号3540第十步 装订案卷采用三孔一线的方式进行装订,三孔必须在一条直线上，装订要牢固结实、整齐美观。装订前先要去除文件中易锈蚀的金属物（如订书针、大头针、回形针等），对破损文件要进行修补（不能使用胶条等塑料、化学品），对没有装订线的文件要另用纸加宽，对超大纸张的文件应进行切齐或折叠，切齐文件时要注意不要把文件边上的批示切掉。采用硬卷皮装订时，卷内文件左侧和下缘均对齐，并将文件左

20、侧抵紧卷脊，三个孔将卷皮纵向四等分为好，装订线在卷内背面中孔打活结。采用软卷皮装订的案卷必须装入卷盒内保存。案卷装订好后要逐个检查是否有脱页。 装订方法如图所示：第2步第3步第1步第6步第5步第4步第十一步 案卷排列根据一定的方法，确定每类内案卷的前后次序，保持案卷之间的有机联系。案卷排列顺序与分类方法是紧密相关的。1.采用年度-机构（问题）-保管期限分类法先将案卷按年度先后排列,然后在每个年度下再按组织机构排列,最后在每个机构内区分保管期限，将案卷分为永久、30年、10年三种期限分别排列。2.采用保管期限-年度-机构（问题）分类法先将案卷按保管期限永久、30年、10年区分开，然后在同一种保管

21、期限内按年度先后排列，最后在同一年度内按机构（问题）排列。按问题排列是结合重要程度或相互联系排列。注意：在按机构排列时，一般是将党政工团等综合性机构的案卷排在前边、业务性机构的案卷在后、行政后勤机构的案卷排在最后；在排列同一机构（问题）内的案卷时，可采用两种方法：一是按照案卷所反映问题的重要程度或相互联系排列；二是按照案卷所反映的时间顺序排列。在案卷没有准确日期时，首先排列有年月日的案卷，其次排列有年月无日的案卷，再排有年无月日的，最后排列接近准确日期的。当两个案卷开始日期相同时，首先排列终止日期在前的。第十二步 编制案卷号案卷经系统排列后，要编制案卷号以固定案卷的位置。根据不同的分类方法，案

22、卷的编号方法也有两种：1.采用年度-机构（问题）-保管期限分类法这种方法是先将归档文件按年度分类,然后在每个年度下再按组织机构（问题）分类,最后又在每个机构（问题）内按保管期限分类。按照此种分类方法，其案卷号编制方法是每个年度一个流水号，每年形成一本案卷目录。例如：单位采用这种分类方法，其档案分类并编号为：永久 1-50 办公室 30年 51-80 10年 81-120 2010年 (全年共有500卷)永久 121-180 业务处 30年 181-290 10年 291-300永久 301-350处 30年 351-38010年 381-400 500永久 1-90 办公室 30年 91-18

23、0 10年 181-220 2011年 (全年共有800卷)永久 221-380 业务处 30年 381-450 10年 451-500 永久 501-550处 30年 551-580 10年 581-6008002.采用保管期限-年度-机构（问题）分类法这种分类方法首先将归档文件按保管期限分类，然后在各保管期限内按年度分类，最后在同一年度内按机构（问题）分类。按照此种分类方法，其案卷号编制方法是每种保管期限一个流水号，三种保管期限形成三条流水号；下一年度的案卷在三个保管期限内分别连续编号，形成三本案卷目录。但一种保管期限内的案卷号不能超过4位数。例如：单位采用这种分类方法，其档案分类并编号为

24、：2010年 办公室 1-50人事处 51-60处 61-90永久 2011年 办公室 91-120人事处 121-140处 141-2002010年 办公室 1-40人事处 41-70处 71-10030年 2011年 办公室 101-120人事处 121-140处 141-1802010年 办公室 1-70人事处 71-80处 81-10010年2011年 办公室 101-130人事处 131-150处 151-180第十三步 编制档号档号=全宗号-案卷目录号-案卷号-件（页）号1.全宗号的编制如果立档单位按照规定需要向档案馆移交档案，其全宗号应由档案馆确定。如果不需要向档案馆移交档案，一

25、般情况下基层单位不必填写全宗号。2.案卷目录号的编制一个全宗有几本案卷目录，就要编写几个目录号。对于档案室内不同门类和不同载体档案的案卷目录，一般应按目录产生的先后顺序统一编制流水的目录号。案卷目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在同一全宗内不能出现相同的目录号。3.案卷号的编制编制案卷号时应注意每一本案卷目录的案卷号均从“1”开始流水编号，并做到不重、不空、不漏。案卷号是目录内案卷的顺序编号，在同一目录内不能出现相同的案卷号。4.件（页）号的编制件号是针对不装订的案卷，即一份文件编一个号；页号是针对装订的案卷，具体编号方法参见第五步。编制件（页）号时要做到不重号、不漏号。第十四步 编制案卷目录

26、1.分年度编制将全宗内的文书档案逐年按保管期限，即永久、30年和10年的顺序编成一本案卷目录，即每一年要形成一本目录。这种方法条理清楚，便于当年案卷的随时补充和调整，但形成的目录过多，一般适用于每年形成档案数量较多的单位。2.混年度编制根据案卷的数量情况，将每种保管期限的档案每五年或十年编制一本目录，较适用于档案年形成量不大的单位。这种方法可减少目录的数量，方便管理，一般适用于档案年形成量不大的单位。但不便于插卷和案卷的随时调整。一般而言，案卷目录类型的选择应根据全宗的具体情况，如：案卷数量的多少、分类方案的结构、立档单位的组织状况和立卷归档、向档案馆移交的制度等情况而定。案卷目录的格式及示例

27、如下图所示：案卷号题名年度页数期限备注档案室编档案馆编540北京市局关于2012年度工商行政执法检查的通知、总结等20122010年案卷目录编制好以后要加上案卷目录封面、封底装订成册，并填写案卷目录封面的各个栏目。案卷目录应一式三份。档案移交时，一份存单位档案室，两份随档案移交档案馆。文书档案整理方法 二以“件”为单位的整理方法文书档案按“件”整理流程：件的确定 文件的修整 装订 分类 排列 编号、盖章 编目 装盒按件整理方法2000年国家档案局发布了归档文件整理规则，2001年北京市档案局制发了北京市归档文件整理标准（试行），2010年修订为北京市实施归档文件整理规则细则，其中最根本的特点，

28、就是对归档文件的整理，采用以“件”为单位，进行文件级整理。第一步 件的确定“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件、有领导重要批示或有处理结果的公文审批单等相关文件。来文与复文可为一件。报表、名册、图册、同种简报与期刊一册（本）为一件。但是，在实际工作中各单位形成的文件情况各不相同，具体操作时可以按以下标准来确定“件”：1.文件正本与定稿为一件，定稿不易装订的也可单独作为一件；重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次稿各为一件。2.正文与附件为一件，如附件数量较多或太厚不易装订的，也可各为一件。3.原件与复制件为一件，对于其制成材料

29、、字迹材料等不利于长久保管的文件（如热敏纸传真件、圆珠笔、铅笔书写的文件），以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。4.转发文与被转发文为一件。两者是一份文件的不同部分，应作为一件。5.报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，应按其原来的装订方式，一册（本）作为一件。6.来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件。但若处理环节层次多，作一件处理反而复杂化或不清晰，难以检索，则可将所有的来文、复文分别作为一件。7.不便拆开的整本会议记录、介绍信存根可作为一件。会议记录和介绍信存根作一件归档后，运用计算机文档一体化管理软件的单位应建立二级目录，即进入二级目

30、录界面，输入每次会议的相关记录或个人姓名，以方便检索。8.成套的会议材料各为一件。一个会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档。最易犯的错误是把一套会议材料装订在一起作为一件处理。9.计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正本与发文稿纸（发文稿纸上栏目要填写齐全，领导亲笔签发）作为一件。10.正文与文件处理单为一件。文件处理单真实地记录了文件处理的轨迹，不能去掉，应与文件一起归档。11.未装订的式样同一的表格可作为一件。将式样相同的表格（如某项工作的登记表）可以以一定单位组合，将表格集中装订，作为一件对待。第二步 文件的修整整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求，对不符合要求的文件应进行修整。文件修整工作包括修裱、复制、去除