海典收银软件使用手册.docx

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海典收银软件使用手册

海典收银软件

使用手册

深圳市南北药行连锁有限公司

第一章功能模块和操作步骤

第一节登录

当系统管理员为用户建立了帐户，前设置了机构及权限，用户即可用帐户和密码登录系统。

新建用户的初化密码为“1”。

第二节零售

一、零售录入

一、注释

　　1.概述本模块用于门店前台收银。

　　2.名词解释组剂数：

系统引进了组的概念，由于很多情况下中药并不是按单品而是按处方来销售的，那么在销售时既要把处方当作一个整体来处理，又要考虑该处方内多个商品的明细情况，比如数量不同，有单价打折的情况，这时用组的概念就能很好的解决这个问题了。

　　3.功效作用销售商品减库存，退货增加库存。

二、操作方法

　点击【零售】模块->点击【零售录入】->在弹出的班次登记处录入1或者2（早晚班）->扫描顾客购买的商品条码（促销期间，非特价商品自动打83折，特价商品不打折），不必再次打折。

（如果商品无条码，或者扫描条码后显示的商品错误，则录入空格->弹出一个向右的箭头->录入拼音（五笔）助记码->录入空格->录入生产厂家拼音助记码->【弹出商品】->选中后回车确认）

->【界面显示商品，数量默认为1】->（如果数量为1，则进行下一步）点击数量按钮（或者按/）->【弹出商品批号窗口】->填写数量后回车确认->按实价按钮（或者按键盘R）->【右下方变成实价】->录入实际成交的价格->继续录入其他商品->点击收款按钮或者按下*键->【弹出收款方式窗口】->对应收款方式后录入实际收取的金额回车确认->系统自动提示找零->打印小票并自动清空界面商品。

销售中药饮片->录入第一个商品后，点击加入组【J】，接下来的每个商品自动加入组>录入完毕一个方子后按组剂数【T】，填写数量->其他同上，收款。

上线初期，如果发现某个商品无法销售，则先手工销售并记录在本上（商品名称、规格、厂家、数量、售价、收款方式），后及时联系管理员进行商品信息的维护。

如果商品本身存在条码，但是扫描后提示无此商品，则证明该商品的条码维护错误，登记该商品的条码、名称、规格、厂家后联系信息部及时维护。

收银退货：

在界面无商品信息的情况下按下【F2】->【弹出销售单号录入界面】->录入客人提供的小票号->删除不退的商品->按下收款按钮【*】->【弹出选择付款方式的窗口】->对应到付款方式填写付款金额回车确认->出小票。

无小票退货方式：

直接录入商品->按数量键【/】->【弹出商品批号窗口】->在对应的批号处录入负数的数量->按下收款【*】->选择付款方式填写负数的付款金额->回车确认完成退货，出小票。

重打小票：

按下【F1】->【弹出销售单和商品】->选择需要重打的单据回车确认->重新打印。

挂单：

录入商品->按存取处方按钮【-】挂单—>界面清空—>再次【-】按下后取回（关闭软件前必须处理所有挂单，如客人不再购买则取出后整单清除）。

班次交接时，按【F5】打印交接班小票。

如果异常未出小票或者非法关机后，可重新登陆后，仍按当前班次，再次按【F5】进行交接班和出小票。

具体快捷键操作，详细点击其他操作查看

二、销售处方登记

一、注释

　　1.概述当病人购买了处方药时就需要登记该笔销售。

　　2.名词解释处方号：

标识不同处方的流水号。

　　3.功效作用使系统有销售处方的记录。

二、操作方法

　　1.操作步骤点击望远镜—>输入查询条件进行查询—>得到查询结果—>点击添加键—>添加表内容—>保存生效

三、实时销售

一、注释

　1.概述查看商品的实时销售情况。

　2.名词解释毛利率：

（售价金额-成本金额）/售价金额批次进价：

每一个批次对应的进价。

目前仅有两种情况将产生新的批次，分别是发生入库和加工业务。

每一条业务明细均是一个批次，每个批次对应到一个进价。

只有当发生进价调整（调库存进价）时，才可能调整批次进价。

加权进价：

以每一个业务机构（如仓库、门店）为单位，以移动平均加权方式计算得到的移动加权平均进价。

　3.功效作用无

二、操作方法

　1.操作步骤1、点击望远镜—>根据查询条件进行查询—>得到查询结果—>点击右上角的“单据浏览”看多个销售单据的销售情况。

2、点击右上角的“明细查询”—>点击望远镜—>根据查询条件进行查询—>得到销售单据的销售明细

　2.常见问题这个报表与其它的动态报表不同，它有三种查看模式，1、浏览模式，一次只能看到一个销售单的销售情况，查看其它销售单必须通过菜单栏的上下键来实现。

这种模式可以很清晰地看到每张单的实时销售情况。

2、单据浏览，可同时看到多个销售单的销售情况，但在这种模式下看不到每张单的销售明细。

3、明细查询，在这种模式下不但可以看到销售里每个单品的销售明细，还同时能看到多个销售单的销售情况，并且在这种模式下可以通过右边快捷查询框进行查询。

四、零售客流明细

一、注释

　1.概述查看每张销售单的销售与汇总情况。

　2.名词解释客流：

每笔销售单对应一个客户，也就是相当于有多少销售单就有多少客流。

二、操作方法

　1.操作步骤点击望远镜—>通过查询条件进行查询—>得到查询结果

　2.常见问题这里并不能看到销售单里销售了哪些商品及这些商品的销售情况，而只能看到整张销售单的销售情况。

五、零售收款

一、注释

　　1.概述查看零售过程中不同收银方式的收款金额及汇总。

　　2.名词解释客流量：

接待了顾客的数量，由于一般每位顾客对应一张销售单，那么系统就把销售单的总数量看作是客流量。

　　3.功效作用无

二、操作方法

　　1.操作步骤点击望远镜—>根据查询条件进行查询—>得到查询结果

　　2.常见问题这里只能看到每天不同收银员不同收款方式收款的情况而看不到收款明细。

六、商品负毛利销售报表

一、注释

　　1.概述查看负毛利商品的销售情况。

　　2.名词解释折扣：

实收金额减去应收金额。

　　3.功效作用无

二、操作方法

　　1.操作步骤点击望远镜—>根据查询条件进行查询—>得到查询结果

　　2.常见问题这个报表明确的体现出负毛利销售商品及其销售的毛利情况，便于我们对这些商品进行分析，并做出决策，如调售价、停止采购该商品等等。

七、零售报表

一、注释

　　1.概述查询商品的销售情况，并且可通过图表对销售数据进行分析。

　　2.名词解释类别编码：

该查询条件必须在汇总方式选中按类别汇总时才能使用，它表示汇总类别的某个类别编码，汇总选择的分类不同，它的意义也不同。

（1）查询条件：

限制查询的范围。

（2）汇总方式：

决定了查询结果的显示方式

　　3.功效作用无

二、操作方法

　　1.操作步骤在汇总方式选择希望汇总的方式。

（选择哪种汇总方式，报表就会显示出哪个字段）—>点击望远镜—>在组合查询对话框选择查询条件进行查询—>得到查询结果—>在菜单栏点击图表项—>进入图表框—>选择汇总项目、指数名称和图表显示形状—>得到图表举例，查询一天某个门店中药所有单品的销售情况。

1，汇总方式分别选中按时间段，按单品，按类别。

按类别点击下拉菜单选择“按功能主治分类”单选框选中“大“。

2，点望远镜，在弹出的组合查询对话框选择会计日，销售单位，类别编码输入中药的编码。

3，我们把表往右拉，这样就能看到每个单品的销售数据的汇总。

　　2.常见问题1、这个报表是一个万能报表，在查询数据时查询条件必须要配合汇总方式一起来进行查询才能得到最终想要的结果。

2、当按单品汇总时再选中右边“显示库存余额”复选框那么在查询出结果后就可在报表看到该商品的现有库存。

3、根据图表分析时，必须查询出多个时段、门店、类别、收银员或收银机时才能图表的显示。

八、联营商品门店日报

一、注释

　　1.概述以会计日为统计条件统计联营商品的每天所有销售

　　2.名词解释联营商品:

联营商品是指在商品资料里商品性质指定为（联营不管库存商品）联营商品可以不入库直接销售.

　　3.功效作用查询每天联营商品销售情况

二、操作方法

　　1.操作步骤无

　　2.常见问题无

九、药品零售排斥设定

一、注释

　　1.概述中药的配伍禁忌也称十八反十九畏.

　　2.名词解释十八反:

甘草反甘遂、大戟、海藻、莞花;乌头反贝母、瓜蒌、半夏、白蔹、白芨;藜芦反人参、沙参、丹参、玄参、细辛、芍药。

十九畏:

硫黄畏朴硝，水银畏砒霜，狼毒畏密陀僧，巴豆畏牵牛，丁香畏郁金，川乌、草乌畏犀角，牙硝畏三棱，官桂畏石脂，人参畏五灵脂。

　　3.功效作用一般适应于中药收银上述商品不能出现在同一张零售销售单中

二、操作方法

　　1.操作步骤添加->录入不能在同一张销售单中出现的对应商品编码->保存即可

　　2.常见问题此功能如果想启用得通过系统参数设置（2568）设置值为:

1

第三节库存管理

影响库存的因素有很多，除了采购入库，退货，批发销售，批发退回，还有损溢，加工。

我们这套系统本身就是一套以库存变化为核心的进销存系统，在系统的库存管理模块主要提供几个库存查询报表及进销存查询报表。

一、库存汇总表

库存汇总表，这个报表体现了公司所有单品库存的汇总，这里能看到不同仓库，不同批号，批次号商品的库存。

一、注释

　　1.概述库存汇总表，主要是用来查商品总的库存数量、进价金额、售价金额等等。

　　2.名词解释加权平均价：

以每一个业务机构（如仓库、门店）为单位，以移动平均加权方式计算得到的移动加权平均进价。

　　3.功效作用查看商品的库存汇总情况

二、操作方法

　　1.操作步骤点击望远镜—>根据查询条件进行查询—>得到查询结果

　　2.常见问题

二、机构库存汇总表

机构库存汇总表，这个报表可以体现不同存货机构的单品库存汇总情况。

一、注释

　1.概述查询现有商品的库存汇总情况以及这些商品的一些基本信息，如所属仓库、类别、商品状态、存货天数、存货数量、进价售价等信息。

　2.名词解释1、类别名称：

这里的类别指的是按主治功能进行的分类。

2、加权平均单价：

以每一个业务机构（如仓库、门店）为单位，以移动平均加权方式计算得到的移动加权平均进价。

3、加权平均毛利率：

加权平均毛利率=（售价-加权平均单价）/售价。

　3.功效作用查看商品的库存汇总情况。

二、操作方法

　　1.操作步骤点击望远镜（也可在右上角的快捷查框进行查询）—>根据组合查询条件进行查询—>得到查询结果—>点击修改键—>修改库存上下限—>保存

　　2.常见问题可以在这里设置库存上下限天数，系统会按这里设置的上下限天数及日平均销量自动生成采购计划。

计算公式为：

采购计划量=库存上限数量–现有库存–在途数量

三、库存明细分布

库存明细分布，这个报表体现了不同仓库不同批号商品的库存明细情况。

一、注释

　　1.概述查询现有商品的库存明细分布情况以及这些商品的一些基本信息，如类别、生产批号、批次号、待出库数量、生产日期、失效日期、存货数量、供应商信息、进价、售价等信息。

　　2.名词解释待出库数量：

退货单、配送单、批发销售单等会减库存的单据在保存但未生效时，这个单据里的每一个批次号、批号的商品都会产生一个数量，即待出库数量，当这张单生效或作废前，再做另一张同类型的单据时这些批次号、批号的商品的最大可出库数量就等于库存总量减去待出库数量。

批次号：

用来标识商品购进的顺序和批次。

　　3.功效作用查看仓库中商品的库存明细分布。

其中商品明细的颜色代表的意思是:

绿:

正常商品可销售红:

待退货位或过效期商品不允许销售黄:

待验货位商品不允许销售蓝:

近效期商品可以销售.近效期天数可在系统参数设置（2685）设置

二、操作方法

　　1.操作步骤点击望远镜—>根据查询条件进行查询—>得到查询结果

　　2.常见问题这里看到的不仅仅是商品的汇总库存，看到的是商品不同批号，批次号的库存以及一些其它相关信息。

四、库存批次清单

库存批次清单，这个报表并不能查实时库存，这个报表实际上是一个进货记录报表，它体现了每一次进货的记录，包括进货数量，供货商家等等。

一、注释

　　1.概述查看商品的购进记录。

　　2.名词解释类别名称：

这里的类别指的是功能主治分类。

供应商名称：

该批次商品购进的商家。

　　3.功效作用无

二、操作方法

　　1.操作步骤点击望远镜—>根据查询条件进行查询—>得到查询结果

　　2.常见问题1、库存批次清单实际可以看作商品的购进记录清单，这里可以看到经营过的商品的购进记录。

2、在这里有一些字段如原进项税率、现进项税率、原批号、现批号、原失效日期、现失效日期，这些数据是因为曾经做过调整的而发生变化的。

五、库存报表

库存报表，这也是用来查询商品的库存情况的报表，它特殊之处是它是一个万能报表，在查询时须配合查询条件和汇总方式进行灵活的查询。

这里有几点要注意：

1）、查询条件与汇总方式的区别：

查询条件限制了查询的范围，而汇总方式则只决定了查询结果的显示方式。

2）、按类别进行汇总时，由于我们有多个分类，那么我们还必须选择按哪种类别汇总，如果选择的类别分了大类，中类，小类的话还要在类别大小上做选择。

3）、没了解汇总方式的作用，在按查询条件进行查询后没按正确的汇总方式进行汇总，使得查询出来的不是自己想得到的结果。

还有几项名词解释：

1）、单品机构汇总数量：

当要查询数量在某个范围类的商品情况就可用这个查询条件进行查询，同时在汇总方式选中‘按单品’，那么不同单品的库存情况就很清楚的显示出来了。

2）、单品机构批次数量：

与单品机构汇总数量的区别就是它查的是某个批次商品的库存情况，使用这个查询条件时建议配合汇总方式的‘按批次‘进行查询。

3）、类别编码：

当我们要查询某个类别的批发/退货时可在查询条件选择类别编码进行查询，但同时必须要在汇总方式这里选中按类别进行汇总，并按所需要看到的类别进行汇总。

一、注释

　　1.概述用来查询商品的库存情况，这是一个万能报表，在查询时须配合查询条件和汇总方式进行灵活的查询。

　　2.名词解释1、单品机构汇总数量：

当要查询数量在某个范围类的商品情况就可用这个查询条件进行查询，同时在汇总方式选中‘按单品’，那么不同单品的库存情况就很清楚的显示出来了。

2、单品机构批次数量：

与单品机构汇总数量的区别就是它查的是某个批次商品的库存情况，使用这个查询条件时建议配合汇总方式的‘按批次‘进行查询。

3、类别编码：

当我们要查询某个类别的批发/退货时可在查询条件选择类别编码进行查询，但同时必须要在汇总方式这里选中按类别进行汇总，并按所需要看到的类别进行汇总。

功效作用：

查询现有库存情况。

　　3.功效作用查询出商品库存。

二、操作方法

　　1.操作步骤在组合查询对话框选择查询条件并限定查询范围，如查询有库存的商品就选择‘单品机构汇总数量’，操作符为‘>’值为‘０’。

—>在汇总方式选择希望汇总的方式。

（选择哪种汇总方式，报表就会显示出哪个字段，如按单品汇总结果就会显示每个单品的库存情况。

）

　　2.常见问题1、查询条件与汇总方式的区别：

查询条件限制了查询的范围，而汇总方式则只决定了查询结果的显示方式。

2、按类别进行汇总时，由于我们有多个分类，那么我们还必须选择按哪种类别汇总，如果选择的类别分了大类，中类，小类的话还要在类别大小上做选择。

3、没了解汇总方式的作用，在按查询条件进行查询后没按正确的汇总方式进行汇总，使得查询出来的不是自己想得到的结果。

六、待出库清单

一、注释

　　1.概述跟库存有关的单据未生效之前都将加入待出库清单

　　2.名词解释待出库:

退供应商配送退仓损溢加工店间调拨批发销售批发退货等单据如果保存后未生效都将加入待出库请单中

　　3.功效作用待出库也就是预留库存.如果同一商品库存数为:

10A开票员开了8个.且没有审核.这时系统将自动加上该对应商品8个库存的待出库数量如果另一开票员想销售此商品则只能销售余下的2个.

二、操作方法

　　1.操作步骤无

　　2.常见问题如果有待出库核算不正确可通过右边:

修正库存按钮修正.

七、不动销查询

一、注释

　　1.概述查询在指定天数内没有发生过销售的商品，在右上角的输入框内输入一个天数，查询在指定天数内没有发生过销售的商品。

如：

现有两个批号的感冒通，ACC20050913002004和ACC20051001002001，如果在指定的天数内其中有任何一个批号销号销过，那么这个商品所有的批次都不会出现在查询结果中，反之，如果商品没有一个批号销售过，那么他有几个批次就会显示出几条记录。

　　2.名词解释

　　3.功效作用

二、操作方法

　　1.操作步骤在界面右上角输入天数N点击确定—>得到N天内没有销售的商品及相应的业务机构信息。

八、进销存明细

进销存明细报表，顾名思义就是查询商品进销存情况的报表，即商品的流向报表。

这里体现了某商品每次库存变化的情况及引起该商品库存变化的业务类型。

在报表最下方会有一个出库及入库数量的库存汇总，这个数量就是现有的理论库存。

它的使用方式主要是按商品进行查询，得到每个商品的进销存情况。

一、注释

　　1.概述根据商品入库和出库计算商品进销存情况。

　　2.名词解释1、业务类型：

影响此次库存变化的业务的类型，使库存增加的业务类型有验收入库、退仓、门店间调拨、移仓、批发退回、盘点、损溢和加工。

使库存减少的业务类型有退货、退仓、门店间调拨、移仓、零售、批发销售、盘点、损溢和加工。

2、相关单位：

进销存明细里每条记录都对应一次业务往来，相关单位是该业务涉及的机构，它可能是供应商，可能是客户，也可能是门店。

3、单据编号：

此次业务的单据编号。

4、按天汇总：

在同一天，一个商品一种业务类型的业务可能发生多次，特别是零售，如果每次业务记录都显示，那这些记录就会很多余，不方便查看。

按天汇总的话，每天每种业务的记录就都汇总在一起了，方便查看。

　　3.功效作用查看商品的进销存情况。

二、操作方法

　　1.操作步骤通过组合查询对话框根据查询条件进行查询或在右上角输入商品信息进行查询该商品的进销存情况。

　　2.常见问题这个报表的作用是根据商品的进销存推算目前的应有库存，这里的每条记录代表了该商品每次的库存变化情况，如果变化是增加库存会在入库数量这一项显示，如果是减库存则会在出库数量这一项显示。

最后根据入库数量减去出库数量得到目前应有的库存数量。

第四节基础资料

一、商品资料

商品资料是所有业务数据的基础，用户首先要录入药品信息，才能正常开展采购、销售和调拨业务。

商品信息的录入是一个繁琐的工作，所以在录入时必须认真录入。

商品信息分为[基本信息]、[扩展信息]、[自定义分类]、[价格信息]、[货位设置]五个页面。

[基本信息]页面输入药品的详细资料，是必需录入的一些信息；[扩展信息]里录入一些与药品质量有关的项目，系统允许不录入的；[自定义分类]有两种分类方式，按功能主治和按剂型分类；[价格信息]中的包含各种价格信息，[货位设置]中写明了药品在仓库中的摆放位置。

基本操作：

a在主界面选择[基本资料模块]进入；

b点击[供应商品种资料]进入验收商品资料的的主界面：

c单击

图标或按Alt+A键或执行[编辑]菜单下面的[添加]功能；

d在基本信息中录入需录入的项目：

商品编码、商品状态、商品性质、管理方式、条形码、商品名称、生产企业、商品规格、替代商品、拼音符、商品产地、商品简称、失效天数、计量单位、包装换算、每件数量、中包装、每条数量、拆零单位、拆零数量、销项税率、批发限价、最高售价、所属柜组、采购状态、进场时间、修改者、法定批发价、销售状态、修改时间。

e在另外几个页面输入相关信息。

g增加完毕单击

图标或按Alt+S键或执行[文件]菜单下面的[保存]功能；

项目说明：

[商品性质]：

分普通商品跟组装商品两种，组装商品指那些可以拆散或组装销售的药品。

[条形码]：

条形码是厂商在药品出厂时给药品设置的编码。

[拼音符]：

药品如果很多，要记住每一个药品的代码或条码是比较困难的，系统根据药品名称的拼音取第一个字母自动生成一个助记码，汉字如果是多音字，用户可以进行选择，进行业务操作时可以用拼音符代替店内码录入。

[管理方式]：

药品的销售方式，有购销、代销和专柜三种方式，选择购销和代销的药品可以处理进销调存业务，选择专柜的药品就只能处理销售业务并且不增减库存。

[销项税]：

销项税是增值税里面的一项，卖出药品需计算销项税，通常有17%、13%和0税率三种，用户需填入0.17或17，系统自动换算为17%，但不能直接输入17%，否则系统认为非法。

[毛利率]：

毛利率=（售价-进价）/售价

[采购状态]：

有[正常]和[停购]两种状态，制作[停止采购单]后，采购状态将更改为[停购]，恢复之后又会将[采购状态]更改为[正常]。

[销售状态]：

有[正常]和[停销]两种状态，制作[停止销售单]后，销售状态将更改为[停销]，恢复之后又会将[销售状态]更改为[正常]。

[中包装数]：

商品一个中包装含有多少个标准单位。

如：

一条安比仙有5盒，则中包装数为5。

[类型]：

供应商省内省外标志和供销商、厂家标志。

[信用额度]：

即允许本企业欠该供应商的应付帐款限额。

当录入信用额度后，可以通过相关报表查看供应商信用额度使用情况。

[结算方式]：

与供应商的付款结算方式。

二、供应商信息

基本操作：

a在主界面选择[基本资料模块]进入；

b点击[供应商品种资料]进入验收商品资料的的主界面如图所示：

c单击

图标或按Alt+A键或执行[编辑]菜单下面的[添加]功能；

d在基本信息中录入需录入的项目：

编码、名称、状态、类型、助记码、纳税类型、付款、销售政策、信用额、地区、地址、邮编、业务员、采购员等。

g增加完毕单击

图标或按Alt+S键或执行[文件]菜单下面的[保存]功能如图所示：

项目说明：

[状态]：

有[正常]、[作废]和[停止采购]三种，选择[作废]，将不可以对该供应商进行任何业务处理，对于作废供应商，建议用户不要将其删除，便于查询该供应商的历史资料。

[供应商助记符]：

可以跟供应商编码相同，也可以取供应商名称的汉语拼音的第一个字母自动生成一个助记码，汉字如果是多音字还可以选择，录入供应商代码时可以用助记符代替。

[经营范围]：

界面左下角有一个小框，里面有各种经营类别可供选择，它表示该供应商所经营的品种的范围。

[供应商可供品种]：

该供应商曾经向我们供应过的品种。

注：

查看供应商信息有浏览和明细两种模式，在明细模式下一次只能看到一个供应商的信息，在浏览状态下却可同时看到多个供应商信息。

在该界面有一个供应商可供品种对话框，这里面的商品是该供应商有过供货记录的商品。

当你想查询已有的供应商的资料可以点击右上脚的[浏览]键，就能看到如图（3.5.3.3）所示，已有的供应商资料就全在这里了。

三、新增商品报表

图3.5.6.1

一、注释

　　1.概述查看新增的商品信息。

　　2.名词解