组织活动工作流程手册.docx

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组织活动工作流程手册

组织活动工作流程手册

（2012年修订版）

一．活动前期准备工作

（前期准备工作流程示意图）

1．活动部门确定活动策划

（1）完成时间：

活动拟定举办日前1个月

（2）具体工作：

A．部门内部草拟活动策划。

策划具体内容包括：

活动目的、活动主题、主办单位、协办单位、活动对象、活动时间，地点、活动准备工作、活动内容、活动流程、活动要求、注意事项、活动经费预算等项

B．策划报分管主席审核，通过后上报团委老师，团委老师审批合格后加盖“共青团黄山学院委员会”或“黄山学院学生委员会”公章，策划即时生效。

C．各部门按照最终确定的活动策划实施活动，活动中若有变动，应及时上报主席团，经主席团审核后方可实施。

2．拟定活动人员安排详表

（1）完成时间：

策划审批后3天内

（2）具体工作：

A．发送《活动策划》及《活动工作分块负责表》至各个部门负责人处。

各个部门应对照《活动策划》中，活动时间的安排和《黄山学院学生委员会没课表》，合理安排人手，到岗工作。

次日，将每部安排人员填入表格，发回活动部门。

B．活动部门汇总各部人员名单，依据《活动工作分块负责表》制作《活动人员安排详表》（样本见附录1）

3.活动信息的传达及对外联系工作

（1）完成时间：

一个星期

（2）具体工作：

A．召开五部一室会议。

会议前活动部门准备：

《活动策划》1份，《活动人员安排详表》6份

会议流程：

活动部门简单介绍活动内容以及细节安排工作——活动部门宣读《活动人员安排详表》，介绍各项活动任务要求——各部负责人对于细节问题和所属工作不清楚的地方，询问活动部门

会议作用：

使得每个部门对于活动内容和细节有所了解，明确各自任务，方便例会时传达给部门干事。

B．文档上交与资料整理。

将加盖印章的《活动通知》《活动策划》，在活动开始前二周交由办公室存档，同时做好部门的存档工作。

C．与保卫处联系，申请场地。

（不同场地申请流程见附录2）

D．下发活动通知，召开院部负责人联系会议。

在活动开展之前，飞信通知各院部相关负责人进行一次联系会议，将通知下发各院部分团委，同时说明活动要求。

各院部将参赛选手上报以后，由选手联系人员负责通知，将活动流程及各项要求详细说明。

（院部联系会议流程见附录3）

E．其他活动有关人员的联系与邀请。

将活动所需的主持人和嘉宾名单上报，由主席团进行邀请。

将活动所需的评委要求上报，由团委老师邀请。

将活动所需礼仪人员和相关负责人协商好，相关负责人进行邀请。

F．确定邀请嘉宾名单，分发邀请涵。

活动部门主动与主席团联系，确定邀请人员的名单，确认后交由办公室。

办公室、宣传部依据嘉宾名单，统一制作和发出邀请函。

G．根据院系反馈信息，做好区域划分工作。

办公室应在活动开始前三天，及时与主席团主动取得联系，确定院系观众人数，依据具体情况，制作区域划分简图，做好区域划分工作。

4.活动前期宣传工作

（1）完成时间：

一个星期，与物资准备与采购、活动彩排同时进行

（2）具体任务：

A．广播台宣传:

联系党委宣传部（南区逸夫图书馆一楼）汪家庚老师及广播台台长，商榷播出时间及频率。

同时将广播稿交至叶老师处审批。

B．网站宣传：

活动部门负责人应积极将活动资料电子档交给网站管理员，尤其进行网上宣传。

C．海报宣传:

分为手绘，手写，喷绘等海报，具体形式是活动而定。

D．海报与横幅的张贴：

海报张贴：

申请人填好3张申请表送至团委老师处审批，审批后的申请表分别交至团委办公室，校学生会办公室，警卫室各一份，然后方可进行海报张贴。

横幅悬挂：

申请人填好3张申请表后送至团委老师处审批，然后再经校党委宣传部老师（南区逸夫图书馆一楼）同意后，方可悬挂横幅，申请表交至校党委宣传处，警卫室，校学生会办公室各一份。

5.活动物资准备与采购

（1）完成时间：

一个星期，与物资准备与采购、活动彩排同时进行

（2）具体任务：

A．活动部门草拟活动物资准备清单，完成后交由办公室；

B．办公室根据具体情况划去已有物资后，制成采购清单交外联部

C．外联部根据采购清单一次性采购物品，采购回来的物资，进行分类汇总后，交由办公室。

与原有物资一起，在活动开始一天晚上分类，用纸袋装好，次日带去会场。

6．活动彩排。

（1）完成时间：

一个星期，与物资准备与采购、活动彩排同时进行

（2）具体任务：

活动部门根据申请场地的时间，安排好设备，人员进场调试，彩排；

（3）彩排会议：

彩排后各负责人聚集进行简单会议，讨论彩排中出现的问题并提出解决方法，改善活动质量；

7．飞信中转。

（1）完成时间：

活动部门已确定活动前期所有准备工作完成后

（2）具体任务：

活动部门确定时间人员，办公室负责飞信通知，彩排时间、彩排人员，活动召开时间、集合地点等

二．活动中工作

、

1．提点物资，组织签到

（1）完成时间：

活动当天上午

（2）具体任务:

办公室负责安排人员,在活动当天上午,开展各项工作前。

必须确保物资运送到场，签到工作有序完成。

2.活动现场装饰与布置

（1）完成时间：

活动当天上、下午

（2）具体任务：

A.铺红地毯

B.桌椅摆放，席卡摆放，茶水摆放。

C.场内场外卫生打扫及装饰。

3.活动现场宣传

（1）完成时间：

活动当天上、下午

（2）具体任务：

A.挂彩虹门

B.悬挂横幅，书写易拉宝

C.张贴区位划分标示

D.分发彩印宣传册

4.活动流程彩排

（1）完成时间：

活动当天上、下午

（2）具体任务：

A.引导工作

1.评委嘉宾引导。

2.院部啦啦队引导。

B.秩序维护

1.观众席秩序维护，保证嘉宾席位数

2.看台前秩序维护。

3.门口及主要过道秩序维护。

4.后台秩序维护。

C.选手联系组

1.选手签到。

2.选手引导。

D.统分组

1.根据各环节需要及时收取评委打分进行统计。

2.将活动最终结果交给礼仪，由礼仪送给主持人。

E.音控组

根据彩排时所掌握的选手信息，按选手要求播放相关音频材料。

F.灯光组

根据彩排时所掌握的选手信息，按选手要求控制灯光。

G.幕布组

根据彩排时所掌握的选手信息，按选手要求拉关幕布。

H.道具组

根据彩排时所掌握的选手信息，按选手要求将道具快、轻、准地摆放在指定位置。

同时还要负责选手话筒的传递。

I.信息采集组

活动中负责现场实况的照片、录像采集，以及后续的新闻报道，自始至终出现在活动中的各个地点进行采集。

5.礼仪、礼品、奖状

（1）完成时间：

活动当天上、下午

（2）具体任务：

A.礼仪工作。

通过活动前对流程的详细了解，尤专人及时指导礼仪的工作，包括迎宾、茶水服务、传递名单及颁奖等任务。

B.奖状制作。

奖状由办公室具体负责统一制作。

制作前，活动部门应及时反馈奖项设置情况。

活动开始前，务必确保奖状到达后台，交由负责礼仪的同学，比赛结束后，负责礼仪的同学，应及时收回奖状，交由办公室统一书写盖章后，发放。

C.礼品准备。

参赛选手及互动环节礼品由外联部负责统一准备。

准备前，活动部门应及时反馈奖项设置情况。

活动开始前，务必确保礼品到达后台，交由负责礼仪的同学，在比赛结束后及时发放完毕。

6.人员就位，安排工作

工作人员需在比赛前1小时，到各自的岗位就位，认真听取负责人的任务分配细节，做好最后一次热身准备工作。

三．活动后工作

1.疏散人员

活动快要结束时，负责秩序维护的同学，应及时打开四周通道，引导评委、嘉宾，观众安全有序离场。

2.合影留念

疏散人员完毕后，学生会全体同学合影留念

3.回收物资、清理卫生、听从指挥最后退场

4.上交总结，资料存档

（1）完成时间：

活动结束后一周

（2）具体任务：

A.活动部门上交总结。

活动结束后，活动部门应及时总结活动中的优缺点，在一周内将纸质和电子档的总结交由办公室存档。

B.精品活动册制作。

活动结束后，办公室应在一周内及时向活动部门索取总结和其他有借鉴意义的留档资料，向宣传部索取照片和新闻稿，做好活动后续工作。

附录考核（略）

黄山学院学生委员会

2012年9月26日