用友系统管理基础内容培训内容.docx
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用友系统管理基础内容培训内容
系统管理、基础内容培训内容
一、建立账套
1、启动系统管理模块；
2、进入注册登录界面：
点〖系统〗菜单下的〖注册〗；
3、在登录界面下，选择服务器；
4、输入操作员：
admin；
5、输入口令（系统默认初始口令为空），点〖确定〗按键，完成登录作业。
如果要修改密码，在密码栏中输入正确的密码，然后将“改密码”栏目设置为选中"√"，点击〖确定〗按钮，在提示窗口输入并确定新密码用户输入新的口令，并进行确认；
6、点〖账套〗菜单下的〖建立〗，进入建立账套主画面执行第一步操作；
7、输入账套号：
168。
账套名称：
福建省XXXX有限公司。
账套路径：
D:
\U8SOFT。
启用会计期：
2007-9。
点〖下一步〗进入第二步操作；
8、输入单位：
福建省XXXX有限公司。
单位简称：
XXXX。
单位地址：
陈大镇。
点〖下一步〗进入第三步操作；
9、输入本币代码：
RMB。
本币名称：
人民币。
选择企业类型：
工业。
行业性质：
新会计制度科目。
选择账套主管：
DEMO。
并且按行业性质预置科目。
点〖下一步〗进入第四步操作；
10、存货是否分类：
是。
客户是否分类：
是。
供应商是否分类：
是。
有无外币核算：
有。
点〖完成〗建立账套；
11、按下表配置分类编码及参数；
项目编码级次
最大级数
最大长度
单级最长
是否分类
第一级
第二级
第三级
第四级
第五级
第六级
第七级
第八级
第九级
科目编码级次
9
15
9
是
4
2
2
2
客户权限组级次
5
12
9
是
2
3
4
客户分类编码级次
5
12
9
是
1
2
部门编码级次
5
12
9
是
1
2
2
地区分类编码级次
5
12
9
是
2
3
4
存货权限组级次
8
12
9
是
2
3
4
存货分类编码级次
8
12
9
是
1
4
2
货位编码级次
8
20
9
是
2
2
2
收发类别编码级次
3
5
5
是
1
2
结算方式编码级次
2
3
3
是
1
2
供应商权限组级次
5
12
9
是
2
3
4
供应商分类编码级次
5
12
9
是
1
2
项目
小数位（最大6位）
存货数量小数位
3
存货单价小数位
4
开票单价小数位
6
件数小数位
2
换算率小数位
2
税率小数位
4
。
二、用户及权限设置（日常工作中，操作员要求权限变更的，网络管理员根据操作员的权限变更申请，并经主管审核同意，网络管理员在此功能下对操作员权限进行变更设置）
1、用户管理：
点〖权限〗菜单下的〖用户〗进入用户管理画面，点工具栏上的〖增加〗按钮，输入用户编码、姓名、口令、所属部门等信息；
2、权限设置：
点〖权限〗菜单下的〖权限〗进入操作员权限管理画面，选择操作员，选择账套和会计年度，点工具栏上的〖修改〗按钮来增加操作员的权限。
如果要增加账套主管的权限，直接点右上角的〖账套主管〗。
三、数据备份（此项工作内容要求由企业网络管理人员完成，日常备份选用备份方法一、其余根据需要可选用备份方法二、备份方法三）
1、方法一、备份计划：
可以对多个账套同时输出，而且可以进行定时设置，实现无人干预自动输出。
减轻了系统管理员的工作量，可以更好的对系统进行管理。
以系统管理员身份或者账套主管身份注册，进入系统管理模块。
在〖系统〗菜单下点击〖设置备份计划〗，弹出〖设置备份计划〗功能界面。
点击〖增加〗后，系统进入〖增加备份计划〗界面。
按要求输入包括表头项：
计划编号、计划名称、备份类型、发生频率、发生天数、开始时间、有效触发、保留天数、备份路径；表体项：
账套号、账套名称、年度等信息。
要求增加以下备份计划：
计划编号：
001、计划名称：
公司数据备份、备份类型：
账套备份、发生频率：
每天、开始时间：
18：
00：
00、有效触发：
2小时、保留天数：
7天、备份路径：
F:
\XX公司备份、备份账套：
[001]福建省XXXX有限公司；
2、方法二、手动账套备份：
输出账套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。
对于企业系统管理员来讲，定时的将企业数据备份出来存储到不同的介质上（如：
常见的软盘、光盘、网络磁盘等等），对数据的安全性是非常重要的。
以系统管理员〖admin〗身份注册，进入系统管理模块。
然后点击〖账套〗菜单下级的〖输出〗功能进入。
此时系统弹出账套输出界面，在〖账套号〗处选择需要输出的账套，点击〖确认〗进行输出。
此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径（此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例如：
E:
\backup下等等）。
选择输出路径，点击〖确认〗完成输出。
系统提示输出成功。
3、方法三、手动年度账备份：
输出年度账功能是指将所选的账套的年度数据进行备份输出。
对于企业系统管理员来讲，定时的将企业数据备份出来存储到不同的介质上（如：
常见的软盘、光盘、网络磁盘等等），对数据的安全性是非常重要的。
以所选账套及会计年度的账套主管身份注册，进入系统管理模块。
然后点击〖年度账〗菜单下级的〖输出〗功能进入。
此时系统弹出年度账输出界面，点击〖确认〗进行输出。
此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径（此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例如：
E:
\backup下等等）。
选择输出路径，点击〖确认〗完成输出。
系统提示输出成功。
四、基础档案
1、部门档案：
主要用于设置企业各个职能部门的信息，部门指单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。
部门档案的编码级次是2-2（即一级二个字符、二级二个字符、以下同），编码原则部门性质+二位编码，01表示科室、02表示车间、03表示其他部门，04表示外协单位等，如：
部门编号
部门名称
负责人
属性
地址
电话
备注
信用额度
信用等级
信用天数
01
科室
0101
总经理办公室
02
车间
0201
一金工
……
……
2、职员档案：
用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等，编号原则按目前使用的六位编码，如：
职员编号
职员名称
所属部门
职员属性
信用额度
信用等级
信用天数
010101
张三
总经理办公室
020101
李四
一金工
040101
天工铸业
外协单位
……
……
……
3、客户分类：
建立起客户分类后，用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下。
在客户档案设置中所需要设置的客户分类，应先行在本功能中设定。
已被引用的客户分类不能被删除。
客户分类编码级次是2-3，第一级分为省份、第二级用区域划分，如：
分类编号
类别名称
02
广东省
02001
粤南
05
江苏省
05001
苏南
……
……
4、客户档案：
在销售管理等业务中需要处理的客户的档案资料，应先行在客户档案中设定，平时如有变动应及时在此进行调整，编码原则：
客户分类+三位编码。
具体格式如下：
（在此只列出关键项）
客户编号
客户名称
客户简称
所属分类
所属地区码
所属总公司
所属行业
01001
华南机床有限公司
华南机床
01
01001
商品流通
01002
厦门市康泰运动器械
厦门康泰
01
01002
商品流通
07001
郑州市康强运动器件
郑州康强
07
07001
商品流通
07002
郑州市速动有限公司
郑州速动
07
07002
商品流通
……
……
……
……
……
……
客户档案的设置，不单要对其编码做科学的规划，我们还应定义其他关键内容，包括：
价格级别：
根据可选择的价格级别，选择对该客户销售产品时使用的价格级别。
分管部门：
该客户归属分管的销售部门。
专营业务员：
指该客户由哪个业务员负责联系业务。
等信息
5、供应商分类：
建立起供应商分类后，用户可以将供应商设置在最末级的分类之下。
在供应商档案设置中所需要设置的分类，应先行在本功能中设定。
已被引用的分类不能被删除。
供应商分类编码级次是2-3-3，第一级次分为钢材供应商、配套件供应商、油化类供应商如：
分类编号
分类名称
01
钢材供应商
02
配套件供应商
03
油化类供应商
……
……
6、供应商档案：
在采购管理等业务中需要处理的供应商的档案资料，应先行在供应商档案中设定，编码原则定为：
分类+四位编码。
具体格式如下：
（在此只列出关键项）
编号
供应商名称
简称
所属分类
所属地区
所属总公司
所属行业
010001
三明市汇丰金属材料有限公司
三明汇丰
01
010001
工业企业
020002
三明诺佳贸易有限公司
三明诺佳
02
020002
商品流通
……
……
……
……
……
……
供应商档案除了定义以上列出的各项外，还应定义各个供应商的联系、信用、分管部门、专营业务员、单价是否含税等住处信息。
7、建立地区分类体系，以便对业务数据进行统计、分析。
采购管理、销售管理、库存管理和应收应付款管理系统都会使用地区分类。
分类编码2-2-3，按大区+省份+市划分。
如：
分类编码
地区名称
01
东北地区
0101
黑龙江省
010101
辽宁省
……
……
8、存货分类用于设置存货分类编码、名称及所属经济分类。
分类编码2-2-2-2-3，原则定为：
第一级次分为：
钢材类、五金类、油化类、半成品、产成品等，在钢材类下又分大型型钢、中型型材、无线管等，在五金类下又分电机类、液压元件等，在半成品下又分升降台系列、平面铣系列等。
具体分类方式如下：
存货分类编码
存货分类名称
对应条形码
01
钢材类
0101
大型型钢
02
五金类
0201
电机类
07
半成品
0701
升降台系列
070101
X6125A
0702
平面铣系列
9、计量单位组分无换算、浮动换算、固定换算三种类别，每个计量单位组中有一个主计量单位、多个辅助计量单位，可以设置主辅计量单位之间的换算率；还可以设置采购、销售、库存和成本系统所默认的计量单位。
先增加计量单位组，再增加组下的具体计量单位内容。
XXXX只采用无换算一种方式如下：
计量单位组编码
计量单位组名称
计量单位组类别
01
无换算关系计量
无换算
……
……
……
计量单位功能主要用于设置对应存货的计量单位组和计量单位信息。
设置计量单位的规则：
先增加计量单位的分组内容，然后才在该分组下增加其具体的计量单位内容，系统控制具体的计量单位必须放在计量单位组下。
方式如下（与上表对应）：
编码
名称
组编码
条形码
主计量
换算率
序号
01
个
01
02
只
01
03
套
01
034
箱
01
……
……
……
……
……
……
……
10、存货档案
存货档案中的数据是其他系统核算的依据和基础，所以在录入数据时，要考虑相关系统的要求录入合理、科学的数据。
它可以完成对存货目录的设立和管理，随同发货单或发票一起开具的应税劳务等也应设置在存货档案中。
同时它还提供基础档案在输入中的方便性，完备基础档案中数据项，提供存货档案的多计量单位设置。
具体的设置方案是：
存货分类+三位编码，如果同一种存货，只是质地不同加上A、B进行区分。
具体设置格式如下（只列出关键设置项，其他项省略）：
存货编号
存货名称
规格型号
计量单位组
主计量单位
组类别
采购计量
销售计量
库存计量
存货分类
010101001
工字钢
30*126*9
01
Kg
010101
020101001
步进电机
75BF00330V/4A
01
个
020101
070101001
悬梁
X6125A-1012
01
个
070101
……
……
存货档案基本页签中的重点：
基础面板中—〉存货属性中
存货属性：
∙销售：
具有该属性的存货可用于销售。
发货单、发票、销售出库单等与销售有关的单据参照存货时，参照的都是具有销售属性的存货。
开在发货单或发票上的应税劳务，也应设置为销售属性，否则开发货单或发票时无法参照。
∙外购：
具有该属性的存货可用于采购。
到货单、采购发票、采购入库单等与采购有关的单据参照存货时，参照的都是具有外购属性的存货。
开在采购专用发票、普通发票、运费发票等票据上的采购费用，也应设置为外购属性，否则开具采购发票时无法参照。
∙生产耗用：
具有该属性的存货可用于生产耗用。
如生产产品耗用的原材料、辅助材料等。
具有该属性的存货可用于材料的领用，材料出库单参照存货时，参照的都是具有生产耗用属性的存货。
∙委外：
具有该属性的存货可用于委外加工。
如工业企业委托委外商加工的委外商品。
委外订单、委外产品入库、委外发票等与委外有关的单据参照存货时，参照的都是具有委外属性的存货。
∙自制：
具有该属性的存货可由企业生产自制。
如工业企业生产的产成品、半成品等存货。
具有该属性的存货可用于产成品或半成品的入库，产成品入库单参照存货时，参照的都是具有自制属性的存货。
如果启用了物料需求计划产品，则需要输入存货档案计划页的相关信息资料。
▪计划策略：
选择，默认为MRP件，选择内容为MRP件、ROP件、空值。
∙空值时，本页签所有项置灰不可设置,该存货不参与MRP、ROP运算，如费用类存货。
∙MRP件时：
∙ 外购属性＋MRP件的末级物料，参与MRP运算，生成MRP采购计划。
∙ 自制属性＋MRP件，参与MRP运算，生成MRP生产计划。
∙ROP件时：
∙外购属性＋ROP件，参与ROP运算，生成ROP采购计划。
∙如该存货属性设置为"自制"，选中ROP件时，系统提示?
因计划策略选择为"ROP件"，故"基本"页签中"自制属性"自动取消?
，即ROP件不可有"自制"属性。
∙ROP件建立在BOM中，也不参与MRP运算。
▪固定批量：
录入，不能小于零，即经济批量。
考虑批量可以使企业在采购或生产时按照经济、方便的批量订货或组织生产，避免出现拆箱或量小不经济的情况，多余库存可作为意外消耗的补充、瓶颈工序的缓解、需求变动的调节等。
▪固定提前期：
录入，不能小于零，提前期是MRP运算、ROP运算时需要考虑的因素之一。
∙对于外购件，提前期就是从订货到货物入库的周期。
∙对于装配件，提前期就是装配周期。
∙对于自制件，提前期就是产品的生产周期。
∙累计提前期：
系统自动维护。
父项的累计提前期考虑其子项物料的提前期，即将该产品结构树中各存货提前期中最长的累计提前期（包括父项产品本身的固定提前期）作为该父项产品的累计提前期，写入父项存货档案的累计提前期，不可修改。
存货档案控制页
▪安全库存：
在库存中保存的货物项目数量，为了预防需求或供应方面不可预料的波动。
▪积压标准：
输入存货的周转率。
呆滞积压存货分析根据积压标准进行统计，即周转率小于积压标准的存货进行统计分析。
▪最高库存：
存货在仓库中所能储存的最大数量，超过此数量就有可能形成存货的积压。
最高库存不能小于最低库存。
用户在填制出入库单时，如果某存货的目前结存量高于最高库存，系统将予以报警。
▪最低库存：
存货在仓库中应保存的最小数量，低于此数量就有可能形成短缺，影响正常生产。
物料清单（BOM）或产品结构
BOM概念：
指产品的组成成分及其数量，又称为物料清单（BillofMaterial），简称BOM，即企业生产的产品由哪些材料组成。
正确使用与维护BOM是系统运行期间十分重要的工作，对BOM的准确性要求也很高，企业必须对此引起足够的重视。
1、添加物料清单：
【操作流程】
1.增加产品结构，包括父项、子项内容，可以定义“是否展开”。
2.产品结构可以修改、删除、复制、审核、弃审。
【操作说明】
▪产品父项是否展开
∙在父项栏目，可选择〖是否展开〗。
如果用户想改变展开级次，则修改〖是否展开〗的属性。
∙进行MRP运算时，系统根据BOM结构中的〖是否展开〗属性判断是否要继续向下级展开，如果某层BOM的该属性为否，即使还有下级产品也不再展开，无论还有多少级。
∙修改产品结构
∙配方号审核/弃审
∙审核：
选择要审核的父项，可多选，然后按〖审核〗。
∙弃审：
选择要弃审的父项，可多选，然后按〖弃审〗。
∙不能审核已经审核过的父项，也不能弃审没有审核过的父项。
∙未审核的产品结构也可以参加MRP运算，填制生产订单。
【注意事项】
▪产品结构中引用的物料必须首先在存货档案中定义，然后才能在产品结构中引用。
▪父项可以是最终完成的产成品，也可以是生产装配过程中形成的半成品，或由不同材料构成的部件；也可以是经过加工过的半成品、外购部件等。
▪有多级结构的产品需要一级一级输入。
例如计算机由显示器、主机、键盘、鼠标组成；主机由机箱、软驱、硬盘、主板、CPU等组成。
首先在存货档案中定义好这些物料的编号、名称、规格型号等，在输入产品结构时需要先输入计算机的下一层结构，然后输入主机的下一层结构。
11、结算方式是用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。
它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。
分级编码1-2，如下表：
结算方式编码
结算方式名称
是否票据管理
1
现金
2
支票
201
现金支票
是
202
转账支票
是
3
银行汇票
4
商业汇票
401
银行承兑汇票
402
商业承兑汇票
……
……
……
12、开户银行：
XX公司ERP系统支持多个开户行及账号的情况。
开户银行功能用于维护及查询使用单位的开户银行信息。
设置方式如下：
编号
开户银行
开户银行账号
暂封标志
001
市工行
1404048309001001157
否
002
兴业银行
181********0001924
否
……
……
……
……
13、仓库档案：
存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。
使用本系统时，应将本单位使用的仓库（包括原材料仓库、产成品仓库、各办事处仓库），输入到系统之中，即进行“仓库档案设置”。
仓库编码不存在级次关系，因此编码长度定为二位最足够用了，各个仓库的计价方式均采用“移动平均法”，如下表：
编号
仓库名称
地址
是否货位
计价方式
0101
钢材库
公司本部
否
计划价法
0201
五金库
公司本部
否
计划价法
0801
产成品库
公司本部
否
移动平均法
0901
借用库
公司本部
否
先进先出法
……
……
……
……
……
14、收发类别设置，是为了对材料、产成品的出入库情况进行分类汇总统计而设置的，表示材料的出入库类型，我们可以根据实际需要自由灵活地进行设置。
编码分级1-1-1，如下表：
收发类别编号
名称
收发标志
1
入库分类
收
11
采购入库
收
12
产成品入库
收
13
盘点入库
收
2
出库分类
发
21
限额出库
发
22
产品零星出库
发
……
……
……
15、采购类型可以根据需要自行设定的项目，我们在使用采购管理系统，填制采购入库单等单据时，会涉及到采购类型栏目。
同时还可以按采购类型进行统计。
如下：
代码
名称
入库类别
是否默认值
01
配套件采购
采购入库
否
02
钢材采购
采购入库
否
……
……
……
……
16、销售类型：
我们在处理销售业务时，可以根据自身的实际情况自定义销售类型，以便于按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。
设置如下表：
代码
名称
出库类型
是否默认值
01
普通销售
销售出库
是
02
外协销售
销售出库
否
03
让售
销售出库
否
……
……
……
……
17、产品结构在企业生产中又称为物料清单，即企业中常说的BOM表（BillofMaterial）,它表示产品的组成结构和组成单位产品的原材料和零部件的数量。
只有定义了产品结构，才能通过采购计划运算得出生产管理、生产计划所需的材料数量。
设置如下表：
母件编码
母件名称
子件编码
子件名称
定额数量
存放仓库
08010101
X2540B
011002007
紫铜管
1．00
五金库
070101001
悬梁
1．00
半成品库
070101030
螺母
2．00
半成品库
……
……
……
……
……
……
18、费用项目：
在处理销售业务中的代垫费用、销售支出费用时，应先行在费用项目档案中设定这些费用项目。
设置如下表：
费用项目编码
费用项目名称
备注
001
运输费
002
包装费
003
仓库经费
……
……
19、发运方式：
在处理采购业务或销售业务中的运输方式时，应先行在发运方式中设定这些运输方式。
设置方法如下表：
发运方式编码
发运方式名称
01
公路运输
02
铁路运输
03
海运
04
空运
……
……
20、非合理损耗类型：
在企业的采购业务中，由于运输、装卸等原因采购的货物会发生短缺毁损，应根据不同情况，作出相应的账务处理。
属于定额内合理损耗的，应视同提高入库货物的单位成本，不另作账处理；运输部门或供货单位造成的短缺毁损，属于定额外非合理损耗的，应根据不同情况分别进行账务处理。
因此企业应在此事先设置好本企业可能发生的非合理损耗类型以及对应的入账科目，以便采购结算时根据具体的业务选择相应的非合理损耗类型，并由存货核算系统根据结算时记录的非合理损耗类型自动生成凭证。
设置方式如下表：
编码
名称
是否默认
备注
01
运输造成非合理损耗
是
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