第六部分技术和文件管理程序.docx

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第六部分技术和文件管理程序

贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司

餐厨垃圾处理建设项目

项目运营管理体系

文件编号：

LD-XM-TX-001

第六部分

技术和文件管理程序

（试行）

贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司

二〇一三年一月

2013．1

尹小宁

版本

日期

说明

编制

审核

批准

目录

1目的2

2适用范围2

3相关文件和资料2

4技术管理2

4.1组织体系2

4.2岗位职责………………………………………………………………………4

4.3统一设计和施工验收规范标准5

4.4项目交工资料的管理5

4.5技术专题会议5

5文件管理6

5.1文件管理的一般规定6

5.2文件所含范围6

5.3文件分类管理6

5.4文件的接收、发放及处理7

6文件编码管理9

7文件传送管理11

附件1：

技术管理规定12

附件2：

资料管理规定15

附件3：

项目档案资料验收管理规定20

附件4：

文件类型代码34

附件5：

单位代码35

附件6信息传递清单36

贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司

技术和文件管理程序

1目的

为规范贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司各餐厨垃圾处理建设项目技术管理，明确项目各级管理人员的职责和权利范围以及技术管理工作流程，提高项目管理水平，保证工程建设任务顺利完成；为了工程资料文件的合理利用，提高工作效率，统一编码管理，实现项目管理的科学有效性；为了对信息工作中需要上报、审查确认、批准、接收、执行的一系列程序接口和工作内容予以明确，使信息传送工作在有序、可控状态下顺利进行，特编制本程序。

2适用范围

本程序适用于贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司所有建设项目的技术管理和文件管理工作。

3相关文件和资料

与贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司各餐厨垃圾处理建设项目相关的技术规范、标准、文件和资料（包括电子版资料和音像制品）。

4技术管理

4.1组织体系

工程项目的技术管理工作组织体系见图-1。

各餐厨垃圾处理建设项目公司、施工承包商都设有技术管理职能部门。

它们之间既有各自的分工，又有密切的业务联系，按照一定的管理制度和程序，使现场的技术管理工作有效地、协调地运转。

图1：

贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司建设项目

技术管理工作组织体系

4.2岗位职责

4.2.1项目管理中心

（1）负责组织并审批各项目公司编制的项目管理体系文件和总体统筹控制计划。

（2）负责重大设计变更的审批；

（3）审阅项目周报、月报以及其它重要文件并提出意见；

（4）组织编写工程竣工验收文件。

4.2.2技术部门

（1）组织设计审查；

（2）参加设计交底和图纸会审；

（3）组织接收和审查设计单位提交的项目工程设计图纸和各种技术文件、资料及技术文件并移交项目公司；

（4）组织编制、实施生产准备计划（含技术准备、培训等）。

4.2.3项目公司

（1）负责总体统筹控制计划的编制，并报项目管理中心审批。

（2）负责编制项目管理制度、监理规划、监理细则，编制工程建设有关的工程管理规定、制度，并报项目管理中心审批；

（3）协助组织初步设计审查，分阶段组织设计交底和图纸会审；

（4）审核、批准施工承包商提交的项目实施计划、施工组织设计和施工技术方案；

（5）负责设计变更的管理；重大设计变更报总公司批准；

（6）负责制定项目资料管理办法，完成工程建设图纸、资料的管理

（7）督促、检查施工承包商交工资料的整理、完善和提交；

4.2.4项目公司行政人事部

（1）负责项目公司的公文管理工作；

（2）负责项目宣传报道及音、像、文字资料存档管理。

（3）负责接管工程的竣工资料；

（4）组织接收和审查设计单位提交的项目工程设计图纸和各种技术文件、资料及技术文件的归档管理；

4.2.5施工承包商

（1）接收项目公司提交的设计图纸和各种技术文件、资料，完善各类技术标准、规范、规定，严格按图纸和技术规范的要求进行工程施工技术管理；

（2）编制项目管理计划、施工组织设计和施工技术方案，划分单位工程，并提交项目公司批准；

（3）负责编制、整理和提交工程竣工图和交工资料。

4.3统一设计和施工验收规范标准

项目工程适用的设计和施工验收规范标准包括国内部分、国外引进部分应统一。

国内的工艺技术，应执行国内颁发的规范标准；国外随工艺和设备引进的部分，应执行外商提供的标准和有关技术规定；所采用的规范标准由设计单位在设计文件中明确，未明确的由技术部门会同项目公司予以明确。

4.4项目交工资料的管理

4.4.1施工承包商进场后，项目公司要将编制的《项目档案资料验收管理规定》（见附件3）下发各施工承包商，明确项目公司的要求。

4.4.2《项目档案资料验收管理规定》明确了交工资料采用的规范、标准、格式以及审查程序、移交时间和方式等；对工程中涉及适用的规范标准中没有的内容，应根据实际情况做出明确的补充规定，作为各施工承包商填写、整编交工资料的依据。

4.4.3施工过程中，项目公司专业工程师应及时确认各项检查记录，不定期的抽查交工资料的完善和整理情况，做到交工资料与工程同步。

4.4.4工程完工后，项目公司工程部、行政人事部应督促施工承包商按规定的时间向行政人事部交付交工资料，并审查交工资料是否完整准确。

4.5技术专题会议

4.5.1技术专题会议由会议发起人或技术负责人确定内容、议程和参加人员范围，并做好必要的准备；技术负责人提前24小时通知。

4.5.2技术负责人安排会议记录并整理会议纪要，及时发放有关单位。

4.5.3技术专题会议的纪要要存档备查。

4.5.4技术专题会议的其他要求详见《项目协调管理程序》附件1：

会议协调制度。

5文件管理

5.1文件管理的一般规定

5.1.1建立文件编码体系，对项目管理过程的所有文件进行统一编号，并全部用计算机进行管理。

5.1.2所有文件均处于受控状态，保持文件的可追溯性。

5.1.3通过现场局域网实现现场内部文件资源共享，尽可能实现无纸化办公。

5.1.4对各方面提供的产品（包括文件、图纸、资料、软件、管理方法等）进行必要的验证，以保证文件的有效性和合法性。

5.1.5建立现场大事记制度，全面记录建设过程中的主要事件。

5.1.6所有项目管理人员及监理人员要填写管理或监理日志，记录下管理或监理工作过程中的原始资料。

5.1.7建议利用Notes文档管理系统，建立项目管理信息（协同工作）平台，开通参与项目各方的Email，用电子邮件形式传递项目信息，以强化沟通与信息交流的时效性。

5.2文件所含范围

工程资料文件包括所有设计、勘察和施工标准规范、设计图纸资料、设计变更通知、施工组织设计、施工方案、工程检验报告、材料（设备）验收资料、施工承包商资质材料、交工资料、监理资料、合同协议、各种控制计划、文件通知、电传信函、会议纪要、通知单、联系单、备忘录、确认函、大事记等。

5.3文件分类管理

5.3.1项目公司行政人事部负责统一收集保管和发放项目执行过程中所发生的所有文件和资料。

行政人事部在收到各种工程资料文件后，首先要对资料文件进行登记，建立项目资料文件的完整记录。

并在登记的同时将资料文件按其工程项目进行分类，建立工程信息档案库。

5.3.2为便于登录、归类，并利用计算机管理，资料管理人员需对信息文件进行统一编号。

工程信息应随工程进度及时整理，所需表格须认真填写，做到字迹清楚、项目齐全、准确、真实、无漏项。

按编号进行分类、整理后将工程文件和资料进行上架排列、存放，对零散的文件按编号存放文件夹或资料夹内，并表明资料类别编号与内容，依次排序上架。

5.4文件的接收、发放及处理

为做好项目文件资料的管理工作，充分发挥文件资料在项目管理的作用，项目资料管理人员负责将文件和资料归档，即编辑工程文档、文卷、装订成册，经过科学的编排，使其成为系统、完整的文档。

可按时间和建设顺序划分文档：

项目前期阶段；初步设计阶段；详细设计阶段和施工阶段；单机试车、中间交接阶段；投料、验收阶段。

工程管理文件由专业人员在最短的时间内交有关人员或请领导处理，一般文件在两天内必须有处理意见，凡急件必须在文件上加盖标记并在一天内处理完毕，资料管理人员在得到处理意见后将文件送有关人员，并及时跟踪。

5.4.1工程管理文件处理流程:

5.4.2工程实施文件处理程序:

5.4.3文件发送流程:

5.4.4文件的借阅流程

（1）一般文件借阅管理：

借阅者查到自己所需的文件（资料）后认真填写借阅登记表，使用完后迅速归还行政人事部资料室，不得转借。

对一般专业通用文档资料，借阅时间最多为一周，需要时可办理续借手续。

（2）保密文件的借阅：

对于保密文件，借阅者应填写借阅文件申请单，注明借阅所需时间，报行政人事部审批，必要时报项目公司总经理审批，然后到行政人事部办理借阅手续，在使用过程中必须注意保密（涉密文件还有保密责任），不得损坏、遗失，在批准的借阅时间前归还行政人事部资料室。

6文件编码管理

工程项目的所有受控的文件，编号由字母与数字组成，其组成方式如下：

6．1内部管理文件

BJ—SC—GC—001

流水号

单位代码

文件类型代码

公司代码

文件类型代码—由2个字母组成，指明文件的种类。

如：

SC表示手册类文件（见附件4）。

单位代码—由2－3个字母组成，如：

GC表示工程部（见附件5）

流水号—文件在签发时都必须有一个序列号，表示本单位发文的顺序，

流水号从001开始。

6．2传递文件

BJ—SJ—GC（发出方）/SJ（接收方）—001

流水号

单位代码

文件类型代码

公司代码

文件类型代码—由2-4个字母组成，指明文件的种类。

如：

SJ表示设计联络（见附件4）。

单位代码—由2－3个字母组成，如：

SJ表示设计单位（见附件5）

流水号—文件在签发时都必须有一个序列号，表示本单位发文的顺序，

流水号从001开始。

6.3会议纪要

GY—GCDD—GC—××××—001

流水号

年代

单位代码

文件类型代码

公司代码

文件类型代码—由2-4个字母组成，指明文件的种类。

如：

GCDD表示工程调度会（见附件4）。

单位代码—由2－3个字母组成，如：

GC表示工程部（见附件5）

年代—由4位数字组成，指明文件发布的时间。

如：

××××表示2012

流水号—文件在签发时都必须有一个序列号，表示本单位发文的顺序，

流水号从001开始。

6.4合同

GY—HT—XZ2013—001

流水号

单位代码和年代

文件类型代码

公司代码

文件类型代码—由2-3个字母组成，指明文件的种类。

如：

HT表示合同（见附件4）。

单位代码—由2－3个字母组成，如：

XZ表示行政人事部（见附件5）

年代—由4位数字组成，指明文件发布的时间。

如：

2013

流水号—文件在签发时都必须有一个序列号，表示本单位发文的顺序，

流水号从001开始。

7文件传送管理

7.1本规定的主要目的是对信息工作中需要上报、审查确认、批准、接收、执行的一系列程序接口和工作内容予以明确，使信息传送工作在有序、可控状态下顺利进行。

7.2各单位和部门应对信息统一归口收发和管理，建立并保持收发记录，避免文件和资料散落和遗失。

为便于查阅、整理、归类，应对信息进行统一编号管理。

7.3编写单位编写文件必须做到字迹清楚，内容齐全、真实，无漏项。

7.4审查单位和部门，要按照国家或行业的技术标准、规范和制度，并结合餐厨垃圾处理项目实际，组织相关单位和部门就审查内容专门召开会议，安排专人记录并就审查结果出版会议纪要。

一般事项要求3日内审查完，重大事项5日内审查完。

7.5审批部门（不含报批类信息）对于收到的信息要及时处理。

若需交有关人员处理时，应注明由谁办理，办理结果，并在发放登记本上由办理人签名。

7.6接收单位要对信息及时存档，及时下发执行单位并监督检查其执行。

7.7执行单位对于收到的信息要严格执行，并把执行结果及时上报。

7.8报批类信息委托第三方编写时，要对第三方资质认真审查，并把本方意见准确转达。

附件1：

技术管理规定

1.总则

1.1为了加强各项目公司的技术管理，确保建设工程质量，制定本规定。

1.2本规定适用于贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司所属各建设项目施工阶段的技术管理。

2.设计交底和图纸会审

2.1设计交底的主要内容

2.1.1由设计单位主项负责人介绍工程概况，内容有：

（1）贯彻执行初步设计批复意见；

（2）设计范围、设计文件的组成和查找办法。

（3）该装置（单元）原料、产品及生产技术特点。

（4）主要建安工作量。

（5）与界区外工程的关系和衔接技术。

（6）生产准备的要求。

（7）其它应说明的问题。

2.1.2由各专业设计负责人（或代表）进行各专业设计交底，内容有：

（1）本专业设计范围、设计文件组成，查找办法、图例、符号和工程意义。

（2）专业技术特点及对工程提出的特殊要求。

（3）专业建安工作量。

（4）施工验收应采用的规范、标准和技术规定。

（5）与其它专业的交叉与衔接。

（6）对新结构、新材料和新的施工工艺、方法做详细交底。

（7）对设计遗留问题或留待现场处理问题的说明。

2.2图纸会审的主要内容

2.2.1设计是否符合国家相关技术规范、行业标准和有关规定是否优化、合理；

2.2.2设计是否符合施工技术装备条件，如需要采取特殊技术措施时，技术上有无困难，能否保证安全施工；

2.2.3施工时结构强度、刚度和稳定性能否满足施工过程中要求；

2.2.4采用新技术、新工艺、新材料等工程项目，是否具有相关业绩，质量是否可靠，土建工程与安装工程在施工配合方面有无技术问题。

2.2.5图纸及说明是否齐全、清楚、明确和详细，尺寸、构造、材料有无错误，以及对施工图有何建议和其它有关问题。

2.2.6设计交底和图纸会审由项目公司组织进行，公司项目管理中心、技术部门、施工承包商等有关人员参加；

2.2.7设计交底和图纸会审的内容、时间、地点由组织单位提前48小时通知有关单位；

2.2.8项目公司在组织单位工程设计交底和图纸会审前，应要求施工承包商组织技术人员对图纸进行细致的审阅，以便施工承包商在设计交底和图纸会审会上将图纸中不合理或不便于施工的地方提出来，加深对设计的理解，为工程施工创造有利条件；

2.2.9设计交底和图纸会审会议各方的意见由项目公司收集、汇总、起草会议纪要并各方签字，下发至各参与单位。

3.施工组织设计和施工方案

3.1单项工程应编制施工组织设计；单位工程或关键设备基础、大型混凝土结构、大型设备及关键设备的安装等应编制施工技术方案；分项工程应编制作业指导书。

3.2单项工程施工组织设计和重大施工技术方案由施工承包商组织编写，报项目公司和技术部门、项目管理中心审批；一般性施工技术方案由项目公司审批，公司项目管理中心备案。

3.2.1施工组织设计的主要内容如下：

1）工程概况

2）建设部署和施工顺序，提出完成施工任务的总目标，分阶段施工目标及其细化，如何处理本单项工程与其它单项工程的关系等。

3）施工进度计划，包括该单项工程总进度，主要单位工程综合进度，安装配合施工进度等。

4）主要施工方法、技术组织措施及施工总平面规划。

5）保证工程质量及HSE的主要措施。

6）主要材料、施工机械、工具及量具使用计划。

7）劳动力组织、技术培训及各工种劳动力需要量。

8）大型临时设施规划。

9）施工准备计划。

10）施工承包商资质、质保体系简介。

3.2.2施工技术方案的主要内容如下：

1）工程概况

2）施工方案

3）施工措施与方法

4）质量计划

5）施工进度计划

6）最终检验与试验计划

7）施工总平面布置图

8）HSE技术措施

3.3分项工程作业指导书由施工承包商编写、审批。

3.4建设工程施工必须按照批准的施工组织设计或施工方案进行，在施工中确需对施工组织设计或施工方案进行重大修改的，必须报项目公司审批同意后，方能组织施工。

3.5单项、单位工程的划分由施工承包商上报项目公司审批。

4.交工技术文件的编制

交工技术文件的编制、移交按附件3《项目档案资料验收管理规定》执行。

5.本规定由贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司负责解释。

6.本规定自下文之日起执行。

附件2：

资料管理规定

1.目的

为做好贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司各餐厨垃圾处理建设项目设计文件图纸、技术资料的管理工作，规范公司与设计、监理、施工等各方的沟通与协调，规范项目资料的形成、过程传递与归档等环节的行为，理顺设计文件、资料管理工作程序，提高工作效率，使工程资料管理工作规范化和制度化，确保实现各餐厨垃圾处理建设项目总体进度目标，特制定本管理规定

2.适用范围及管理原则

本规定适用于贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司各餐厨垃圾处理建设项目。

该项目档案资料实行统一管理、分级负责的原则，各项目公司行政人事部为工程资料、图纸及信息的对外联络部门，是设计资料、图纸接收的集中管理部门，代表公司负责工程全过程的工程资料管理工作；

3.资料归档内容

基本建设项目档案资料是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。

主要有11类：

3.1可行性研究、任务书；

3.2设计基础资料；

3.3设计文件；

3.4项目管理文件；

3.5涉外文件；

3.6施工文件；

3.7工艺设备文件

3.8监理文件、资料；

3.9生产技术准备、试生产；

3.10财务、器材管理；

3.11竣工验收文件。

4.工作程序

4.1技术文件资料信息流程（见附件2-1）

4.2资料收集

资料管理要与项目建设同步进行，应从立项开始就对工程项目有关的文件资料进行收集、积累、整理；项目竣工后，及时做好所有文件资料的验收和归档工作。

4.3管理要求

4.3.1管理范围：

项目公司行政人事部按照规定的范围和要求安排资料的接收、发放、存档；

4.3.2电子文档的传递：

项目中凡与工程建设有工作联系的外部单位（设计、监理、施工、供应、生产准备），均应建立具有足够存储空间的电子邮箱,以便于接收各类电子文档（电子文档的编制原则－文字采用MicrosoftWord&Excel,图纸采用Autocad格式）；设计单位在发给公司技术部门及项目公司邮件的同时，应立即以快递或传真方式确认该邮件，并提供一份经过签字、盖章的硬拷贝，以确保文件的有效性；

4.3.3设计变更单:

项目公司工程部从设计单位（现场设计代表）处接收设计变更单,经项目公司总经理（或行政人事部办公室主任）签字确认后,按规定份数复印，发给有关单位；

4.3.4施工技术方案、施工组织设计:

施工技术方案、施工组织设计经过审核、批准后由项目公司行政人事部存档、并按规定发放。

4.4外文资料的管理

4.4.1引进项目的国外设计资料，包括：

基础设计、详细设计或施工图设计；国外设备采购合同范围内引进的主要机电仪设备说明书、工程规定、规格书及安装调试说明书等，由技术部门委托国内承担该项目设计的设计单位负责翻译，并按合同规定提供译文和译注后的施工图；

4.4.2引进项目的外文技术资料，包括：

专利商文件、标准规范、制造厂最终文件、安装操作及维护手册等，由技术部门按照公司划定的范围安排翻译、出版，出版后的资料由项目公司行政人事部负责分发和归档。

4.4.3引进设备随机开箱检验的文字材料及国内非标设备制造厂家的竣工图、修改通知单、设备订货单等由采购部负责收集整理后移交项目公司行政人事部归档、按规定分发有关单位。

4.4.4外文资料的移交应按规定的交接手续进行。

移交单位需提供详细的清单目录，经接收方验收确认后办理移交手续。

4.5资料的发放

4.5.1项目公司行政人事部根据工程项目的不同情况，按规定及时地把技术资料分发到各有关部门、单位（见附件2－4《餐厨垃圾处理建设项目信息（文件和资料）分发明细表》）；

4.5.2施工承包商首次须携带《工程施工合同》和项目公司的书面通知到项目公司行政人事部领取施工图；

4.6资料的整理分类

4.6.1项目公司行政人事部对接收的文件图纸、技术资料进行分类、整理、组卷、编目，按工程项目、工程类别分项管理，建立管理台帐；

4.6.2资料管理人员对照文件图纸、资料目录，逐份、逐张进行验收，发现短缺及时通知有关单位补齐；

4.6.3及时整理接收新版文件图纸、资料，发出旧版本失效通知，回收失效的文件图纸、资料，并加盖“作废”印章，隔离存放。

4.7资料的组卷编目

4.7.1文件图纸、技术资料的组卷应按以工程主项为主，专业为辅的原则进行；

4.7.2编目登记应按文件编号、主项名称、工程类别、专业类别、文种、份数、张数及收到日期等分别进行登记，以方便发放和借阅。

4.8竣工档案验收

项目公司行政人事部应做好交工资料的验收工作；在施工承包商整理交工资料的过程中，对交工技术文件和竣工图的分类、编目、组卷进行指导检查，按《公司工程建设交工技术文件规定》进行验收。

5．档案资料保密

5.1资料管理人员应认真贯彻执行国家有关保密规定和制度，自觉遵守保密守则，做好文件、资料的保密工作。

5.2项目保密文件资料实行专人管理，借阅和复制保密资料，需经主管领导审批，严格按《公司保密制度》办理登记、借阅、签字手续，绝密资料只能在资料室借阅，不得带出。

5.3资料管理人员要经常自觉检查档案和资料保密情况，一旦发现缺漏、遗失，应及时采取措施并报告有关领导。

6．图纸、资料的查阅

6.1餐厨垃圾处理建设项目可供查阅的技术文件，原则上只对内部各部门人员使用。

查阅者需主动出示有关证明，填写查阅登记表。

6.2外部人员查阅，需经项目管理中心总经理同意，并填写查阅登记表后方可查阅。

6.3查阅过程中严禁剪裁、涂改、污损和折毁。

归还时必须按原顺序排好，交资料管理人员当面点清。

附件2－1、技术文件资料信息流程

附件2－2、资料（图纸）发放登记表

附件2－3、资料（图纸）借阅登记表

附件2－1

技术文件资料信息流程

一.

二.

三.

四.

五.

附件2－2

资料（图纸）发放登记表

编号：

日期

资料原文号

资料名称

份数

张数

收到单位

姓名

附件2－3

资料（图纸）借阅登记表

编号：

序号

资料（图纸）号

名称

份数

张数

借阅

批准