关于转发文件标题格式的规定.docx

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关于转发文件标题格式的规定

关于转发文件标题格式的规定

在转发式公文标题的拟制中，时常遇到这样一种难以处理的情况，如《XX县政府关于转发XX行署关于转发XX省政府关于XXX（事由）的通知的通知的通知》。

在这种标题中，介词一“关于”；动词一“转发”；文种一“通知”反复在一个标题内出现，令人不知所云。

当遇到这种情况时，可采取以下三种方法进行技术处理。

一是省略法。

当批转、转发、印发（颁发）原文标题中已有“关于”一词时，新拟标题可省略介词“关于”和文种“通知”，如（国务院批转农业部关于加速发展淡水渔业的报告）。

当原文标题中没有“关于”一词时，新拟标题新拟部分中再加介词“关于”。

但在“关于”和文种的省略时，要注意两点：

第一，当新拟标题的新拟部分无介词“关于”时，标题新拟部分不可带有文种。

如《转发省民政厅党组关于积极推行殡葬改革工作的报告的通知》；《转发XX关于惩治贪污、受贿罪和惩治走私罪的两个补充规定的通知》，以上二例最后“的通知”三字应删去。

因为这种标题属动宾结构式标题，“转发”为动词，以原文标题为宾语而组成。

如再加上文种，不仅不合语法，且易造成不必要的混乱（即：

不知批转或转发的是“报告”“规定”还是“通知”了）。

第二，当新拟标题中新拟部门有介词“关于”时，文种不可省略，如《XX关于颁发安徽省编制管理暂行办法的通知》。

这类标题属介词结构式标题，不可拟成《XX关于颁发安徽省编制管理暂行办法》。

二是替代法。

当采用省略法也无法避免“转发”“关于”“通知”的重复出现时，即可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。

如《XX省委关于贯彻落实中发〔1989〕12号文件精神的通知》，倘若不如此替代，新拟制的标题就会变成：

（XX省委关于贯彻落实***中央关于加强和改善党对工会、共青团、妇联工作领导的通知的通知），又是一个标题中出现两个“关于”和两个“的通知”。

采用替代法时，要尽量不搞“迷宫”，在标题中最好标明事由主旨，让人一目了然。

如《***安徽省委关于贯彻执行中发〔1987〕21号文件严格控制党政机关干部出国问题的通知》（皖发〔1987〕28号），这样的标题就很好，即避免了重复出现“关于”和“的通知”问题，又标明了事由主旨。

三是直转法。

当某一重大问题，中央发了文件，省委转发，地委转发，县委还要转发时，标题就更难拟制。

采用省略法、替代法均不合适，这时可采用直接转发最上一级文件的办法。

如XX省委就社教工作发了通知，某地委转发后，某县委又需转发，这时就可采用直接转发省委通知的办法，将标题拟成《转发XX省委关于抓好社教工作的通知》。

如若上级在转发它的上级文件时，均结合实际提出了具体落实意见，则可将上级的转发意见连同最上一级文件作为“附件”附在正文之后，主题词之前；当上级转发最上一级文件时，没有提出具体意见，则不必将中间级转发文件附上，可在导语中说明，也可不提及。

转发类公文标题正确使用方法

在公文处理过程中，我们常常要转发来自上级、下级或不相隶属机关的公文，很多同志由于不了解转发类公文的标题形式，常常出现标题形式繁杂的问题，如何正确制作转发类公文的标题，下面介绍几种常用的方法，请大家在日常工作中正确使用。

一、标准式

所谓标准式，就是“发文机关+转发+所转文件名称+的通知”的格式，这是转发类通知最常用的格式。

例如：

长治市食品药品监督管理局转发山西省食品药品监督管理局案情通报的通知。

如被转发文件的发文机关名称字数较多，可用规范化的简称；如被转发文件的发文机关为多个时，则可只写一个最主要的机关后加“等”字。

二、变通式

（一）原文种省略式

如果所转发的文件也是通知，那么，就可以用原文种省略式制作标题，即将原文件标题中的文种“通知”省略，以避免文种重复。

例如：

长治市食品药品监督管理局转发山西省人民政府办公厅关于解决食品药品监督管理系统基础设施建设用地的通知。

（二）追根直转式

如果一份文件，中间经过几层转发，再使用标准式标题，就会出现介词和文种大量重复，短语结构层次复杂、语意互相纠缠的问题。

这时就可利用此种方式拟题。

从转发表层形式看，所转发文件是直接上级的文件，但从转发的实质看，无论几层转发，最终转发的是最上级的文件。

例如下面通知的标题：

长治市食品药品监督管理局转发山西省食品药品监督管理局《转发国家食品药品监督管理局〈关于临床分析用氨基酸分析仪等产品分类界定的通知〉的通知》的通知

这个标题问题在于结构层次较多，词语重复，违背了公文标题准确、概括、简要的原则要求，并误加了书名号，因为“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”（《国家行政机关公文处理办法》）。

此时可用追根直转式，拟为：

长治市食品药品监督管理局转发国家食品药品监督管理局关于临床分析用氨基酸分析仪等产品分类界定的通知。

（三）文号代称式

如果所转发文件标题太长时，可用该文件的发文字号代替。

例如：

长治市食品药品监督管理局关于转发市政办发〔2007〕37号文件的通知。

转发文件时公文标题的拟写

转发（印发、批转，下同）文件的公文标题往往因为被转发文件的标题的“干扰”，而受到这样那样的制约，拟写时容易顾此失彼。

笔者认为，要给转发文件的公文标题定个明确的写法，不那么容易。

但如果细心揣摩，也可以发现一些带有规律性的东西。

以下试举几例，以供讨论：

一、××省人民政府转发《国务院关于边境贸易有关问题的通知》的通知

这个标题有两个毛病。

一是为了强调被转发的是一个文件，而加了书名号；二是执意求全出现了“通知的通知”这样的累赘。

对于这种情况，笔者认为，因为被转发文件与转发文件的文种相同，为了避免重复，将这个标题拟成“××省人民政府转发国务院关于边境贸易有关问题的通知”即可。

如果下级机关层层转发，也不必层层累加“通知”。

二、××省人民政府办公厅关于转发国办发〔1999〕74号文件的通知（转发通知无具体的贯彻意见和要求）

一方面这样的标题有其成立的理由。

采用这种拟写方法一般是因为被转发的文件标题比较复杂或者也是一个转发文件的公文，如果不用发文字号代替，这个公文的标题就太冗长了。

比如，“××省人民政府办公厅关于转发国务院办公厅转发国家计委等部门关于进一步做好国有粮食企业扭亏增盈工作意见的通知，出现了“关于”“转发”的重复。

用这个文件的发文字号代替则可避开这些重复。

另一方面这样的标题也有其弊端。

因为当读者看到标题的时候，国办发〔1999〕74号文件究竟是什么内容不得而知，重要性如何也无法判断。

另外，当今后查找文件时，见到这样的标题就好象见到了一个密码，必须先搞清这个国办发〔1999〕74号文件是什么内容，才能知道这个文件究竟是不是要找的文件，这无疑给工作效率的提高制造了一个不大不小的障碍。

因此，笔者认为这样的办法不值得提倡。

此类公文标题的处理可以考虑两种办法：

一是因为没有具体的贯彻意见，可以直接翻印下发；二是如果必须转发，应尽可能将原文的事由表达出来。

以前面的例子来说，可以拟成“××省人民政府办公厅转发国务院办公厅转发国家计委等部门关于进一步做好国有粮食企业扭亏增盈工作意见的通知”，尽管感觉上不够简炼，但也是必要的。

以此类推，即使下级机关再行转发时，也应该不惜再加一个“转发”。

三、××省人民政府关于转发国发〔1999〕5号文件切实解决当前供销合作社工作中几个突出问题的通知（转发通知有具体的贯彻意见和要求）

笔者认为，一般情况，这样的标题适用于转发文件的同时，又有对该文件的具体的贯彻落实意见或措施。

使用这样的标题，其作用在于告诉读者，这个文件既是在转发文件，同时又有具体的贯彻意见和要求。

这样的标题将这两个方面的内容都概括了出来，可以说是比较准确的。

反之，如果刻意追求简炼，将这个标题写成“××省人民政府关于转发国发〔1999〕5号文件的通知”，或“××省人民政府关于解决当前供销合作社工作中几个突出问题的通知”，都存在明显的不足。

前者使我们无法知道××省政府还有一个重要的贯彻意见，因而影响对文件内容的全面掌握；而后者使我们只知道发文机关要求受文机关做好这项工作，却不知道国务院也曾发过一个关于做好这方面工作的通知。

因此，看来这个标题需要同时保留两个方面的内容。

那么，为什么在这个标题中使用“国发〔1999〕5号”这样的表述?

其合理性何在?

这是因为，国务院的文件也是关于解决当前供销社工作问题的内容，使用文号是为了避免意思重复。

这个标题还可以考虑拟成“××省人民政府认真贯彻落实国务院关于切实解决当前供销合作社几个突出问题文件精神的通知”。

四、××省人民政府印发《××省鼓励外商投资优惠政策（试行）》等两个文件的通知

这样的公文标题文字是少了，但是另一个文件《××省扩大横向联合优惠政策（试行）》却隐藏在了标题之后。

虽然做到了简炼却失之准确。

这并不是一个好的办法。

笔者认为，比较合理的处理办法有三：

一是如果这两个或三个文件是内容大致相同、同属一类的，那么可以将这些文件的主要内容概括出来放入标题。

比如这个文件的标题就可以写成“××省人民政府印发招商引资和扩大横向联合两个优惠政策的通知”。

二是将这几个文件分开印发。

三是当由于某种原因不可以将它们分开印发又不便于概括其内容时，最好多费些笔墨，将这几个文件的名称都列入标题。

比如，这个标题就可以写成“××省人民政府印发《××省鼓励外商投资优惠政策（试行）》和《××省扩大横向联合优惠政策（试行）》的通知”。

有关公文标题的几个常见问题答疑

第一，公文标题中为什么必须要有一个介词“关于”？

[解答]

拟制公文标题时，在发文机关名称和“事由”之间必须用介词“关于”加以衔接，其中“关于”具有引进处理对象的作用。

这里的处理对象可以是人，也可以是事。

前者如《关于×××同志违反财经纪律给予党内警告处分的决定》，后者如《国务院关于2011年度国家科学技术奖励的决定》。

引进处理对象的主要作用是让受文者一看标题即知该公文要处理什么事情，以提高阅文效率。

第二，公文标题中的“关于”一词的使用有什么基本规律？

[解答]

介词“关于”在公文标题中起引进处理对象的作用，这里的处理对象可以是人，也可以是物，旨在使收文者一看标题即知该公文要处理什么事情，以提高阅文效率。

一般而言，介词“关于”之后要附带一个动词，诸如《关于开展……》《关于打击……》《关于接收……》等等。

在一般情况下，标题中“关于”之后不可重复使用介词，如“关于对……”“关于在……”等等。

但是如果两个连用的介词所修饰的不是同一个对象，则可以连用。

如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于在国内公务接待工作中切实做到勤俭节约的通知》《关于对反腐败工作进行专项检查的通知》等，其中的“关于”与“在”“对”等分别属于两个不同的层次，“关于”是第一个层次上的介词，“在”“对”属于第二个层次上的介词，其所修饰的对象是各有不同的。

“在”“对”所引出的介词短语能够起到限定范围、突出强调的作用，可使公文标题中的事由表达得更为准确。

就实际使用情况来看，用得较多的介词主要是“在”“对”“向”等等。

第三，有人说，在公文写作中，如果“发文机关名称”在标题中出现了，在落款处就要省略；在标题中省略了则落款处必须有。

这个说法是否正确？

[解答]

这个说法不正确。

在一般情况下，公文标题中应当载明发文机关名称，以体现行文的庄重性和严肃性。

但在某些特定条件下，视实际需要可以省略发文机关名称。

主要是：

有特定版头的公文，版头部分已经标明了发文机关名称；机关内部运转的公文，如果在落款处标明发文机关名称，那么在标题中即可省略；以领导者个人或以个人名义代表某机关的行文。

对于落款而言，现行机关公文均要落款。

第四，请问公文标题中的“国务院批转”与“国务院办公厅转发”有什么区别？

有“国务院办公厅批转”这种用法吗？

[解答]

这里涉及的是公文处理过程中的“批转”和“转发”的使用问题。

就通常而言，“批转”用于“上批下”，即用于上级机关对下级来文的处理；“转发”用于“下转上”和“平转平”，即用于下级机关对上级机关以及平级机关相互之间来文的处理。

至于“国务院办公厅批转”这种情况，应当说只在高级机关才有，并且只用于办公厅系统内部，系国务院办公厅对所属各局公文的处理，在一般的机关单位则很少出现此种情况。

第五，“请示”的标题，在“关于”的后面可否加入“申请”二字？

[解答]

不可。

因为标题中的文种名称“请示”已明显蕴涵向上级机关的“申请”之意，“事由”部分在介词“关于”之后又出现“申请”二字，属于叠床架屋。

第六，拟写“通知”标题时如何解决“通知的通知的通知”的重叠现象？

[解答]

这类情形大都出现于转发性的通知。

以《××县工商局转发市工商局转发国家工商局关于××××的通知的通知的通知》这一标题为例，这是一个文种连续重叠的标题，冗长杂乱，令人生厌。

依照转发性通知标题拟制的惯例，可将整个标题改为《××县工商局转发国家工商局关于××××的通知》，把转发的中间层次即市工商局的情况写进公文的开头，例如“近日，接市工商局转来《国家工商局关于××××的通知》，现把此文转发给你们，望……”

第七，当标题中出现“暂行”“试行”“草案”等附加字样时，是将它们置于书名号之内还是放在书名号之外？

[解答]

在公文标题的拟制过程中，需要时常用到诸如“草稿”“征求意见稿”“讨论稿”“草案”“试行”“暂行”等说明性词语，用以对公文内容成熟程度作出限定，它一般多见于法规体公文之中。

在书写或印制时需要将这种说明性词语用括号括入。

这里涉及一个问题是，当行文中需要引用该法规或规章名称时，括号及相应的说明性词语是应当置于书名号之内还是之外？

对此，实践中较为混乱，很不统一。

例如《××市住房公积金管理办法（试行）》《××县人民政府2012年工作要点》（征求意见稿）等。

就这两个标题而言，究竟哪一种写法是正确的呢？

我们认为应当是前者。

因为公文标题中的这种说明性词语，表明了该公文内容的成熟程度，它与公文标题内容关系密切，是公文标题的组成部分，是不可分割的一个整体，因此在拟制时必须将其置于书名号之内。

否则，就会有损于原标题内容的完整性。

值得说明的是，公文标题中的这种说明性词语，都是依据公文内容的成熟程度及公文文种选用的，其位置可以出现在题尾，也可以出现在题中。

括号只在题尾说明时才使用，而题内则不需用标点符号，例如《××市公安局处置突发性公共事件暂行办法》，不能写作《××市公安局处置突发性公共事件（暂行）办法》。

公文标题写作中有哪些常见错误

与一般文章的标题相比，公文标题的一个最突出特色是它的要素化。

依国家有关公文法规的规定，公文标题必须由发文机关名称、主要内容和文种三个要素组成，每个要素均有独特的作用，一般不得随意省略。

但在实践中有些公文标题却未循此。

一、滥行省略

与一般文章的标题相比，公文标题的一个最突出特色是它的要素化。

依国家有关公文法规的规定，公文标题必须由发文机关名称、主要内容和文种三个要素组成，每个要素均有独特的作用，一般不得随意省略。

但在实践中有些公文标题却未循此而为，表现为过于追求标题的简洁而滥用省略，以致使公文标题“缺肢少腿”，令人费解。

例如，有一份标题为《关于增加职工福利待遇问题》，该公文究竟是由哪一单位制发，属何类文种，均不清楚。

正确的做法是，应当在介词“关于”前冠以发文机关名称，在“问题”之后添加公文文种，即《××关于增加职工福利待遇问题的××》。

又如某工厂向主管局所写的一篇关于机修车间设备大修情况的报告，标题是《机修车间大修情况》，随意省略，显得不伦不类。

仅就文种而言，究竟是“报告”还是“请示”，令人难以捉摸。

规范的写法应是《××厂关于机修车间大修情况的报告》。

二、文种混用

文种是公文标题中不可缺少的一个构成要素，对于它的确定，应当根据公文所涉及内容：

文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行，具有特定性和单一性，不能混淆使用。

但在实践中出现文种混用问题的较为多见，主要表现为请示与报告不分、决定和决议相混、公告与通告滥用以及把决议和会议纪要等同等等。

例如某一上行文标题为《××厂关于扩建职工娱乐室的报告》，即属混淆了“请示”与“报告”两个文种的界限。

因为从行文要求上看，请示需要上级机关明确作出批复，而报告则未必如此。

鉴于该文所述内容是需要领导批准解决扩建职工娱乐室所需经费问题，故用“报告”文种显然是不正确的，应当改为《××厂关于扩建职工娱乐室的请示》。

至于使用《××厂关于扩建职工娱乐室的请示报告》，将“请示”与“报告”合二为一，就更属错误。

三、叠床架屋

主要有三种情况：

一是公文标题中的“发文机关”要素因简省不当而造成重叠。

例如《中共××乡党委关于加强秋粮收购工作的通知》，且不说此“通知”以党委名义发布是否合适，仅就“中共××乡党委”这一名称表述而言，即存在重复累赘的问题。

因为“中共”是“中国共产党”的简称，再在后面出现“党”字，显属不当。

尽管这种表述在实践中比较普遍，但却不符合规范。

正确的写法是“中共××乡委”。

二是公文标题中的“文种”要素因转发或批转环节过多而造成重叠。

这类标题往往流于冗长杂乱，读起来拗口，烦冗枯燥，令人生厌。

例如《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发（财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知）的通知的通知》，其中介词“关于”重复出现三次，殊为不妥，而且在“转发”之前加介词“关于”也不符合语法习惯；文种“通知”也重复表述。

依转发性通知标题拟制的惯例，应只保留公文发源处的一个文种即可。

此外，该通知转发的中间环节即××省财政厅亦无保留的必要。

因此，可将整个标题改为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知》。

三是公文标题中的“事由”部分因强调表述而造成重叠。

例如《××厂关于申请扩建浴室的请示》。

其中“请示”文种即已明显蕴涵向上级单位“申请”之意，“事由”部分再用“申请”一词纯属不必，故应删掉。

四、简而不明

此种“病误”指因为过分追求标题表意的简练而造成语意不清，含混模糊，令人费解。

例如《××市工商局关于摆设摊点的决定》一题，究竟是“禁止”，还是准许？

由于随意苟简，致使表意不明，令人惑然。

如果将其改为《××市工商局关于禁止在市区繁华地带随意摆设摊点的决定》，语意就显得明确具体了。

五、题不对文

即指公文标题对正文部分所述内容的概括有失准确，或过宽或过严，使标题与正文出现“分离”的状况。

例如有一标题为《××市公安局关于二〇一一年上半年厂矿企业内部治安案件情况和问题的报告》，依题推断其正文部分应当只涉及“厂矿企业内部”这一空间范围、“治安案件情况和问题”这一内容范围、“二〇一一年上半年”这一时间范围，但阅读全文后却发现其在内容上不仅反映了“治安案件情况”，而且也反映了有关“刑事案件情况”；尽是一些“情况”的陈述，却没有对“问题”的罗列与分析；有些内容表述甚至超越了“厂矿企业内部”的范围。

由此可论，该报告的标题与正文不符，标题概括过严，有悖公文法规中有关标题拟制必须做到准确的规定要求。

六、生造文种

即指使用党和国家公文法规规定以外的文种，诸如“汇报”“批转”“转发”等等。

其中“汇报”是公文处理中的常用术语，不能作为文种；“批转”和“转发”只是两种重要的公文发布形式，仍旧不能作为公文文种使用。

实践中，有些单位对此注意得不够，往往自拟文种，例如有一标题为《××市××区计划经济委员会关于电子乐器厂整顿工作情况的汇报》，将“汇报”作为公文文种使用，显失规范，应当改为“报告”。

顺便指出的是，有些公文写作著述和教材中，多将“批转”“转发”等作为公文文种加以介绍，是不正确的，对公文处理实践环节是一种误导。

要严格按照党和国家公文法规中所规定的文种使用，决不能乱起“名称”，以确保其规范性和严肃性。

七、乱用标点

依据公文法规的规定，公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

但在有些特定情况下，公文标题中仍然需要使用诸如引号、括号、顿号、破折号等标点符号，以使表意更加清晰严密。

实践中，不少公文标题中的标点符号的使用不够规范，随意性强，主要表现在：

联合行文的标题，在并列的发文机关名称之间不加顿号；出现缩略语和具有特殊含义的词语时不加引号；批转法规性文件不加书名号，而使用引号，或者不是法规性文件却加书名号；对公文内容成熟程度的限制性词语置于书名号之外等等。

例如《××公司批转〈××地区种籽管理站关于加强种籽科学管理的规定〉（讨论稿）的通知》，其中“讨论稿”是对该项工作内容成熟程度的限定，表明其内容尚不十分成熟，有待于进一步酝酿和磋商，以便使之趋于完善和合理。

它与规定标题同为一个整体，是不可分割的，因此在书写时必须注意将其置于书名号之内，即写成《××公司批转〈××地区种籽管理站关于加强种籽科学管理的规定（讨论稿）〉的通知》。

再如《××省人民政府关于转批转省税务厅“关于增收企业所得税的规定”的通知》，此标题中，被批转对象《关于增收企业所得税的规定》是法规性文件，故应按规定使用书名号，而不能用引号，即应改为《××省人民政府批转省税务厅〈关于增收企业所得税的规定〉的通知》。

八、排列不美

《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中有明确规定，公文标题可“分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

”据此可见，公文标题在文面上的排列应当做到醒目、美观、得体，或采用单行排列，．或采用双行或多行排列，要统筹考虑，合理布局，能给人以形式上的美感。

实践中，不少公文标题的排列都忽视这一问题，往往随意而设，既不美观，也不够规范。

例如：

××市无线电工业公司

关于半导体器件××厂套购高级组合家

具的通报

此标题的排列，第二行比第一行左右分别多出三个字，第三行又比第二行左右各缩进六个字，从表面上看似无不妥，不失匀称，但在实质上却破坏了标题的整体美，也不符合公文标题排列的规范要求。

因为不能单纯为了追求字数的匀称相等而无视词或词组的完整性，随意将其割裂开来。

例中“家具”是一个具有完整意义的词语，却被分置两行之中，显然欠妥。

不妨改成：

××市无线电工业公司

关于半导体器件××厂套购高级组合家具的

通报

再如某教材中所附的一篇例文标题的排列：

××钢厂职工代表大会关于批准

职工宿舍分配方案的决议

此标题的排列布局仅从外观上看，即给人以不协调之感。

上下两行只注意“向右看齐”，致使下行左侧出现缺口，显得不够匀称，也不美观。

同时将原本较短且表意紧凑的“事由”部分断开排列也并不合适。

不妨改为：

××钢厂职工代表大会

关于批准职工宿舍分配方案的决议

九、位置不当

公文标题应当位于文面上的什么区域？

《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）中有明确规定，即编排于红色分隔线下空二行位置。

这样排列出来的公文标题，才显得醒目突出，美观得体。

但在实践中很多机关的公文标题在排列时颇为随意，很不讲究，不是离横隔线太近，就是过于疏远，显欠规范。

十、体号混乱

即指公文标题中对字体、字号的使用不合规范，随意滥用。

公文标题应当使用何种字体，用几号字？

《党政机关公文格式》中也有明确规定，即应使用2号小标宋体字。

但在实践中有些机关的公文标题却不如此，或用初号宋体字，或用三号宋体字；还有的不用宋体字，而是用黑变体、楷书体、隶书体或者魏碑体等，很不规范，给人以纷乱之感。

标题是公文的“眼睛”，拟制时必须精心对待，审慎为之，切不可草率造次。

这里所列诸种“病症”，仅就常见现象略作分析，以期引起公文工作者注意，从而使公文标题的拟制不断臻于规范。