英语实用文体写作系列 7备忘录.docx

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英语实用文体写作系列7备忘录

Unit7

备忘录（MemorandumorMemo）

一、写作技巧

（一）概述

备忘录（MemorandumorMemo）是一种用以备忘的简易公文，是一种正式的专业文件。

在公文函件中，它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或就某个问题提出自己的意见或看法。

在业务上，它是各部门书面联系的一种手段，一般用于部传递信息，将实情、信息、观察资料等进行传阅，一般用来补充正式文件的不足。

它结构清晰、阅读方便、传递迅速，经常为公司或团体所使用。

大多数备忘录的特点是简明扼要，但它们同时也应具备优秀应用文的其他写作原则：

面向读者，表达清楚且准确。

备忘录简洁短小，各部分题目虽然看上去有些唐突，但它们可以使读者对事情有个大致了解并快速做出反应。

备忘录通常要发送、贴、转寄，也就是说它们要迅速送到很多人手里。

粗心就会出错，其影响会迅速扩大，为了纠正错误人们往往会写更多的备忘录。

备忘录也要归档，这意味着它们将来有一天还会纠缠你。

事实上“memo”来自于拉丁语“memorandum”，意思是“必须记住的东西”。

它的容可以分为以下几项：

书端（Heading）

收文人的、头衔、地址（Addressee'sName,Title,Address）

称呼（Salutation）

事因（Subject）

正文（Body）

结束语（ComplimentaryClose）

署名（Signature）

其标准格式如下：

Heading（书端）

From（发文人）Date（日期）

To（收文人）

Subject（事由）

Body（正文）

（二）写作注意事项

1、书端（Header/Heading）部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、等。

许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的写法相同。

2、称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用DearSir，对政府官员可用Sir。

3、在date,to,from,subject字样后填上相应的容。

Date：

（日期，如September12,2005）

To：

（收文人/致，如AllFaculty）

From：

（发文人/自，如JimB.Hardemann）

Subject：

（事由/由，如FacultyMeeting）

　　日期：

要采用正式的全部拼写。

因为在有些国家，“12/01/05”是指“2005年12月1日”，而在其他国家却是“2005年1月12日”。

　　致和自：

通常省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。

“自：

”后面写你名字的首字母大写，然后接你的姓。

事由：

要具体。

例如：

Date:

January24,2006

To:

F.Prefect

From:

A.Dent

Subject:

MySuggestedRevisionstotheLocalDemolitionSchedule

日期：

2006年1月24日

致：

F.普里费科特

自：

A.邓特

由：

关于地方拆除计划的建议修订案

4、在上述字样下面空两行写正文，阐明写作原因（purpose）。

采用回答记者问题的方式，回答：

who，what，when，whereandwhy。

5、一般不用称呼和结尾礼词。

6、发文人的首字母写在与正文末行空一行的地方。

三、经典文

例1、Directions:

Writeamemorandumofabout100wordstothestudentservicedepartmentandaskthemtofixatelephoneforeachdormitory.

MEMO

Date:

August16,2006

To:

Theleaderofstudentservicedepartment

From:

LiMing

Subject:

Telephone

DearSir,

Iwouldliketoremindyouthatweareinwantofatelephoneforeachdormitory.Asauniversitystudent,weneedtocopewiththedailyincreasingcommunicationswithteachers,friendsandpeopleoutsidethecampus.

Weneedatelephonetogetandsendmessage,whichisimportantforus.Thoughmostofushavemobilephonesandaddress,atelephoneinthedormitoryisafterallthemostconvenientandcheapesttoolofcommunication.Ihopethatyouwillpayattentiontothisproblemandsolveitassoonaspossible.

Regards.

Yours,

LiMing

备忘录

日期:

2006年8月16日

致:

学生服务部门领导

从:

明

主题:

亲爱的先生,

我想提醒您,我们每一个宿舍都需要一部。

作为大学生,我们需要应对日益增多的与老师、朋友和校外人士的交际。

我们需要接收和发送信息,这对我们很重要。

尽管我们大多数有手机和电子,宿舍中的毕竟是最方便和最便宜的交流工具。

我希望您会注意这个问题并予尽快解决。

问候。

真诚的,

明

例2、Directions:

YouaresupposedtowriteaMemorandumofabout100wordstotheleaderofthesupplysectiontoborrowonemoremicroscopeforyourbiologicalexperiment.Itshouldinclude:

1）Whyyouneedthemicroscope.

2）Whenyouneedit.

MEMO

Date:

July12,2006

To:

Mr.Gates,leaderofthesupplysection

From:

LiMingofthebiologicallaboratory

Subject:

Microscope

DearSir,

I'mastudentofbiologydepartmentandwearebadlyinneedofanextramicroscopeinordertoimproveourexperimentalwork.

OurexperimentwillstartonFriday,sopleaseissueamicroscopetousassoonaspossiblesothatwecanpreparebetterfortheexperiment.

Withkindregards.

Yourssincerely,

LiMing

注：

在写备忘录的时侯，一定要注意它的格式，尤其要在开头写清楚是谁写给谁来备忘的，用“From:

／To”两个单词即可。

备忘录

日期:

2006年7月12日

致:

盖茨先生,供应科长

从:

明，生物实验室

主题:

显微镜

亲爱的先生,

我是生物系的学生，我们非常需要另外一台显微镜以改进我们的实验工作。

星期五我们的实验将开始,所以请尽快配备显微镜以便我们能更好为实验做准备。

致以亲切的问候。

敬上,

明

例3、Directions:

Ifyouaretheteacherofthestudents’counselor’soffice:

P.Steelpes,andyouhavereceivedaletterforrequestingforpaideducationleavefromastudent.Writehimamemotoreplyhimincludingdetails:

1）Theresultofhisrequirement.

2）Thereasonforrejecting.

3）somesuggestions

Youshouldwriteabout100words.

To:

RecordsSection

From:

P.Steelpes,CareerPlanning

Subject:

RequestforPaidEducationLeave

Date:

May22,2006

InresponsetoyourrequestforoneyearofpaideducationleavetotakeadegreeinEnglishliterature,Ihavetoinformyouthatwecannotauthorizethisleave.

Whileweappreciateyourdesiretoimproveyourknowledge,wefeelthatEnglishliteratureisnotdirectlyrelatedtoyourpresentpositionandtothegoalsofthisorganization.

Iamawareofyourgreatinterestinliterature,andIwouldliketopointoutthatyoucouldgainadvantagetoapplyforleavewithoutpay.

Ifyouneedanotherinformationontheabove,donothesitatetokeeptouchwithmeatanytime.

P.Steelpes

注：

本篇备忘录的格式很标准。

致:

档案科

从:

P.斯蒂尔皮斯,职业规划

主题:

要求有偿的教育事假

日期:

2006年5月22日

谨复您的一年有偿的教育事假而取得英语文学学位的请求,我必须通知您,我们无法批准这事假。

我们赞赏您改进知识的欲望,但我们认为,英国文学不是直接地与您的当前职位和跟机构的目标有关。

我意识到您对文学有浓厚兴趣,我想指出,您能申请无薪休假。

如果您需要其它关于上面的信息,请随时与我联系。

P.斯蒂尔皮斯

例4、Directions:

Youareasupervisorofabigcompany.Thechiefofoperationswantstoadoptthe“punch-in”systemtoincreaseproductivity.Writeamemototalkaboutthis:

1）Doesthe“punch-in”systembenefitthecompany?

2）Ifthecompanydoesn’tadoptit,whatelsecanwedotoincreaseproductivity.

Youshouldwriteabout100words.

To:

DavidGreen,ChiefofOperations

From:

TonyParty,Supervisor

Subject:

Commentsonthe“Punch-in”System

Date:

March.22,2006

ThisisfurthertoyourmemodatedMarch.20,2005,inwhichyouproposedthatemployeesadoptthe“punch-in”system.

Ifullyagreewithyouthatwemustincreaseproductivity.Asfarasyourproposalthatifthe“punch-in”systemisadopted,wewouldhaveatightercontrolovertheemployeesisconcerned.However,Idon’tthinkso.Ipersonallythinkthat,toaccomplishthis,weshouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster.Ifeelthatifwe（thesupervisors）couldmeetwithyou,wecoulddiscussdifferentpossibilitiestocreatesuchincentiveness.

Yourconsiderationofthissuggestionwouldbeappreciated.

TonyParty

注：

此篇是对一篇备忘录的回复。

生产主管认为实行打孔考勤制度（“punch-in”system），有利于增加生产效率,但督察却不这样认为。

他认为“shouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster”。

致:

大卫·格林,生产主管

从:

托尼·帕蒂,督察

主题:

关于打孔考勤制度的评论

日期:

2006年3月22日

这是进一步来回复您2005年3月20日的备忘录,其中您提议雇员应采取打孔考勤制度。

我完全同意，我们必须增加生产力。

就您的提案，如果采取打孔考勤制度,我们可以更牢固地控制雇员。

但是,我并不这样认为。

我个人认为,为了完成这项工作,我们应该给予雇员更多鼓励使其更快地工作。

我觉得如果我们（监督员）能和您会面的话,我们可以谈论创造这样激励的不同的可能性。

我们非常重视您对这个建议的考虑。

托尼·帕蒂

例5、Directions:

YouareamanagerofadministrationofficenamingVera.M.Bradford.TheboardofdirectorshavedecidedtoanewtheFitnessCenter.Writeamemototellalltheemployeesthat:

1）Howlongwillthisprojectbelastfor?

2）Welcometheemployeestoprovidesuggestions.

Youshouldwriteabout100words.

To:

EveryEmployees

From:

BrianAponte

Date:

November18,2005

Subject:

FitnessCenter

TheboardofdirectorsapprovedtheideaforanewFitnessCenteratitsmeetingyesterday.

WorkontheFitnessCenterwillbeginrightnowandshouldbecompletedwithin90days.Anemployeerepresentativefromeachdivisionwillbeappointedtodeterminethetypeofequipmentandprogramsthatwillbemadeavailable.

Wearehappytobeabletoprovideafacilitythatwillcontributetothephysicalfitnessofallouremployees.Yourrepresentativeonthetaskforcewillcontactyousoonforyoursuggestionsaboutactivitiesandequipment.

BrianAponte

AdministrationOffice,Manager

注：

这是一篇关于公司修建健身中心的备忘录。

备忘录中说健身中心工作马上开始而且“completedwithin90days”。

而且希望各部门代表与主办部门联系，征求关于活动和设备的意见。

致:

每个雇员

从:

布赖恩・阿庞特

日期:

2005年11月18日

主题:

健身中心

理事会昨天在会议上批准了为健身中心更新设备的建议。

健身中心的更新工作从现在开始，应该在90天之完成。

每个部门都将有一个雇员代表来决定设备类型和可用项目。

我们非常高兴能提供有助于所有我们雇员的身体健康的设施。

您的工作小组的代表将很快与您联系，了解您关于活动和设备的建议。

布赖恩・阿庞特

管理办公室经理

例6：

考研样题：

　　Directions:

　　Youareanactivememberofthestudentnewspaper.Thenewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Writeamemothatwillappearinthenewspapernextweekdescribingthepositionavailable.

　　Youshouldwriteabout100wordsonANSWERSHEET2.

　　文：

Date:

October10,2005

To:

Allstudents

From:

A.Buttle

Subject:

JournalistPositionAvailablefortheSummerSemester

　　Thestudentnewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Applicantsshouldcurrentlybestudyingattheuniversity,andshouldpreferablyhaveatleasttwoyears’writingexperience.

　　Thesuccessfulapplicantwillbeexpectedtowritetwoarticleseveryweekonhappeningsinthecityandoncampus.ThepositionwillcommenceattheendofMayandwilllastthroughtotheendofAugust.Thesalaryforthepositionisnegotiableandwillbebasedonexperience.Ifyouareinterested,pleasesendyourresumetothecampusnewspaperoffice.

　　日期：

2005年10月10日

　　致：

全体学生

　　自：

A.巴特尔

　　事由：

夏季学期记者招聘

　　学生报正在招聘夏季学期的记者。

条件是应聘人应是本校的在校生，最好至少有两年的写作经验。

　　被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。

工作是从五月底开始，一直持续到八月底。

工资待议，且会以其经历为依据。

感兴趣者，请把你的简历寄到学校报社。

Notes：

1.“remind”一词用法比较多，可以在后面直接接人或宾格，如“提醒我”译为“pleaseremindme”。

如果提醒某人某事则用“remindsomebodyofsomething”，也可以在后面加从句，即“remindsbthat”，“remind”还有一个意思为“使想起”同样用“remind…of…”的结构，应注意与提醒某事区分。

2.文中的“badly”是“非常的，迫切的”意思。

3.短语“inorderto”同下句的“sothat”意思是一样的即：

为了，目的是。

不同的是前者后接动词原型而后者常跟目的状语从句，类似的短语还有“inorderthat”，用法与“sothat”相同。

4.inresponseto反馈。

如，Inresponsetoyourinquiry…谨复阁下询问……

5.request（n.）for要求，请求。

如，repeatedrequestsforhelp一再请求帮助；makearequestforquiet请求安静。

6.beawareof注意到、当心。

e.g.Wearenotfullyawareofthegravityofthesituation.我们十分明白形势的严重性。

7.pointout指出。

e.g.pointoutamistake指出错误

Canyoupointoutthemanyoususpect?

你能把你怀疑的那个人指出来吗？

8.incentiven.动机，刺激，鼓励。

三、常用句型USEFULEXPRESSIONS

1.TherearetwoproblemswhichIwouldliketobringtoyourattentionconcerningthestaffchangesinmyDepartment.

就我部人事变动事宜，我有两个问题向你汇报。

2.IwouldsuggestthatweapproachtheworkersunionandaskMr.ChenXingtoretireinthenewyear.

我建议与工会联