煤矿建设项目档案管理规范.docx
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煤矿建设项目档案管理规范
煤矿建设项目档案管理规范
（征求意见稿）
前言
本标准是依照国家档案局的建议，由中国煤炭工业协会档案分会组织起草的。
本标准是为规范煤矿建设项目档案治理，确保煤矿项目档案的完整、准确、系统和安全，使之更好地服务于煤矿建设和生产经营治理及今后的改扩建工作。
本标准是煤矿建设项目档案工作的差不多规范。
各单位应结合实际认真实施。
其部分条款（黑体字部分）为强制性标准，则必须严格执行。
本标准为首次发表。
本标准是依据国家有关法律法规和标准规范制定的。
本标准起草单位：
本标准要紧起草人：
本标准由批准。
本标准自起实施。
本标准由说明。
煤矿建设项目档案治理规范
1.范畴
本标准规定了煤矿建设项目档案治理的组织原则和工作要求；也明确了煤矿建设项目文件的归档范畴与保管期限。
本规范适用于新建、改建、扩建、技改、续建的煤矿建设项目的档案治理工作。
与煤矿项目配套建设的电厂、铁路专用线、化工厂等建设项目的档案
治理按照国家有关行业标准执行。
2.规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
DA/T28--2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T42—2009企业档案工作规范
GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成一样要求
GB/T18894-2002电子文件归档与治理规范
GB/T10609.3技术制图复制图的折叠方法
GB/T17678.1—1999CAD电子文件光盘储备、归档与档案治理要求
GB/T50328—2001建筑工程文件归档治理规范
CJJ/T117—2008建筑电子文件及电子档案治理规范
国家档案局国家计委《国家重点建设项目档案治理登记方法》（档发字〔1997〕15号文件）
3.术语和定义
3.1GB/T15663--2008煤矿科技术语及《煤矿安全规程》中定义的术
语适用于本标准。
3.2DA/T1—2000确立的档案工作差不多术语以及下列术语和定义适用
于本标准。
3.3煤矿建设项目
指为了开采煤炭而规划设计和建设的井工矿或露天矿、洗煤厂等工
程。
它包括一个或多个单位工程，在经济上统一核算、行政上统一治理，建成后统一移交生产。
3.4煤矿建设项目文件
指煤矿建设项目在地质勘探、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
4.煤矿建设项目档案工作组织和职责
4.1煤矿建设项目（以下简称项目）档案工作实行项目法人负责制。
项目法人或受其托付的建设单位（以下统称项目建设单位）全面负责做好本项目的档案工作，并同意档案行政治理部门的监督和指导。
4.2项目建设单位应明确档案工作的分管领导，确定各职能部门档案工作的负责人和项目档案工作部门的负责人。
4.3项目建设单位必须设立档案治理机构。
依照项目规模、治理模式和工作需要，建立相应的档案治理机构，并向上级档案治理部门备案。
4.4项目建设单位要配备适应项目档案工作需要的专职人员；各要紧职能部门或业务部门也应依照需要配备相应的专职或兼职档案工作人员。
4.5各参建单位应按建设单位要求或合同规定，设立档案工作机构或明确负责档案工作的部门，并配备能满足项目档案工作需要的专职或兼职档案人员。
4.6各单位均应保证档案工作人员的专业素养和职业操守适应工作的需要，并保持其相对稳固性。
要建立档案人员培训制度、考核制度和持证上岗制度，并认真组织实施。
4.7项目档案工作人员应遵纪守法、忠于职守、具有煤矿建设专业和档案专业知识。
档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。
4.8项目建设单位要建立以其档案部门为核心、各职能部门、各参建单位档案室或专职、兼职档案人员为基础的档案工作网络体系，并明确各方职责。
建设单位档案部门职责：
建立档案工作网络、制定档案工作制度、统一档案工作标准要求、培训档案工作人员、监督检查档案工作情形；
参与项目建设过程中重要会议、重大活动、竣（交）工验收；
落实《规范》规定的各项要求，保证项目档案的齐全完整、准确可靠、系统安全和竣工验收移交。
参建单位档案工作人员职责：
按照建设单位制定的项目档案工作制度和《规范》要求，做好所承建工程或承担的任务文件的收集、整理和归档工作。
确保所提供归档文件的真实有效、完整齐全，严禁伪造或随意撤换。
4.9建立健全档案治理制度。
项目档案工作必须与项目建设同步。
把项目档案治理工作纳入项目建设打算，纳入项目建设治理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设治理同步实施、同步考核。
4.10做好项目的档案治理登记工作。
属于国家重点建设的项目，项目建设单位应按照《国家重点建设项目档案治理登记方法》，做好项目的档案治理登记工作。
同时抄送项目所在省煤炭行业主管部门。
非国家重点建设项目参照该方法进行登记。
由项目主管部门的档案机构负责组织填写“煤矿建设项目档案治理登记表”，报项目所在省档案行政治理部门，同时抄送省（自治区）煤炭行业主管部门档案机构，以便于相互配合，及时监督指导。
5.项目文件的收集和整理
5.1项目文件（含电子文件，下同）的收集、立卷归档工作按照“谁形成谁负责”的原则，由项目文件的形成单位或部门负责。
项目建设单位在签订项目勘探、勘察、设计、施工及监理、采购、服务、技术等合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的编制要求、整理标准、移交时刻及归档责任。
5.2项目建设单位应依照《煤矿建设项目文件归档范畴和保管期限表》（见附录），结合该项目实际，认真分析项目档案的价值和规律，科学合理地制定项目文件的归档范畴和保管期限，做好项目文件的收集和归档工作。
煤矿建设项目中，矿井项目因地下工程受地质条件和水、火、瓦斯等自然环境的阻碍专门大。
为了安全生产和保证工程质量，对施工、作业要求高、治理严，其形成的应归档文件比较专门，量也比较大。
附录A比较详细的列出了矿井项目文件的归档范畴和保管期限。
露天矿的前期工作及与井工矿差不多相同，其要紧区别在设计和施工部分。
因此，附录B只列出了露天矿的设计和施工部分。
其它部分均可参照矿井部分执行。
洗煤厂均为地面建筑。
其归档范畴可参照本《规范》和GB/T28—2002执行，故未再重复。
煤矿项目三类工程相关性强，服务年限长，档案保管期限一样应超过煤矿服务年限。
档案保管期限分为永久、30年、10年三种与煤矿的实际需要不太适应，建议定为永久和定期两种。
5.3项目文件的收集、整理工作实行统一领导、统一治理、统一制度、统一标准、分工负责原则。
建设单位档案部门负责组织、监督、指导，建设单位各职能部门和各参建单位均应各司其职、各负其责，共同保证项目文件收集齐全完整，整理规范标准。
5.4项目文件治理职责
5.4.1项目建设单位（各部门）负责收集、整理项目立项、核准文件，项目安全施工保证文件，工程质量监督文件，工艺设备文件，科研项目文件，涉外文件，工程及物资、设备采购招投标文件，以及项目治理、财务、审计、试运行（生产）和单项验收等过程中形成的文件。
5.4.2地质勘探单位负责收集、整理地质勘探各时期的地质文件，并按要求向建设单位提供相应的地质报告及审批文件。
5.4.3勘察设计单位负责所承担的工程地质勘查，预可行性、可行性研究及设计文件的收集、整理工作，并按要求向建设单位提供。
5.4.4施工单位负责收集、整理其所承担工程（或标段）形成的施工文件和竣工验收文件及竣工图。
5.4.5监理单位负责收集、整理其所承担的监理部分的监理文件。
5.4.6物资、设备供货单位（含厂家或中间商）负责提供其物资、设备的质量证明文件，矿用产品安全标志证明文件及生产许可文件，产品安装、使用、爱护、操作说明等随机文件。
5.4.7设备生产监造单位负责收集、整理设备监造工作中产生的监造文件，并负责检查、审核设备生产单位所提交文件资料的完整、准确、系统情形。
5.4.8由建设单位发包的专业承包施工工程，分包单位负责所承包工程施工文件的收集整理，并直截了当提交建设单位。
项目实行总承包的，由总承包单位负责项目全部文件的收集整理，或责成各分包单位负责其分包部分文件的收集、整理，并分别提交总承包单位汇总。
5.4.9安全和质量事故的相关文件由事故调查处理牵头单位负责收集整理和归档工作。
5.5档案部门或人员要对项目建设档案工作实行全过程管控，参加项目各时期（标段）的日常检查与竣（交）工验收工作。
及时监督指导项目文件的收集和整理。
5.6项目文件的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）及《科学技术档案案卷构成一样要求》（GB/T11822-2008）、《电子文件归档与治理规范》（GB/T18894-2002）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）的原则要求。
5.7所有归档的项目文件均应为原件。
当为复制件时，必须加盖复制件提供单位的公章，注明复制日期，并有经手人签字。
5.8凡国家规定的各种许可证和资格证的复制件，必须加盖资质审核单位印章、注明日期和经手人签字。
6.项目档案移交与整理
6.1煤矿项目各参建单位要在合同段交工验收前，将差不多系统化整理的项目档案连同案卷名目，经监理审核和项目建设单位检查合格后按规定及时办理移交手续。
移交项目档案套数由项目建设单位依照实际需要确定，并在合同中明确。
在工程项目治理中，档案部门有“一票否决”权，要纳入合同的结算程序。
凡未完成项目档案整理，或完成整理但不符合要求，未办理项目档案移交手续的，项目建设单位不得组织竣（交）工验收。
6.2项目档案验收合格后，建设单位应按合同及规定的要求，在项目正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位办理档案移交，分期的项目，应在每期通过正式竣工验收后办理档案移交。
6.4建设单位档案部门应对接收的全部项目档案按照《煤炭工业档案分类规则》进行整理、分类、编目、排架。
7.项目档案的保管和利用
7.1项目档案应集中统一治理。
建设单位应配备满足档案工作需要的设施、设备和库房，并做到办公室、阅览室和库房三分开。
7.2档案部门应配备工作需要的运算机、扫描仪、刻录机、复印机和照相机、摄像机等设备。
7.3档案库房要远离存在安全隐患的设施或场所，并采取抗震、防火、防潮、防水、防日光及紫外线照耀、防尘、防污染、防有害生物、防盗等爱护措施；配备温湿度计、灭火器、空调、去湿机、消毒柜、防磁柜等，以确保档案安全。
有条件的应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控等设备。
7.4档案柜架应符合耐久、有用、美观要求。
档案盒符合档案保管要求。
档案排架顺序由入口处自左向右、自上而下。
库房、柜架应设置引索图卡，做到排列有序，指引醒目，存取方便。
7.5档案库房温度应操纵在14-24℃，相对湿度45%-60%，及时通风换气，保持库房整洁，禁止明火和存放易燃易爆和腐蚀性物品。
7.6建立档案移交登记制度，编制分类方案、案卷名目及卷内名目、电子档案检索、档案编研等检索工具，方便档案查找利用。
7.7建立健全档案借阅、利用登记制度，配备必要的档案利用设施设备。
档案利用成效及产生的经济效益应如实进行登记，并做好统计工作。
8．项目档案信息化建设
8.1项目档案信息化建设应与项目信息化建设和谐和同步进行，并坚持技术与治理并重的原则，以档案信息化促进和保证项目建设信息化。
8.2项目档案治理信息化系统的开发与实施应充分考虑煤矿项目建设的特点和项目档案治理的要求，满足项目建设全过程信息系统高效高质运行的需要。
8.3电子文件应经鉴定、整理、审核后归档。
电子文件的整理、鉴定与归档要求参见GB/T17678.1和GB/T18894。
9．项目档案验收
9.1档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未通过档案验收的项目，不得通过竣工验收。
9.2项目档案专项验收应在竣工验收3个月之前完成。
9.3依照项目单位工程或合同完工情形，由项目建设单位组织进行单位工程档案、合同完工档案的检查验收。
9.4项目档案专项验收分为自检、预验收和正式验收三个时期。
自检由项目建设单位组织，并形成自检报告；
预验收由档案验收组织单位负责组织或托付煤炭行业相关单位组织，并提出预验收意见；
档案正式验收按《重大建设项目档案验收方法》（档发〔2006〕2号）由相应单位组织进行，并正式形成验收意见。
9.5预验收、验收组均应邀请煤炭行业的档案专家参加。
而且其比例不应少于50%。
9.6中、小煤矿建设项目档案治理应参照本规范执行。
省级煤炭行业治理机构档案部门要加强对中、小煤矿建设项目档案工作的监督、检查和指导。
省（自治区）档案行政治理部门在组织煤矿项目档案竣工验收时，应邀请煤炭行业的档案专家参加。
附录A：
煤矿建设项目文件归档范畴和保管期限表
序号
归档范围
保管期限
1
煤矿项目建设的法规性文件
30年
1.1
国家和当地政府关于煤矿项目建设方面的法律法规、方针政策
1.2
国家及行业技术标准、治理规范
1.3
其它有关制度、方法、规定、通知等文件
2.
煤矿项目建设的各种许可文件和资质文件
永久
2.1
法人组建方案及相关文件；
建设进展规划及有关文件；
有关会议记录、纪要、领导批示、讲话、专家意见等
永久
2.2
建设单位必须具备的各种证件：
项目法人营业执照（正、副本）及税务登记证、勘查许可证、采矿许可证、建设用地规划许可证、土地使用证、安全生产许可证、煤炭生产许可证、爆炸物储存许可证和使用许可证；
矿长资格证、矿长安全资格证等。
（以上及以下资质证件均包括年检等相关文件）
永久
2.3
参建单位必须具备的资质及资质审查确认文件：
地质勘探、预可行性研究、可行性研究、设计、监理、施工及评审、咨询、图纸审查、检测、鉴定单位的资质证书复印件等。
永久
2.4
地质勘探、勘察设计、施工、监理单位项目负责人职业资格证书、煤矿安全生产资格证复印件等；
各单位现场治理人员名册、职业资格证书复印件等。
30年
2.5
现场施工人员名册；
国家认定的煤矿安全和特种作业人员操作技能培训证书及职业或岗位资格证书复印件、安全合格证书及入井证等。
10年
2.6
劳动用工合同；
人身、社会、失业、医疗等保险合同文件。
永久
3
地质勘探文件
永久
3.1
探矿权申请及批准文件：
申请登记书；
勘查工作打算、勘查合同或托付勘查证明文件、勘查实施方案及附件；
勘查项目资金来源证明文件等；
探矿权价款评估报告，探矿权转让协议及价款缴纳凭证；
探矿权转让承诺书，探矿权转让评估报告及备案表；矿产资源勘查项目年度报告；
储量复核评审意见；矿产压覆报告；
各级政府有关部门对探矿权申请的审核及批准文件（勘查许可证）。
永久
3.2
采矿权申请及批准文件：
申请登记书；
采矿权申请人资质条件的证明；
矿产资源开发利用方案；
设立矿山企业的批准文件；
开采矿产资源的环境阻碍评判报告；
采矿权价款评估报告，采矿权转让协议及价款缴纳凭证等文件；
各级政府有关部门对采矿权申请的审核文件及批准文件（采矿许可证）。
永久
3.3
普查、详查地质报告、附图、附表、附件及审批文件
永久
3.4
井田精查地质报告、附图、附表、附件、原始记录及评估、咨询文件
永久
3.5
井田补充勘查报告及附图、附表、附件、原始记录
永久
3.6
井田精查地质报告补充说明书、附图、附表、附件及批准文件
永久
3.7
井田内阻碍矿井安全的“老空”分布图及调查报告
永久
3.8
矿井地质灾难危险性评估报告及备案登记文件
永久
4
立项文件
4.1
项目所在矿区开发建设总体规划预可行性研究、可行性研究报告、附件及咨询、评估、批准文件
永久
4.2
项目预可行性研究报告（项目建议书）及其咨询、评估、批准文件；
前期工作通知书等
永久
4.3
项目可行性研究报告（打算任务书）及审批文件；
有关立项的会议纪要、领导批示、专家建议等
永久
4.4
开工报告及审批文件
永久
5
核准文件
5.1
地质环境爱护与治理复原方案及批复
永久
5.2
土地复垦方案及批复
永久
5.3
环评报告编制的依据性文件；
有关放射性污染治理的文件及批复
环境阻碍报告书及批复；
永久
5.4
水土保持方案报告书及批复
永久
5.5
水资源评判报告、取水许可证申请及批准文件
永久
5.6
节能评估报告及批准文件
永久
5.7
安全预评判报告及批复
永久
5.8
煤层气及其它矿产资源开发利用方案及批复
永久
5.9
文物、考古调查（勘探）报告及批复
永久
5.10
资本金证明文件、银行贷款承诺函或业主独立出资承诺函
永久
5.11
煤炭、煤层气及其它产品用户意向性协议
10年
5.12
有关行政主管部门（都市规划、农业、林业、工业、铁路、交通、水利、电力、通讯、保密、人防、环保、节能、消防、市政、教育、卫生等）的批准文件或签订的供水、暖、电、煤气及通信、排水、抢救等配套性协议文件
永久
5.13
原料、材料、燃料供应、大型设备修理等协议文件
30年
5.14
项目申请报告及核准文件
永久
6
建设用地文件
永久
6.1
建设用地预审申请报告（地质灾难评估、压覆矿产资源评估、林地采伐评估及勘探定界）；
都市规划部门出具的选址意见
省人民政府土地治理部门初审意见；
国家土地治理部门预审意见等。
永久
6.2
购地、移民、拆迁、安置、补偿等谈判记录、协议书及付款凭证
6.3
农业、林业、草原、宅基地用地转用及土地征收申请报告、审批文件；
建设用地规划许可证及其附件；
划拨建设用地文件；
国有土地使用证、土地出让合同、土地有偿使用合同。
永久
6.4
土地规划实施阻碍报告及论证文件；
土地规划调整图、红线图（购地平面图）、坐标图、行政区域图；
建设前原始地势、地貌状况图、照片等。
永久
6.5
拆迁工作总结、报告等文件
永久
7
矿井设计文件（露天矿设计文件见附录B第7款）
7.1
建设用地工程操纵测量和地势测量（地势、地貌、操纵点、建筑物、构筑物）文件
永久
7.2
地面建筑物工程地质勘察文件（勘察设计、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明）
永久
7.3
矿区气候等自然条件、地震情形及矿井项目范畴内的经济、交通、水文等调查材料
永久
7.4
井田储量核实报告、储量审批文件、储量登记书
永久
7.5
矿区总体规划设计
永久
7.6
矿井开拓与开采方案设计及审查意见；
井筒工程施工工艺设计及审查意见。
永久
7.7
矿井安全设施设计及审批文件
7.8
矿井项目工程初步设计（矿井单位工程明细名目、设计说明书、专业设计图纸、工程概算书及要紧机电设备、器材名目）及其报批文件
永久
7.9
施工组织设计说明书及附图、附件
永久
7.10
矿建工程施工图设计及施工图预算
30年
7.11
地面建筑工程施工图设计及施工图预算
30年
7.12
机电安装工程施工图设计及施工图预算
30年
7.13
设备非标件及非标件零件制作图
30年
7.14
煤矿建设的通用及标准设计
永久
7.15
技术隐秘材料、专利文件
永久
7.16
单位工程设计运算书。
永久
7.17
关键技术试验文件
永久
7.18
设计审定会议记录、评判、鉴定及审批文件
永久
7.19
其它有关设计文件
永久
8
招标投标文件及承发包合同协议
8.1
确定采购、发包、招投标方式的会议记录、纪要及有关文件，招标托付书及合同。
永久
8.2
各项、各类招标文件、技术设计、技术协议及审查意见
30年
8.3
招标公告、招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；安全防护、文明施工措施项目清单，标底、标底编制合同及编制托付书。
30年
8.4
投标书、资质材料、履约类保函、托付授权书和投标澄清文件、修正文件等
30年
8.5
开标议程、开标大会参会人员签字表、报价表、评标纪律，评标人员签字表、评标会议记录及报告，议标商谈会议记录及纪要、参会人员签字表等
30年
8.6
中标（成交）通知书或其他文件
永久
8.7
合同谈判纪要、合同审查文件、合同书及附件、合同变更文件、协议文件
永久
8.8
未中标文件
10年
9
项目开工审批及有关文件
9.1
项目开工申请书及其说明等有关文件
永久
9.2
工程规划许可证、附件及附图
永久
9.3
工程施工许可证
永久
9.4
项目开工仪式领导讲话、贺信贺电等
永久
10
打算、投资及有关治理文件
10.1
投资、进度、物资、工程量的建议打算、实施打算和调整打算
永久
10.2
工程设计概算、施工图预算治理及差价治理文件；
工程结算文件
永久
10.3
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
永久
10.4
治理规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件
永久
10.5
投资、进度、质量、安全、合同操纵等有关文件及统计报表
永久
11
矿建施工文件（露天矿施工文件见附录B第11款）
11.1
治理文件：
承（分）包单位资质证明文件及施工队伍一览表；
工程动工报告及审批文件；
施工进度打算；
承（分）包单位资质审查文件；
施工打算执行情形及日、旬、月报等统计文件；
工程进度款、工程变更费用、工程款支付及费用索赔报审表；
工程延期申请表；
监理通知回复单；
质量事故调（勘）查笔录及质量事故报告书。
永久
11.2
技术文件：
各单位工程开工报告、施工组织设计、施工方案及其批准文件；
作业规程、安全技术措施及相关制度；
冬季施工等专项技术措施；
设计交底、图纸会审纪要；
设计变更、工程更换洽商单，技术核定单、业务联系单、备忘录等。
永久
11.3
通风治理与安全监察文件：
井下施工设备、仪器、外表及要紧建筑材料出厂质量合格证和“煤矿矿用产品安全标志”审查文件；
井下施工通风与安全技术措施文件；
专业通风、安全监测监控机构、人员、设施及智能系
统日常运行、爱护情形和检测、监控记录；
人员定位、紧急避险、压风自救、供水施救、通信联
络等安全避险系统及机械、设备、设施运行、爱护记录等有关文件；
安全生产的规章、制度及执行情形等有关文件；
有关安全生产的各种检查、验收、通知、通报、整改措施等有关文件；
有关安全生产的电视、等各种会议文件；
各种安全事故调查处理报告及有关文件（事故档案的具体要求详见附录C）。
永久
11.4
工程测量文件：
工程平面
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