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公文写作讲稿

公文写作知识讲稿

曹永军

一、公文的概念、特点和作用

二、公文的种类

三、公文的写作

四、公文的格式

五、公文写作中常见的错误

一、公文的概念、特点和作用

（一）公文的概念

公文，是“公务文书”的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位在进行公务活动时使用的具有法定效力和规范格式的文书。

公文有广义和狭义之分。

广义公文指包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查材料、记录、登记表册等。

它们都是法定机关与组织在公务活动中所形成和使用的，具有法定效力和规范体式并须经过一定处理程序处理的文书材料。

有规章制度类：

主要包括公约、章程和制度等；有专用书信类：

如表扬信、致歉信、聘书、申请、辞呈、贺信、倡议书、邀请函、鉴定和公函等；有日常事务类：

如计划、总结、报告、活动策划、简报、会议通知、会议流程、会议回执、会议记录、会议纪要和新闻稿等。

狭义公文专指《党政机关公文处理工作条例》所列的15种。

（二）公文的特点

（三）公文的作用

是传达贯彻党和国家的方针政策，是各级单位指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。

指导工作，传达意图。

（通知）

联系工作，交流情况。

（函）

请示工作，答复问题。

（请示、批复）

总结工作，推广经验。

（报告、决定）

记载工作，积累史料。

（各文种）

二、公文的种类

1、按《条例》：

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）

公文种类主要有（15种）：

决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

决议：

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

决定：

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

比如：

党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是件大事，所以用决定文种。

命令（令）：

适用于公布行政法规和规章、宣布实施重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

主要适用于依照有关法律公布行政法规和规章（如主席令、国务院令），宣布施行重大强制性行政措施（如通缉令），这些法规、规章的制定，要省级以上的国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到《命令》文种。

公报：

适用于公布重要决定或者重大事项。

公告：

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

比如，每年要在东海海域实行禁渔，这涉及到不少渔民的利益，我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。

通告：

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。

供电公司、水厂要公布社会周知的事项，比如停水停电，适宜采用通告文种。

意见：

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

通知：

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从哪些方面作好哪件工作时，一般印发《通知》

通报：

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

报告：

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

如工作报告、情况汇报等。

请示：

适用于向上级机关请求指示、批准。

批复：

适用于答复下级机关请示事项。

议案：

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

函：

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

比如县财政、审计、国土等政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用《函》。

纪要：

适用于记载会议主要情况和议定事项。

2、按行文方向分类

上行文：

下级机关、部门向所属上级领导机关或指导机关、部门报送的公文。

如请示、报告等。

平行文：

向平级或不相隶属机关传递的公文。

如函、议案，部分通知、意见、会议纪要。

下行文：

上级部门向所属被领导部门发送的公文。

如命令、指示、条例、批复，多数通知、会议纪要、通告和部分意见和函。

三、几种常用公文的写作

1、请示：

如果某个单位在推行工作中遇到了自己不能解决的困难和问题，比如资金、政策等，需要上级帮助解决，就得写成请示。

写请示要注意几个问题：

一是只能一事一请，不能在一个请示里夹带多个请示事项。

二是一请一报，一个请示只能报一个主送机关，不能多头报送。

三是一般不越级请示。

四是要简洁明了地讲明原因、困难，对请求事项要明确，要多少钱，用作哪个方面。

或要什么政策。

2、报告：

报告是典型的上行公文，是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级的询问等。

有工作报告，情况报告，回复性报告等。

一是要有导语，说明依据什么写这个报告，或者为什么要写这个报告（依据什么机关的什么通知精神，或者根据某位领导的批示精神，我们做了什么，怎么做的）。

二是总体结构：

第一，基本情况；第二，主要做法；第三，收到的效果；第四，存在的问题；第五，今后工作的建议。

如我们要向市政府报一个土地使用及管理工作方面的情况报告，就要有基本情况（建设用地、开发区用地）、问题、措施。

回复报告的写法比较直接，上级问什么问题，我们就答什么问题，一条一条的答（如审计意见整改报告）。

三是结尾。

回复报告写“专此报告，请阅”；工作报告写“以上报告当否，请阅示”。

切忌报告中夹带请示事项。

3、通知：

通知的应用范围很广泛。

传达指示、部署工作、实施管理措施、处理公共事务、任免干部等等，都需要印发通知。

通知以红头文件和白头文件印发都行。

属下行文，要下级机关（或受文对象）明确做什么、怎么做（这与请示、报告不同，比意见要细），要具有操作性。

例如写一个会议通知，开会时间、地点、参加人员、有些什么要求等等，要逐一说清楚，让看的人一看就明白。

4、工作计划：

是对未来一定时期内的某项工作或全面工作进行安排部署的文件，明确下一步做什么、怎么做。

工作计划要有操作性（缺乏操作性是当前部门上报工作计划的通病）。

计划必须具备目标、措施、步骤三要素。

计划有两种格式：

一是文字表述式，一是图表式（图表式越来越多，清晰、明了、包含的信息量大），政府重点工作任务分解、拟办实事分解、经济发展主要指标分解、议提案办理责任分解等都是图表式。

5、工作总结：

（1）分类：

综合性总结（单位工作总结）、专题性总结（专项工作总结）、个人总结（学习、思想、工作）。

（2）写作关键和重点：

总结不仅陈述工作情况，更要揭示理性认识，不仅回答“是什么”，更要回答“为什么”、“怎么做”的问题。

如年度工作总结就包括本年度基本工作情况、所做的主要工作及进度、取得哪些成绩经验、存在的不足和教训、下步工作计划。

四、公文的格式

公文的结构，总的来看包括以下两个部分：

公文的外部形式——格式，即国家标准规定的固定格式。

公文的内部组织——内容，即公文的主体部分。

依据：

1、中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14号）；2、中华人民共和国国家标准《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。

机关公文要素

机关公文由版头（份号、密级和密保期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人）、主体（标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件）、版记（主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、页码）等组成。

（一）版头：

份号、密级和密保期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人

份号：

顶格标注在版心左上角第一行。

涉密公文应当标注份号

密级和密保期限：

用3号黑体。

绝密、机密、秘密。

紧急程度：

用3号黑体。

特急、加急。

发文机关标志：

由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，套红。

发文字号：

用3号仿宋。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

签发人：

只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号仿宋。

发文字号居左空一字。

签发人姓名使用3号楷体。

（二）主体：

标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等

1.标题：

公文标题的写法一般是“发文机关+事由+文种”。

目前，本着简化的原则，一般不再重复写发文机关。

如：

“关于请求帮助解决实验室搬迁经费的请示”；“关于职业院校办学情况的调查报告”。

位于红色分隔线下空二行位置。

标题字体为2号宋体字，排列分行合理、美观、醒目。

多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。

多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

2.主送机关：

主要受理公文的机关。

主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称。

一是只写受文机关的名称，一般不写领导个人名字；二是用统称或者规范的简称，不能随意写，如市政府、市人民政府都是规范的简称，但不能写成市府；三是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文。

主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋。

有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号（逗号）隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3.正文：

正文是主送机关以下、结束语之前的部分。

正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。

一般是在主送机关之后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目的，导入正文。

正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语符合规范。

正文一般用3号仿宋。

转发、印发文件类的通知，用3号楷体。

正文中的层次序数：

文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“

（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“

（1）”，不得逆向使用。

层次序数：

第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；

第二层“

（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；

第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；

第四层“

（1）、”（仿宋）（必须有标点）。

4.附件说明：

附件的顺序号和名称。

附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋。

附件前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：

1.×××”。

有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。

5.发文机关署名：

应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。

6.成文日期：

署负责人签发的日期，成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。

加盖印章的公文：

成文日期一般右空四字编排。

单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。

发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

7.印章：

用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。

联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。

最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。

印章之间排列整齐，互不相交或相切。

首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内

8.附注：

一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。

字体字号用3号仿宋，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。

如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。

9.附件：

附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。

附件应排在版记之前。

附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。

被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。

（三）版记：

首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。

包括：

版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码

1.抄送机关：

指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。

抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号仿宋。

2.印发机关和印发日期：

由公文印发机关名称、印发日期组成。

一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋。

3.页码：

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各加一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。

☆公文版面及装订要求

1.用纸:

采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。

2.开本：

国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为±2mm。

特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

3.版心：

版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。

为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。

增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。

五、公文写作中常见错误

（一）文种不明：

即从公文的标题上看不出属于哪种公文。

如“关于接待榆林市双创办检查的事”这一标题，就没有表明是“函”，是“请示”，还是“通知”；《国家行政机关公文处理办法》明确规定：

“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

”

又如“汇报招生宣传工作”这一标题，不仅没有文种，连题意也不清。

应该改为公文类的“××××（发文单位）关于招生宣传工作的报告”，或者改为事务类的“××××（发文单位）招生宣传工作总结”。

（二）生造文种

一种情况是把性质、用法不同的文种混为一体，拼凑在一起，不伦不类，例如“关于×××的请示报告”；要根据公文内容确定一个文种，把另一个删去。

另一种情况是把某些事务文书或规章制度类文书当作机关公文那样直接行文，例如把“计划”、“安排”、“总结”、“制度”、“细则”等直接作为公文印发。

这种情况应这样处理：

如果这些事务类、规章制度类文书要像正式公文那样行文，下行的可以采用“通知”文种，用以下方式行文：

（1）规章制度类文书以“印发”形式行文。

如：

《关于印发<××省榆林市人民政府公文处理规则>的通知》，把发布的规则作为通知的附件，一起行文。

（2）事务文书以“转发”或“批转”的形式行文（上级、同级或不相隶属单位的用“转发”，下级单位上报的则用“批转”）。

如《关于转发榆林职业技术学院2014年工作计划的通知》，将《榆林职业技术学院2014年工作计划》作为通知的附件行文。

如果是上行公文，可用“报告”行文，把要报送的事务文书、规章制度类文书作为附件。

（三）错用文种

（1）把“请示”误为“报告”。

例如《关于××电厂国有资产评估立项的报告》，其内容是申请对现有国有资产进行评估立项，应使用“请示”，却误用为“报告”。

请示、报告混用。

如《关于请市领导出席XXX活动的报告》、《关于申请XXX的请示》、《关于上报XXX的报告》。

请示、报告并用。

如《关于召开第XX届党代会的请示报告》。

（2）滥用“通知”。

即把本该用“决定”、“规定”、“办法”、“通报”的误为“通知”。

（3）滥用“请示”。

有些单位向同级单位或者有关业务部门提出某些请求批准或办理的事项时，不用本该使用的平行文种“函”，特地用“请示”这一上行文种，认为这样做是尊重对方，好办事。

这种做法破坏了行文规则，必须改正。

（4）“批复”误用为“通知”或“函”。

对下级的“请示”，必须用“批复”这一文种作答复，但有的公文却写成《关于批复×××的通知（或函）》，应改为《关于×××的批复》。

（5）“函”误用为“批复”。

某些机关部门在答复不相隶属单位请求审批的有关事项时，本该用平行文“函”，却写成《关于××（单位）××（事项）的批复》。

（四）越级行文

《国家行政机关公文处理办法》规定：

“一般不得越级请示和报告”。

因此，除了特别紧急的情况，上行文都应按隶属关系向上一级机关（单位）行文，逐级上报。

即使因特珠情况必须越级行文，也应同时抄送被越过的上级机关（单位）。

但是在有些基层单位，所写的公文还经常出现越级上报的问题，必须坚决纠正。

（五）格式不全

公文格式中规定的各个组成部分，有许多是每一份公文都不可缺少的要素。

如果在某一份公文的具体写作中，该标识的要素没有标识，就是格式不全（如缺少发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、附件、成文日期等）。

纠正这类错误的唯一办法就是认真检查，看到底有哪些部分该写而没写，然后将残缺的部分补写上去。

（六）发文字号混乱

发文字号应当包括发文机关（单位）代字、年份、序号。

年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号混乱的表现主要有：

项目不完整；年份用中文数码标识或只标两位数，不用六角括号而用圆括号“（）”、方括号“[]”括入；序号加“第”字或编虚位。

对这类错误，要根据具体情况一一改正。

（七）标题不准确

具体表现在：

公文标题没有准确简要地概括公文的主要内容，有时甚至题不对文；标题太长，甚至超过了50字；有的则过简，致使题意不清；标题中随意使用标点符号，而实际上按规定“公文标题中除法规、规章加书名号外，一般不用标点符号”；长标题的排布不合理不美观，没有做到回行时词意完整，排列对称，间距恰当。

（八）主送单位不规范

主送单位应当使用全称或者规范化简称、统称，左侧顶格标起；若主送单位较多，标到行末后回行也应顶格；各单位名称中间用顿号，最后—个单位名称后标全角冒号。

公文写作中主送单位标识上的错误主要有：

单位名称不规范；各单位排列顺序混乱；多行排列时在单位名称处断开，而不是书写至行末才回行；回行不顶格。

（九）序号、数字、计量单位不规范

公文中的序号按规定分四个层次[“一”、“

（一）”、“1．”、“

（1）”]，若层次较少可省略“

（一）”而直接用“1．”作为第二层次。

公文中的数字，除成文日期外一般要用阿拉伯数码标识。

公文中要使用法定计量单位，计量单位名称原则上采用中文，且全文前后要统一。

（十）文字错误

1．法律法规和公文统用“其他”不用“其它”，相应用“他们”不用“它们”。

2．像的使用。

根据新公布的《简化字总表》，象不再是像的简化字，仍然各司其职。

我们每一个同志都要像爱护自己的生命那样。

3．账与帐的使用。

账用于货币和货物出入的记载,个人账户、挂账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。

4．法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。

5．按照与遵照的用法：

按照法律法规或文件等的规定或要求；遵照上级或长辈的指示、教导等。

6．公布与发布的用法：

公布适用于行政法规，发布适用于决定、命令。

相继制定和公布《统计法》等法律法规。

市政府发布了《关于----的决定》。

7．制定与制订的用法：

制定即制作、定出。

公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，制订即制作、订立。

适用于方案、规划、计划。

8．增长与增加的用法：

增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。

如：

公司利润总额由2005年的xxx万元增加到2009年的xxx万元。

增长幅度达50%，而不是增长速度达50%。

9．截止与截至的用法：

截止到2000年或截至2000年，而不是截止2000年。

截止是不及物动词，后不跟宾语。

10．议案和提案：

人大代表提出的是议案和建议，政协委员提出的是提案。

（十一）用词错误

（1）表示独一无二用“惟一”而不是“唯一”；

（2）用行政区域，不用行政辖区；久禁不绝不是久禁不止；（3）富余劳动力不是富裕劳动力；社会各界不是社会各届，届表示次；（4）公文、出版物统一用“报道”不用“报导”。

如：

新闻报道；对有关信息要慎重报道；（5）“部署”与“布置”。

“部署”即指全局重大工作的安排。

“布置”即指全局具体工作和事项的安排。

（6）凸显不是突显；（7）磨炼不是磨练；（8）明察暗访不是明查暗访；（9）备受关注不是倍受关注；（10）常抓不懈不是长抓不懈。

（十二）行文注意事项

（1）行政机关不能向地方党委作指示、交任务。

如：

总经理工作部发文不能出现要各单位和部门党支部怎么做。

（2）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，未经批准，部门一般不得向地方政府正式发文。

除办公室外，内设机构不得对外正式行文。

进行工作联系确需行文，只能以信函格式。

（3）行政机关联合行文，主办机关排列在前，标注主办机关的发文字号。

（4）标题必须加发文机关。

正式公文使用3号仿宋字体；大标题使用方正小标送简体；副标题、讲话人职务姓名使用3号楷体。

（5）标题中“试行”“草案”要放在书名号之内。

如：

《唐山热电公司绩效管理办法（试行）》

（6）上报公文（请示、报告等）需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

公文发文字号居左空一字，签发人居右空一字，签发人用3号仿宋，姓名用3号楷体字。

（7）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“

（1）”。

（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

如：

河北大唐国际唐山热电有限责任公司（以下简称唐山热电公司）。

（9）引用公文应当先引标题，后引发字号，再次出现可直接引用发文字号。

日期应当写明具体的年、月、日。

如：

《关于做好2010年安全生产工作的通知》（唐山热电安监〔2010〕1号）

（10）党的机关发文应当署机关名和成文日期（用阿拉伯数字），行政发文只署成文日期（用汉字）。

成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（11）成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之间，端正、居中下弧压在成文日期上。

联合行文加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。

发文处理程序

1、拟稿

2、会商

3、审核

4、签发

5、付印

6、校对

7、用印

8、分发

9、传递