设备仪器档案归档范围要求及简要说明含全套表格.docx
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设备仪器档案归档范围要求及简要说明含全套表格
设备仪器档案归档范围及要求的简要说明
一、设备仪器归档时，先确定所属设备类别，结合实际情况，按照以下相应的要求进行原始件的归档，且归档的主要范围及整理顺序请参照以下顺序排列移交材料,归档工作由供货商完成。
（一）外购设备仪器
1.装箱单（生产厂家提供原件）
2.合格证/质量证明文件（生产厂家提供原件）
3.开箱验收单（档案馆表格）
4.随机工具清单（档案馆表格，甲乙双方签字）
5.出厂检测报告/校准报告（生产厂家提供原件）
6.原产地证明（国外品牌设备需提供此项，由生产厂家提供原件）包含商检报告
7.说明书/操作手册（生产厂家提供）
8.安装调试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
9.安装基础图/电气接线图/安装工艺规程（实际情况）
10.存在问题及处理意见（档案馆表格）
11.操作培训记录（档案馆表格）
12.培训讲义（档案馆表格）
13.运行测试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
14.国家认证的权威机构出具的检测报告（技术协议中有精度要求的仪器需提供此项）
15.售后服务承诺（加盖供货方公章）
16.验收报告（国有资产管理处表格）
17.光盘（实际情况）
18.需交付的其他文件材料
19.卷内目录（档案馆表格）
（二）非标自制设备仪器
1.方案论证/设计方案
2.设计方案评审/设计评审/工艺评审（3位副教授以上老师签字）
3.设计图样
4.研制总结报告
5.校准文件/调试试验报告/检定报告、校准报告
6.产品合格证明文件
7.外购件、外协件的合格证、保修卡、说明书（提供原件，制作目录，装订成册）
8.原产地证明（国外品牌外购件需提供此项，由生产厂家提供原件）包含商检报告
9.装箱单
10.工艺规程/工艺说明书/使用说明书
11.开箱验收单（档案馆表格）
12.随机工具清单（档案馆表格）
13.存在问题及处理意见（档案馆表格）
14.操作培训记录（档案馆表格）
15.培训讲义（档案馆表格）
16.安装调试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
17.运行测试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
18.财务（预）决算表
19.售后服务承诺（加盖供货方公章）
20.验收报告（国有资产管理处表格）
21.光盘（实际情况）
22.需交付的其它文件材料
23.卷内目录（档案馆表格）
（三）特种设备仪器
1.装箱单（生产厂家提供原件）
2.开箱验收单（档案馆表格）
3.随机工具清单（档案馆表格）
4.制造单位的资质证明（制造许可证、营业执照、设计单位批准书、组织机构代码证、商标注册证、质量认证文件等）
5.特种设备的设计文件/说明书
6.出厂检测报告（生产厂家提供原件）
7.监督检验证明（由使用单位所在地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验检测结果、鉴定结论）
8.特种设备使用登记证、登记牌（特种设备安全监督管理部门提供）
8.产品整机质量合格证
9.产品成品件、外购件合格证及使用说明书（各外购件的生产厂家提供）
10.安装技术文件和资料（安装基础图、地基图、电气接线图）
11.安装调试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
12.存在问题及处理意见（档案馆表格）
13.操作培训记录（档案馆表格）
14.培训讲义（档案馆表格）
15.运行测试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
16.售后服务承诺（加盖供货方公章）
17.压力管道元件的合格证及使用说明书；安装使用说明书；产品质量合格证
18.锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明18.锅炉总体安装质量图、锅炉主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度计算、锅炉安全阀排气量计算文件、水质标准、水处理方法
19.起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明
20.反应容器和储运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片
21.验收报告（国有资产管理处表格）
22.光盘（实际情况）及需交付的其它文件材料
24.卷内目录（档案馆表格）
（四）软件设备仪器
1.装箱单（生产厂家提供原件）
2.开箱验收单（档案馆表格）
3.随机工具清单（档案馆表格）
4.质量证明文件/合格证（生产厂家提供原件）
5.原产地证明文件（生产厂家提供原件），国产软件需提供软件著作权登记证书
6.软件使用授权许可协议（生产厂家提供原件）
7.销售授权书（生产厂家提供原件）
8.说明书/操作手册（生产厂家提供）
9.安装调试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
10.存在问题及处理意见（档案馆表格）
11.操作培训记录（档案馆表格）
12.培训讲义（实际情况）
13.运行测试报告（按照技术协议详细撰写，甲乙双方签字）
14.售后服务承诺（加盖供货方公章）
15.验收报告（国有资产管理处表格）
16.光盘（实际情况）
17.需交付的其它文件材料
18.卷内目录（档案馆表格）
二、归档材料以A4纸大小为佳，用黑色中性签字笔书写或打印，装订形式符合档案标准。
三、已经归档的档案材料，如需查借，均按学校档案管理相关规定办理。
卷内目录（档案材料移交目录）
项目名称：
档号：
序号
责任者
题名
日期
页数
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
说明：
请用黑色中性签字笔正楷书写；本表一式两份。
序号：
按每份材料排序；责任者：
单份材料产生单位；日期：
每份材料形成的最终日期；
题名：
每份材料的名称（如有英文材料需附加中文翻译）；页数：
为每份材料总页数（有字即为一页）；
移交单位：
移交人：
联系电话：
接收单位：
档案馆接收人：
移交时间：
卷内目录（档案材料移交目录）
项目名称：
档号：
序号
责任者
题名
日期
页数
备注
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
说明：
请用黑色中性签字笔正楷书写；本表一式两份。
序号：
按每份材料排序；责任者：
单份材料产生单位；日期：
每份材料形成的最终日期；
题名：
每份材料的名称（如有英文材料需附加中文翻译）；页数：
为每份材料总页数（有字即为一页）；
移交单位：
移交人：
联系电话：
接收单位：
档案馆接收人：
移交时间：
密级:
设备仪器档案形成说明书
型号
名称
共页
编写：
审核：
审定：
西北工业大学档案馆
年月日
设备仪器档案形成说明书
型号
统一编号
名称
设备仪器基本情况
金额
制造厂家
经销商
使用单位
购置时间
验收时间
设备性能及用途：
档案基本情况
归档单位
归档时间
密级
保管期限
卷数
份数
设备仪器照片：
设备仪器档案形成说明书
任务来源：
档案配套整理情况：
存在问题：
备注：
合同金额40万元（含）以上需填写本表。
西北工业大学设备仪器开箱验收单
日期:
设备名称
数量
型号规格
单价
合同
总价
制造厂商
供应商
使用单位
设备负责人及电话
开箱清单
名称
数量
备注
参加人员
使用单位（3人）
供应商
国有资产管理处
档案馆
备注：
合同金额40万元（含）以上大型设备仪器开箱验收使用单位应通知国有资产管理处、档案馆到场参加；
合同金额40万元以下的设备仪器由使用单位组织开箱验收。
西北工业大学
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
设备名称
型号规格
生产厂家
用户单位
设备构成概述（组成情况）：
序号
移交使用单位的附件和随机工具名称
数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
供货单位代表签字：
使用单位设备负责人签字：
日期：
日期：
西北工业大学
设备仪器存在问题及处理意见（验收备忘录）
设备名称
型号规格
生产厂家
用户单位
存在问题总体描述（可附页）：
总体处理意见（可附页）：
序号
存在问题
处理意见
验收人员
1
2
3
4
5
6
7
供货单位代表签字：
使用单位设备负责人签字：
日期：
日期：
西北工业大学设备仪器操作培训记录
培训题目
培训方式
培训时间
培训地点
培训情况总结（可附页）：
参加培训人员名单（姓名、单位、职称、工作岗位）：
培训内容摘要（培训讲义需附后）：
培训讲师签字：
使用单位设备负责人签字：
日期：
日期：
西北工业大学设备仪器档案登记表（合同金额10万元以下）
类别
内容
设备仪器随机文件和测试、安装、验收工作中产生材料名称目录
（请在以下内容上面打“√”）
档号
注：
归档验收时需携带合同原件
1.开箱验收单
2.装箱单
3.使用说明书或技术手册
4.软件（光盘或磁盘）
5.安装调试记录
6.验收报告
7.技术资料
8.出厂质量合格说明
9.保修卡
10.线路图
11.附件清单
其它材料：
□采购审批表□计划函□企业资质（法人证、组织机构代码证、税务登记证）
设备名称
合同金额
合同号
型号
生产国别
生产厂家
出厂时间
出厂编号
经销厂商
使用单位
保管人及电话
档案存放地址
经费科目
注：
合同金额10万元人民币以下的设备由使用单位将以上材料自行装盒保管、以备验收用。
填表日期：
年月日
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