档案学基础.docx
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档案学基础
档案学基础
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《档案学研究》《档案学通讯》《中国档案》《档案与建设》
《档案管理》《档案》《档案学》《湖北档案》《图书情报知识》
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绪言
档案是以档案现象为研究对象的一门学科
所谓现象，是事物在发展、变化中所表现的外部形式。
或者说，可观察的事实或事件；一项经历或实际存在的事物。
档案这一事物，虽然并不为社会大多数人所感知，但却实在的存在于我们的生活之中，并产生着重要影响，中外古今，概莫能外。
从考古发掘成果来看，档案现象产生于人类社会的早期，有着悠久的历史。
在这漫长的发展演变历史过程中，档案已经成为在社会现实生活中广泛存在且表现形态多种多样的复杂事物，从而构成了我们的研究对象。
一、档案是一种历史现象
我们称档案是一种历史现象，是因为档案是人类历史过程中的一个重要内容。
从考古发现的资料来看，档案出现至少有五千年的历史。
在这五千年的历史中，档案与人类社会的发展相伴相随，直到今天，还会伴随我们的将来。
二、档案是一种社会现象
从文化学的角度来看，现象可分为自然现象和社会现象。
档案是社会管理的重要工具，应社会生活的需要而产生，同时也受社会生活的影响和制约。
在社会中生活的任何人都无法割断与档案的联系，档案渗透到我们的生活之中，成为社会生活的必备要素。
三、档案是一种文化现象
文化现象指人类文化发展过程中呈现出的某种外部状态和联系，具有个别、具体、可直接观察和经验性等特点。
在人类发展史上，档案代表着文化，记录着文化并为文化建设服务，同时也使自身成为社会文化的一个组成部分，成为一种文化现象。
一个国家和民族的档案是其文化发展的基础，不仅承载着其文化，同时也是其文化发展必须凭籍的资源，决定着其文化的特征和灵魂。
（二）寻找记忆的替代物
人类在认识到生物记忆的种种缺陷后，开始谋求记忆功能的增强。
世界各古老民族均曾使用过一些帮助记忆的方法。
古代秘鲁人把有着“奎普”，用以帮助记忆和记数；以颜色和结的数目的不同表示不同的记忆内容；在非洲，曾发现土著居民在手杖上刻划刀痕，记录下自己需要记取的内容；古代人用贝壳珠串辅助记忆的事实。
我国的大汶口文化和良诸文化遗址的陶器上还发现了图形刻划。
毫无疑问，结绳、刻契、珠串、图形等，使人的记忆功能顺利外延，但它们并不能完全脱离解说者的解读，如果不辅以口头解说。
是不能表达抽象完整的思想和概念的，其历史事实实质上还是储存在人的大脑中，这些方法只是起到了提醒和帮助的作用，而且对其所记载的内容并不能保证在解读时前后一致。
从实质上来看，这些方法都只能发挥辅助的作用，主要还是依靠人的大脑记忆。
人的大脑记忆功能的局限与人类社会生活发展的需要之间形成了一组突出的矛盾，为解决这一矛盾，人们在不断地探索能取代大脑的记忆功能的替代物，寻求一种外在而又强于大脑记忆功能的记忆工具，使人类“从繁重记忆的脑力劳动中解放出来”。
借助外在的存贮物来实现记忆功能的扩展，拓展记忆能力，使完整而清晰的记忆构成了人类社会对话与交流的基本信息材料。
人类对记忆功能扩展的需求构成了档案起源最深层次的原因。
三、档案因社会管理而起源
在人类的原始社会时期，“民之初生，其卧徐徐，其觉于于；饥则求食，饱则弃余。
当此之时，无所谓生令政教也。
”也就没有收藏资料的需要。
在人类从自然状态进入到社会生活状态的过程中，人类的生存状态发生了醒目的变化，一种新型的社会团体构成其生活的基础，如家族、部落，进而形成为国家。
作为社会共同体的每个成员，其最初的个人记忆也将要集中和服从于集体的记忆，档案便成为社会管理的一个重要内容。
档案是人类社会生活的产物，只有人类进入了社会生活才会有积累档案的需要和管理档案的基本能力。
在社会活动中，需要使个体的认识和思维转化为“类思维”，人与人之间的信息交流构成了人类社会生存需要的重要内容。
（一）人类社会需要积累实践材料。
（二）人类社会生活需要完整系统的信息材料。
（三）人类社会活动需要构成一个逐步演进的过程。
从文化社会学的角度来看，档案是人类社会管理活动的必然产物。
第二节档案起源的基本条件
档案起源的社会机理是其起源的的内在动因，那么，就会在其所处的社会环境中寻找适宜的条件而生成。
从历史的发展状况来看，文字的产生和形成构成了档案起源最重要的基础条件，社会组织的建立与完善构成了档案管理制度的组织保证，史官制度的建立为档案管理提供了人力资源，三者共同构成档案起源的基本条件。
一、文字的形成
在人类文明的进化过程中，是先有语言而后有文字，由于口头的语言已无法满足人们广泛交往和记事、管理的需要，于是产生了一种信息符号体系，用以记录口头语言的内容。
当这种信息符号系统逐步成熟并定型下来之后，便形成为在一定群体中共识的文字。
文字的产生标志着社会文明有了划时代的进步，标志着人的思想、感情、经验、意志、见识可以累积成为精神财富。
文字不但是人类进入文明世纪的曙光，而且是人类文明得以长传并继续发展的承载性工具，更是档案起源时的承载性工具。
（一）西方的文字
（二）中国的文字
（三）文字的形成是档案起源的基本条件
二、社会组织的建立与完善
档案是依一定的群体和组织而形成的，是其共享的基本信息资源，没有完善的社会组织，档案也就难以形成和产生。
所谓社会组织，是指为了执行一定的社会职能，完成特定的社会目标、具有明确规章制度的一个独立单位，是正式化的社会群体。
为了社会组织特定的目标和宗旨，需要将对于社会组织具有意义的记录材料实行收藏，同时，社会组织会通过组织分工实现材料的收藏，并给予制度和财力的保障。
这是家庭、氏族、邻里等初级群体难以办到的。
考古学家在古埃及、古波斯、古亚述等世界文明的发源地都发现了收藏丰富的泥版档案库，进一步证实了档案产生于最早具有完善社会组织的古代地区。
三、文官制度的建立
（二）西方的祭司
在古罗马，相当于中国古代史官的各种祭司在当时的社会管理活动中履行着文化官员的职责，成为最早的档案形成者和管理者。
第三节档案起源的社会意义
一、档案构成人类社会的基本特征
（一）由个人记忆到集体记忆
（二）人类知识的急剧增长
（三）人类记忆社会化
（四）档案形成社会的“公众话语”
二、档案构成社会的信息资源库
档案的产生和形成，并不是简单地表现为个体记忆的积累，而是成功地实现了人类记忆的社会化。
“记忆是智慧之母”，“记忆是生存进化之本”。
档案具有“记”和“忆”的统一性，既要真实的“记”，又要能逼真的“忆”，能最大限度地还原历史的真实面貌。
可以说，人类社会中的档案机制的产生和形成，是维持人类文明进步的重要条件。
档案是人类文化的生命之树，“即有若干分支和根系的记忆之树，正像叶绿素那样，为人类更好地呼吸和生活提供氧气之源。
”
三、档案将人类社会构成一个动态的发展过程
人类社会是一个不断发展的历史过程，维持其整体性和统一性的关键是文化传承。
而文化是不能通过生物遗传而得到传递的，必须通过人的后天学习，才能得以继承，档案便构成其中的一个传接链条。
档案中凝聚着历史文化积淀的成果，而今人利用档案创造的新的文化成果作为历史文化的精粹，成为当今文化的组成部分，又通过档案为后人的文化创造积淀了丰厚的历史文化营养，使原文化产品增加新的价值表现出明显的传承特性，使人类文化自身衍生出独特的历史继承性。
“正是由于有了档案与档案管理，人类才能够不断地在继承中存在、发展，在存在、发展中延续，不断使自己真正成为一个统一连续的时空整体。
档案与档案管理是人类社会时空统一性与连续性的维系之道……”
v思考题：
v为什么要研究档案的起源？
v档案起源的社会动因是什么？
v国家和文字在档案起源过程中发挥什么作用？
v档案与人的自然记忆的区别体现在那些方面？
v人的自然记忆的缺陷主要体现在哪些方面？
v档案对人的自然记忆最大限度的改变是什么？
v档案起源的社会意义？
v试析“档案是人类进步的阶梯”。
v档案给人类生活带来哪些变化？
v为什么说“档案是人类社会生活的产物”？
第二章档案演变
作为一种社会现象，档案已有几千年的发展历史，对于一个民族和国家来说，档案库的不可或缺，就像生物界对于生物遗传信息的依赖关系。
档案在几千年的发展演变历史过程中，维系着人类文明的源远流长。
档案是历史的纽带，构成了人类文化生命力的重要渊源，档案既是人类历史最重要的载体之一，它通过自己的记载，向后人揭示历史的真相，而档案本身也在社会的发展过程中不断发生着变化，在我们面前呈现出丰富多彩的历史过程。
第一节档案的最初形态
对于档案起源时的最初形态，我们应该遵循王国维先生的提出的历史研究方法——“二重证据法”，即将“地下之新材料”（考古发现的文物）与“纸上之材料”（古籍）相结合来证明历史。
一、地下之材料
1846年起，共发掘出泥板档案超过百万块。
这些泥板档案上的文字多为楔形文字，使用时间大约3000年，使用范围从两河流域扩展到非洲的埃及、欧洲的希腊等广大地区。
同时还发现了如梅腾墓铭文、伊浦味陈词、哈里斯大纸草、汉漠拉比法典、罗塞达石碑等孤立出现的古代文字孑遗。
而根据目前考古发现来看，1930年出土的居延汉简应是我们有实物可证的最早的档案。
居延位于内蒙古自治区额济纳旗和甘肃省金塔县。
西汉武帝末年（公元前1世纪初）至东汉中叶（公元2世纪初）时，为汉张掖郡居延、肩水两都尉所辖。
在此地共出土汉简近三万枚，一部分现藏台湾省“中央研究院”。
一部分现藏甘肃省博物馆。
居延汉简的内容绝大部分是汉代边塞上的屯戍档案，一小部分是书籍、历谱和私人信件等。
最早的纪年简是西汉武帝征和三年（前90）的。
二、纸上之材料
从古籍文献的考察方面来看，我国具有一定的优势。
《尚书·多士》载“惟殷先人，有册有典”，“典”“册”二字在后来考古发掘出的甲骨文中得到了印证。
孔子以“典”“册”为基本材料汇编的《尚书》皆先王之政典。
而这些所谓先王政典与如前所述的更早时期的历史传说不同，确实是人类在社会实践活动中产生和形成的理性之作，并完成了其现行功能，而被史官集中存放起来以备二次利用的文字记录，并最终实现其文化增值的目的。
它的产生和形成不仅符合人类社会发展的需求，即档案产生的社会机理，并产生于适合其产生的社会环境——商周时期，这一时期有成熟的文字和完善的史官制度。
因此，我们可以确定我国的档案起源大约在商周之际，距今已有三千多年历史。
第二节档案形体的演变
由于受社会生产力发展水平的影响，档案的形体在几千年的发展过程中，多是因地制宜，不断地进化，表现出丰富多彩的形体特征。
一、纸张出现之前
泥版档案；纸草档案；石刻档案；简牍档案；金文档案；羊皮档案；缣帛档案。
二、纸质档案
纸张是中国古代四大发明之一，纸质档案最先产生在中国。
东汉时已经开始用纸张书写文件，魏晋以后纸质文件逐渐增多，但官府公文仍以简为主。
到东晋末叶，公元403年底，桓玄代晋自立，下令公文全部用纸书写。
他在诏令中说：
“古无纸，故用简，非主于敬也。
今诸用简者，皆以黄纸代之。
”从此纸质档案大量产生。
公元2世纪后，纸逐渐在中国内地和西北地区广为使用。
从4世纪到17世纪末，中国造纸术先后传入越南、朝鲜、日本、阿拉伯国家、欧洲各国、美洲大陆，乃至全世界，促进了世界档案事业的发展。
纸张的使用引起档案数量急剧增长，以罗马教皇形成的档案为例:
使用纸张以前,在1243～1254年的11年间，每年平均形成730件；使用纸张以后，在1294～1303年9年间，每年平均形成5万件，增加近70倍。
纸质档案优点较多，便于管理和利用。
当代声像档案和机读档案已有显著增长，但纸质档案在世界各国档案馆的总藏中仍占主要地位。
三、新型载体
进入工业社会以后，开始出现声像档案，如照片、影片、唱片、录音带和录像带等。
20世纪中期以后，档案载体又发生了革命性的变化，产生了以代码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体上、依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的电子文件，这些具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件，参数和其他相关数据称为电子档案。
（一）声像档案。
以音响、形象等方式记录知识信息的特殊载体形式的档案。
亦称音像档案、视听档案。
包括照片、影片、录音、录像档案等。
声像档案具有真实记录性、选材典型性、视听形象性、艺术美感性、交流通用性的特点。
（二）机读档案。
以代码形式和特定结构记录在计算机存储载体上的、计算机能够识别处理的档案文献信息。
包括两种：
一是在实现了办公自动化和无纸办公系统的部门形成并归档的机读文件；二是将传统类型档案信息输入计算机，由此转换而成的机读档案。
第三节档案文化的变迁
一、理念的形成
（一）非理性时代
同世界上其它民族一样，中华民族文化也经历了一个由以神为本向以人为本发展的过程。
然而，如鲁迅所言：
“原始社会里，大约先前只有巫，待到渐次进化，事情繁复了，如祭祀、狩猎、战争……之类，渐有记住之必要，巫就只好在他本职的‘降神’之外，一面也想办法来记事，这就是‘史’的开头。
”这时，应该是进入到档案理念萌芽的阶段。
（二）理性时代
随着阶级分野的明朗化，统治秩序的制度化，以及文字的创制和普遍使用，从事神的代言人的巫的职责也发生了变化，由专门从事问神的占卜活动，逐渐扩大为参与政治管理和记录史实，即“掌官书以赞治”，开始从巫转化为史。
史的出现，使中国社会由神本社会向人本社会转变的根本性的变化。
史的重要职责是书史，“动则左史记之，言则右史记之。
”举凡先公先王的世系，当代君王的言行，军国要务，祸福灾祥，都在史的记载之列，即“书其事于竹帛，镂金之石，琢于盘盂，传遗后世子孙”。
而这些文字记载与殷墟卜辞不同的是它记载的不再是虚幻的神事，而是记载的是人事或人观察和认识到的事，为后人留下了可资借鉴的资料。
二、君主的心脏
在中西方进入封建专制社会之后，“学在官府”，“天下大事无大小皆决于上”。
档案，作为一种重要的治政资源，被统治者视作统治的基础而备加珍视，被封建统治者所垄断，把档案作为驾驭臣属和万民的凭证和依据：
“造立书契，所以决断万事”，“百官以治，万民以察”，“据九鼎，案图籍，挟天子以令天下，天下莫敢不听，此王业也。
”只有皇室王宫和官府衙门才有资格形成、保存和利用档案。
封建统治者把档案视为“插入剑鞘中的剑”，作为保持其一切权力、利益和财产的文字凭据,是“君主的心脏、安慰和护卫。
”
一、档案为君所记。
二、档案库房为君所修。
三、档案为君所用。
三、国家的重器
18世纪法国大革命的爆发，打破了档案的封建专制统治的格局，将档案收归国有，建立了第一个国家档案馆。
在诞生了世界上第一部具有资产阶级性质的档案法律的同时，促使形成档案是国家的重要财富的基本理念。
在这以后，世界各国也纷纷建立国家档案馆，对国家所有的档案实行集中管理。
使档案管理进入了一个新的时期。
档案成为一个国家不可缺少的重要财富。
以司法——行政管理为基础的档案工作正是依据这一档案理念而建立起来的。
（一）国家遗产
（二）主权象征
（三）执政依据
（四）效率保证
四、文化资源
v思考题：
v1、“河出图，洛出书”中的“图”“书”是我国最早的档案吗？
v2、甲骨卜辞能称作“甲骨档案”吗？
v3、我国档案馆现存最早的档案是什么？
v4、造纸术的发明对档案事业的影响。
v5、新型载体的出现给档案带来那些变化？
v6、档案载体变化的基本规律是什么？
v7、封建社会的档案所有制的特点是什么？
v8、为什么说“一个国家和民族的灵魂和宗旨就埋藏在它的档案中”？
v9、为什么说档案是国家主权的象征？
v10、怎样认识档案是一种文化资源？
第一节档案定义的规则
所谓定义，是揭示概念所反映的事物本质的较为简短而明确的命题。
在具体操作上，给某一事物下定义，则是对于事物的本质特征或一个概念的内涵和外延做出的确切而简要的说明。
一、基本规则
（一）定义必须采用简短的命题。
（二）定义不得采用充分条件假言命题、必要条件假言命题和不相容选言命题。
（三）定义概念必须具有被定义概念归属的上一个层次的概念和同一个层次的不同种的特征。
二、定义范畴
所谓定义范畴是设定定义档案所用的上位概念，即属概念。
文件说；文献学；材料说；信息说；记录说；集合说。
三、定义要素
档案这一事物，在没有成为独立的对象纳入研究的视野时，常常处于文档不分、图档不分的状态，这是因为我们对档案的基本要素还没有清晰的认识，而随着我们对档案的认识逐步深入后，档案的基本要素开始得到显现，在定义中，我们应该揭示出档案与其他相近事物区分的独特要素，这样才能得出准确的定义。
（一）社会实践活动记录
（二）有益的内容记录
（三）经过挑选的记录材料
（四）集中保存
第二节档案的属性和特征
档案之所以成为我们的特定研究对象，是因为档案具有与其它事物完全不同的属性和基本特性，因此，我们在给档案下定义之前，必须充分认识档案的基本特征，使档案与其它相近事物严格的区分开来。
定义的实质就在于揭示被定义项所反映的对象的本质属性,以区别于其他事物。
一、档案的属性
（一）社会性
档案是人们在社会实践活动中产生和形成的，并非自然界的产物。
档案产生的主体应是社会性的人。
档案内容虽然会涉及自然界，但它是人类研究、认识、利用自然的社会实践活动的产物。
因此，只有人在社会实践活动中产生和形成的原始记录才有可能成为档案。
同时，档案是在人们的社会意识下形成的，是一种观念的产物。
社会性,把档案的原始记录性与自然界存在的原始记录区别开来。
（二）原始性
档案应是人们在社会实践活动中直接产生和形成的，它真实地记载着社会实践活动中所留下的一切信息和痕迹。
人类的认识成果只能来源于社会实践，档案是在社会实践活动中直接产生和形成，在社会进程中不断累积的，是人类集体的智慧的源泉，从而构成人类活动的最基本的前提。
因此，档案是一种原生性的社会信息，并直接影响着其它社会信息的产生和形成，也可以说是其它社会信息的源头。
（三）历史性
档案是一种原始记录，是人们在社会实践活动完成之后才整理归档的，正在进行的活动记录，不能成为档案，其内容也是过去活动的记载，因此，它是一种历史的遗留物和记载物。
因此，档案一经形成，便不允许有任何的修改。
丧失了档案的历史性特征，也就随之失去档案价值。
（四）确定性
档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。
或：
档案所记录的内容是清清楚楚、明明白白的；而且这些清晰、确定的信息内容又是以固化的物质载体形式存在的，二者缺一不可。
这是档案区别于最为临近的事物——文物的根本点。
即档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。
档案所记载的内容是确定的，不会产生歧义。
（五）知识性
人类在社会活动中产生和形成的原始记录有很多种类，但并不是所有的原始记录都能成为档案。
档案是知识贮存的一种载体，是人类认识和改造世界的历史记录，人类智慧的一种物态结晶。
档案的留存应是前人经验和知识的积累，能帮助后人深化对自然和社会的认识，从而促进人类文明的发展。
二、档案的基本特征
（一）档案是主观与客观的结合体
档案是为满足人的社会生活需求而由人创造的一种事物，它是一种客观存在。
但档案不是自然而然的形成的，人们将在社会活动中产生和形成的各种记录材料在经过了选择和鉴定之后，将其中有保存价值的材料转化为档案，在这个过程中必须有人的主观活动的参与，也就是说档案是人们有意识行为作用的结果。
（二）档案是信息与载体的结合体
人类选择档案作为记忆工具，是因为人类意识到人的生物记忆方式存在着不稳定性。
因为人脑的记忆复原、再现、转移、传播，是一种纯信息的状态，作为记忆载体的人脑而不会随之转移，那么，这种靠大脑记忆的信息会面临变异、丢失、失传的危险，因此，纯信息状态的记忆是十分不可靠的。
所以，要实施“口说无凭，立字为据”的记忆方式。
所谓“立字为据”，也就是要将欲记忆的内容与一定的物质载体牢固地结合起来，以保证这种记忆内容的稳定性和可靠性。
基于此认识，档案就成为信息与载体的结合体。
（三）档案是一种具有本源性的集体记忆工具
档案的本源性特征表现在三个方面：
一是档案是由人类活动过程中直接产生的现实材料转化而来，这就使档案能真实、逼真地再现和复原历史事件。
二是档案是直接由在现实活动中的材料转化而来，事后未经修改加工，这就保证了档案的真实性和证据性。
三是档案人类社会的伴生物或分泌物，只要有人类的社会生活就会产生和形成档案，档案保证了人类社会源源不断的信息来源，同时也构成了人类社会文化发展的最基本的信息资源。
第三节档案定义及其分析
我们在对档案的基本特性进行分析后，可对档案定义如下：
档案是将社会活动中直接产生和形成的记录材料，经挑选并集中保存起来的记忆工具。
在这一定义中,定义项的属概念——“工具”，尽管是采用了“比喻”的形式,但它直接和确切地反映出“档案”这一概念的特定属性。
一、档案的形成主体。
档案是人类社会活动的产物，档案的形成主体应该是社会中的个人和组织。
人的档案行为是人与自然界其他生物相区别的一个重要标志，它是人类脱离完全野蛮状态而发展起来的特征，是人类文明的表现，也是人的社会化的一个重要标志。
只有人类具有将活动中产生和形成的各种原始记录材料积聚起来以备查考的能力。
二、档案的形成领域
档案是人的活动的产物，必然产生于人的活动领域之内，而人是社会性的动物，档案的产生和形成的领域只能是社会生活领域。
三、档案具有保存价值
所谓保存价值，是对人类社会具有进步意义。
人或社会组织在社会活动中会产生许多原始记录材料，但并非都具有保存价值，而被作为档案保存。
档案的留存是以知识积累为前提的，不具备知识内涵的原始记录材料，均不被视为档案。
在人类社会活动中也会产生和形成大量在空间上表现为孤立、局部，在时间上表现为偶然、断灭的原始记录材料，则不具备档案的保存价值。
档案的保存价值，具体地说，应该在空际上具有周遍性，在时际上具有连续性。
是以时间为经，以空间为纬，而构成的社会记忆网络。
四、档案是动态的复合概念
人类社会生活是一条川流不息的长河，档案就是这条长河中激起的浪花，只要人类社会生活不停止，档案就会不断的产生和形成，并长久地发挥作用。
同时，档案是对某一社会群体活动材料的汇集，实际上是将个体的、零乱的经验和知识有意识地汇聚成“集体的记忆”，档案因此具有群体的属性。
五、档案具有再现性
档案的形成，蕴涵着人们重新使之发挥作用的主观故意，即回顾历史、澄清历史事件、印证历史事实、工作依据和查考和文化创新等，因此，在档案形成之时，就必须充分预计到其内容能重新再现的可能，并为之提供条件。
第五节档案称谓的演变
档案这一社会现象虽然出现有几千年历史，但档案的称谓却在不断地变化之中。
在档案起源之初，档案与文书、图书并没有被严格地区分开来，常常被统称为“书”。
随着人们对档案这一事物认识的深入，档案与图书发生了分离，只有封建王朝的宫廷里才能建立档案库，称为“治中”，而民间可以建立藏书楼，而在档案库中，文书与档案是混存一起的，直到宋朝出现“架阁文书”一词，建立了架阁库，“架阁库管架阁文书之事，”档案与文书才出现了较分明的区别。
三、国外的档案称谓
在国外，档案一词来源于希腊文¡°archeion¡±。
古希腊人把办理公务的地方叫¡°archeion¡±，也指存放档案的地方。
后来既指存放档案的地方，也指档案本身，主要指政府的公共档案。
古罗马人继承了古希腊人的传统，在拉丁文里出现了archivun一
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