小狐仙销售管理操作明细.docx

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小狐仙销售管理操作明细

第六章、销售管理

第一节、报价单

报价单通常是针对客户所需要的产品进行报价。

通过菜单“报价→制作报价单”进入报价单。

报价单不会修改库存，也不会改变应收帐款。

系统提供两种报价方式：

多单价式（模板一，图6.1-1）和数量、单价、金额式（模板二，图6.1-1-1）。

当客户没有指定了购买数量时，应采用模板一报价，系统允许报出三个价格，且可以为每一种价格指定数量要求；如果客户指定了数量后，应采用模板二进行报价。

一、选择模板

根据需要选择模板一或模板二。

二、产品相关信息

在报价单表格的底部，系统将对当前产品显示相关信息。

包括产品的售价、上次售价、进价，这些价格可以通过缺省设置（参见第13.2节）来显示或隐藏，也可通过鼠标点击来显示或隐藏。

对没有查看相应价格的操作员，系统会自动关闭。

上次售价只有填写客户编号后才会显示。

三、制作报价单

1.填写客户：

在客户处填写客户编号，系统自动填写客户名称，可使用帮助录入。

2.填写日期：

系统默认为电脑日期，可修改。

3.选择币别：

在填写客户后，系统自动填写该客户在客户资料中所填写的币别，可点击旁边的下拉按钮重新选择。

4.选择单价方案：

在报价时，如果要求系统将产品资料中所设定的价格调入到报价

单中，可以预先指定价格方案。

点击单价方案，系统将弹出方案设定窗口（图6.1-2）。

用户可以为单价1、单价2、单价3设定对应的价格，如单价1对应2号方案（优惠价）、单价2对应1号方案（批发价）、单价3对应3号方案（零售价）。

在填写了产品后，系统自动将产品资料中对应的价格填写在单价1、单价2、单价3的栏目中，用户可以进一步修改单价。

点击下拉按钮可以选择价格方案。

填写完价格方案后点确定即可。

如果你不需要由系统填写单价，你可以不设定单价方案。

光标在单价方案位置时，按↓键光标跳到表格中。

5.填写产品编号：

在表格中的产品编号栏，你可以填写产品编号，系统自动填写品名、规格、单位等项目，如果选择了单价方案，系统还会自动填写单价。

产品的填写可以采用帮助录入方式。

你可以进入产品选择窗中，使用批量选择产品方式，快速制作报价单。

6.填写数量：

如果使用模板二，你可以填写数量。

7.填写金额：

如果使用模板二，系统自动按数量*单价计算金额。

8.填写备注：

有必要的话，可以在备注栏，可以为每一行的产品作一个附加说明。

9.结算价：

在结算价栏，你可以另外指定实际售价，本栏可作为售价的一个参考，不一定要打印出来。

10.填写说明：

在左上角，用户可以填写有关报价单的说明。

该说明可以打印在报价单的表头或表尾中。

四、取消报价单

按取消按钮，系统将清除表格中的内容。

取消功能并不会删除已经保存了的报价单。

五、保存报价单

按“确认”按钮，系统要求用户为报价单设置一个单号。

报价单的单号可以随意填写，但长度不能超过10位。

如果填写的单号与原有报价的单号重复，系统将询问是否替换原有报价单，如果选择是，将替换原有报价单，否则要求重新填写单号。

报价单保存时，可以按录入顺序或按产品编号排序存盘，由缺省设置中的“按产品编号排序存盘”项来决定。

保存后可供日后查看和修改。

保存报价单时，系统会自动删除空白编号或单价为零的产品。

如果在缺省设置中的即时打印项中填写了“Y”，系统在存盘前将打印报价单，如果填写为“N”，系统将不打印报价单，如果没有填写，系统将询问是否打印。

六、查看修改删除报价单

◆调入报价单：

点击“历史报价”按钮，系统进入报价单选择窗中（图6.1-3）。

在报价单选择窗中，可按/号键选择排序方式，按回车键选中报价单并退出。

系统自动将选中的报价单调入到报价单窗口中，原报价单的编号显示在报价单窗口中的右上角，用户可以对原有报价单进行查看、修改。

◆增加一份新报价：

调入报价单后，可以对原有报价单进行修改。

存盘时，如果填写的报价单号与原报价单号不同，系统将保留原有报价单，且增加一份新的报价单，如果与原报价单号相同，将替换原有报价单。

◆删除报价单：

在报价单选择窗中，点击删除按钮，可删除当前一行的报价单。

七、打印报价单

点击打印按钮，系统将询问是否打印成EXCEL文件（图6.1-4），如果选择“是”，系统将报价单转成EXCEL文件，并存放在C盘下，所保存的EXCEL文件，用户可以通过EXCEL进行修改，并通过电子邮件发送给客户。

如果选择“否”，系统将继续询问是否输出到打印机，选择“是”，即可通过打印机打印报价单。

八、灵活应用

◆打折报价：

有的客户报价时要求在报价单中列出参考价、折扣、折扣后的单价。

对这种情况，用户可以使用模板二，在数量中填写折扣，则金额即折扣后的金额。

在设计报价单的打印格式时，在折扣栏的内容选择数量，而在折扣后单价栏的内容选择金额。

这样即可打印出带折扣的报价单。

◆按以往售价报价：

如果在报价时，要求按以往售价报价，用户可以在填写完客户后，点击“调销售历史”按钮，系统自动调入该客户的所有产品，在此基础上，可以增加、删除或修改价格。

Ø在模板一中，将调入每一个品种最后三次的售价

Ø在模板二中，将调入每一个品种最后一次的售价

◆设定客户售价：

在产品资料中，可以制定销售价格，如批发价、优惠价等，但在许多情况下，客户要求按合同规定的价格进行销售，而且有可能每一个客户的售价均不相同。

在此情况下，用户可以在报价单中，预先建立起合同售价，然后将报价单的内容转为销售历史或保存这份报价单供销售时用。

Ø如果将报价单转成销售历史，在销售时，用户可以选择5号方案，系统自动调入历史售价填写在单价栏。

Ø如果保存了报价单，在销售时，可以调入报价单，然后填写数量即可。

◆修改销售历史：

在开销售单时，系统将自动记录最后五次的销售情况，供以后开单时参考之用。

如果想修改销售历史，可在报价单中调入销售历史，修改后再转为销售历史。

◆定做产品的报价：

有些产品有可能需要定做（如模具类产品），而且这些产品在产品资料中没有建立。

在报价时，用户可以临时给这些产品编写一个编号，品名规格采用手工录入的方法：

Ø取消“在产品资料表中选择”项中的勾。

Ø在表格中的编号栏临时填写一个编号，此时系统将不会提供产品选择窗口。

Ø在品名规格项中手工录入品名规格等内容。

Ø在单位项中手工录入单位。

Ø在单价项中手工录入单价。

九、常用键

INSERT：

在表格当前行前增加一空行。

DELETE：

删除表格中的当前行。

CTRL＋HOME：

光标从表格中跳至表头的报价说明项。

CTRL＋END：

光标从表格中跳到表尾打印格式选择项。

HOME：

光标从表格中的任何一栏回到第一栏。

END：

光标从表格中的任何一栏跳到表格的最后一栏。

ALT＋O：

存盘。

ALT＋Q：

取消表格中的内容。

F7：

当光标在客户编号项中，按F7可以恢复因意外退出系统（如突然停电时）而未保存的单据。

ESC：

退出单据。

第二节、客户订单

当客户有采购订单传真过来时，如果不需要即时发货，用户可以预先将订单录入到客户订单中，供以后开销售单时调用。

另外对采用由业务员带货外出的销售方式，用户也可以以业务员的名义先在客户订单中登记，待业务回来后，再补开销售单，最后核实业务员剩货情况。

客户订单不影响库存及应收情况。

通过菜单“订单→客户订单”可以进入客户订单窗口（图6.2-1）

一、选择单据类别

如果用户在单据设置（参见第13.1节）中，为客户订单进行了分类，可以通过鼠标点击单据标题来选择单据类别。

二、产品相关信息

在客户订单表格底部，会显示当前产品的相关信息。

包括产品的库存、售价、上次售价、进货价，这些价格可以通过缺省设置（参见第13.2节）来显示或隐藏，也可通过鼠标点击来显示或隐藏。

对没有查看相应价格的操作员，系统会自动关闭。

上次售价只有填写客户编号后才会显示。

三、录入

1、填写订单说明：

你可以为订单填写有关说明，这些说明可以打印在订单表头或表尾　　中。

2、订单号：

系统为每一张订单设有一个单据编号，用户还可以另外指定一个订单编号（最长10位）。

如果没有订单编号，系统将单据编号默认为订单编号。

3、客户编号：

填写客户编号后，系统自动填写客户名称、币别。

如果客户中指定了业务员、价格方案号，系统还会自动填写业务员、价格方案号等。

客户编号的填写可采用帮助录入方式。

4、日期：

默认为用户登入系统时的日期，可修改。

5、业务员：

如果在客户资料中为客户指定了业务员，在填写客户编号后，系统自动填写业务员，用户也可以在业务员项中按空格选择业务员。

6、税率：

自动填写缺省设置中设置的常用税率，用户可以修改。

如果缺省设置中没有设定的常用税率，税率项自动关闭。

7、应收：

在填写客户编号后，在此项中反映客户的应收帐款余额，不能修改。

该项目可以用鼠标点击来关闭和显示。

8、价格方案：

设定价格方案号后，在录入产品时，系统会自动填写单价。

如果在客户资料中为客户设定了价格方案号，在填写客户后，系统自动填写价格方案号；如果客户资料中没有填写价格方案号，系统自动填写缺省设置中的常用价格方案号。

9、币别：

由系统根据客户资料中的币别填写，可重新选择。

10、汇率：

在币别中如果选择了外币，要求填写外币与本位币的对换率，即汇率。

11、产品编号：

可采用帮助录入。

填写产品编号后，系统自动填写品名、规格、单位等内容，并根据价格方案号自动填写单价。

12、数量：

如果启用了双数量，系统提供整数、零数两栏供用户填写，如果没有启用双数量时，系统仅提供数量栏。

如果有整数、零数两栏，用户可以在缺省设置中设置数量的录入方式。

◆在有整数和零数两栏时，如果产品只有一个单位时，只能录入零数，不能录入整数。

13、单价：

由系统根据价格方案自动填写，用户可以手工填写。

◆

如果在缺省设置中选择了“自动转换件价零价”时，系统将根椐数量自动将单价调为件价或零价。

◆+：

如果要根据金额来填写单价，用户可以在单价栏按+号，光标自动跳到金额栏，在填写金额后，系统将按金额计算单价。

◆/：

在单价栏按/号，手工将单价在件价与零价间转换。

◆\：

在单价栏按\号，将显示售价窗口（图6.2-2）

◆－：

在单价栏按－号，用户可以修改价格方案号，系统自动根据所填写的价格方案号重新填写单价。

◆*：

在单价栏按*号，系统将表格下部的进货价改为上次进价。

再按一次*号回到最后一次进价。

14、金额：

由系统自动填写。

15、备注：

用户可以为每一个产品填写一个备注。

四、保存

在录入完订单后，按确定按钮，系统将自动将单据存盘。

存盘时，系统将删除没有编号、数量的产品。

五、取消

按取消按钮，系统将取消表格中的内容，并不会取消已保存的内容。

六、查看

使用以下四种方法之一，均可以将订单调回到表格中查看。

Ø点击翻看按钮，可以逐张查看订单。

Ø按F8进入功能菜单，选择修改单据，光标自动跳到单据编号位置，用户可以按PAGEDOWN（前翻）或PAGEUP（后翻）键逐张查看订单。

Ø按F8进入功能菜单，选择修改单据，光标自动跳到单据编号位置，用户可以在单据编号中填写要查看的单据编号，系统自动调入指定的订单。

Ø在单据编号位置，按HOME键，系统将提供订单选择窗口（图6.2-3），供用户选择订单。

七、修改

使用查看方法将要修改的订单调回表格中，用户可以对订单进行修改。

修改完成后按确定将保存修改结果，按取消将不保留修改结果。

对没有修改权限的操作员，确定按钮将变为灰色，无法保存修改结果。

八、删除

使用查看方法将要删除的订单调回表格中，用户可以逐行删除，删除完后按确定即可，按取消将不会删除订单。

删除订单时，系统仅允许删除订单中的内容，单据的编号仍将保存在系统中。

九、打印

Ø

如果在缺省设置中的“即时打印”中填写了“Y”，在保存时，将直接打印。

Ø如果在缺省设置中的“即时打印”中填写了“N”，在保存时，将不会打印。

Ø如果在缺省设置中的“即时打印”中没有填写内容，在保存时，将询问是否打印，用户可选择“是”或“否”。

Ø在修改单据存盘时，与缺省设置无关，系统将询问是否打印，用户可以选择“是”或“否”。

Ø通过预览打印，可以一次打印多张订单，方法是：

点击预览按钮，系统将询问要打印的单号范围（只需填写单号的尾部数字部份），如果不填写单号，系统将正在查看或修改的订单（图6.2-4）。

一十、灵活应用

◆快速录入订单：

Ø如果在录入订单之前已经制作了报价单，可以通过按F8进入功能菜单，选择“调入报价单”，系统将提供报价单选择窗口（图6.1-3）供你选择报价单，调入报价单后，你只需填写数量。

Ø在进入产品选择窗口后，你可以按.（小数点）调入销售历史，从销售历史中可以更快地选择产品。

通常客户所要购买的品种不会变化太大。

◆对业务员带货销售的处理：

Ø在业务员提货时，开一张客户订单，在客户中可直接填写业务员的编号（在客户资料中增加业务员资料，把业务员当成客户处理）。

Ø在业务员回来交单时，在销售单中调入相应的客户订单，并填写实际的销售客户和销售数量。

Ø业务员要退回剩货时，在订单号中填写原开出的订单号，并填写退回数量，退回数量用负数表示。

Ø在订单交货控制表中，可以查看每一个业务员未交数量。

一十一、常用键

INSERT：

在表格当前行前增加一空行。

DELETE：

删除表格中的当前行。

CTRL＋HOME：

光标从表格中跳至表头的订单说明项。

CTRL＋END：

光标从表格中跳到表尾打印格式选择项。

HOME：

光标从表格中的任何一栏回到第一栏。

END：

光标从表格中的任何一栏跳到表格的最后一栏。

ALT＋O：

存盘。

ALT＋Q：

取消表格中的内容。

F7：

当光标在客户编号项中，按F7可以恢复因意外退出系统（如突然停电时）而未保存的单据。

F8：

功能选择

F9：

插单

ESC：

退出单据。

第三节、销售单

对销售单的称呼，有多种方式，如送货单、现金销售单等。

用户可以在单据设置中为销售单进行分类（参见第13.1节）。

系统提供了两种销售单模式：

标准开单模式（图6.3-1）和快速开单模式（图6.3-2）。

标准开单模式功能比快速开单模式強，快速开单模式在直观性比标准开单模式好。

因此，两种方式各有优缺点。

对用户而言，主要看哪一种方式更适合自已。

不管使用哪一种开单模式，习惯后都一样的方便。

用户可以通过缺省设置来选择使用哪一种模式。

销售单开出后，系统自动减少库存，增加应收帐款。

开单时，是否需要现场收款、现场打印单据、默认的发货库位、价格的使用和隐藏等内容，均可以通过缺省设置中进行设置。

（一）标准开单模式。

在缺省设置中没有选择“快速开单模式”时，通过菜单“出库单→出库单录入”可以进入销售单窗口（图6.3-1）。

标准开单模式通常适用于对开单要求较高的用户（如：

医药行业或开单时需要查看成本价或计划价或应收帐款的用户，需要折扣或折让的用户）。

一、择单据类别

如果用户在单据设置（参见第13.1节）中，为销售单进行了分类，可以通过鼠标点击单据标题来选择单据类别或按F8选择更换单据来选择类别（图6.3-2）。

二、录入

1、填写销售单说明：

你可以为销售单填写有关说明，这些说明可以打印在销售单表头或表尾中。

2、订单号：

如果用户在客户订单中预先录入了客户所订购的产品，可以在订单号中填写对应的订单号，系统将自动调入订单中的内容，用户只需修改实际发货数量即可，节省发货等待时间。

Ø调入订单后，在数量栏反映该订单未完成数，销售单存盘时，会修改订单的实际交货数量。

未完数＝订单数量－已交货数量

Ø订单号的录入提供了帮助录入方式，即录入订单号不正确时，系统将弹出订单选择窗口，供用户选择订单。

3、

客户编号：

填写客户编号后，系统自动填写客户名称、币别。

如果客户中指定了业务员、价格方案号，系统还会自动填写业务员、价格方案号等。

客户编号的填写可采用帮助录入方式。

4、日期：

默认为用户登入系统时的日期，可修改。

5、业务员：

如果在客户资料中为客户指定了业务员，在填写客户编号后，系统自动填写业务员，也可以手工填写或按空格选择业务员（图6.3-3）。

Ø如果要求计算搬运工、司机等人员计件工资，还可以在此项中填写搬运工、司机等人员。

Ø如果在派车单中填写了搬运工、司机等人员，系统会自动转入到相应的销售单中。

Ø业务等人员的修改，可以在销售单修改时修改，也可以在出库单查询窗口中进行修改。

Ø为了区分业务员、搬运工、司机等人员，要求在填写时，必须按以下方式填写：

部门号/姓名+部门号/姓名+……

6、税率：

自动填写缺省设置中设置的常用税率，用户可以修改。

如果缺省设置中没有设定的常用税率，税率项自动关闭。

7、应收：

在填写客户编号后，在此项中反映客户的应收帐款余额，不能修改。

该项目可以用鼠标点击来关闭和显示。

8、价格方案：

设定价格方案号后，在录入产品时，系统会自动填写单价。

如果在客户资料中为客户设定了价格方案号，在填写客户后，系统自动填写价格方案号；如果客户资料中没有填写价格方案号，系统自动填写缺省设置中的常用价格方案号。

9、币别：

由系统根据客户资料中的币别填写，可重新选择。

10、汇率：

在币别中如果选择了外币，要求填写外币与本位币的对换率，即汇率。

11、产品编号：

可采用帮助录入。

填写产品编号后，系统自动填写品名、规格、单位等内容，并根据价格方案号自动填写单价。

12、库位：

如果在缺省设置中为销售单设置了常用库位，系统自动填定缺省设置中的常用库位；如果在缺省设置中没有设置常用库位，系统自动填写产品资料中指定的库位。

库位可以手工修改。

13、数量：

如果缺省设置中启用了双数量，系统提供整数、零数两栏供用户填写，如果没有启用双数量时，系统仅提供数量栏。

Ø如果有整数、零数两栏，用户可以在缺省设置中设置数量的录入方式。

Ø在有整数和零数两栏时，如果产品只有一个单位时，只能录入零数，不能录入整数。

Ø对启用了批号的产品（医药行业），系统将自动提供批号选择窗供用户选择和填写数量（图6.3-4）。

14、

扣率：

如果在缺省设置中启用了扣率，系统将提供扣率栏，否则将自动隐藏扣率栏。

Ø如果选择了5号价格方案（即上次售价）时，扣率项不启作用。

Ø在填写扣率后，系统将对单价打折后重新填写。

Ø扣率的填写应用小数表示，如9折应表示为0.9。

Ø如果在客户资料中填写了扣率，系统自动按客户资料中的扣率填写，如果没有填写扣率，系统将按缺省设置中填写的常用扣率填写。

Ø用户可以在单据中手工填写扣率。

15、单价：

由系统根据价格方案自动填写，用户可以手工填写。

◆如果在缺省设置中选择了“自动转换件价零价”时，系统将根椐数量自动将单价调为件价或零价。

◆+：

如果要根据金额来填写单价，用户可以在单价栏按+号，光标自动跳到金额栏，在填写金额后，系统将按金额计算单价。

◆

/：

在单价栏按/号，手工将单价在件价与零价间转换。

◆\：

在单价栏按\号，将显示售价窗口（图6.3-5）

◆－：

在单价栏按－号，用户可以修改价格方案号，系统自动根据所填写的价格方案号重新填写单价。

◆*：

在单价栏按*号，系统将表格下部的进货价改为上次进价。

再按一次*号回到最后一次进价。

16、金额：

由系统自动填写。

在单价栏按+号时，可修改金额，系统自动按金额计算单价。

17、备注：

用户可以为每一个产品填写一个备注。

Ø如果是启用了批号的产品，系统自动将选择的批号填写在备注项中。

18、结算价：

在使用折让销售方式时，实际售价与销售价可以不同，销售价填写在单价栏，实际售价填写在结算价栏。

Ø在缺省设置中选择了启用结算价后，系统将提供结算价栏，否则自动关闭该栏。

Ø在使用5号价格方案时，系统会自动填写上次的实际售价。

三、折扣与折让

1、折扣销售：

指在规定售价基础上进行打折销售。

因此折扣销售不能用于5号方案。

通常有以下两种方式：

Ø在双方洽谈时，即已规定以某一种价格为基准和扣率。

如按批发价的9折销售。

对于此种情况，用户可以在客户资料中或缺省设置中填写扣率。

Ø在销售额满一定额度时，由商家提供不同的扣率。

如购满500元，可享受85折。

对于此种情况，用户可以在开单时临时打折，方法是：

按F8选择折扣→选择更换扣率→填写扣率，系统将自动修改扣率及单价。

2、折让销售：

指销售金额与实际收款金额不同。

通常有以下三种情况，无论哪一种情况操作方法均一样：

按F8选择折扣→选择销售折让→填写扣率或折让金额或实际金额，系统自动填写结算价，单价保持不变，扣率为零或为1。

Ø尾数折让：

如销售额为305元，其中5元尾数不收。

Ø因产品质量或其它原因，客户要求折让。

因销售单已经开出，通常将销售折让改为收款折让，在收款单中做折让。

Ø采购回扣

四、插单

当你正在开销售单时，有可能另一个客户要求先开销售单，此时，可以将正在开的销售单临时保存，在给另一个客户开完单后再调出临时保存的单据继续开单。

系统允许保留数千张临时单。

方法如下：

Ø保存为临时单：

按F9，系统提供临时单选择窗口（图6.3-6），你可以选择一张空单并回车，系统将正在开的销售单保存并提供一份空单供用户开另一张销售单。

Ø调出原临时单：

按F9，系统提供临时单选择窗口，选择原来保存的临时单并回车，系统将临时单调回到销售单中，用户可以继续开单。

Ø临时单的取消：

在将临时单调回销售单窗口后，在保存销售单时或按取消按钮时，系统自动将原保存的临时单取消。

✧在执行盘点日期、数据清理、自动维护中的数据重整等功能时，系统将自动清除所有临时单。

✧因销售单采用即时修改库存方法，因此临时单虽然是临时保存，但已经减库存，应及时处理。

五、保存

在录入完销售单后，按确定按钮，系统将自动将单据存盘。

存盘时，系统将删除没有编号、数量的产品。

六、取消

按取消按钮，系统将取消表格中的内容，并不会取消已保存的内容。

七、查看

使用以下四种方法之一，均可以将销售单调回到表格中查看。

Ø点击翻看按钮，可以逐张查看销售单。

Ø按F8进入功能菜单，选择修改单据，光标自动跳到单据编号位置，用户可以按PAGEDOWN（前翻）或PAGEUP（后翻）键逐张查看销售单。

Ø按F8进入功能菜单，选择修改单据，光标自动跳到单据编号位置，用户可以在单据编号中填写要查看的销售单号，系统自动调入指定的销售单。

Ø在单据编号位置，按HOME键，系统将提供销售单选择窗口（图6.3-7），供用户选择销售单。

✧在选择窗口中，按空格键可弹出查询窗口，在按单号排序时，可按单号查询；在按日期排序时，可按日期查询；在按客户排序时，可按客户编号查询；在按订单排序时，可按订单号查询。

✧在按单号查询时，用户不必输入完整的单号，只须输入单号的字母部份及数字尾数即可，中间的零可以不输。

例：

查找单号为XS00008012的销售单，在输入单号时只需输入：

XS8012即可。

八、修改

使用查看方法将要修改的销售单调回表格中，用户可以对销售单进行修改。

修改完成后按确定将保存修改结果，按取消将不保留修改结果。

对没有修改权限的操作员，确定按钮将变为灰色，无法保存修改结果。

在以下情况下，系统将不允许修改销售单：

Ø启用系统前的单据不能修改。

Ø最后一次数据清理日期前的单据不能修改。

Ø已收款的销售单不能修改，如要修改必须先取消结算。

Ø已结帐的销售单不能修改，如要