OA基础操作必备手册.docx

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OA基础操作必备手册

OA基础操作必备手册

OA基础操作手册

名目

一、

OA安装与启动

公司的OA软件，是一个WEB型网站程序，主程序无须安装，只须直截了当输入公司OA网站地址，即可登录和使用大部分的功能，另有部分细节性功能，必须在登录软件后，下载和安装OA的报表和功能控件，才能正常使用。

（一）进入登录主页面

在公司的局域网范畴内〔含豪鹏、曙鹏和新能源〕，在扫瞄器中输入以下网址

进入OA登录主页面〔举荐使用微软的IE扫瞄器，其它扫瞄器可能会有一些功能细节不正常〕，成效图如下

按照信息科技部提供给你的的登录OA的账户和密码，输入信息后，点击〝登录〞按钮，进入OA主工作页面，整个登录工作就算完成了。

成效图如下

（二）安装报表和其它本地控件

接下来，是要安装OA的客户端报表和功能组件，有了这些组件，邮件、报表、工作流定义等功能才能正常使用。

值得注意的是，客户端组件，通常只需要安装一次即可，然而在软件升级的情形下，可能需要卸载原先差不多安装的客户端组件，重新下载和安装新的客户端组件。

注意看OA主界面中的右下角，有一个〝下载控件〞的链接，点击它，提示下载或者运行客户端组件程序，选择〝运行〞此程序，参见以下成效图

注意，一些用户的电脑可能由于使用其它扫瞄器、迅雷拦截等缘故，可不能弹出上面那个对话框，能够先把程序下载到本地，然后再运行此程序

安装过程成效图类似如下

〔显现那个对话框时，为了确保安装过程正常，把所有打开的扫瞄器页面关闭，连同OA主工作页面也关闭，安装完成后，再重新登录OA〕

在接下来的步骤中，按照默认值，一直按〝下一步〞即可完成安装。

一些WINDOWS7和VISTA等操作系统，在安装完成后，组件注册时可能会弹出2个类似如下的错误提示，选择〝忽略〞跃过它。

至此，组件安装过程完成，在WINDOWS系统的〝开始〞程序菜单中，应该会看到多出一组新的程序菜单项〔如以下图〕，临时不用理它，只有等到下一次，我们需要升级客户端组件时，再利用那个卸载功能，把它卸载后再重新安装

现在，我们能够重新打开扫瞄器，再次输入，重新登录系统

小技巧：

如何在桌面上快速登录OA系统

在扫瞄器中输入登录OA后，选择扫瞄器中的〝添加到收藏夹〞菜单，然后再从扫瞄器快捷菜单中找到刚才添加上去的快捷方式，拖到你的桌面上，然后把拖出来的快捷方式改名为你喜爱的名称，就能够从桌面上直截了当登录OA了。

二、邮件使用

使用OA的邮件功能之前，先来了解一下OA中邮件的概念，和通常我们说的OUTLOOK和FOXMAIL中的邮件，有一些什么区别

（三）OA中的两种类型的邮件

OA中共有两种邮件：

OA内部邮件和OA外部邮件。

OA内部邮件，发邮件和收邮件的双方，无须有邮箱地址和邮箱服务器，只要双方差不多上OA用户，即可互发邮件。

优点是集成了OA的部门和用户身份标识，专门容易实现发邮件给特定部门和组织，特定用户群。

OA外部邮件，和我们通常在OUTLOOK和FOXMAIL中使用的邮件差不多一样的，双方都需要有邮件服务器和邮箱地址。

注意那个地点的OA内部邮件，不要和企业内部邮件概念混淆，OA内部邮件是指只能在OA软件内使用的邮件，这种邮件收发的双方都只能在OA软件内部使用，用其它邮箱软件无法接收这种邮件。

而企业内部邮件，可能还包括了企业自备邮件服务器，然而无法和企业外部联系的邮箱。

OA邮件与OUTLOOK和FOXMAIL等邮箱软件区别

1、收发的邮件，都存放在OA的服务器和数据库中，并不存放在本地电脑上。

不占用本地电脑硬盘资源，然而占用服务器资源。

2、在OA中收到的邮件，只能OA能够使用的环境中，才能查看和治理。

由于公司的OA目前还没有开通外网接入功能，一些用户在家中，可能就无法查看和治理往常收到的OA邮件。

以后可能视具体情形，开通OA的外网接入功能。

（四）OA内部邮件的发送和接收

先来看看OA中，最简单的OA内部邮件的收发。

1.进入邮件收发的功能页面

登录OA主页面后，在右边的菜单栏中，找到〝我的邮件〞，点击它，进入邮件收发页面。

成效图如下

2.进入写信页面

点击页面中的〝写信〞按钮，能够开始写新的邮件

3.选择收件人〔个人〕

在写邮件页面中，能够选择按部门发送，也能够选择按个人发送，点击其中的〝选择个人〞，成效图如下

在弹出来的对话框中，支持一次选定多个收件人，能够假如只是一个收件人，能够直截了当输入对方姓名，

假如需要选择多个人员，能够按不同特点过滤出相关人员，

A、在〝关键字搜索〞中，输入对方的姓或姓名，来快速过滤人员，比如输入王，按回车或者点击右上方的〝查询〞按钮，将过滤所有名字中带有王字的人员。

B、部门全称中，输入对方部门名称中的关键字，比如输入研发，点击右上方的〝查询〞按钮，过滤出所有部门名称中带有研发两字的人员。

C、按职务过滤，目前差不多设置职务的名称的副经理以上人员，能够使用那个规那么。

比如在职务一栏中，选择〝部门经理〞，点击右上方的〝查询〞按钮，过滤出所有职务是部门经理的人员。

成效图如下

选择完人员后，点击右上方的〝确定〞按钮，退出当前对话框

4.选择收件人〔部门〕

在写信页面中，也能够按部门发送，点击右边的〝选择部门〞，

在弹出来的集团链接中，选择右边的〝显示下级〞链接，进入下一层部门选择〔假如现在不进入下一层部门，而直截了当勾选此项，邮件将会发送给集团所有OA用户。

勾选要发送的部门，注意以下图范例中，勾选了发送给两个部门

点击右上方的〝确定〞按钮，退出当前选择窗，能够按人员和部门混合的方式发送，如以下图中

5.输入邮件标题和内容，上传附件，发送邮件

在对应的文本框中，输入邮件主题和邮件内容，点击页面下方的〝扫瞄〞按钮，能够选择上传的附件，

选择〝赶忙发送〞，能够将邮件发出去。

（五）OA内部邮件的接收

在邮件页面中，选择左上方的〝收信〞按钮，能够收取信件，

假如有新的未读邮件，收件箱中会有相应的数字提示，点击右边对应的链接，能够打开邮件查看

（六）OA外部邮件的配置

OA中使用外部邮箱地址，和OUTLOOK一样，需要先设置邮箱地址，邮件服务器，用户，密码等，然后才能进行邮件收发。

在邮件页面中，点击〝邮件账户设置〞链接，进入邮件账户设置

点击右上方的〝添加〞，添加新的邮件账户，在弹出窗口中，输入邮箱和服务器对应资料，完成后点击右上方的〝储存〞按钮，储存和关闭对话框。

类似如下成效图

储存后，刚才配置的新邮箱，并可不能赶忙显示出来，能够先关闭邮件操作页面，然后再次打开它，就能够看到新的邮箱配置。

参考操作方法，参见以下画面

先点击页面下方，关闭我的邮件页面，然后在左边菜单中点击打开〝我的邮件〞

注意看邮件上现在多了一栏新邮件，

能够点击并打开它，接下来我们用它来发送和接收外部邮件

（七）OA外部邮件的收取

当点击公司邮箱〔或者外部邮箱〕时，注意右上方显现一个新的按钮〝收信〞，点击它，假如邮箱服务器差不多正确配置，同时有新的外来邮件，你会收到有新邮件的提示

点击对应的邮件主题，能够打开邮件查看

（八）OA外部邮件的写信和发送

选择了〝公司邮箱〞〔或者外部邮箱〕后，点击上方的〝写信〞按钮，能够显现OA外部邮件书写界面，注意它和内部邮件的界面稍有不同，少了一个选择按部门发送功能

点击〝选择通讯录〞后，显现一个和OUTLOOK等软件类似的联系人选择画面

比如在关键字中输入一个〝王〞字，点击右上方的〝查询〞按钮，能够过滤出所有姓名和组名中含有〝王〞字的人员。

勾选上需要的人员后〔能够多项选择〕，点击右上方的〝确定〞，返回写信页面。

注意页面下方的〝扫瞄〞和〝赶忙发送〞按钮，能够添加附件，和把邮件发送出去。

（九）公共通讯录与个人通讯录治理

在菜单〝公共信息－通讯录〞中，能够添加公共通讯录，和自己的私人邮件通讯录

选中〝个人通讯录〞，能够添加和治理个人专用的邮件通讯录

选中〝公共通讯录〞，能够添加公司人员共用的邮件通讯录〔一样由OA治理员添加即可〕

三、使用工作流

OA中的工作流，要紧是指企业日常事务中，一些文书、表单等，需要通过多个人员或者多个部门审批阅览等。

（十）工作流的两种模式

科荣OA系统提供了两种模式的工作流，文件流和数据流

文件流，是治理员先做好一份OFFICE文档模板并定义好审批流程，一样用户按这些模板创建新的文档，并输入文书和表单信息，然后将些文档按预定义流程，转发给不同的人员审批。

数据流，是治理员先做好一份项目表单并定义好审批流程，一样用户在这些表单中输入各种数字信息,然后将此表单转发给不同的人员审批。

文件流和数据流最大的不同，是数据流具有不同表单间的数据汇总和统计能力，文件流就象一份OFFICE文档，要实现不同文档间的汇总，只能靠手工去做。

但文件流能够实现丰富多彩的页面自定义成效，数据流那么无法实现。

文件流和数据流，要紧是程序底层的实现方式不同，一样用户在填单、提交、审核时，操作流程和操作试是一样的，并不同感受到有太大的不同。

（十一）日常工作流的填制新增、提交

点击顶部菜单〝协同办公－工作流－新建工作〞，弹出需要新增的工作流类型画面

那个地点试着选择〝采购申请单〞，弹出申请单填写界面

填完后，点击页面顶部的〝提交〞按钮，弹出提交人选择页面，如以下图，选完后，点击〝提交〞按钮，完成填单和提交审核工作

记得将〝消息提示〞、〝待办提示〞勾上，如此审批人将会收到消息提示，由于软件的当前版本并不能自动勾选这两项，因此此步操作需要手动进行

（十二）日常工作流的审核、提交、终止

假如单据提交人，选择了消息提示，那么审核人的OA界面将会显现一个提示框，类似如下成效，点击能够进入审核界面

假如没有显现此对话框，也能够点击顶部菜单〝协同办公－工作流－查询工作流〞，在弹出来的页面中，选择需要审批的工作流。

在弹出来的对话框中，能够查看页面内容，

点击〝审批记录〞按钮，能够查看往常审批人员的审核情形和意见

点击〝退回〞按钮，能够拒绝审核，并将单据退出前一步骤或者制单人，重新填写审核。

点击〝审批通过〞，将审核通过，并要求选择下一审核步骤人员。

如以下图

其它审核步骤成效与上面类似，

在上面的单据中，假如金额较小，无须公司领导审核，能够在选择框中，跃过公司领导审核，直截了当跳到下一个审核人

如以下图中的选择

（十三）文件流模板的创建与授权

（十四）数据流模板的创建与授权

四、公共信息〔通知通告新闻等〕的公布与扫瞄

点击上方菜单〝公共信息〞，能够进入新闻中心，通知通告，知识中心，规章制度等公共信息的扫瞄和公布。

这些公共信息的扫瞄和公布都差不多相同，下面以通知通告为例，示范如何使用这些功能

（十五）公共信息的扫瞄

点击菜单〝公共信息－通知通告〞，进入治理界面，点击左边的链接，能够查看对应的消息通告，

成效图如下

下面是阅读的实际成效图

（十六）公共信息的添加

在通知通告治理界面的右上方，有一个〝添加〞按钮，点击它，能够添加新的公告

在公告新增页面中，输入标题，类型，内容，提醒方式一样选择〝消息提示〞，如以下图

是否公布一栏中，选择〝赶忙公布〞，假如选择了〝以后公布〞，那么在公告完成后，需要在公告治理页面中，另外选择〝公布〞按钮，公布此公告

是否单独授权一栏中，假如是公布给所有人，那么选择〝否〞，假如要公布给指定人员，选择〝是〞，会提示选择公布给哪些人

配置完成后，按页面下方的〝储存〞按钮，完成新页面的公布，

（十七）公共信息的删除

在公告治理页面中，在左边选择要删除的公告，然后点击右上方的〝删除〞按钮，完成此公告的删除

五、企业论坛

企业论坛是企业文化建设的一个部分，提供给职员在日常事务性工作之外的知识、技能和文化交流。

（十八）进入论坛

点击顶部菜单〝企业文化－内部论坛〞，能够进入企业论坛

（十九）查看论坛贴子和公布新贴

点击左边的论坛名称，进入相应的论坛版块治理，〔删除、置顶、加精华等功能需要版主身份才可见到〕

点击左边的标题链接，能够查看各个论坛贴，也能够在关键字搜索中，查看需要的主题

假如要发新贴，能够点击界面右上方的〝发贴〞按钮，进入发贴页面