word复赛题样例.docx
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word复赛题样例
作者：
二〇〇九年八月十七日
目录
第4章电子表格软件高级应用...................-1-
4.1使用数据清单管理数据............................-1-
4.1.1有关数据清单的基本概念.......................-1-
4.1.2建立数据清单.................................-1-
4.1.3向数据清单中输入数据.........................-2-
4.1.4使用“记录单”修改和删除记录.................-2-
4.1.5排序.........................................-3-
4.1.6筛选.........................................-4-
4.1.7分类汇总.....................................-6-
4.2打印工作表......................................-6-
4.2.1页面设置.....................................-6-
4.2.2在工作表中分页...............................-8-
4.2.3打印预览.....................................-8-
4.2.4打印设置及打印...............................-8-
图表目录
图4.1“记录单”对话框.................................-2-图4.2“排序”对话框...................................-4-图4.3“自动筛选”下拉列表.............................-4-图4.4“自定义自动筛选方式”对话框.....................-5-图4.5“自动筛选前10个”对话框.......................-5-图4.6“分类汇总”对话框...............................-6-图4.7“自定义页眉”对话框.............................-7-
I
第4章电子表格软件高级应用
4.1使用数据清单管理数据
4.1.1有关数据清单的基本概念
⒈数据清单数据清单是指工作表中连续的合理存放的相互关联的数据区域，
其中的每一列包含相同类型的数据。
⒉字段字段是最基本的不可分数据单位，字段有名字并称之为字段名。
⒊记录记录是有它所包含的所有字段的值组成的一条信息。
数据清单的组成单位是记录及构成记录的字段和数据。
如下表所
示，清单中的列被认为是字段，清单中的列标记被认为是字段名；清单中的每一行被认为是数据清单的一条记录。
⒋建立数据清单和输入数据时应注意的问题
在Excel2003的数据清单中，可以进行数据的筛选和汇总等操作，为便于数据的处理，建立数据清单时，应遵循以下规则：
⑴应避免在一个工作表上建立多个数据清单。
⑵在工作表的数据清单与其它数据之间至少留出一个空白列和
一个空白行。
⑶避免在数据清单中放置空白行和列。
⑷在数据清单的第一行里创建列标志。
⑸如果要将列标志和其它数据分开，应使用单元格边框。
Excel数据清单样例表
编号
姓名
性别
出生日期
籍贯
学历
毕业时间
100001
王凯
男
1965.6.1
河北
研究生
1991.7
100002
刘建陶
男
1956.7.8
安徽
本科
1984.12
100003
张红瑜
女
1978.12.3
宁夏
研究生
2005.7
200001
徐玉娟
女
1976.6.8
山东
本科
1999.7
200002
苏潇潇
男
1967.9.7
上海
本科
1989.7
200003
郑红
女
1961.2.2
江西
专科
1985.9
4.1.2建立数据清单
在建立数据清单前，首先应进行一下结构设计，给字段定义合理的名字以及合理安排字段的摆放位置。
在数据清单的首行依次输入个
字段名，字段名输入完毕，就可以输入记录了。
数据清单字段命名的规则
⒈字段名只能是文字或文字公式（如=”1992”）。
⒉字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。
⒊字段名必须是唯一的。
4.1.3向数据清单中输入数据
向数据清单中输入数据有两种方法。
一是直接键入数据至各单元格内。
这种方法与向工作表中输入数据的方法相同，一般适用于少量数据的输入。
二是利用“记录单”来输入数据，这种方法通常适用于数据清单中需输入的数据量很大的情况。
⒈利用“记录单”来输入数据利用“记录单”来输入数据的操作步骤如下：
⑴单击需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“记录单”命令，弹出如图4.1所示对话框；
⑶单击“新建”按钮；
⑷在记录单中输入数据（要下移一个字段，按键或用鼠标单击下一字段栏，要上移一个字段，按+组合键；
⑸输入完毕，单击“关闭”按钮，退出“记录单”对话框。
如果要继续添加记录，按键，继续输入。
图4.1“记录单”对话框
4.1.4使用“记录单”修改和删除记录
使用“记录单”不仅可以很方便地向工作表的数据清单中添加数据，对数据清单中记录进行修改和删除也非常方便。
下面介绍如何使用“记录单”修改和删除记录。
⒈修改记录利用“记录单”修改记录的具体操作步骤如下：
⑴单击需要修改的数据清单中的任一数据单元格；
⑵执行“数据”/“记录单”命令，弹出“记录单”对话框；
⑶单击“下一条”按钮来查找要修改的记录，然后分别修改数据；
⑷修改完毕，单击“关闭”按钮。
⒉删除数据清单中的记录利用“记录单”删除记录的具体操作步骤如下：
⑴单击需要删除记录的数据清单中的任一数据单元格；
⑵执行“数据”/“记录单”命令，弹出“记录单”对话框；
⑶单击“下一条”或“上一条”按钮，找到要删除的记录；
⑷单击“删除”按钮，弹出“显示的记录将被删除”对话框；
⑸单击“确定”按钮，删除所选记录，返回“记录单”对话框；
⑹单击“关闭”按钮。
注意：
使用“记录单”删除记录后，不能使用“恢复”命令来恢
复删除的数据。
4.1.5排序
数据清单中的数据可以按照一定的顺序进行排序。
如按“数学成绩”、“外语成绩”等字段来排序，这样可以对数据清单中某一字段内两端的数据一目了然。
⒈Excel默认的排序原则
在进行排序之前，应首先了解Excel中数据的缺省排列原则。
Excel中使用的特定的排序顺序是根据单元格中的数值进行的，而不是按单元格排列数据的。
在对文本进行排序时，一个字符一个字符地从左到右进行排序。
⑴当按某一列进行排序时，在该列上有完全相同的行将保持它们
的原始次序。
⑵在排序列中，有空白单元格的行会被放置在最后。
⑶在按升序排序时：
①数字从最小的负数到最大的正数排列。
②文本及包含数字的文本按0~9~A~Z的顺序排列。
③逻辑值中的False排在True前。
④所有错误值的优先级相同。
⑷如果我们按一列以上做排序，主要列中有完全相同项的行会根据指定的第二列做排序，第二列有完全相同项的行会根据指定的第三列做排序。
⒉按单列排序要对数据清单中某一列进行排序，其操作步骤如下：
⑴单击排序列中任一单元格；
⑵在“常用”工具栏中单击“升序”或“降序”按钮，即可完成排序操作。
⒊按多列排序在按某一列数据对工作表中的数据排序时，有时会遇到这一列中
某些数据相同的情况。
为了将它们再排列出前后顺序，可以再按第二列、第三列来对数据进行排序。
如果将学生成绩按“数学成绩”排序后，其中有3名80分的同学，若要排出它们3人的前后顺序，可再用“语文”作为第二关键字排序。
若再有相同项，还可用第三关键字来排序。
其操作步骤如下：
⑴单击需排序的数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“排序”命令弹出如图4.2所示对话框；
⑶在对话框中选择“主要关键字”、“次要关键字”及“第三关键字”下拉列表中的字段名及设置其排列方式，即递增、递减；
⑷单击“确定”按钮。
图4.2“排序”对话框
4.1.6筛选
要显示数据清单中满足给定条件的数据内容时，可使用Excel提供的筛选功能。
例如，要查看“数学成绩”为90分的同学，或者各科成绩都及格的同学，这时就可以利用筛选功能来操作。
Excel2003为用户提供了“自动筛选”、“自定义筛选”、“自动筛
选前10个”及满足复杂条件筛选的“高级筛选”功能。
⒈自动筛选当进行简单条件的筛选时，通常可使用自动筛选功能。
其操作步
骤如下：
⑴单击数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令；
⑶此时，字段名右侧出现下拉箭头，单击某一字段名右侧的下拉箭头，如图4.3所示：
图4.3“自动筛选”下拉列表
⑷选择某一条件，如“数学成绩”为80分；
这时，符合条件的数据内容显示在工作表上，而其他不满足条件记录则隐藏起来。
⒉自定义自动筛选当使用“自动筛选”对数据进行筛选时，对于某些特殊的条件，
可以用“自定义自动筛选”来对数据进行筛选。
例如，要显示数据清单中各种成绩均在60分以上的记录，用上述
方法则不能实现。
这时，可使用“自定义自动筛选”功能。
其操作步骤如下：
⑴单击数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令；
⑶单击“数学成绩”的下拉箭头，选择“自定义”命令，弹出如图4.4所示对话框；
图4.4“自定义自动筛选方式”对话框
⑷选择“数学成绩”下拉列表框中的“大于或等于”比较符；
⑸在右边文本框中输入条件值“60”；
⑹单击“确定”按钮返回；
⑺重复3-6步依次将各科成绩进行筛选，最后得出筛选结果。
⒊自动筛选前10个如果数据清单中的记录很多，而实际仅要求显示最大或最小的部
分记录，这时可使用“自动筛选前10个”功能来进行筛选。
其操作步骤如下：
⑴单击数据清单中的任一单元格；
⑵执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令；
⑶单击待显示的字段名右侧的下拉箭头，选择“前10个”，弹出如图4.5所示对话框；
图4.5“自动筛选前10个”对话框
⑷在对话框中选定所要显示的“最大”或“最小”项，以及显示个数；
⑸单击“确定”按钮，工作表中显示出满足条件的记录。
注意：
“自动筛选前10个”并不是只能筛选前10个记录，要筛选
4.1.7分类汇总
分类汇总是在数据清单中快速汇总数据的方法，这是进行数据分析的一条途径。
例如，有一个某公司销售情况的数据清单，其中包含有地区、产品名称、销售数量、销售金额等字段。
使用Excel的分类汇总功能，可按地区或产品名称来对销售数量、销售金额等数据进行汇总。
⒈自动分类汇总自动分类汇总的操作步骤如下：
⑴首先将数据清单按要进行分类的列进行排序；
⑵选定数据清单中任一单元格；
⑶执行“数据”/“分类汇总”命令，弹出如图4.6所示对话框；
图4.6“分类汇总”对话框
⒉多列自动分类汇总
在Excel中，还可以对数据清单中的多列字段同时进行汇总，其操作方法与单列汇总的方式相同，只是在⒈中的⑹步中“选定汇总项”时，选定要进行分类汇总的多列字段标记即可。
例如，要将上例中的“销售数量”与“销售金额”同时分别汇总，应在“选定汇总项”列表中同时选定“销售数量”、“销售金额”字段名。
⒊自动分类汇总的嵌套所谓分类汇总的嵌套是指：
先对某列分类汇总，再对汇总后的数
据做进一步的分类汇总。
⒋移去所有自动分类汇总对于不需要的或者是错误的分类汇总，可以通过分类汇总对话框
将其取消。
4.2打印工作表
在Excel中，为了使制作的表格打印在纸上更加合理、美观，应在打印之前，先对工作表进行页面设置；然后再利用Excel的“打印预览”功能来进行浏览、调整页面设置；最后设置打印选项，打印出高质量的报表。
4.2.1页面设置
在打印工作表之前，首先应进行页面设置。
“页面设置”对话框包括“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”、“工作表”四个选项卡，如图所
示设置页面。
设置页面主要是选择您所需要使用的纸张的大小、方向，打印起始页号等。
其设置方法为：
执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，在该对话框的“页面”选项卡中设置使用纸张的大小、方向，调整打印时纸张的缩放比例、控制打印质量的设置以及打印起始页码的设置等。
⒉设置页边距设置“页边距”，实际就是设定表格内容距离纸张边缘的距离。
在
“页面设置”对话框中单击“页边距”选项卡，在该选项卡中可设置选定表格内容与纸张上、下、左、右边缘的距离；页眉、页脚与纸张上、下边缘的距离以及设置文档内容的打印位置。
⒊设置页眉/页脚所谓页眉和页脚就是打印在工作表每页顶端和底部的叙述性文
字，一般用于标明名称、报表标题、页号及打印日期等内容。
在“页面设置”对话框中单击“页眉/页脚”选项卡，即可在该对
话框中添加、删除、更改、编辑页眉和页脚。
⑴选择系统内置的页眉/页脚
Excel2003为用户提供了大量预定义的页眉和页脚格式，如果要使用系统提供的页眉、页脚格式，可单击“页眉”、“页脚”编辑栏右边的下箭头，从弹出的下拉列表中选择需要的页眉、页脚格式。
选中的页眉、页脚样式将显示在页眉、页脚框中。
⑵自定义页眉/页脚当系统提供的页眉/页脚格式不能满足要求时，用户可以通过“自
定义页眉”和“自定义页脚”按钮来创建自己的页眉和页脚。
由于页
眉和页脚的设置方法基本相同，在本节只介绍页眉的自定义方法。
要自定义页眉，首先在“页眉/页脚”选项卡中单击“自定义页眉”
按钮，打开“页眉”对话框，如图4.7所示。
图4.7“自定义页眉”对话框
①在该对话框底部三个选项的作用如下：
“左（L）”、“中（C）”、“右（R）”三个编辑栏，分别为：
显示在
表格每页页眉左、中、右位置上的内容。
②激活了相应的编辑栏后，便可按对话框中的提示向编辑栏中输入新的页眉内容，也可以利用Excel提供的功能按钮来输入。
注意：
定义页眉/页脚中的“&”是一个代码符号，它不被打印出来。
⑶根据系统内置的页眉和页脚来创建自定义页眉和页脚当要设置的页眉与系统内置的格式类似时，可通过选定一个内部
的页眉来创建页眉其操作步骤如下：
①单击页眉编辑框右侧的下箭头；
②从弹出的下拉列表中选择一个页眉样式；
③单击“自定义页眉”按钮，选择的内部页眉会复制到“页眉”对话框中；
④在页眉对话框中设定其新的格式或编辑选定的页眉即可。
4.2.2在工作表中分页
⒈Excel提供的自动分页在打开的工作表中，当使用了预览命令后，表格中就会出现分页
符，即横、纵向两条虚线。
这个分页符是系统根据用户的页面设置而自动设定的。
当插入或删除一些行或列，或是改变了列宽、行高时，这些分页线将自动调整。
⒉手工分页
在Excel中，除了系统自动分页外，用户也可以根据需要，在表格中的任意位置进行分页。
分页位置的选取方法如下：
上下、左右分页：
选择要插入分页线的那条网格线的右下面的单元格。
仅上、下分页：
选择一页结束的那条网格线下面的A列中的单元格。
仅左、右分页：
选择一页结束的那条网格线右边第一行中的单元格。
4.2.3打印预览
为了节约纸张，提高工作效率，Excel2003为用户提供了打印预览功能。
利用打印预览功能，可以在打印工作表之前，查看实际的打印效果，并可在打印预览状态下对其页面设置、分页线位置等进行调整，从而使工作表的打印达到理想的效果，一次打印成功。
4.2.4打印设置及打印
当一张工作表通过打印预览调整及调整满意后，即可将其打印输出。
但在打印之前还应对所使用的打印机机型、打印范围、打印区域等进行设置。
⒈设置打印选项要设置打印选项，应执行“文件”/“打印”命令，弹出打印设置
对话框。
⒉打印当打印设置完成后，即可进行打印。
打印的几种方法如下：
⑴单击常用工具栏中的“打印”按钮，打印输出当前设置的表格内容。
⑵执行“文件”/“打印”命令，弹出“打印”对话框。
设置要选择的选项后，单击“确定”按钮，即可打印出当前设置的表格内容。
责任编辑：
赵晓阳
文字编辑：
韩岳封面设计：
蒋大伟
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