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1、word复赛题样例作者：二九年八月十七日目 录第 4 章 电子表格软件高级应用.- 1 -4.1 使用数据清单管理数据 . - 1 -4.1.1 有关数据清单的基本概念 .- 1 -4.1.2 建立数据清单 .- 1 -4.1.3 向数据清单中输入数据 .- 2 -4.1.4 使用“记录单”修改和删除记录 .- 2 -4.1.5 排序 .- 3 -4.1.6 筛选 .- 4 -4.1.7 分类汇总 .- 6 -4.2 打印工作表 . - 6 -4.2.1 页面设置 .- 6 -4.2.2 在工作表中分页 .- 8 -4.2.3 打印预览 .- 8 -4.2.4 打印设置及打印 .- 8 -图表

2、目录图 4.1“记录单”对话框 . - 2 - 图 4.2“排序”对话框 . - 4 - 图 4.3“自动筛选”下拉列表 . - 4 - 图 4.4“自定义自动筛选方式”对话框 . - 5 - 图 4.5“自动筛选前 10 个” 对话框 . - 5 - 图 4.6“分类汇总”对话框 . - 6 - 图 4.7“自定义页眉”对话框 . - 7 -I第 4 章 电子表格软件高级应用4.1 使用数据清单管理数据4.1.1 有关数据清单的基本概念 数据清单 数据清单是指工作表中连续的合理存放的相互关联的数据区域，其中的每一列包含相同类型的数据。 字段 字段是最基本的不可分数据单位，字段有名字并称之为字

3、段名。 记录 记录是有它所包含的所有字段的值组成的一条信息。 数据清单的组成单位是记录及构成记录的字段和数据。如下表所示，清单中的列被认为是字段，清单中的列标记被认为是字段名；清 单中的每一行被认为是数据清单的一条记录。 建立数据清单和输入数据时应注意的问题在 Excel2003 的数据清单中，可以进行数据的筛选和汇总等操作， 为便于数据的处理，建立数据清单时，应遵循以下规则： 应避免在一个工作表上建立多个数据清单。 在工作表的数据清单与其它数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。 避免在数据清单中放置空白行和列。 在数据清单的第一行里创建列标志。 如果要将列标志和其它数据分开，应使用单元格边

4、框。Excel 数据清单样例表编号姓名性别出生日期籍贯学历毕业时间100001王凯男1965.6.1河北研究生1991.7100002刘建陶男1956.7.8安徽本科1984.12100003张红瑜女1978.12.3宁夏研究生2005.7200001徐玉娟女1976.6.8山东本科1999.7200002苏潇潇男1967.9.7上海本科1989.7200003郑红女1961.2.2江西专科1985.94.1.2 建立数据清单在建立数据清单前，首先应进行一下结构设计，给字段定义合理 的名字以及合理安排字段的摆放位置。在数据清单的首行依次输入个字段名，字段名输入完毕，就可以输入记录了。 数据清单

5、字段命名的规则 字段名只能是文字或文字公式（如=”1992”）。 字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。 字段名必须是唯一的。4.1.3 向数据清单中输入数据向数据清单中输入数据有两种方法。一是直接键入数据至各单元 格内。这种方法与向工作表中输入数据的方法相同，一般适用于少量 数据的输入。二是利用“记录单”来输入数据，这种方法通常适用于 数据清单中需输入的数据量很大的情况。 利用“记录单”来输入数据 利用“记录单”来输入数据的操作步骤如下： 单击需要向其中添加记录的数据清单中的任一单元格； 执行“数据”/“记录单”命令，弹出如图 4.1 所示对话框； 单击“新建”按钮； 在记录单中输入数据（要

6、下移一个字段，按键或用鼠标 单击下一字段栏，要上移一个字段，按+组合键； 输入完毕，单击“关闭”按钮，退出“记录单”对话框。如果 要继续添加记录，按键，继续输入。图 4.1“记录单”对话框4.1.4 使用“记录单”修改和删除记录使用“记录单”不仅可以很方便地向工作表的数据清单中添加数 据，对数据清单中记录进行修改和删除也非常方便。下面介绍如何使 用“记录单”修改和删除记录。 修改记录 利用“记录单”修改记录的具体操作步骤如下： 单击需要修改的数据清单中的任一数据单元格； 执行“数据”/“记录单”命令，弹出“记录单”对话框； 单击“下一条”按钮来查找要修改的记录，然后分别修改数据； 修改完毕，单

7、击“关闭”按钮。 删除数据清单中的记录 利用“记录单”删除记录的具体操作步骤如下： 单击需要删除记录的数据清单中的任一数据单元格； 执行“数据”/“记录单”命令，弹出“记录单”对话框； 单击“下一条”或“上一条”按钮，找到要删除的记录； 单击“删除”按钮，弹出“显示的记录将被删除”对话框； 单击“确定”按钮，删除所选记录，返回“记录单”对话框； 单击“关闭”按钮。 注意：使用“记录单”删除记录后，不能使用“恢复”命令来恢复删除的数据。4.1.5 排序数据清单中的数据可以按照一定的顺序进行排序。如按“数学成 绩”、“外语成绩”等字段来排序，这样可以对数据清单中某一字段内 两端的数据一目了然。 E

8、xcel 默认的排序原则在进行排序之前，应首先了解 Excel 中数据的缺省排列原则。 Excel 中使用的特定的排序顺序是根据单元格中的数值进行的，而不 是按单元格排列数据的。在对文本进行排序时，一个字符一个字符地 从左到右进行排序。 当按某一列进行排序时，在该列上有完全相同的行将保持它们的原始次序。 在排序列中，有空白单元格的行会被放置在最后。 在按升序排序时： 数字从最小的负数到最大的正数排列。 文本及包含数字的文本按 09AZ 的顺序排列。 逻辑值中的 False 排在 True 前。 所有错误值的优先级相同。 如果我们按一列以上做排序，主要列中有完全相同项的行会根 据指定的第二列做排

9、序，第二列有完全相同项的行会根据指定的第三 列做排序。 按单列排序 要对数据清单中某一列进行排序，其操作步骤如下： 单击排序列中任一单元格； 在“常用”工具栏中单击“升序”或“降序”按钮，即可完成 排序操作。 按多列排序 在按某一列数据对工作表中的数据排序时，有时会遇到这一列中某些数据相同的情况。为了将它们再排列出前后顺序，可以再按第二 列、第三列来对数据进行排序。如果将学生成绩按“数学成绩”排序后，其中有3名 80 分的同学， 若要排出它们 3 人的前后顺序，可再用“语文”作为第二关键字排序。 若再有相同项，还可用第三关键字来排序。其操作步骤如下： 单击需排序的数据清单中的任一单元格； 执行

10、“数据”/“排序”命令弹出如图 4.2 所示对话框； 在对话框中选择“主要关键字”、“次要关键字”及“第三关 键字”下拉列表中的字段名及设置其排列方式，即递增、递减； 单击“确定”按钮。图 4.2“排序”对话框4.1.6 筛选要显示数据清单中满足给定条件的数据内容时，可使用 Excel 提 供的筛选功能。例如，要查看“数学成绩”为 90 分的同学，或者各科 成绩都及格的同学，这时就可以利用筛选功能来操作。Excel2003 为用户提供了“自动筛选”、“自定义筛选”、“自动筛选前 10 个”及满足复杂条件筛选的“高级筛选”功能。 自动筛选 当进行简单条件的筛选时，通常可使用自动筛选功能。其操作步

11、骤如下： 单击数据清单中的任一单元格； 执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令； 此时，字段名右侧出现下拉箭头，单击某一字段名右侧的下拉 箭头，如图 4.3 所示：图 4.3“自动筛选”下拉列表 选择某一条件，如“数学成绩”为 80 分；这时，符合条件的数据内容显示在工作表上，而其他不满足条件 记录则隐藏起来。 自定义自动筛选 当使用“自动筛选”对数据进行筛选时，对于某些特殊的条件，可以用“自定义自动筛选”来对数据进行筛选。 例如，要显示数据清单中各种成绩均在 60 分以上的记录，用上述方法则不能实现。这时，可使用“自定义自动筛选”功能。其操作步 骤如下： 单击数据清单中的任一单元格； 执行

12、“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令； 单击“数学成绩”的下拉箭头，选择“自定义”命令，弹出如 图 4.4 所示对话框；图 4.4“自定义自动筛选方式”对话框 选择“数学成绩”下拉列表框中的“大于或等于”比较符； 在右边文本框中输入条件值“60”； 单击“确定”按钮返回； 重复 3-6 步依次将各科成绩进行筛选，最后得出筛选结果。 自动筛选前 10 个 如果数据清单中的记录很多，而实际仅要求显示最大或最小的部分记录，这时可使用“自动筛选前 10 个”功能来进行筛选。其操作步 骤如下： 单击数据清单中的任一单元格； 执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令； 单击待显示的字段名右侧的下拉箭头，选

13、择“前 10 个”，弹出 如图 4.5 所示对话框；图 4.5“自动筛选前 10 个” 对话框 在对话框中选定所要显示的“最大”或“最小”项，以及显示 个数； 单击“确定”按钮，工作表中显示出满足条件的记录。 注意：“自动筛选前 10 个”并不是只能筛选前 10 个记录，要筛选4.1.7 分类汇总分类汇总是在数据清单中快速汇总数据的方法，这是进行数据分 析的一条途径。例如，有一个某公司销售情况的数据清单，其中包含 有地区、产品名称、销售数量、销售金额等字段。使用 Excel 的分类 汇总功能，可按地区或产品名称来对销售数量、销售金额等数据进行 汇总。 自动分类汇总 自动分类汇总的操作步骤如下：

14、 首先将数据清单按要进行分类的列进行排序； 选定数据清单中任一单元格； 执行“数据”/“分类汇总”命令，弹出如图 4.6 所示对话框；图 4.6“分类汇总”对话框 多列自动分类汇总在 Excel 中，还可以对数据清单中的多列字段同时进行汇总，其 操作方法与单列汇总的方式相同，只是在中的步中“选定汇总项” 时，选定要进行分类汇总的多列字段标记即可。例如，要将上例中的 “销售数量”与“销售金额”同时分别汇总，应在“选定汇总项”列 表中同时选定“销售数量”、“销售金额”字段名。 自动分类汇总的嵌套 所谓分类汇总的嵌套是指：先对某列分类汇总，再对汇总后的数据做进一步的分类汇总。 移去所有自动分类汇总

15、对于不需要的或者是错误的分类汇总，可以通过分类汇总对话框将其取消。4.2 打印工作表在 Excel 中，为了使制作的表格打印在纸上更加合理、美观，应 在打印之前，先对工作表进行页面设置；然后再利用 Excel 的“打印 预览”功能来进行浏览、调整页面设置；最后设置打印选项，打印出 高质量的报表。4.2.1 页面设置在打印工作表之前，首先应进行页面设置。“页面设置”对话框包 括“页面”、“页边距”、“页眉/页脚”、“工作表”四个选项卡，如图所示设置页面。设置页面主要是选择您所需要使用的纸张的大小、方向，打印起 始页号等。其设置方法为：执行“文件”菜单中的“页面设置”命令， 在该对话框的“页面”选

16、项卡中设置使用纸张的大小、方向，调整打 印时纸张的缩放比例、控制打印质量的设置以及打印起始页码的设置 等。 设置页边距 设置“页边距”，实际就是设定表格内容距离纸张边缘的距离。在“页面设置”对话框中单击“页边距”选项卡，在该选项卡中可设置 选定表格内容与纸张上、下、左、右边缘的距离；页眉、页脚与纸张 上、下边缘的距离以及设置文档内容的打印位置。 设置页眉/页脚 所谓页眉和页脚就是打印在工作表每页顶端和底部的叙述性文字，一般用于标明名称、报表标题、页号及打印日期等内容。 在“页面设置”对话框中单击“页眉/页脚”选项卡，即可在该对话框中添加、删除、更改、编辑页眉和页脚。 选择系统内置的页眉/页脚E

17、xcel2003 为用户提供了大量预定义的页眉和页脚格式，如果要 使用系统提供的页眉、页脚格式，可单击“页眉”、“页脚”编辑栏右 边的下箭头，从弹出的下拉列表中选择需要的页眉、页脚格式。选中 的页眉、页脚样式将显示在页眉、页脚框中。 自定义页眉/页脚 当系统提供的页眉/页脚格式不能满足要求时，用户可以通过“自定义页眉”和“自定义页脚”按钮来创建自己的页眉和页脚。由于页眉和页脚的设置方法基本相同，在本节只介绍页眉的自定义方法。 要自定义页眉，首先在“页眉/页脚”选项卡中单击“自定义页眉”按钮，打开“页眉”对话框，如图 4.7 所示。图 4.7“自定义页眉”对话框 在该对话框底部三个选项的作用如下

18、： “左（L）”、“中（C）”、“右（R）”三个编辑栏，分别为：显示在表格每页页眉左、中、右位置上的内容。 激活了相应的编辑栏后，便可按对话框中的提示向编辑栏中 输入新的页眉内容，也可以利用 Excel 提供的功能按钮来输入。注意：定义页眉/页脚中的“&”是一个代码符号，它不被打印出 来。 根据系统内置的页眉和页脚来创建自定义页眉和页脚 当要设置的页眉与系统内置的格式类似时，可通过选定一个内部的页眉来创建页眉其操作步骤如下： 单击页眉编辑框右侧的下箭头； 从弹出的下拉列表中选择一个页眉样式； 单击“自定义页眉”按钮，选择的内部页眉会复制到“页眉” 对话框中； 在页眉对话框中设定其新的格式或编辑

19、选定的页眉即可。4.2.2 在工作表中分页 Excel 提供的自动分页 在打开的工作表中，当使用了预览命令后，表格中就会出现分页符，即横、纵向两条虚线。这个分页符是系统根据用户的页面设置而 自动设定的。当插入或删除一些行或列，或是改变了列宽、行高时， 这些分页线将自动调整。 手工分页在 Excel 中，除了系统自动分页外，用户也可以根据需要，在表 格中的任意位置进行分页。分页位置的选取方法如下：上下、左右分页：选择要插入分页线的那条网格线的右下面的单 元格。仅上、下分页：选择一页结束的那条网格线下面的 A 列中的单元 格。仅左、右分页：选择一页结束的那条网格线右边第一行中的单元 格。4.2.3

20、 打印预览为了节约纸张，提高工作效率，Excel2003 为用户提供了打印预 览功能。利用打印预览功能，可以在打印工作表之前，查看实际的打 印效果，并可在打印预览状态下对其页面设置、分页线位置等进行调 整，从而使工作表的打印达到理想的效果，一次打印成功。4.2.4 打印设置及打印当一张工作表通过打印预览调整及调整满意后，即可将其打印输 出。但在打印之前还应对所使用的打印机机型、打印范围、打印区域 等进行设置。 设置打印选项 要设置打印选项，应执行“文件”/“打印”命令，弹出打印设置对话框。 打印 当打印设置完成后，即可进行打印。打印的几种方法如下： 单击常用工具栏中的“打印”按钮，打印输出当前设置的表格 内容。 执行“文件”/“打印”命令，弹出“打印”对话框。设置要 选择的选项后，单击“确定”按钮，即可打印出当前设置的表格内容。责任编辑：赵晓阳文字编辑：韩岳 封面设计：蒋大伟ISSBN 6-01-01233-5定价：36.00 元