出差费用管理制度暂行版.docx
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出差费用管理制度暂行版
出差费用管理制度
1目的2
2适用范围2
3相关定义2
3.1出差2
3.2常驻工作地2
4员工及主管的责任2
4.1员工应承担以下责任2
4.2主管应承担以下责任3
5出差管理3
5.1出差暂支3
5.2出差延期3
5.3出差行程3
6差旅费3
6.1在途交通费4
6.2市内交通费4
6.3住宿费4
6.4零星办公费5
6.5住勤补贴5
6.6业务招待费6
7出差费用报销管理6
7.1费用报销方法6
7.2费用报销时间6
7.3例外事项7
7.4费用报销的监控7
附件一：
行政人员职级体系差旅报销标准8
附件二：
差旅费暂支单9
1目的
适应公司业务的发展，加强公司出差费用的规范化管理，指导员工报销真实、必要、合理的出差费用。
2适用范围
本制度适应于公司所有员工。
3相关定义
3.1出差
出差指员工离开常驻工作地外出公干。
具体判断原则如下：
出差以离开常驻工作地所在城市为准。
预期派往同一地点连续公干三个月以上，视为常驻工作地变化，不作为出差对待。
参加内部培训、公司会议、述职等出差费用,同样参照本制度规定执行；因工作需要参加的外部培训、商务会议、学术交流等出差费用参照相关组织方费用标准执行。
3.2常驻工作地
常驻工作地指员工相对稳定的工作地点。
具体判断原则如下：
员工因任命、借调等原因被外派到异地办公机构工作，自报到之日起即为常驻，以新的工作地为常驻工作地。
预期派往同一地点连续公干三个月以上的，自到达之日起为常驻，以新的工作地为常驻工作地。
4员工及主管的责任
4.1员工应承担以下责任
合理制定出差计划和预算（预算将作为出差暂支的审批依据），报直接主管批准。
在各项出差费用发生之前，应充分理解本制度对此的规定，并对发生的出差费用进行合理的成本控制，最大限度地减少费用的支出。
保证费用的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。
出差返回后，规范填写费用报销单据，在五个工作日内递交财务部审核。
对于财务部门的询问及问题，及时予以回答和处理。
4.2主管应承担以下责任
立足公司利益，对部门的出差需求进行合理有效的控制，避免不必要的出差。
对每次出差的人数、时间、主要费用支出项目等重要事项进行事前审批，严格控制出差成本。
对员工所报销费用的真实性、必要性、合理性进行全面审查，确保所报销的各项费用符合本制度的规定。
对员工提交的费用报销单据及时进行审核，确保费用报销的及时性。
对财务部门反馈的员工报销问题予以重视。
公司所有员工均应熟悉本制度，采取适当的措施确保遵循本制度。
5出差管理
5.1出差暂支
出差前需做好出差预算计划，根据出差预计天数及公司开支标准合理暂支，暂支流程详见《暂支业务管理条例》，出差暂支申请时需附有《差旅费暂支单》。
5.2出差延期
出差延期指实际出差天数超过事前审批的出差天数。
所有出差延期，须事先征得直接主管同意，并经直接主管批准，否则延期期间的费用不予报销。
5.3出差行程
出差应选择合理的路线。
出差应尽可能选择直线，更改行程、增加停留点或绕道须经部门主管批准，部门主管应严格审核行程安排的合理性。
6差旅费
差旅费是指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要、合理的费用，具体包括：
在途交通费、市内交通费、住宿费、零星办公费、住勤补贴、业务招待费等。
6.1在途交通费
6.1.1在途交通费主要包含城市间往返飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票、机场巴士票及附带的机场建设费、人身意外保险等。
在途交通费在公司开支标准内凭票据据实报销，发票必须与报销明细一致。
6.1.2员工应从成本意识出发，合理安排出差时间，原则上所有出差人员一律乘坐火车（硬卧）或轮渡（四等舱），若确因任务需要，需乘坐飞机的，需提前向公司申请，否则超支部分将不予报销（级别内允许的例外）。
以经济性为原则，遇机票折扣期，在级别内火车或轮渡同等成本的前提下可选择乘坐飞机，否则超支部分将不予报销。
若发生不同级别差旅同行情况，按照效率原则，低级别人员可按同行高级别标准选择交通工具，报销时需书面注明原因，并经同行者确认。
6.1.3员工若因工作需要对预定的机票、火车票等取消行程、变更行程等，须尽快填写退票申请，经直接主管审批后，提供完整的票据，及时办理退票手续。
6.1.4员工乘坐出租车跨城市出差，须事前经直接主管批准。
6.1.5由于特殊原因，员工出差期间需中途回家或探亲的，须事前征得直接主管批准。
未及时报备的，将视为虚假出差，将严格按照《员工手册》进行处理。
员工往返家与工作地之间不视为出差。
6.2市内交通费
6.2.1员工外出公干可以使用出租车或其他公交车辆（尽量选择公交车辆），在公司开支标准内据实报销费用。
6.2.2外出公干长途乘坐出租车或考虑节约成本转为包租车辆的,需事前请示直接主管及财务部并得到同意。
经事前报备的，超标部分将酌情予以报销。
6.2.3包租车辆须遵循安全、经济的原则，因私用车的费用应注明并在报销金额中予以扣除。
6.3住宿费
6.3.1员工出差期间，应优先选择异地办公宿舍。
若确因工作需要或异地宿舍无法安排下方可寻找其他酒店入住。
6.3.2住宿费在公司开支标准内据实报销，应以勤俭节约为原则，主管级以上领导应优先选择全国性连锁便捷酒店入住；发生不同级别差旅同行情况，若确因工作需要，入住同一级别酒店，低级别人员可按同行高级别标准报销，报销时需书面注明原因，并经同行者确认。
6.3.3同性员工2人以上出差应选择标间入住，总监级以上人员可单独住宿一个房间。
6.3.4酒店单日住宿标准在150元以上的原则上应同时提供原始机打发票。
6.3.5出差期间发生的餐费、洗衣费、电话费等私人费用由个人承担。
6.3.6发票抬头不得为空，抬头可开具公司名称或出差人员姓名，发票背面需抄录酒店的联系电话。
6.4零星办公费
6.4.1员工外出公干发生的零星办公费主要包含邮电费、行李费、购票手续费、文件复印费、传真费、取款手续费等，凭票据实报销。
6.4.2员工报销因公话费时，需在公司开支标准内凭票据据实申请报销。
6.4.3员工因公发生的飞机票、火车票等退票费用须注明退票原因，经直接主管审批后方可报销。
6.4.4员工出差期间鼓励使用刷卡方式消费,因公发生的异地取款手续费予以报销,但是手续费与业务事项在时间、金额方面应合理匹配。
6.5住勤补贴
6.5.1住勤补贴是指对员工因工作需要离开常驻工作地外出公干的补助,包括伙食、杂费等。
住勤补贴将在工资中按公司标准发放，需与当次出差差旅费同时申报。
6.5.2员工出差以离开常驻工作地所在城市为准,在常驻地期间不享受出差补助。
出差天数的统计：
出发当天计算规则为12点（含12点）以前出发算1天；12点到17点（含17点）出发的算0.5天；17点以后出发的算0天。
回来当天计算规则为12点以前回来算0天；12点（含12点）到17点回来的算0.5天；17点（含17点）以后回来的算1天。
6.6业务招待费
6.6.1发生业务招待费时需书面经部门主管审批并同意，当时不能递交的，事先要得到主管的口头同意，并在差旅结束后三个工作日内补好相关手续，否则将不予报销。
6.6.2业务招待费属重点审核费用项，公司原则上只允许发生销售招待费及行政招待费，若遇突发紧急事件需进行业务招待，经理级领导可审批单笔500元以下的业务招待费，标准以上需报总经理审批；销售部业务招待费审核标准将按内部管理细则另行执行。
财务部将每月上报总经理室各部门业务招待费发生情况。
6.6.3差旅人员至财务部报销时需附有经相关主管审批同意的书面申请，申请上需注明招待日期、对象、事由、陪同人员以及招待总人数。
7出差费用报销管理
7.1费用报销方法
7.1.1出差暂支前必须事先填写《差旅费暂支单》予以核准。
7.1.2员工出差由部门经理审核批准；部门经理级出差由总经理审核批准。
7.1.3出差结束后填写《外埠出差费报销单》及《付款通知单》，《外埠出差费报销单》主要按费用时间依次填报在途交通费、市内交通费、住宿费、零星办公费发生明细及金额；业务招待费需单独填制《付款通知单》，礼品、餐费、游览费需分三项分开填写，并按本制度6.6条规定提供相应附件信息。
发票和收据集中粘贴在A4纸上，五类费用分类粘贴并按时间先后排序，纸上写明出差开始及结束日期。
7.1.4经具有审批权限批准人签字后，将《外埠出差费报销单》、《付款通知单》、原始凭证及其他必要说明附件，交财务部审核报销，有暂支借款的需主动提出核销。
7.2费用报销时间
7.2.1出差结束后需在五个工作日内提交财务部办理报销业务。
7.2.2对于差旅单据，财务部需在二个工作日内审核完毕。
7.2.3审核完毕后，对于3000元以上的大额现金报销需提出预约，财务部将于预约后第二个工作日发放报销款。
7.3例外事项
员工若发生任何与本制度不符的费用，须事先获得其直接主管、具有相关审批权限领导的批准。
报销时需书面说明，经直接主管、具有相关审批权限领导和财务部相关领导审批通过后方可报销，未通过审批的将按正常的标准或范围报销，超过标准或范围的部分个人承担。
7.4费用报销的监控
财务部门将不定期对员工出差费用的真实性、必要性、合理性进行抽查和审计，若发现员工在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况；业务部门相关人员在出差与报销审批时存在监管不力、纵容违规等失职行为，将视其情节轻重提交人力资源系统对相关员工及主管给与相应处分，具体将参照《员工手册》执行。
。
附件一：
行政人员职级体系差旅报销标准
职群
名称
职级
职位（岗位）
最高住宿
标准
住勤
补助
最高手机标准（月）
市内交通
长途交通
工具
总监
T
研发总监/ 财务总监/市场总监/人力资源总监/
事业群总经理（副总经理）/ 公司级项目经理
300
60
300
出租车
飞机、软卧、轮船二等舱
经理
M2
各部门经理/项目经理 / 厂长
250
40
200
出租车
飞机（六折）、硬卧、轮船三等舱
M1
部门副经理/高级研发（应用）工程师/ 副厂长
高级财务主管/高级项目主管/品管主任/分厂厂长
主管
S2
采购主管/设备主管/品控主管/财务主管/
人事行政主管/ 研发（应用）工程师主管/
主管工艺员 /仓储主管/车间主任
200
25
100
以公交为主，出租车为辅（紧急必要时）
硬卧、轮船四等舱
S1
内勤主管/财务主管/人事行政专员/仓储副主管/ 采购主管
研发（应用）工程师/外贸助理/车间副主任/工艺员/检验主管
职员
O3
人事（行政）助理/厂长助理/会计/普通技术人员/出纳（资深）
分管小组组长 / 采购员 / 资深销售助理（内勤）
150
25
50
O2
出纳/开票员/内勤/文员 / 销售助理（内勤）/ 资深检验员
O1
仓管员/检验员/出纳 / 研发辅助人员
附件二：
差旅费暂支单
年月日
受款人：
出差区域：
出差日期：
出差天数：
长途费：
市内交通费：
住宿费：
业务费：
暂支金额：
人民币￥
暂支现金日期：
预计归还日期：
财会
主管
记
帐
出
纳
部门
主管
制
单
受款人签收
升级会员 