出差费用管理制度暂行版.docx

1、出差费用管理制度暂行版出差费用管理制度1目的22适用范围23相关定义23.1出差23.2常驻工作地24员工及主管的责任24.1员工应承担以下责任24.2主管应承担以下责任35出差管理35.1出差暂支35.2出差延期35.3出差行程36差旅费36.1在途交通费46.2市内交通费46.3住宿费46.4零星办公费56.5住勤补贴56.6业务招待费67出差费用报销管理67.1费用报销方法67.2费用报销时间67.3例外事项77.4费用报销的监控7附件一：行政人员职级体系差旅报销标准8附件二：差旅费暂支单91目的适应公司业务的发展，加强公司出差费用的规范化管理，指导员工报销真实、必要、合理的出差费用。2

2、适用范围本制度适应于公司所有员工。3相关定义3.1出差出差指员工离开常驻工作地外出公干。具体判断原则如下：出差以离开常驻工作地所在城市为准。预期派往同一地点连续公干三个月以上，视为常驻工作地变化，不作为出差对待。参加内部培训、公司会议、述职等出差费用,同样参照本制度规定执行；因工作需要参加的外部培训、商务会议、学术交流等出差费用参照相关组织方费用标准执行。3.2常驻工作地常驻工作地指员工相对稳定的工作地点。具体判断原则如下：员工因任命、借调等原因被外派到异地办公机构工作，自报到之日起即为常驻，以新的工作地为常驻工作地。预期派往同一地点连续公干三个月以上的，自到达之日起为常驻，以新的工作地为常驻

3、工作地。4员工及主管的责任4.1员工应承担以下责任合理制定出差计划和预算（预算将作为出差暂支的审批依据），报直接主管批准。在各项出差费用发生之前，应充分理解本制度对此的规定，并对发生的出差费用进行合理的成本控制，最大限度地减少费用的支出。保证费用的真实性，如实申报本人所发生的出差费用及相关补助，严禁私费公报。出差返回后，规范填写费用报销单据，在五个工作日内递交财务部审核。对于财务部门的询问及问题，及时予以回答和处理。4.2主管应承担以下责任立足公司利益，对部门的出差需求进行合理有效的控制，避免不必要的出差。对每次出差的人数、时间、主要费用支出项目等重要事项进行事前审批，严格控制出差成本。对员工

4、所报销费用的真实性、必要性、合理性进行全面审查，确保所报销的各项费用符合本制度的规定。对员工提交的费用报销单据及时进行审核，确保费用报销的及时性。对财务部门反馈的员工报销问题予以重视。公司所有员工均应熟悉本制度，采取适当的措施确保遵循本制度。5出差管理5.1出差暂支出差前需做好出差预算计划，根据出差预计天数及公司开支标准合理暂支，暂支流程详见暂支业务管理条例，出差暂支申请时需附有差旅费暂支单。5.2出差延期出差延期指实际出差天数超过事前审批的出差天数。所有出差延期，须事先征得直接主管同意，并经直接主管批准，否则延期期间的费用不予报销。5.3出差行程出差应选择合理的路线。出差应尽可能选择直线，更

5、改行程、增加停留点或绕道须经部门主管批准，部门主管应严格审核行程安排的合理性。6差旅费差旅费是指员工外出公干期间为完成预定任务所发生的必要、合理的费用，具体包括：在途交通费、市内交通费、住宿费、零星办公费、住勤补贴、业务招待费等。6.1在途交通费6.1.1在途交通费主要包含城市间往返飞机票、轮船票、火车票、长途汽车票、机场巴士票及附带的机场建设费、人身意外保险等。在途交通费在公司开支标准内凭票据据实报销，发票必须与报销明细一致。6.1.2员工应从成本意识出发，合理安排出差时间，原则上所有出差人员一律乘坐火车（硬卧）或轮渡（四等舱），若确因任务需要，需乘坐飞机的，需提前向公司申请，否则超支部分将

6、不予报销（级别内允许的例外）。以经济性为原则，遇机票折扣期，在级别内火车或轮渡同等成本的前提下可选择乘坐飞机，否则超支部分将不予报销。若发生不同级别差旅同行情况，按照效率原则，低级别人员可按同行高级别标准选择交通工具，报销时需书面注明原因，并经同行者确认。6.1.3员工若因工作需要对预定的机票、火车票等取消行程、变更行程等，须尽快填写退票申请，经直接主管审批后，提供完整的票据，及时办理退票手续。6.1.4员工乘坐出租车跨城市出差，须事前经直接主管批准。6.1.5由于特殊原因，员工出差期间需中途回家或探亲的，须事前征得直接主管批准。未及时报备的，将视为虚假出差，将严格按照员工手册进行处理。员工往

7、返家与工作地之间不视为出差。6.2市内交通费6.2.1员工外出公干可以使用出租车或其他公交车辆(尽量选择公交车辆)，在公司开支标准内据实报销费用。6.2.2外出公干长途乘坐出租车或考虑节约成本转为包租车辆的,需事前请示直接主管及财务部并得到同意。经事前报备的，超标部分将酌情予以报销。6.2.3包租车辆须遵循安全、经济的原则，因私用车的费用应注明并在报销金额中予以扣除。6.3住宿费6.3.1员工出差期间，应优先选择异地办公宿舍。若确因工作需要或异地宿舍无法安排下方可寻找其他酒店入住。6.3.2住宿费在公司开支标准内据实报销，应以勤俭节约为原则，主管级以上领导应优先选择全国性连锁便捷酒店入住；发生

8、不同级别差旅同行情况，若确因工作需要，入住同一级别酒店，低级别人员可按同行高级别标准报销，报销时需书面注明原因，并经同行者确认。6.3.3同性员工2人以上出差应选择标间入住，总监级以上人员可单独住宿一个房间。6.3.4酒店单日住宿标准在150元以上的原则上应同时提供原始机打发票。6.3.5出差期间发生的餐费、洗衣费、电话费等私人费用由个人承担。6.3.6发票抬头不得为空，抬头可开具公司名称或出差人员姓名，发票背面需抄录酒店的联系电话。6.4零星办公费6.4.1员工外出公干发生的零星办公费主要包含邮电费、行李费、购票手续费、文件复印费、传真费、取款手续费等，凭票据实报销。6.4.2员工报销因公话

9、费时，需在公司开支标准内凭票据据实申请报销。6.4.3员工因公发生的飞机票、火车票等退票费用须注明退票原因，经直接主管审批后方可报销。6.4.4员工出差期间鼓励使用刷卡方式消费,因公发生的异地取款手续费予以报销,但是手续费与业务事项在时间、金额方面应合理匹配。6.5住勤补贴6.5.1住勤补贴是指对员工因工作需要离开常驻工作地外出公干的补助,包括伙食、杂费等。住勤补贴将在工资中按公司标准发放，需与当次出差差旅费同时申报。6.5.2员工出差以离开常驻工作地所在城市为准,在常驻地期间不享受出差补助。出差天数的统计：出发当天计算规则为12点（含12点）以前出发算1天；12点到17点（含17点）出发的算

10、0.5天；17点以后出发的算0天。回来当天计算规则为12点以前回来算0天；12点（含12点）到17点回来的算0.5天；17点（含17点）以后回来的算1天。6.6业务招待费6.6.1发生业务招待费时需书面经部门主管审批并同意，当时不能递交的，事先要得到主管的口头同意，并在差旅结束后三个工作日内补好相关手续，否则将不予报销。6.6.2业务招待费属重点审核费用项，公司原则上只允许发生销售招待费及行政招待费，若遇突发紧急事件需进行业务招待，经理级领导可审批单笔500元以下的业务招待费，标准以上需报总经理审批；销售部业务招待费审核标准将按内部管理细则另行执行。财务部将每月上报总经理室各部门业务招待费发生

11、情况。6.6.3差旅人员至财务部报销时需附有经相关主管审批同意的书面申请，申请上需注明招待日期、对象、事由、陪同人员以及招待总人数。7出差费用报销管理7.1费用报销方法7.1.1出差暂支前必须事先填写差旅费暂支单予以核准。7.1.2员工出差由部门经理审核批准；部门经理级出差由总经理审核批准。7.1.3出差结束后填写外埠出差费报销单及付款通知单，外埠出差费报销单主要按费用时间依次填报在途交通费、市内交通费、住宿费、零星办公费发生明细及金额；业务招待费需单独填制付款通知单，礼品、餐费、游览费需分三项分开填写，并按本制度6.6条规定提供相应附件信息。发票和收据集中粘贴在A4纸上，五类费用分类粘贴并按

12、时间先后排序，纸上写明出差开始及结束日期。7.1.4经具有审批权限批准人签字后，将外埠出差费报销单、付款通知单、原始凭证及其他必要说明附件，交财务部审核报销，有暂支借款的需主动提出核销。7.2费用报销时间7.2.1出差结束后需在五个工作日内提交财务部办理报销业务。7.2.2对于差旅单据，财务部需在二个工作日内审核完毕。7.2.3审核完毕后，对于3000元以上的大额现金报销需提出预约，财务部将于预约后第二个工作日发放报销款。7.3例外事项员工若发生任何与本制度不符的费用，须事先获得其直接主管、具有相关审批权限领导的批准。报销时需书面说明，经直接主管、具有相关审批权限领导和财务部相关领导审批通过后

13、方可报销，未通过审批的将按正常的标准或范围报销，超过标准或范围的部分个人承担。7.4费用报销的监控财务部门将不定期对员工出差费用的真实性、必要性、合理性进行抽查和审计，若发现员工在费用报销时有谎报、虚报、重报等情况；业务部门相关人员在出差与报销审批时存在监管不力、纵容违规等失职行为，将视其情节轻重提交人力资源系统对相关员工及主管给与相应处分，具体将参照员工手册执行。附件一：行政人员职级体系差旅报销标准职群名称职级职位（岗位）最高住宿标准住勤补助最高手机 标准（月）市内交通长途交通工具总监T 研发总监/财务总监 / 市场总监/ 人力资源总监/事业群总经理（副总经理）/公司级项目经理3006030

14、0出租车飞机、软卧、轮船二等舱经理M2各部门经理 / 项目经理/厂长25040200出租车飞机（六折）、硬卧、轮船三等舱M1部门副经理 / 高级研发(应用)工程师/副厂长高级财务主管 / 高级项目主管 /品管主任/分厂厂长主管S2采购主管 / 设备主管 / 品控主管 / 财务主管 / 人事行政主管 / 研发(应用)工程师主管 / 主管工艺员/ 仓储主管 /车间主任20025100以公交为主，出租车为辅（紧急必要时）硬卧、轮船四等舱S1内勤主管 / 财务主管 / 人事行政专员 / 仓储副主管/采购主管研发(应用)工程师 / 外贸助理 / 车间副主任 /工艺员 / 检验主管职员O3人事(行政)助理 / 厂长助理 / 会计 /普通技术人员 / 出纳(资深)分管小组组长/采购员/资深销售助理（内勤）1502550O2出纳/ 开票员 / 内勤 / 文员/销售助理 （内勤）/资深检验员O1仓管员 / 检验员 / 出纳/研发辅助人员附件二：差旅费暂支单年 月 日受款人：出差区域：出差日期：出差天数：长途费：市内交通费：住宿费：业务费：暂支金额：人 民 币 ￥暂支现金日期：预计归还日期：财会主管记帐出纳部门主管制单受款人签收