最齐全最实用的行政部流程及管理规范.docx

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最齐全最实用的行政部流程及管理规范

行政部流程及管理规范

1.考勤制度

1.工作时间:

5月至10月上午8：

30-----12:

00，下午13：

30-----18:

00；11月至4月上班时间为上午8:

45-----12：

00，下午13:

30----18：

00，员工每月正常休息四天，法定假期按照国家规定，一般情况下销售人员法定假期不安排休息，其他部门人员根据实际岗位的情况而定，特殊情况酌情处理，如有调整另行通知。

2.迟到5分钟内扣款10元，超过5分钟扣款20元，工作时间终止前15分钟下班视为早退，迟到或早退超过15分钟视为旷工半日处理。

员工一个月出现迟到早退无全勤奖，达到5次给予警告处分，员工1个月内无故旷工半日，每次扣发工资100元，无全勤，达到3次者扣发全部工资。

（工程部除外）

3.员工每月无迟到、早退、旷工、未打卡、请假的（但按照正常请假流程请病假且有医院相关证明的除外）每月有100元全勤奖（工程部除外）。

4.一般情况下，销售部门、工程部因岗位特殊性周末及法定节假日不能排休，其他办公室人员根据实际情况安排平时周日休息或调休；节假日按照国家法定假期休息，如因工作的需要不能安排休息的一律不再安排排休，多出勤天数按照休息补助80元/天的标准进行补贴。

员工休息必须到行政文员处写《调休单》，注明调休理由并将调休单交到行政人事文员处。

5.公司员工请假/休息须提前1天向行政部提出申请，1--2天必须事先报告直管领导，2天以上须总经理批准，未经批准而缺勤以旷工论处，行政人事文员应在公司成员群公布调休名单。

6.员工请假需提前填写《请假单》并经过相关的领导签字审批，事假需要注明请假缘由，病假需要出示医院证明，离开公司前把请假单交到行政人事文员处，作为行政人事文员核对考勤的依据，未把请假单交到行政人事文员处，按照旷工处理。

7.员工加班一般情况下由公司统一通知或部门领导统一提前申请。

个人平时工作需要加班时，填写好《加班申请单》经直属领导签字批准，并正常打卡，未打卡者财务部不予核算加班工资。

（公司、部门集体会议、活动或部门活动产生的加班不包括在内），因个人原因产生的加班或没有申请私自产生的加班，公司一律不予核算加班工资。

8.行政人事文员需每天认真如实地填写考勤表，如有弄虚作假则同缺勤一并处理。

考勤表每月底交到财务作为员工计发工资重要依据之一，财务根据考勤数据核算工资。

9.因公未能及时打卡的，须经上级领导签字证明，并告知行政人事文员，次日补写《打卡单》，注明缘由，超过3天未补单的按照旷工处理。

10.公司允许每人每月三次未打卡，超过三次按照10元/次扣款，并扣发全勤100元.

11.店铺搞活动未能及时打卡的，活动结束后统一填写《补打卡单》注明缘由，交到行政人事文员核算考勤，未补打卡单按照旷工处理。

12.工作满一年以上（含一年）每年享受带薪年假7天，休假前需要提前提出休假申请，按要求填写《年假申请单》经相关领导批准方可休假，不按照流程审批公司不予核算年假期间的工资。

13.工作满一年以上（含一年）可以享受带薪婚假7天，丧假3天，休假前需要提前提出休假申请，填写《年假申请表》经相关领导批准方可休假，不按照流程审批公司不予核算休假期间的工资。

附件《调休单》《请假单》《加班申请单》

《补打卡单》《年假申请表》

4.1.2办公物品申购流程及管理规范

4.1.2.1办公物品申购流程

目的：

为加强公司办公物品的管理，规范办公物品的申购、保管、发放、领用、报废、盘存、交接程序，提高利用办公物品使用效率，厉行节约，避免浪费，降低公司经营管理成本，调高经济效益，特制定本流程。

本流程所称办公物品分为日常办公用品、店面活动用品及店面活动礼品三种

1、日常办公用品：

铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、钉书针、复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、色带、墨盒、剪刀、钉书机、钢笔、计算器、尺子、胶带台、日期章、塑料文件盒、文件夹、名片册等

2、店面活动用品：

彩带、气球、水果盘、水杯、糖果、零食等

3、店面活动礼品：

自行车、杯具、家用电器、电视机等

办公物品申购流程图

4.1.2.2办公物品管理规范

1.办公物品应本着“厉行节约，杜绝浪费”的管理原则，任何人都不能随意浪费，肆意毁坏，否则按照原价赔偿公司，从当月工资直接扣除，计入公司活动基金。

2.店铺所需办公用品、活动用品、或小件礼品统一划分到二楼店铺行政人事文员管理，一楼店铺需要使用的统一由门店文员申请领用，并做好登记，员工领用的办公用品统一贴标签识别，各自保管，店面物品贴上标签放到指定地方存放，发现乱放乱丢者，按照10元/次罚款。

3.办公用品、店面活动用品和店面活动礼品应该分开区域上锁保管，存放在店面的办公物品钥匙由行政人事文员保管,存放在仓库的钥匙由仓管保管，领用时按照物品正常出入库流程办理。

4.办公物品的申请应于每月15日前由各部门负责人提出《办公物品品申购表》交由行政人事专员汇总报行政经理审核，由采购专员统一采购,行政文员发放，特殊物品经成总签字批准按照特殊物品流程采购

5.未经申购流程审核采购的物品，财务不予办理相关付款流程。

6.员工领用办公物品应在行政人事文员处《办公物品领用登记表》进行登记，由行政人事文员核实后签名确认方可发放。

7.严禁任何人未经允许或未告知行政人事文员私自领用办公物品，造成损失的经公司相关领导查明由领用人承担全部责任，行政人事文员在此过程中实行监督和管理，经过调查无法确认责任的由行政文员承担。

8.公司办公物品严禁取回家私用，一经发现，按照原价赔偿给公司。

9.办公物品如属必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存，如办公室无法采购的特殊品，可经成总同意后授权使用部门或者个人自行按特殊物品申购流程执行。

8.昂贵物品（单价超过500元以上的物品），由使用部门或者个人填写《办公物品申购表》经成总签字同意后递交到采购专员进行采购；或经成总同意后授权使用部门或者个人自行购买。

9.新进人员如需领用办公用品的，统一到行政人事文员处《办公物品领用登记表》登记后办理领用。

人员岗位调动或离职时，应将剩余以及可二次循环使用的办公用品一并缴回行政人事文员处，行政人事文员进行入库登记。

4、未经审核的《办公物品申购表》或手续不齐全的，财务一律不予报销。

5、每月底行政人事文员必须对店面责任范围内的办公物品进行盘点，填写盘点表，存放在仓库的办公物品由仓管进行盘点，发现盘盈或盘缺的应及时报告领导，查明原因，及时处理。

6、人员离职时，行政人事文员应做好办公物品（特别是可循环使用的办公用品）的交接工作，并及时做好入库登记，摆放到相应的位置。

7、因个人原因离职时未交回的按照公司购买原价赔偿给公司，从当月工资扣除。

8、公司本着“厉行节约，杜绝浪费”的管理原则，根据各岗位的差异性实行限制性使用、各自保管和承担责任的原则，现规定如下：

办公物品名称

限制使用数量

管理和领用规定

圆珠笔/水性笔

2支/人（公司所有人）

用完到文员处换，笔筒回收到文员处

量尺本、预算草稿本

1本/人（销售和业务员）

各自保管，用完到文员处领取

客户量尺外出所需工具

1套/人（销售和业务员）

由文员统一贴标签领取，自行保管，丢失原价赔偿给公司

笔记本

1本/人（公司所有人员）

用完到文员处领取，自行保管

定货单

1本/人（销售和业务员）

由财务统一管理和发放，个人贴标签自行管理，以旧换新，丢失或者少页按照公司制度罚款

施工单

1本/人（施工人员）

由财务统一管理和发放，个人贴标签自行管理，以旧换新，丢失或者少页按照公司制度罚款

验收表/测量单

1本/人（施工人员）

由财务统一管理和发放，个人贴标签自行管理，以旧换新，丢失或者少页按照公司制度罚款

店铺销售用的实验用具

2套/每个店铺

放在指定位置，由文员做好监督和管理，使用完后放回原处

店铺销售所用的铅笔、水性笔，橡皮擦，直尺等用具

根据店铺实际情况确认领用数量

放在指定位置，由文员统一做好领用登记和管理

办公用的A4纸/复印纸

根据实际情况节约使用

由文员统一领取使用，未经许可不可私自滥用

店铺招待客人的水果、零食、茶叶等

根据实际情况申请采购

由各个店铺的文员负责管理

施工工具

1套/人（施工人员）

由仓管统一做好领用和回收登记，个人贴便签自行管理，施工完成统一交回仓库，摆放在指定的位置，丢失或非施工原因损坏的原价赔偿给公司。

附件《办公物品申购表》《办公用品领用登记表》

4.1.3公司车辆管理规定

为规范公司车辆管理，合理有效使用车辆，节约车辆使用成本，提高工作效率，特制定本制度。

一、适用范围

本制度适用公司所属公用车辆。

二、使用管理

1、管理部门：

由公司行政部门负责公司所属车辆的日常管理。

2、管理职责：

负责日常公用车辆的使用审批、安排调配、保养维修。

3、经理出差期间或非工作时间，车辆必须停放在公司指定的停车位置。

4、公司车辆无经理批准严禁外借,未经公司同意私自外借造成公司经济和法律责任的由个人全部承担。

5、专职司机职责：

专职司机由行政部统一管理，严格按照用车管理程序使用车辆，严格遵守道路交通法规，违章罚款自行承担，不得擅自外借和私自使用车辆，定期保养维护，保证车辆性能良好，整洁卫生，按照公司规定的地点停放。

6、公司车辆用于保障工程部货物接送，经理日常接送，业务活动中接送公司领导，政府部门领导，重要客户和重要合作伙伴。

7、司机应负责公司车辆的车况车貌，保证随到随用。

车辆内使用的装饰品，清洁用具和简单维修工具由司机向行政部申请，并报总经理批准。

8、司机使用车辆请提前向行政部申请，填写《车辆登记表》，明确用车事由、用车人、用车时间、返回时间、到达地点、行驶路线、过桥过路费数额；经理批准后，交行政部办理车辆调度。

9、司机因特殊原因无法到公司填写《车辆登记表》的，可以通过电话向行政部申请，由行政部报经理批准后方可出车（回公司当天即补办手续）。

三、保险保养维修

1、由行政部确定公用车辆的保险和定点维修保养单位，按照择优、可靠、经济的要求选择保险单位，定点维修保养原则上在规定的4S店进行。

四、车辆维护

1、司机应充分了解车辆使用的状况，及时对车辆作保养和维修处理。

2、司机负责完善车辆年检资料、维修资料、配件更换资料、保险资料等，并交由行政部统一归档。

3、车辆需要装饰、保养、维修时，司机应提出申请，由行政部选择价格合理、质量优良的修理厂家，询价后报总经理办公室核批，获准后及时执行。

4、司机应视天气状况定时为车辆做清洁工作，保证车辆内、外的清洁卫生。

5、如因特殊天气或异地出差，需清洁车辆时，应留存合法的收据或发票，回公司后按照公司财务报销流程及时报销。

五、考核

1.司机的绩效奖金按全月绩效考核分数确定。

2.由行政部根据每月底的统计结果，作为司机绩效奖金发放的依据。

3.司机有符合公司规章制度范围内的优秀表现或突出贡献，按照公司规章制度进行奖励。

4.每月车辆保养佳、无投诉、无违章、无事故者可予以一定数额的奖励。

5，年度无违章、无事故、无投诉可奖励于年终给予一定数额的奖励。

六、惩罚

1.在公司规章制度范围内的违规行为按公司规章制度处罚。

2.每月30日以前，司机应查询自己负责的车辆有无违章并及时处理，行政部经理对此负监督责任。

3.司机未做好出车前检查（如：

缺水、油，电路故障等）的，每次罚款50元。

4.驾驶员严禁私自出车，严禁私自调换车辆，严禁将车辆交他人驾驶，严禁酒后驾车，发现一次罚款100元，两次者，正式工罚款并停职检查，临时工罚款并予以辞退。

因此发生事故造成的经济损失，全部由驾驶员承担。

七、加班与调休

1.凡公司确定的公休日，司机出车时按加班计，公司给予相应的调休。

工作日或非工作日晚上加班，1小时以上开始统计（按4小时/半天，8小时/天计算）;并依此类推。

2.如陪同经理出差，无单独用餐、住宿等，原则上不再享受出差补贴，只计算调休时间。

3.出差期间已经享受出差补贴的不再计算加班调休。

八、司机守则

1.严格遵守国家和地方的交通法规，遵守公司的规章制度。

2.司机需保持良好的个人形象，保持服装的整洁、卫生;注意个人的言行，有礼有节，绝不允许在客户面前影响公司形象。

3.安全第一，服务周到，保障公司业务用车。

4.爱护车辆及设施，做好车辆维护工作，保证车辆卫生和车况正常。

5.严格按照公司调度出车，未经许可，请勿让非公司人员驾车或公司非专业司机驾车。

6.厉行节约，尽可能为公司节约汽油费、停车费、过路费、维修费等。

7.严禁酒后驾驶，因酒驾造成公司损失的由司机全部承担。

九、肇事管理

1.肇事发生后，司机及用车人应迅速电话通知行政部并妥善处理好现场。

2.行政部接通知后，应及时了解事态发展，并酌情向总经理报告，一般情况下应报警并按正常程序处理。

3.尽量寻找目睹肇事的第三者作证，并记清姓名、地址、联系方式。

4.在一天内以书面形式请求理赔，并填写汽车肇事报告呈报行政部。

5.肇事后畏罪潜逃者，除请司法机关缉办外，同时给予解雇。

6.行车肇事责任判明后，如当事双方愿达成和解，其损害赔偿依下列规定分别处理：

（1）肇事责任属于公司司机的过失，其赔偿款项由保险公司承担，但若肇事金额超过保险金额时，其超出金额由肇事司机承担。

（2）肇事责任属于公司司机与对方司机或第三者共同过失的，按各方应负责任之比率分担，其损害赔偿按照第一条办理。

（3）肇事后对方车辆逃逸，公司司机能制止而未制止，对方车号能记录而未记录，致使肇事责任无从判明或追究者，所造成的损害赔偿按照第一条办理。

十、油料管理

1.公用车辆的用油由行政部按照每月实际行驶公里数做好车辆用油的摸底调研工作，实行一车一卡的形式进行车辆用油管理。

2.由财务部根据行政部提供的基数负责油卡充值，由行政部负责油卡使用管理，详细统计每车每卡每月用油情况，分别登记造册，每月与财务部门进行油量和油费核对工作。

3.油卡由指定的驾驶人员随身保养，防止丢失和损坏，原则上不得使用现金加油，确实需要现金加油的，需报行政部审批，按照财务审批程序进行核报。

4.油卡充值按以下程序进行：

由司机提出充值申请→行政部查验核实审批→行政部进行统计登记→提交财务部门执行→财务部每月汇总与行政部核对→按财务审批程序申请核报。

4.1.4员工入职和离职流程及管理规范

4.1.4.1员工入职流程

一、员工入职准备：

1、由行政人事文员电话通知面试合格人员入职。

2、由行政人事文员依据用人岗位要求准备座位，办公用具等资料。

二、员工入职报到：

1、新员工至行政部按要求填写《员工入职登记表》并交验以下证件、资料：

（1）一寸免冠近彩照片1张；

（2）身份证复印件1份；

（3）工商银行卡复印件（用于财务部发工资用）；

2、行政人事文员部建立员工档案、录入考勤指纹，更新员工通讯录，把新员工移交给用人部门。

3、由用人部门负责安排座位、办公资料等，帮助熟悉工作环境，介绍岗位职责和工作流程。

4、新入员工至行政人事文员处做好办公用品领用登记，领取办公用品和相关资料。

5、新员工至行政人事文员处做好工衣领用登记，领取工衣。

三、入职培训：

1.行政部组织新入员工熟悉公司规章制度和各部门工作流程；

2.用人部门组织新入员工了解工作环境、岗位知识等；

3.公司不定期组织岗位文化培训（主要是销售和业务岗位）；

四、转正评估：

1、新员工试用期满时，由行政部安排转正评估。

员工对自己在试用期内的工作进行自评，提出转正申请，填写《员工转正申请表》由相关领导签字同意方可转正。

2、对转正评估合格的员工予以录用，办理录用手续；对转正评估不合格的员工不予以录用，办理离职手续。

3.一般情况下，销售人员考核期10天，考核期过后试用期1到3个月，其他人员试用期根据面试时谈好的时间为限，一般试用期为1个月。

4.1.4.2员工离职流程

一、员工提出辞职，需提前一个月提前通知公司并按照以下流程办理离职手续：

1、由员工填写《员工离职申请表》报部门领导审批。

2、部门领导对申请进行批复，包括同意与否、准予辞职的时间、工作交接安排等事项。

3、批复报行政部审核，最后报成总审批。

4、成总审批同意后，行政人事文员帮其办理离职手续。

三、离职手续办理流程须知：

1、离职员工在离职日前完成所有工作的移交，填写《离职交接单》，交接事项包括工作内容以及与本职工作相关的资产、客户资料、文件资料、电子文档、印章、财务借款、办公用具、工衣等，由工作交接双方签名确认，经部门领导审批。

交接完成后交到行政人事文员处，次月由行政人事文员交到财务处核算工资，需交接的物品没交接完成的按照原价赔偿给公司。

2、离职员工工资结算：

1）自动辞职员工按当月实际上班天数计算工资，不另计补偿金。

 2）公司予以辞退的员工按当月实际上班天数计算工资，不另计补偿金。

对于严重违纪被予以辞退的员工对公司造成的经济损失由个人承担，在结算工资里多退少补。

3）试用期间离职或者被公司辞退的需按照公司正常的离职流程办理离职手续，擅自离职者工资将不予以结算。

4）离职员工工资按照公司正常的工资发放时间统一发放，不单独结算。

3、离职当日，员工凭领导签名审批的《员工离职申请表》、《离职交接单》至行政人事文员处办理离职手续，未按照公司离职流程办理的财务部不予核算工资，行政人事文员需处理以下事项：

1）与财务部核对员工欠款、借款的结算，确保两清；

2）办理员工的社会保险和团体意外保险的退保手续；

3）收回员工的手机卡、工衣、工牌等资料；

4）回收员工领用的可二次循环使用的办公用品，做好登记；

4、部门对于在试用期不合格的员工给予辞退处理的需向行政部提出辞退申请，待行政部核实后按照员工离职流程办理手续，不可私自辞退。

附件：

《员工转正申请表》《员工离职申请表》《离职交接单》