湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表.docx
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湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表
湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表
一、党群类
党务综合立卷部门：
党政办
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级文件
上级党政机关和业务主管机关（统称上级机关，下同）或负责人针对本校的有关党的建设的指示、批复、通报、批示、讲话等文件材料
永久
上级机关或负责人调研、检查本校工作形成的文件材料重要的：
永久；一般的：
年
永久或年
上级机关下发的关于党的建设的方针政策、意见、办法、条例、决定等或会议上形成的重要文件材料
永久或年
上级机关下发的属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的文件、简报、发言和参阅材料
年
同级文件
代同级机关草拟被采用的文件底稿和正式发文
永久
同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、批示、通报、批示
永久或年
同级机关或非隶属机关颁发的非本校主管业务但要执行的条例、规定、通知等
年
学校党组织建设、改革、发展等规划、方案及其调研报告、论证材料
永久
学校党委工作规章制度
年
本级文件
本校党委工作规章制度
年
本校党代会材料
（）召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级的批复等
永久
（）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
年
（）参考文件：
工作人员名单，工作证，代表证、列席证及选票式样
年
本校党委会、常委会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、民主生活会、党政联席会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件
永久
以党委名义召开的工作会议材料
永久
党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
永久
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
以学校党字、党办字文号印发的文件
永久或年
党委向上级有关部门的请示有批复的
永久
党委向上级有关部门的请示无批复的
年
党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料
永久
校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
永久
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料
永久
党委工作简报、情况反映、工作信息
永久
党委大事记
永久
党群系统启用或停止使用印章的文件和印模及旧印章
永久
党群系统重要统计材料
永久
党委保密、秘书工作的有关文件
年
重要的群众来信来访及处理材料（有领导批示和处理结果的）
年
党委与有关机关联系、协商工作的来往文件
年
党总支、直属支部上报党委的工作计划、总结、重要报告、请示及批复（各上报单位保留自制件）
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
党务综合立卷部门：
各总支、直属支部
序号
文件材料内容
保管期限
备注
党总支、直属支部工作规章制度
年
党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、决定、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录和重要统计表
年
党总支、直属支部党建工作及有关材料
年
党总支、直属支部人员奖励材料、先进典型材料
年
党总支、直属支部其他有关重要事件和活动的记录材料
永久或年
党总支、直属支部有保存价值的实物、声像材料
永久或年
党总支、直属支部其他有保存价值的档案材料
永久或年
纪检、监察立卷部门：
纪委（办）监察处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于纪检、监察工作的文件材料重要的或针对本校的：
永久或年；普发的：
年
永久、年或年
纪检、监察工作规章制度
年
纪检、监察工作计划、报告、总结、决定、调查材料及重要统计
永久
纪检、监察会议记录，年度（届次）工作会议主报告、领导讲话、典型发言材料，在上级会议上交流的经验材料
年
党员处分、复查资料
年
纪检、监察立案调查、处理的材料
年
群众来信来访及处理意见
年
以学校纪检、监察文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物和声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
组织立卷部门：
组织部、党校
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于组织工作的文件重要的或针对本校的：
永久或年；普发的：
年
永久
学校组织工作规章制度
年
学校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及重要统计
永久
学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
落实政策的有关材料
年
“七一”会议领导讲话，组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料
年
上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知
永久
副处以上干部任免、调动和离休、享受待遇的报告、决定、批复、通知等
永久
副处级以上干部名册
永久
处级以上干部年度考评材料
永久
党总支、支部改选报告、审批材料
年
党总支、直属支部、支部委员名册
年
党员名册
年
吸收新党员、预备党员转正或取消资格，党员退党文件材料
年
发展新党员、预备党员转正的名册
年
党组织关系转移介绍信存根
年
党校工作计划、总结、重要通知、情况统计、调研考察报告
年
参加党校各类培训班学习的名单、计划、获得结业证书的学员名单（按教师、学生分列）
出席市级以上党代会代表名单、登记表
永久
以学校组织部文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物和声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
宣传教育立卷部门：
宣传部（统战部）
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于宣传工作的文件重要的或针对本校的：
永久或年普发的：
年
永久、年或年
宣传工作规章制度
年
本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、重要统计
永久
教职工政治思想工作动态及调查材料，年度（届次）宣传思想工作会议主报告、领导讲话、表彰奖励材料
年
理论学习的决定、通知、计划、总结
年
反映本校重大活动的剪报及报刊文章图表、照片、录音、录像
永久
本院在各项工作活动中形成的有价值的照片、录音、录像、实物等材料
年及以上
学院形象宣传文件材料
永久或年
上级关于学生思想政治工作的文件
年
本校关于学生思想政治工作的决定、通知、条例
永久
学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结
永久
学生思想政治工作典型调查材料和统计材料
年
关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件
年
学院召开的学生德育工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料等会议文件
年
学院德育基地、社会实践基地建设情况
年
上级有关网络管理、建设等的文件
重要的或针对本院的：
永久属于普发的：
年或年
永久、年或年
校园网络建设与维护规划、实施情况统计报表等
重要的：
永久一般的：
年
永久或年
校园网络安全防护范方案
年
校园网网页设计方案
永久
网络管理工作计划、工作总结
年
以学校宣传部文号印发的文件
永久或年
院报
年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
统战立卷部门：
宣传部（统战部）
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于统战工作的文件针对本校的或重要的：
永久或年普发的：
年
永久、年或年
本校统战工作计划、总结、决定、报告、通知
年
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
永久
本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
永久
港、澳、台和侨务工作材料
年
各民主党派成员和负责人名册及有关材料
年
统战工作重要会议记录、纪要
年
以学校统战文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
工会立卷部门：
工会
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关工会工作的文件针对本校或重要的：
永久或年普发的：
年
永久、年或年
工会工作规章制度
年
工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计
永久
会员代表大会和教职工代表大会的有关文件
（）请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告、重要的声像材料
永久
（）重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、很需要的贺电贺信、提案及办理结果
年
（）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证
年
表彰工会先进集体个人的材料、名单
年
处分会员的有关材料
年
工会委员会会议记录、纪要
年
会员名册及基层工会干部名册
年
妇女工作材料
年
上级有关计划生育工作的文件，
年或年
本校计划生育工作的有关规定，计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表、领取独生子女证名册
年
以学校工会文号印发的文件
永久或年
工会牵头举办的重要活动
年或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
团委立卷部门：
团委
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于团的工作文件
重要的或针对本校的：
永久或年普发的：
年
永久、年或年
共青团工作规章制度
年
召开的团代会、学代会的材料
（）召开会议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件，重要的声像材料
永久
（）大会议程、纪要、简报、重要的贺电贺信、提案
年
（）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证
年
团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计
年
团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知
年
团组织、团专职干部统计年报
永久
团委工作典型调查材料、优秀团员的材料
年
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
年
处分团员的材料及复查材料
年
批准入团、离团材料及名单
年
团干部名单
年
团员名册
年
团委会议记录、纪要
年
学生会工作规章制度
年
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
年
各分团委的有关材料
年
团委牵头进行的重大活动的计划、通知、结果等
年或年
团委主办的报纸、刊物
年
以学校团委文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
二、行政类
行政综合立卷部门：
党政办公室
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级文件
上级有关高校行政管理的综合性文件
重要的或针对本校的：
永久或年属于普发的：
年
永久、
年、年
上级机关或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话
永久
上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件
永久
同级文件
同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示
永久或年
同级机关或非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等
年
本级文件
全校性的规章制度
永久
学校年度工作计划、报告、总结
永久
院长办公会、院长书记碰头会会议记录、纪要
永久
院务委员会委员名单、工作分工、会议记录、纪要
永久
以学院名义发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知
永久
全校性的工作会议和重要座谈会的通知、主报告、领导讲话、典型发言或经验介绍、会议总结、提交讨论的文件材料等
年
校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话和参加校外会议发言稿、声像材料
年
学校综合评估材料（教案评估归入教案类）
永久
教职工代表大会文件材料
年
（）召开教代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；大会选举办法，选举结果和上级的批复等
永久
（）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
年
（）参考文件：
工作人员名单，工作证，代表证、列席证及选票式样
年
本校向上级的请示及其批复
永久或年
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永久
学校学年报表及综合统计及统计资料汇编
永久
启用新印章的文件及印模及旧印章
永久
本校历史沿革、情况介绍
永久
本校大事记、年鉴
永久
本校工作简报、信息、动态等重要的年一般的：
年
年或年
党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料省部级以上的：
永久省部级以下的：
年
永久或年
学校领导同上级领导关于学校工作的重要来往信件
年
校史工作材料
永久或年
校庆工作材料
永久或年
校友工作材料
年
关于学校著名教授、知名人士在校内校外参加的重要活动的材料
年
学校主办的祝贺或纪念著名教授、知名人士的活动材料、声像材料等
年
学校组织的知名人士治丧活动材料、声像资料等
年
群众来信来访文件材料（有领导批示和处理结果的）
年
普选工作材料
年
以学校院字、院办字文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
行政综合立卷部门：
发展研究室
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级级关于学校建设、发展、改革的文件
重要的或针对本院的：
永久属于普发的：
年或年
永久
学校综合发展规划、计划、合作办学等请示、报告及批示、批复
永久
学校建设、改革、发展等规划、方案的调研报告、论证材料
永久
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
人事立卷部门：
人事处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级机关有关人事工作的文件
重要的或针对本院的：
永久或年普发的：
年
永久、年、年
本院人事工作的规章制度
年
人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录
永久
学院人事、劳资、师资、人员状况的统计报表
年
关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复
永久
关于校内机构设置、变化的文件材料
永久
人事处权限内的干部任免文件及名册
永久
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料省级以上的：
永久省级以下的：
年
永久或年
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
年
教职工动态月报
年
人才引进、师资培养、管理工作计划、规定、总结
年
人事聘用工作计划、聘任书、合同书、登记表等材料
年
教师进修计划、安排、总结
年
省、学院高校青年骨干教师名单、培养过程及验收材料
永久
获得国务院、国家教育部、省、市、学院学科带头人等称谓的名单、培养过程及验收材料
永久
教师工作量的规定及执行情况
年
教师业务考核材料
年
人事统计报表
永久
教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表
永久
教研室、研究室正副主任名册
年
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复
年
教职工工资调整材料、名册
年
教职工转正定级材料
年
教职工校内调动材料
年
教职工录用、调入有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）
年
教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）
年
教职工援外和支援边远地区材料
年
教职工退职、离职和出国的有关材料
年
教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料
年
教职工退休后重新工作的材料
年
教职工福利工作
年
教职工商调函件
年
使用临时工有关材料
年
人民来信来访材料（有领导批示和处理结果的）
年
以学校人字文号印发的文件
永久或年
学校召开的人才（师资）工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料
年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
人事立卷部门：
离退休工作处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级关于离退休职工管理工作的文件重要的或针对本校的：
永久或年普发的：
年
年或年
离退休职工管理工作规章制度
年
本校离退休职工管理工作计划、决定、总结、很重要统计报表
永久
离退休职工管理工作情况调查
年
离退休人员花名册
永久
关心下一代工作委员会工作计划、报告、总结、报表等
年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
审计立卷部门：
审计处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关审计工作的文件重要的或针对本校的：
永久或年普发的：
年
永久、年
或年
本校审计工作方面的规章制度
年
审计工作计划、总结、调查报告
年
审计工作统计年报及重要报表
年
上级机关对本校或本校某一项目的审计材料
永久或年
本校审计处开展的审计项目的有关材料
永久或年
本校审计处委托审计的有关材料
重要的来信来访材料
年
以学校审计文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
武装、保卫立卷部门：
保卫处（维稳办）
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关公安保卫工作的文件重要的或针对本校的：
永久或年普发的：
年
永久、年或年
本校公安保卫工作方面的规章制度
年
本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表
年
本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书
年
本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复
年
要害部门的公安保卫、消防工作
年
保卫工作简报、情况反映
年
学校安全措施及隐患的解决方案
年
门卫工作规章制度及岗位职责
年
治安、保卫、消防安全负责人名单
年
上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件
年或年
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）
年
关于户口管理的有关文件材料
年
以学校保卫文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
总务立卷部门：
后勤处
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关总务工作的文件重要的或针对本校的：
永久或年普发的：
年
永久、年或年
本校后勤处及各科规章制度
年
本校后勤工作计划、报告、调查材料
年
校内水、电、气等管网维修、改造计划、报告、批复、图纸等材料
永久
防震、防汛、三废治理工作的文件材料
永久
爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
年
师生员工健康状况调查材料及统计表
年
车辆工作的有关文件材料
年
伙食工作的有关材料
年
校园绿化工作的有关材料
年
以学校总务文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
档案立卷部门：
档案室
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关档案工作的文件
年或年
学校档案工作规章制度
年
本校档案工作计划、报告、总结
年
档案简况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
永久
档案编研成果及出版物
永久或年
档案移交目录
永久
档案销毁报告及销毁清册
永久
档案馆指南、全宗介绍
永久
以学校档字文号印发的文件
永久或年
有保存价值的实物、声像材料
永久或年
其他有保存价值的档案材料
永久或年
图书、文博立卷部门：
图书馆
序号
文件材料内容
保管期限
备注
上级有关图书工作的文件
年或年
学校图书馆工作规章制度
年
本校图书馆工作计划、报告、总结
年
学校图书馆简况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报
永久
学校图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册等文件材料
年
学校图书馆与校
升级会员 