Project 创建计划.docx

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Project创建计划

Project2000創建計劃

2002-12-0115:

09:

29　　閱讀：

559次

4.如何分配資源？

在已經定義了專案目標並完成個專案的各個主要階段之後，就可以開始創建計劃了。

首先，輸入並組織需完成任務的列表，包括每項任務的工期。

然後，在計劃中加入人員、設備、材料及其成本。

隨後將這些資源分配到任務中。

利用這些資訊，Microsoft Project 創建一個日程安排。

您可以核對這個日程安排，並在必要時做出調整。

本小節中的課程將會教您學會如何創建專案計劃。

1．課程：

如何建立專案？

創建日程安排的第一步是創建一個新文件、確定專案的開始和結束日期並輸入總體的專案資訊。

在完成此課後，你將會獲得一個 Microsoft Project 文件，其他包括專案名稱和其他重要資訊、專案的開始或結束日期以及專案日曆。

本課程包括三個步驟。

利用螢幕上方的導航欄在這些步驟中進行切換：

1．1創建新專案

在 Microsoft Project 中創建新專案時，可以輸入專案的開始或結束日期，但是同時輸入兩個日期。

我們建議您只輸入專案的開始日期，然後讓 Microsoft Project 在您輸入所有任務並完成了這些任務的日程安排之後計算出結束日期。

如果專案必須在某個日期之前完成，只需入專案的結束日期。

即使您一開始是按專案的結束日期進行日程安排的，在專案的工作開始後，最好按專案的開始日期進行日程安排。

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1  單擊“新建”按鈕  。

“新鍵”按鈕  可能暫時被隱藏了。

如果沒有足夠的空間顯示所有按鈕，它可能不會顯示出來。

單擊“其他按鈕”按鈕  ，然後單擊“新建”按鈕  。

2  在“專案資訊”對話方塊中爲專案鍵入或選擇一個開始或結束日期，然後單擊“確定”按鈕。

3  單擊“保存”按鈕  。

4  在“檔案名稱”對話方塊中，鍵入專案的名稱，然後單擊“保存”按鈕。

提示   可以隨時改變專案資訊，只需單擊“專案”功能表中的“專案資訊”命令。

1．2輸入關鍵專案資訊

每個專案包括一組特有的元件：

其包含的任務、工作人員以及專案目標。

爲了記住並傳送這些重要的詳細資訊，輸入與專案有關的資訊，並在需要時查閱這些資訊。

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1  單擊“文件”功能表中的“屬性”命令，然後單擊“摘要資訊”選項卡。

2  輸入與專案有關的資訊，例如管理和維護專案文件的人員、專案目標、任何已知的實現目標的難點以及其他一般性的專案注釋。

3  單擊“確定”按鈕。

提示   如果要查看未顯示出的功能表命令，單擊功能表底端的箭頭。

功能表將會擴展、顯示更多的命令。

也可雙擊功能表，實現這個功能。

1．3設置專案日曆

可以修改專案日曆，以反映專案中每個人的工作時間。

日曆的預設值爲星期一至星期五，上午 8：

00 至下午5：

00，其中有一個小時的午餐時間。

可以指定非工作時間，例如周末和晚上的時間以及一些特定的休息日，如節假日等。

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1  單擊“視圖”功能表中的“甘特圖”命令。

2  單擊“工具”功能表中的“修改工作時間”命令。

3  在日曆中選擇一個日期

如果要在整個日曆中修改每周中的某一天，例如，希望每周五下午 4：

00 下班，單擊日曆頂端那天的縮寫。

如果要修改所有的工作日，例如，希望從星期二到星期五的工作日上午 9：

00 上班，單擊一周中第一個工作日的縮寫（例如星期二的縮寫爲 T）。

按住 Shift 鍵，然後單擊一周中最後一個工作日的縮寫（例如星期五的縮寫爲 F）。

4  如果要將某些天標記爲非工作日，單擊“非工作日”單選按鈕，如果要改變工作時間，可單擊“非默認工作時間”單選按鈕。

5  如果在第 3 步中單擊了“非默認工作時間”單選按鈕，請在“從”文本框中鍵入開始工作的時間，在“到”文本框中鍵入結束工作的時間。

6  單擊“確定”按鈕。

2．課程：

如何輸入和組織任務列表？

首先列出實現專案目標的所有步驟。

從最大塊的工作開始，然後將每塊工作分配到各項任務中，每個任務有自己的可交付結果。

添加里程碑，最後收集並輸入工期的估計值。

在輸入任務資訊之後，創建一個大綱，便於您查看專案的結構。

完成了這個課程後，您就能夠把任務列表中的任務分別組織到摘要任務和詳細任務中。

本課程包括五個步驟。

利用螢幕上方的導航欄在這些步驟中進行切換：

 。

2．1輸入任務及其工期

通常，專案是由一系列相互關聯的任務組成。

一個任務代表了一定量的工作，並有明確的可交付結果；它應當是很短的，以便定期跟蹤其進展情況。

任務通常應介於一天到兩周之間。

按照發生的先後順序輸入任務，然後估計完成每項任務所需的時間，將估計值作爲工期輸入。

Microsoft Project 利用工期計算完成任務的工作量。

注釋   請不要爲每項任務都在“開始時間”和“完成時間”域中輸入日期，Microsoft Project 根據任務的相關性計算其開始和完成的日期。

有關這些資訊的輸入方法，您將會在下一課中學習。

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1  單擊“視圖”功能表中“甘特圖”命令。

2  在“任務名稱”域中鍵入任務名稱，然後按 Tab 鍵。

Microsoft Project 爲此任務輸入估計爲一個工作日的工期，並且工期值後面帶有一個問號。

3  在“工期”域中，鍵入每項任務的工作時間，單位可以是月、星期、工作日、小時或分鐘，不包括非工作時間。

您也可以利用下面這些縮寫：

    月 = mo

    星期 = w

    工作日 = d

    小時 = h

    分鐘 = m

注釋   爲了標明是估計工期，請在工期之後鍵入一個問號。

4  按 Enter 鍵。

提示   您也可以爲任務添加備註。

在“任務名稱”域中，選擇任務，然後單擊“任務備註”按鈕  。

 在“備註”文本框中鍵入資訊，然後單擊“確定”按鈕。

注釋   所需的工具條按鈕可能暫時被隱藏了，如果沒有足夠的空間顯示所有的按鈕，有些按鈕可能不會顯示出來。

這時可以單擊“其他按鈕”按鈕  ，然後單擊“任務備註”按鈕  。

2．2創建里程碑

里程碑是一種用以識別日程安排中重要事件的任務，例如某個主要階段的完成。

如果在某個任務中將工期輸入爲 0 個工作日，Microsoft Project 將“甘特圖”中的開始日期上顯示一個里程碑符號  。

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1  在“工期”域中，單擊要設爲里程碑任務的工期，然後鍵入“0d”。

2  按 Enter 鍵。

注釋   除了工期爲 0 的任務會被自動標記爲里程碑之外，也可以將任意一項任務標記爲里程碑。

如果要將某個任務標記爲里程碑，請單擊“任務名稱”域中的任務，然後單擊“任務資訊按鈕” ，然後單擊“高級”選項卡，選中其中的“標記爲里程碑”核取方塊。

提示   如需查看所有的里程碑，單擊“篩選器”列表中的“里程碑”命令。

如需再次查看整個專案，單擊“篩選器”列表中的“所有任務”命令。

2．3創建周期性任務

周期性任務是定期重復的任務，例如每周召開的會議。

周期性任務可以按日、周、月或年爲周期。

可以指定每次執行任務所需的工期以及執行任務的時間和次數。

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1  單擊要在“任務名稱”域中插入周期性任務的行。

2  單擊“插入”功能表中的“周期性任務”命令。

3  在“任務名稱”文本框中，鍵入任務名稱。

4  在“工期”文本框中，鍵入或選擇每次任務所需的工期。

5  在“重復發生方式”下，單擊“每天”、“每周”、“每月”或“每年”單選按鈕。

6  在“每天”、“每周”、“每月”或“每年”單選按鈕的右邊，指定任務發生的頻率。

7  在“重復發生期限”下的“從”文本框中鍵入開始日期，然後選擇“共發生”或“到”單選按鈕。

l       如果選定了“共發生”單選按鈕，請鍵入任務發生的次數。

l       如果選定了“到”單選按鈕，請鍵入周期性任務結束的日期。

8  單擊“確定”按鈕。

提示   如果要查看所有周期性任務執行的情況，請單擊主周期性任務旁邊的加號。

2．4將任務按結構組織到邏輯大綱中

大綱可以幫助您將任務組織成更易於管理的模組。

將相關的任務按一定層次縮進到概括的任務中，從而創建層次化的結構。

這些概括的任務稱作摘要任務；摘要任務下面附屬的任務稱作子任務。

摘要任務的開始和完成日期取決於其最早的子任務的開始日期和最晚的子任務的結束日期。

如果要組織大綱，可以利用大綱按鈕：

“降級”按鈕

 “升級”按鈕

 “顯示子任務”按鈕  “隱藏子任務”按鈕 

“顯示所有子任務”按鈕   

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1  單擊“視圖”功能表中的“甘特圖”命令。

2  單擊第一個要作爲子任務的任務。

3  單擊“插入”功能表中的“新任務”命令。

4  在插入行的“任務名稱”域中，鍵入新的摘要任務的名稱。

5  在“任務名稱”域中，選擇要作爲子任務的任務。

6  單擊“降級”按鈕  ，將這些任務降級。

提示   可以利用滑鼠迅速地降級或升級一項任務。

選中這個任務，然後將滑鼠指標放到任務名稱的第一個字上。

在指標變成雙向的箭頭後，向右拖指標可以降級任務，而向左則可以升級任務。

2．5編輯任務列表

在創建任務列表的過程中，可能需要將大任務分割成小任務，並重新安排這些任務，也可能要在專案中複製、刪除或移動任務。

按大綱組織重新安排專案階段是很容易的。

在移動或刪除摘要任務時，與其相關的子任務也同時被刪除或移動。

--1  在“標識號”域（最左側的域）中，選中需要複製、移動或刪除的任務。

l         要選擇一行，請單擊任務的標識號。

l         要選擇一組相鄰的行，請按住 Shift 鍵，然後單擊第一行和最後一行的標識號。

l         要選擇不相鄰的幾行，請按住 Ctrl 鍵，然後單擊各個任務的標識號。

2  複製、刪除或移動任務

l         要複製任務，請單擊“複製”按鈕。

l         要移動任務，請單擊“剪切任務”按鈕。

l         要刪除任務，請按 Delete 鍵。

 3  要移動已經剪切的任務或者重復複製的任務，選擇要粘貼的行。

請確保選擇整行。

 4  單擊“粘貼”按鈕  。

如果在目標行中已經有了資訊，新行將會插入到目標行的上面。

注釋   所需的工具條按鈕可能暫時被隱藏起來。

如果沒有足夠的空間顯示所有的按鈕，有些按鈕可能不會顯示出來。

請單擊“其他按鈕”按鈕  ，然後單擊所需的按鈕。

提示   要在現有的任務中插入新任務，請單擊任務的標識號然後按 Insert 鍵。

在插入新任務後，任務將會重新編號。

  3．課程：

任務何時開始、何時完成？

 在創建了任務列表並按大綱的形式將其組織起來之後，就可以決定這些任務之間的相互關係並指定日期了。

任務之間的關係有很多種，例如鏈結關係表明一項任務在另一項任務完成後立即開始。

這些鏈結稱作任務相關性。

 Microsoft Project 自動決定依賴其他任務日期的任務的開始和完成日期。

相關性或“鏈結”任務的優勢是在某個任務被改變之後，與之鏈結的任務也會自動重新安排日程。

在工作暫時停止時，可以利用限制、重疊或延遲任務和拆分任務精細地調整任務的日期安排。

完成本課後，您就可以爲專案設定一個日程。

3．1 建立任務間的關係

可以利用任務相關性建立任務間的關係。

首先，選擇相關的任務，鏈結它們，如果需要，則可以改變相關的類型。

開始和完成時間取決於其他任務的任務稱作後續任務。

後續任務所依賴的任務稱作前置任務。

例如，如果將“挂鐘”與“粉刷牆壁”鏈結起來，那麽“挂鐘”是後續任務，而“粉刷牆壁”則是前置任務。

在將任務鏈結起來後，改變前置任務的日期將會影響後續任務的日期。

Microsoft Project 在默認情況下創建完成-開始相關性。

但是，並不是所有的情況都是完成-開始相關的，可以根據專案的實際情況將任務鏈結類型設成開始-開始、完成-完成或開始-完成。

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1  單擊“視圖”功能表中的“甘特圖”命令。

2  在“任務名稱”域中，按照鏈結順序選擇要鏈結的兩項或多項任務。

l      要選擇相鄰的任務，按住 Shift 鍵，然後單擊需要鏈結的第一項和最後一項任務。

l       要選擇非相鄰的任務，按住 Ctrl 鍵，然後依次單擊需要鏈結的任務。

3  單擊“鏈結任務”按鈕  。

4  如果需要改變任務鏈結，雙擊需要修改的任務之間的鏈結線。

會彈出“任務相關性”對話方塊。

如果彈出的是“設置條形圖格式”對話方塊，那麽您未能準確地雙擊任務鏈結線，這裏需要關閉這個對話方塊然後再次雙擊任務鏈結線。

 5  在“類型”文本框中，選擇所需的任務鏈結類型，然後單擊“確定”按鈕。

注釋   如果需要取消任務鏈結，請在“任務名稱”域中選擇需要取消鏈結的任務，然後單擊“取消任務鏈結”按鈕  。

這些任務將會根據與其他任務的鏈結或限制重新安排日程。

 3．2重疊任務或在其間加入延隔時間

在鏈結了前後相關的任務後，您還可以重疊或者推遲這些任務。

在 Microsoft Project 中，在前置任務中增加延隔時間實現任務延遲；也可以輸入前置重疊時間實現任務重疊；還可以按任務的百分比輸入前置重疊或延隔時間。

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1  在“任務名稱”域中，單擊需要加入前置重疊或延隔時間的任務（這項任務必須有前置任務），然後單擊“任務資訊”按鈕  。

2  單擊“前置任務”選項卡。

3  在“延隔時間”列中，以工期或前置任務工期百分比的形式鍵入所需的前置重疊時間或延隔時間。

l       鍵入負數或負的百分比是表示前置重疊時間（例如，–2d 表示前置重疊時間爲兩個工作日）。

l       鍵入正數或正的百分比是表示延隔時間。

4  單擊“確定”按鈕。

提示   如果要迅速地在前置任務中加入前置重疊或延隔時間，請在“甘特圖”中雙擊鏈結線，然後在“任務相關性”對話方塊中的“延隔時間”文本框中鍵入前置重疊或延隔時間的數值。

 3．3設定任務的開始或完成日期

安排任務日程最有效的辦法是輸入任務的工期，創建任務的相關性，然後讓 Microsoft Project 計算任務的開始和完成日期。

但是您也可以在需要的時候設定任務的開始或完成日期。

爲任務設置特定日期的任務限制稱作非彈性限制；最不靈活的限制是指定任務開始或完成日期。

因爲 Microsoft Project 在計算日程安排時需要考慮這些限制條件，所以請在任務必須在特定的日期開始或完成時才使用非彈性限制。

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1  在“任務名稱”域中單擊需要設定開始或完成日期的任務，然後單擊“任務資訊”按鈕  。

2  單擊“高級”選項卡。

3  在“限制類型”文本框中選擇一種限制類型。

4  在“限制日期”文本框中鍵入或選擇一個日期，然後單擊“確定”按鈕。

注釋   如果在“甘特圖”的“開始時間”域中爲任務選擇了開始時間或者拖動甘特條改變了開始時間，Microsoft Project 自動按照新的開始時間設定不得早於……開始（SNET）限制類型。

如果爲任務選擇了完成時間，Microsoft Project 自動設定不得早於……完成（FNET）限制類型。

 3．4設定任務期限

在設定任務的期限時，如果將任務設定在期限之後完成，Microsoft Project 會顯示一個標記。

設定期限不會影響任務的日程安排。

這只是 Microsoft Project 用於通知您任務將在期限之後完成的一種方式，從而，您可以調整日程安排以滿足期限的要求。

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1  單擊“視圖”功能表中的“甘特圖”命令。

2  在“任務名稱”域中，單擊需要設定期限的任務。

3  單擊“任務資訊”按鈕  ，然後單擊“高級”選項卡。

4  在“任務限制”下，在“期限”文本框中鍵入或選擇期限日期，然後單擊“確定”按鈕。

提示   可以在“甘特圖”中拖動期限符號改變期限日期。

 3．5拆分任務

如果某項任務需要中斷後繼續開始，您可以在日程中拆分任務。

在有些情況下，這是很有用的。

例如，如果需要暫時停止某任務的工作，轉而進行其他任務。

根據不同的需要可以將任務拆分任意多次。

請注意，將任務拆分成多個部分與周期性任務不同。

周期性任務是按固定的間隔進行的任務，例如員工會議。

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1  單擊“視圖”功能表中的“甘特圖”命令。

2  單擊“拆分任務”按鈕  。

3  在任務的“甘特條形圖”中，單擊要拆分的日期，然後拖動條形圖的第二部分直至要繼續開始工作的日期。

提示   拖動拆份後的任務的某一部分使其與另一部分相接，這樣可以取消拆分。

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4．課程：

如何分配資源？

您應當在所需的時候爲任務分配資源：

l         跟蹤由分配給任務的人員和設備完成的工時量或監視使用的材料。

l         在任務的日程安排上具有更大的靈活性。

l         監視分配了太少或太多工時的資源。

l         跟蹤資源成本。

如果不輸入資源資訊，那麽 Microsoft Project 僅使用任務工期和相關性來計算日程。

當您進行完本課程後，您就已經將人員、設備和材料添加到了專案中，並將其分配給了任務。

4．1創建資源列表

您可使用 Microsoft Project 中的“資源工作表”創建人員、設備和材料資源的列表，由它們組成工作組並實施專案任務。

資源列表可以由工時資源或材料資源組成。

工時資源爲人員或設備；材料資源爲可消耗的材料或供應品，例如，混凝土、木材或釘子。

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1  單擊“視圖”功能表中的“資源工作表”命令。

2  指向“視圖”功能表中的“表”子功能表，然後單擊“項”命令。

3  在“資源名稱”域中，鍵入資源名稱。

4  若要指明資源組，則可在資源名稱的“組”域中，鍵入組名。

5  在“類型”域中，指定資源類型：

l       對於工時資源（人員或設備），將資源類型設置爲“工時”。

l       對於材料資源（會在專案中不斷消耗），將資源類型設置爲“材料”。

6  對於每個工時資源（人員或設備），在“最大單位”域中鍵入該資源可用的資源單位數，爲百分比。

例如，輸入 300% 表明特定資源的三個全時單位。

7  對於每個材料資源（在專案中不斷消耗的供應品），在“材料標簽”域中，鍵入材料資源的度量單位，例如噸。

注釋 

l         屬於特定組的資源可使用資源組對任務進行排序、篩選或分組。

您可使用資源組指示人力資源所屬的部門，或爲帳單指定帳戶代碼。

l         您不能爲任務分配資源組。

如果想指定合併資源，例如“木匠”、“編輯”或“工程師”，請將他們作爲資源名稱輸入，然後爲任務指定合併後的資源名。

提示   當您使用“甘特圖”視圖或其他任務視圖時，可以輸入其他資源名稱。

要分配其他資源，請單擊“分配資源”按鈕  ，然後在“名稱”域中鍵入資源名稱。

也可單擊“位址”按鈕從電子郵件通訊錄中選擇資源。

4．2更改資源的工作日程

在專案日曆中定義的工作時間和休息日是每個資源默認的工作時間和休息日。

當個別的資源按完全不同的日程工作時，或者當您計算假期或設備停工期時，可以修改個別的資源日曆。

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1  單擊“視圖”功能表中的“資源工作表”命令，然後選擇希望更改其日程的資源。

2  單擊“專案”功能表中的“資源資訊”命令，然後單擊“工作時間”選項卡。

3  在日曆上，選擇希望更改的日子。

若要更改整個日曆的一周中的某一天（例如所有星期三），請單擊日曆頂部的該天的縮寫。

4  單擊“使用默認設置”、“非工作日”或“非默認工作時間”單選按鈕。

當您單擊“使用默認設置”單選按鈕時，選定的工作日將返回 Microsoft Project 標準日曆的預設值，即從周一到周五，工作時間爲 8:

00 到 12:

00，以及 13:

00 到 17:

00。

5  如果在第 4 步中單擊了“非默認工作時間”單選按鈕，那麽請在“從”框中鍵入希望工作開始的時間，在“到”框中鍵入希望工作結束的時間。

6  單擊“確定”按鈕。

提示   如果資源組具有相同的特殊工作時間和休息日，則可爲他們創建一個新的基準日曆。

請單擊“工具”功能表中的“更改工作時間”命令。

單擊“新建”按鈕，然後輸入新基準日曆名。

單擊“新建基準日曆”單選按鈕來從默認日曆開始創建。

如果要根據原有的日曆新建日曆，則可單擊“複製”單選按鈕，然後在“日曆”框中單