会议中心重要活动接待工作方案.docx

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会议中心重要活动接待工作方案

会议中心重要活动接待方案

一、各部门接待方案

重要活动接待工作是会议中心客房部的一项重点工作,也同样是各部门的重点工作,是一项需要各部门协调合作的工作,因此以下不但包括客房部的会议服务接待工作,还包括保安部、客房部、工程部等部门。

（一）客房部

会议服务主管根据重要活动要求，安排礼仪服务人员，做好迎接贵宾的各项准备工作；

会议服务主管提前掌握会议级别内容，布置安排会议服务员的具体工作；

会议服务人员提前一小时到岗，对会议室内的各项设备设施情况进行检查，如有问题进行适当处理，或拨打工程部电话通知调整、报修；

会议服务人员提前一小时开启会议室照明、空调、整理窗帘等。

按会议具体级别要求准备会议所需物品，按规定进行会议布置摆台；

在准备水杯时，要将洁净的水杯杯口朝上置于已加放了白口布的托盘上，摆放杯具时，手拿杯子的下三分之一部位；

会议开始前20分钟，再次检查会议室内的设施、设备以及所有会议用品情况；

会议服务员提前15分钟在会议室门外，迎接与会贵宾，并引导入位；

与会贵宾入座后，服务人员在一分钟之内将水倒上；并按会议需求提供（热毛巾、冷热饮），会中10-15分钟进行一次蓄水服务；

会议结束时由会议服务人员站在门口微笑与贵宾道别，请会务组人员签字；

会议结束，仔细检查会场，查看是否有遗忘物品，如有及时登记并归还学员。

（二）保安部

重要活动开始前一小时，完成各项安全检查工作，安全检查内容包括：

贵宾车队进入会议中心内道路情况、大堂内自动门情况、贵宾行进路线、监控探头状况；

会议室内消防探头测试、窗户关闭情况等，排除安全隐患，确保活动安全；

警卫人员提前15分钟到达大堂贵宾专用乘用电梯内，将电梯调整为手动控制，打开电梯门进行守候；

根据需要警卫人员负责开贵宾专用电梯，护送贵宾至所需楼层。

贵宾离开乘用车辆后由警卫人员指挥车辆到达专用停车位，并安排一名警卫人员负责看守工作（如车辆停放地下停车场由车场管理单位安排专人守候）；

贵宾活动结束前30分钟，警卫人员提前到达贵宾所在楼层电梯厅打开专用电梯，进行守候，并通知大堂警卫通知车场警卫人员做好送别贵宾工作；

当贵宾准备离开来到专用电梯时，由警卫人员开专梯陪同贵宾前往大堂，并引导贵宾到达大堂北门贵宾车辆旁边；

贵宾到达车辆旁边后，由礼宾警卫人员开启车门服务贵宾乘上车辆；

当贵宾车辆行驶经保安部礼宾岗时，警卫敬礼目送贵宾离开会议中心。

（三）客房部

保洁人员提前检查会议室门、窗、屋顶无污渍；

桌面使用专业碧丽珠家俱腊保养、桌面下部腿清洁，检查是否有可疑物，桌下地面干净；

金属饰条光亮无水印、手印、地面（地毯清洗、石材结晶）保持干净无尘土、无污物、白板干净、白板擦全新并摆放左侧、三色笔排列左黑蓝红、框架无浮土；

电话、电视、投影仪、可视会议设备上无尘土；

植物美观挑选名贵植物外型好、盆内无垃圾、叶片干净、托盘无水渍、叶无枯黄；

会议室内空气清新四周大盆植物内摆放空气净化好的小植物，保障盆内无可疑物；

窗帘或百叶窗检查是否干净无浮土，帘下无垃圾无可疑物；地脚线干净并上碧丽珠；

座椅面干净、外观干净无脏印、转椅腿无尘土，会议白板干净、无笔印、无浮土；

笔槽内干净；通道铺设红色迎宾地垫；

桌面摆放按照会议中心业主方要求的规格制定的鲜花；所有座椅保持靠背正对桌边横竖对齐，每座位间相隔50厘米；

会议期间配备专人携带清洁工具等候，以防突发事件的发生（水杯打碎、咖啡洒地面、茶水洒地毯上）。

二、会议现场工作程序

1.根据任务单或工作方案的要求配置安装全部应用设备，确保满足使用要求。

合理地进行设备安装布线，并使用胶带封贴全部裸露线缆。

2.调试麦克风、音/视频源以及系统中的全部设备至最佳状态。

3.进行系统模拟检查，确认系统所有的功能达到使用要求。

4.常规会议提前30分钟，大型会议提前60分钟，技术人员进入工作岗位开启设备系统，提供相关的各项服务。

5.根据任务需求，大型活动提前30分钟播放入场背景音乐。

6.主要领导入座后，关闭背景音乐，开启会议麦克风。

7.根据任务需求进行录音、录像。

8.监控所有视听、照明设备满足会议的使用功能。

9.会议结束时，播放背景音乐至所有的人员退场完毕。

10.关闭系统设备，恢复设备系统的初始设置。

11.会议完毕后，请会议中心业主方的会务负责人填写服务评价意见。

12.拆卸、收回全部流动设备、线缆、器材等存入库房或主机房。

13.清理场地内拆卸设备、线缆时遗留的垃圾。

三、会议技术服务标准

1.根据任务单的要求配置安装全部会议设备，充分满足使用需求。

2.会议室安装流动设备时，选择的安装机位必须是合理的，不过多占用会议室空间，不妨碍正常开会。

3.地面敷设的线缆排列整齐，使用胶带封帖，麦克风尾线做盘绕整形处理。

4.在同一会议室内安装3只以上数量的麦克风时，调整麦克的安装角度和摆放位置，使其俯仰角度统一，纵向成直线整齐排列。

5.在会议室的最佳使用位置安装投影机和投影幕，关闭投影幕上方的照明灯具，以获得最佳的投影效果。

6.调试投影设备，获得满屏的投影效果，调整焦距、焦点，进行梯形校正，使投影边框的四周平行。

7.编制的会议照明场景可满足会议讨论、投影演示、电视会议的使用要求，在满足技术需要基础上，尽量提供舒适的会议环境照明。

8.会议开始前与会议中心业主方确认相关投影、扩声功能的使用效果，达到业主方满意。

9.常规会议提前30分钟，大型活动提前60分钟完成设备的安装调试工作，技术人员进入工作岗位并开启设备系统，待会议开始。

10.全程监控会议系统，提供会议所需的全部技术功能，调试扩声设备，获得最佳的扩声音质，保持恒定适度的扩声音量，杜绝扩声啸叫或发言初始无扩声的情况。

11.10人以上的电话会议，使用偶合扩声装置，满足所有参会人的发言均能清晰的传送到远端会场。

12.高层领导出席的重要电话会议，安装备用会议终端机，避免因设备故障而导致会议通讯中断。

13.视频会议提前60分钟调通线路，预置摄像机的追踪定位，确保通讯转播的声像统一。

14.录制会议音像资料前，校对录音电平，确认所有音/视频信号的状态，避免丢失发言内容并获得最佳的录音、录像质量。

15.临时增加的紧急服务项目必须快速反映，中型以下的会议设备安装应在30分钟内完成。

16.按期完成设备系统的维护保养，各类设备的完好率达到98%以上，经检修设备达到原技术标准。

17.按照要求及行业标准完成相关区域的背景音乐播放监控，准时开启和关闭系统，提供适度的播放音量和适合的节目源，提供优质的播出质量。

18.会议服务技术人员着装上岗，使用礼貌用语，会议监控操作不得影响或干扰会议。

19.严格遵守保密制度，不泄露、不议论会议的内容。

四、签字仪式的服务程序

1.在签字仪式正式开始前2小时，各岗位服务人员应按要求做好自身仪容仪表的自查工作。

2.在签字仪式正式开始前2小时，应将一切服务设施设备（音响设备、水台、签到台、签字台、讲台、椅子、背景板等）按学员要求准备到位。

3.在签字仪式正式开始前半小时，应将业主方预定好的接待室（茶水、冰水、热水）及签字仪式过程中所需的一切（茶水、冰水、香槟及用具）准备妥当。

4.当服务人员将一切准备工作就绪后，应按要求站位于本工作岗位上，做好迎宾工作。

（包括：

大堂引导及司梯人员）

5.当学员到场后应由会议服务接待人员，按预定要求将学员引到指定场地。

6.茶水服务

1）接待室设有一名专职服务人员，服务程序及标准与会议接待服务一致，并在服务过程中须协助学员戴好胸花。

2）接待服务人员应按要求提供饮用水。

3）当会见完毕后应由接待人员将接待室内的学员引入签字仪式场地。

此时，签到台的服务人员应做好学员签到时的服务工作。

4）签到完毕后，学员落座，此时助签人员站位于指定位置。

7.当主持人宣布签字仪式正式开始时，助签人员应立即分别站于签字桌两侧，并为学员落座时做好拉椅服务。

8.助签人员此时应用距学员外侧手臂为其翻开文本，并递送签字笔，同时伸手示意签字位置。

9.如多页需签字，服务人员应每翻一页后按要求站位站好，此时便重复以上工作即可。

10.双方领导均签好后，助签人员合起并拿起签字本，然后转身到双方领导身后左手接过文本，右手递过文本。

11.交换完签字文本后，再次助签时服务规定及程序同上。

12.签字完毕后，如需互赠礼品，应由助签人员协助主办单位做好服务工作。

13.需香槟服务时，应由服务人员（男生）为每一位学员端上香槟，然后立即退出。

14.签字场地，待学员举杯庆祝后，再立即收回香槟杯。

15.签字仪式结束后，应由接待人员按学员需要为其引导到指定地点，如：

餐厅或送出会议中心等。

五、临时到访重要贵宾接待预案

1.任何人接到通知或遇到重要贵宾临时到访时应及时通知客房部经理。

2.客房部经理应及时通知下列人员：

总物业经理、保安部经理、工程部经理、客房部经理。

3.客房部立即启动重要贵宾接待程序。

4.保安部立即在重要贵宾行走路线、及大堂内设立岗位负责安全工作。

5.工程部迅速将专用电梯降至首层等候。

6.客房部做好迎接贵宾礼宾接待服务准备工作。

7.客房部会议服务人员做好会议室、接待室接待、布置工作。

8.客房部迅速做好会议室、接待室卫生清洁工作。

9.工程部做好会议室、接待室设施设备的检查、提供音响服务的各项准备工作。

六、会议中心会议等级标准

级别

标准

A级

重要领导人贵宾接待活动、中央领导来访及重要外事接待活动等。

B级

部级会议、总部年度、季度、月度工作会议、一般性外事接待活动等。

C级

部门级会议、各类培训、专题讨论、社会团体的参观访问接待活动等。

D级

处级会议、各部门日常工作会议、临时性会议等。

会议中心会议服务预约记录单

会议日期：

年月日（星期）会议时间：

（AM/PM）至

预约人：

预约人部门：

预约人电话：

会议地点：

层会议室参加人数：

会议题目：

会议等级：

会议提供饮料：

茶（红茶□乌龙茶□铁观音□花茶□）品牌

水（纯净水□纯净水□苏打水□）品牌

速溶咖啡□现磨咖啡□品牌

点心□干果（黑瓜子□白瓜子□开心果□大杏仁□）

会议提供设备：

麦克风□幻灯机□投影仪□录像机□电视机□

会议桌摆放形式:

备注（特殊要求）：

会议服务人员：

会议服务完成确认签字：

请提出宝贵意见及建议：

会议中心会议摆台标准

A级（接待贵宾会议服务标准）

用品

标准

黑色皮质文件夹

文件夹摆在座位前桌面中央成直线，每人1个

A4尺寸会议记录纸

会议记录纸插在文件夹内，1式3张，每人1份

高级水笔

置于文件夹上，笔尖朝左上成45度角，每人1只

矿泉水

商标面向座位，下垫杯垫，每人1瓶

水杯

摆在皮夹右侧，下垫杯垫，每人1个

鲜花

鲜花置于桌面中央

茶点

置于食品盘中，下垫花纸垫，每2人1份

茶杯

置于右手侧，每人1套，茶叶铺满杯底

笔筒

置于边台上，内放红蓝铅笔2支，记号笔2支，铅笔5支，直尺1把，每台1个

面巾纸

置于边台上，每台1盒

热毛巾

置于边台上,每人1个

保温瓶

置于边台上，每5人使用1瓶开水

咖啡、果汁、水果、饮料

置于边台上，根据会议预约进行摆放

B级（重要会议服务标准）

用品

标准

会议便笺

便笺摆在座位前桌面中央成直线，每人1份

铅笔

摆在便笺上，笔尖朝左上角成45度，每人1支

矿泉水

商标面向座位，下垫杯垫，每人1瓶

水杯

摆在便笺右侧，下垫杯垫，每人1套

茶杯

置于右手侧，每人1套，茶叶铺满杯底

笔筒

置于边台上，内放红蓝铅笔2支，记号笔2支，铅笔5支，直尺1把，每台1个

面巾纸

置于边台上，每台1盒

保温瓶

置于边台上，每5人使用1瓶开水

水扎

置于边台上，盛满冰水，根据需要随时服务

咖啡、果汁、水果、饮料

置于边台上，根据会议预约进行摆放

热毛巾

置于边台上,每人1个

C级（普通会议服务标准）

用品

标准

茶杯

置于右手侧，每人1套，茶叶铺满杯底

面巾纸

置于边台上，每台1盒

保温瓶

置于边台上，每5人使用1瓶开水

咖啡、茶点

如有外宾参加会议，根据需要随时服务

D级（基本会议服务标准）

用品

标准

纸杯

置于右手侧，每人1只

茶叶

散装茶叶铺满杯底，袋装茶叶每人1袋

保温瓶

置于边台上，每5人使用1瓶开水

冰水

置于右手侧，根据学员需求添加

会议中心重要活动预定记录单

预订日期：

年月日

电话记录

来电时间：

部门：

姓名：

电话：

活动内容：

活动需求：

文字记录

接收时间：

部门：

姓名：

电话：

材料名称：

评估结果

可行

不可行原因：

与学员沟通情况：

备注：

预定人员：

总物业经理：

客房部经理：

日期：

会议中心重要活动工作通知单

预定部门：

活动时间：

活动地点：

活动人数：

活动主题：

联系人及电话：

布置要求

场地布置：

工程设备：

音响视听：

服务要求：

安全保卫：

预定时间：

预定人：

特别注意事项

客房部

完成时间：

部门经理签字：

会议服务

完成时间：

部门经理签字：

工程部

完成时间：

部门经理签字：

保安部

完成时间：

部门经理签字：

客房部

完成时间：

部门经理签字：

绿植公司

完成时间：

部门经理签字：

餐饮部

完成时间：

部门经理签字：

外保公司

完成时间：

部门经理签字：

地下停车场

完成时间：

部门经理签字：

签收时间：

总物业经理签字：

年月日

会议中心重要活动业主方意见反馈表

重要活动内容：

活动时间：

活动地点：

活动人数：

活动主题：

活动主要协办部门：

协办部门负责人：

重要活动意见反馈

□学员满意

□一切正常

□学员意见

□接待部门意见

□改善建议

总物业经理：

客房部经理：

会议中心重要活动更改通知单

更改日期：

时间：

活动名称：

日期：

时间：

地点：

预定单编号：

更改内容

预定负责人：

发送部门：

工程部：

保安部：

停车场：

会议服务：

客房部：

餐饮部：

总物业经理客房部经理会议服务员

会议中心重要活动预演检查单

活动名称：

活动日期：

预演日期：

检查事项

负责人员

完成情况

存在问题

改进措施

服务人员岗位设置

贵宾及学员行走路线

服务人员着装仪表与效果

服务人员岗位工作内容与程序熟悉程度

语言与礼貌运用规范性

活动各相关指示牌的摆放

主席台/讲台/座位的准备布置

贵宾休息室的准备布置

衣帽间的准备布置

茶水/咖啡台的准备布置

签到台的准备布置

背景板/展板/横幅的准备布置

请柬/入场券/证件的识别

桌卡/座号/标识的制作

会议/宣传材料的准备与分发

会场内外/贵宾室的电话安装

电梯/灯光运行测试

视听/音响设备调试

乐曲/背景音乐播放效果

会议录音/录像工作安排

演讲/演示/演出的彩排

同传设备调试检查

引导人员的安排与培训

颁奖人员的安排与培训

外借人员的安排与培训

工作人员的膳食安排

鲜花/绿植的摆放与布置

会场及活动区域保洁情况

垃圾的回收与处理

洗手间内的准备情况

交通指挥工作情况

停车场地的准备情况

紧急疏散通道的检查

检查人员签字：