赢商网世邦魏理仕财务部工作手册.docx
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赢商网世邦魏理仕财务部工作手册
世邦魏理仕
物业管理财务手册
北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司
资产服务部编制
目录
第一章
财务部组织架构及岗位职责……………………………………………
3
第二章
财务工作职责……………………………………………………………
5
一、
财务部工作职责…………………………………………………
6
二、
财务部岗位职责…………………………………………………
7
第三章
财务管理规定及管理制度………………………………………………
10
一、
财务管理规定……………………………………………………
11
二、
财务管理制度……………………………………………………
21
第四章
财务工作程序……………………………………………………………
33
一
审批签署程序……………………………………………………
34
二
支票、发票、收据的申领程序…………………………………
34
三
支票报销或费用支出程序………………………………………
35
四
现金报销及管理程序……………………………………………
35
五
申请采购普通的办公用品/大厦物品程序……………………
36
六
申请采购资产类物品/工程用材料/非经常性维修工程程序…
37
七
管理处收入程序…………………………………………………
37
八
仓库管理及物料盘点程序………………………………………
38
九
工具借用程序……………………………………………………
39
十
业务招待费程序…………………………………………………
39
十一
公共事业费缴款流程……………………………………………
39
第五章
物业管理公司财务交接项目明细………………………………………
41
第六章
财务常用表格……………………………………………………………
43
第一章
财务处理原则
财务处理原则
北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司所采取的物业管理模式为基金式管理。
每个项目有自己独立的银行账户，管理费收入属于共同业主;项目的费用从管理费的收入中支出，管理费有盈余的归属共同业主所有。
物业管理公司适用的会计制度为：
外商投资企业会计制度;
物业管理公司的账务处理原则是：
权责发生制原则。
所有的费用将按照投标或年初时的项目经营预算进行控制，分配以及预提，每月的营业税金通过世邦魏理仕北京总公司代缴。
在佣金收取方面，北京世邦魏理仕在其管理期间，将只按月收取一定管理者酬金的模式进行；而有关管理者酬金的收取比例依照委托管理合同中的有关条款执行。
管理费收取标准确定的原则：
北京世邦魏理仕管理的项目，管理费收取的标准为以支定收的原则，根据项目每年所做出的经营预算，来确定管理费收取的价格。
如果是补贴式经营的，按照委托合同中相关规定收取。
应收账款不计提坏账准备，采用实际转销法进行账务处理。
第二章
财务工作职责
财务部工作职责
财务部在总物业经理的领导下，行使财务管理、财务监督以及成本核算的职能。
主要任务包括：
筹措资金、财务核算、编制预算、审核各项成本费用支出、组织收款业务、承担成本核算和会计核算等会计职能；制作各种财务报表；保证财务信息畅通，利用财务分析和数据资料为管理人员提供决策依据。
1、掌握经济信息，作好经济预测。
掌握国家已出台的经济法规、政策、条例，广泛收集市场信息及各种经济资料、市场发展趋势等，为总物业经理组织公司重要经营活动提供客观依据。
2、编制财务预算，确定财务管理目标。
即在市场调查和经济预测的基础上，组织公司各部门做好财务预算，编制部门计划，搞好综合平衡，编制公司的财务收支预算，确定公司及各部门的财务管理目标。
3、合理运用资金，加快资金周转。
即以预算目标为基础，合理控制成本和费用，加快资金周转，提高资金使用效率。
4、加强经营收入管理，保证资金及时回笼。
5、加强成本费用管理，提高经济效率，定期编制成本、费用及经营收入分析报告，为考核各部门目标管理预算指标的执行情况提供依据。
6、加强固定资产管理，提高固定资产利用率，监督固定资产使用过程，延长固定资产使用寿命，提高固定资产使用效率。
7、加强会计核算，按时上报各种财务报表。
根据公司要求设置会计科目、编制会计报表，定期组织资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、成本费用和税金核算、利润和利润分配核算等全面核算。
按期提供会计报表和各种统计报表，为总物业经理的经营决策和经营的正常开展提供依据。
岗位职责
一、财务部经理
直接上级：
总物业经理
直接下级：
财务部会计、出纳、收银员
岗位职责：
1.主持财务部全面工作，对各项财务会计工作定期研究、布置、检查和总结，对总物业经理全面负责财务工作；
2.落实各项财务制度、规范，制订财务部岗位责任制，检查、监督、指导各岗位工作；
3.编写财务分析报告，审核各种对内、对外财务报表；
4.严格按照财务预算、经济合同审批各项开支，实施财务监督；
5.协助总物业经理，组织编制项目年度财务预算，按时上报月度财务预算；
6.根据发展商/业主委员会审核批准的年度费用开支预算及管理公约，监督、检查、稽核管理费收支情况，严格控制各项支出在预算之内；
7.参与重大经济业务、合同管理业务开拓的可行性研究，为总物业经理决策提供参考性信息；
8.协调财务部与其他部门、客户、发展商财务部、总公司财务部的关系；
9.负责与银行、税务、工商联络及商讨有关物业管理公司的税务及外汇等事宜；
10.协同总物业经理出席定期与业主的会议，每月对项目的财务状况作出报告分析及提出建议；
11.配合内部、外部审计人员对物业管理公司的财务账目进行审计工作；
12.保证账务处理符合国家法律法规及政策；
13.总物业经理交办的其他工作。
二、会计
直接上级：
财务部经理
岗位职责：
1.全面熟悉业主资料，准确掌握账单发送信息，及时向上级提供业主欠费情况；
2.监察业主应交之管理费、公用事业费及其他费用的收取，定期对业主发送缴费通知，根据业主欠费情况及时发送催款账单以及分析欠费原因，采取适当的追缴行动，及时通知财务部经理/总物业经理，由总物业经理决定是否发送催款最后通牒以及采取相应的措施；
3.贯彻执行收取物业管理费的程序并维持较高的收款率；
4.关切业主变动情况，凡有业主搬迁的情况，必须查阅有关合同文件资料，并与发展商/业主联系，核查业主各项费用的清缴情况，租赁情况变动要及时取得发展商/业主的书面授权书；
5.及时制作搬入/出业主欠交费用账单，分析每月和全年应收款项的回收率；
6.经常保持与业主联系，核对账务，负责对业主欠账情况查询及解释；
7.日常运行的账务处理，编制各种记帐凭证，编制各种财务报表及财务状况分析表；
8.负责物业管理费及公共事业费的统计核算，负责计算提取员工工资、福利费及营业税金；
9.负责每月与总部及发展商财务进行往来帐目的核对；
10.负责每月月末与出纳核对现金、银行账，盘存保险柜库存现金；
11.定期稽核仓库管理员提交的盘点报表，及时向财务经理提交盘点分析报告；
12.年末配合审计师组织各部门进行一次资产盘点清查工作；
13.及时打印记帐凭证、会计帐簿，并装订成册，负责会计资料、档案管理；
14.协助财务经理进行年度审计工作；
15.财务经理交办的其他工作；
三、出纳
直接上级：
财务部经理
岗位职责：
1.严格按照财务制度办理现金收付、银行结算业务及日常报销及支出，确保各项收支必须得到充分的授权；
2.逐日序时登记现金日记账，每日清点现金，保证账实相符，库存现金余额不得超过规定限额；
3.逐日序时登记银行存款日记账，月末编制“银行存款余额调节表”；
4.日常费用报销工作，收集审核日常报销单据，审核原始单据是否齐全、是否符合规定，审批手续是否完备，对不符合规定的一律不予办理；
5.及时将所收款项存入收入帐户，办理收入帐户与支出帐户的结转手续；
6.及时编制现金流量报表；
7.及时汇总业主各项费用的收取情况，与会计对帐；
8.妥善保管各种发票及收据，完善各种票据的收、发、领用手续；
9.按时缴纳各项税款，办理发票购买事宜；
10.月末盘点收银员备用金；
11.与总公司日常工作的沟通与联系（费用报批、各种签章等）；
12.完成领导交办的其他工作。
四、收银员
直接上级：
总出纳
岗位职责：
1.负责业主各种款项的收取工作；
2.妥善保管库存备用金及各种单据等；
3.每日将当日收款情况表及所收款项交予出纳，双方核对相符后，签字确认；
4.严格按照规定收取各种款项，如遇特殊情况应得到财务经理/总物业经理批准后方可办理；
5.严格按照规定开据各种发票及收据，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。
第三章
财务管理规定及管理制度
一、财务管理规定
会计档案管理规定
针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。
1.会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。
具体包括：
1.1会计凭证类:
原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;
1.2会计账薄类：
总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿;
1.3报告类：
月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;
1.4其他类：
银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料。
2.项目每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。
当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1年。
期满之后，由财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。
3.财务部保存的会计档案不得借出。
如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。
查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
4.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。
会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天开始计算。
定期保管期限为10年、15年两类。
5.本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。
会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。
6.保管期满的会计档案，除第（七）条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；
6.1由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
6.2总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见;
6.3销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销;
6.4监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总物业经理。
7.保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。
单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。
8.采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。
财务预算制定
为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。
1.相关职责
1.1财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11月份着手编制下年度的财务收支预算。
1.2费用支出部门详细提供过往12个月财务资料；
1.3客户资料管理部门详细提供过往12个月电费和水费统计表的明细资料；
1.4各部门提供下一年度的费用预算开支计划；
1.5总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。
2.编制要求
2.1坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商/业主委员会审批的
收费标准为准则；
2.2根据各部门提供资料，进行分析及计算；
2.3将计算分析出的数据资料,形成初稿；
2.4预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物
业经理审核；
2.5提交发展商/业主委员会审批；
2.6发展商/业主委员会审批通过后贯彻执行。
3.资料处理
3.1用于编制年度预算的资料应进行归档登记；
3.2年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保存。
管理费支出管理规定
管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。
制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。
1.管理费主要支出项目
1.1共用设备、设施的维修及保养费；
1.2公共区域消耗的公共事业费用；
1.3.交办的其他工作；程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费。
________________________________________________________________________________________________公共区域绿化费及节日装饰费；
1.4公共区域清洁、杀虫费用；
1.5管理人员支出，包括工资、福利、制服及装备等；
1.6物业管理公司酬金（按管理合同规定）；
1.7大厦保险费；
1.8审计费、律师费及聘请专业人员费用；
1.9固定资产折旧费；
1.10应急及不可预测费用；
1.11税费；
1.12行政办公费用；
1.13其他为管理的合理支出。
2.管理费支出监管
2.1每年度的管理费开支必须按年度预算项目执行；
2.2每月的管理费用支出应按本预算执行，如每一具体项目的费用支出超过
预算金额，物业管理公司必须在季度和年度财务报表做出合理解释。
2.3每年度管理费开支原则上应按照预算项目执行；
2.4凡发生与会计制度和税法相违背的费用支出严禁在管理费中列支；
2.5财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。
存入保证金管理规定
为规范对客户所缴交的押金、保证金的管理，正确反映其变动状况，特制定本管理规定。
1.装修保证金收缴管理
1.1装修保证金收缴管理
为客户进行装修的施工单位，必须缴纳装修保证金，装修保证金按照管理公司有关装修管理规定收取。
1.2装修保证金退还管理
1.2.1装修保证金退还的前提条件为工程验收合格。
客户装修工程完工，提出验收申请，工程部系统工程师、管业部经理及保安部经理会同设计单位、施工单位、建设单位、监理单位对其进行验收并在单位工程验收记录上签署合格，方可申请退还押金。
1.2.2财务部根据工程部、管理部及保安部签署的验收合格及退还保证金的意见，核实其保证金缴交情况，签署意见。
1.2.3办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续的完备性，要求客户在收据或说明书上签收确认，并登记其有效证件的号码；
1.2.4经核实无误后，进入办理退款程序。
2.施工出入证押金管理
为客户进行装修的施工人员，必须办理施工出入证，同时按规定缴交施工出入证押金。
2.1施工出入证押金收缴管理
根据管理公司装修管理规定，向施工人员收取施工出入证押金。
2.2施工出入证押金退还管理
2.2.1施工人员凭完好无缺的施工出入证及有关申请表退还押金；
2.2.2管理公司应根据审查后的施工证件，在申请表上签署意见后转交财务部办理退款手续。
2.3财务部人员审核无误后，方可办理退款。
有偿服务收费管理规定
为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。
1.工作程序
先服务后收费
1.1管业部对客户所需维修项目的相关内容详细填写记录并输入电脑，根据物业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单;
1.2维修人员在客户同意服务价格后，为客户提供有偿服务，最后请客户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给管业部，第二联返工程部，第三联交财务部；
1.3各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签署后交仓库管理员进行库存登记；
1.4当工程维修单与工程部核对后，财务部每月15日前将上月的维修费用列入有关客户的缴费通知书计费收取。
2.其他要求
2.1维修人员对客户提供服务后，不能直接向客户收取现金，更不能接受客户的小费或其他馈赠物品;
2.2若客户要求的服务超出现服务范围时，维修人员应礼貌地给予合理解释，并尽最大能力提供协助（如资料提供等），最后将情况反映至管理部负责人；
2.3根据市场价格及实际情况的费用变化和客户服务需求，物业管理公司应及时增减服务项目或修订收费标准。
应收账款管理规定
物业管理公司根据《管理公约》及项目的具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：
〈项目名称〉根据《〈项目名称〉管理公约》，及现在〈项目名称〉应收账款具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：
1.收取原则及计算标准
管理费的收取原则，实行上收费的原则管理费收取的标准为RMB？
/m2/月。
公共事业费及相关杂费的收取原则，实行下收费的原则即每月发送出的账单是上月的电费、水费、煤气费等实际消耗量发生的金额。
电费的收取标准为RMB？
/kwh；水费收取标准冷水和中水为RMB？
/ton，热水为RMB?
/ton；煤气费的收取标准为RMB?
/m3。
公共事业费用的读表时间为每月10日。
2.收取方法
业主（租户）可以将管理费或公共事业费以现金或支票形式直接交到管理处的财务部，也可以通过银行转账。
我处的开户行及账号名称如下：
开户名称：
北京世邦魏理仕物业管理服务有限公司
开户行：
银行地址：
银行帐号：
3.应收账款管理制度及相关措施
-管理处实行应收账款账单准时发送及时收回的原则。
每月有关部门将准确无误的相关数据13日下午五时前送到财务部。
财务部每月13至14日将原始数据录入计算并和制作账单，每月16日将所有的管理费、公共事业费账单发送完毕。
每月底的最后一天为付款的最后期限。
-交费期限：
自发出账单之日起，两个星期内交纳。
付款人如遇特殊情况不能及时付款，应以书面形式通知管理处财务部。
财务部将酌情向公司申请适当延长付款人的付款期限。
-逾期管理：
如果业主（租户）未有特殊情况，在规定的付款期限内没有交纳相关费用，本处将在账单付款最后交款日过后的第7日发送催款单。
催款单发送7日后，即应付款项的最后期限。
仍未付款的，管理处将采取进一步措施即开始计算滞纳金。
滞纳金的计算标准为：
按天计算滞纳金
每天滞纳金金额=付款人应付金额总数X0.5‰
滞纳金总额=每天滞纳金金额X逾期天数
逾期天数包括国家法定假日和每周的休息日。
-如果逾期超过2个月（从付款的最后期限之日起），在收取滞纳金的同时，物业公司将向业主委员会提出书面报告，经业主委员会同意后，对未支付管理费和公共事业费的业户发出书面通知，明确在通知的7日后，将采取停止供水、电或煤气等相应的措施，以避免共同业主及物业公司在经济上的损失。
对恶意拖欠费用的业户，坚决采取相应的法律措施。
-手续费的收取：
针对逾期付款超过2个月以上的业户。
物业公司将收取必要的手续费，作为因业户违约引起管理者额外工作及相关费用的补偿。
超过付款期限2个月以上的，每次收取手续费￥300元。
代收代缴费用管理规定
代收代缴电话费
1.每月12日之前，必须将上月的客户电话费清单和发展商已缴纳的电话费发票复印件送交到物业管理公司财务部会计的手里。
作为物业管理公司确认应收款项的依据。
2.每月16日财务部将电话费账单分别发送给客户和发展商，如果遇到节假日，账单的发送日期和第1项操作程序相应提前。
3.财务部将要按照具体的付款信息确定电话费账单发送的对象，客户使用的发送给客户；空号和发展商承诺付款的发送给发展商。
4.电话费的付款期限与管理费和公共事业费用的付款期限相同，即客户自收到账单之日起有2周的付款时间。
如果超过财务部确认的付款期限而且没有合理书面的逾期付款理由，财务部将要按照应收款项管理规定，进行相应的处理和措施，对于60天内仍不交纳电话费或所欠电话费超过电话押金者，物业管理公司将强行切断电话，并责成欠费者垫付两个月押金，从该电话押金中抵补未收回的电话费。
5.由于电话费用的收取行为属于替发展商收取的代收行为，每月月底物业管理公司的财务部须与发展商的财务部进行内部往来款项的确认，具体的确认函需要双方财务负责人签字确认，同时，也可以作为付款申请或者往来账项抵扣的依据。
6.以上的付款申请或者往来款项的抵扣是指物业财务部实际收回的电话费金额，不应包含应收而未收回款项。
7.电话费从发展商账户划款，如需要物业管理公司立即全额划给发展商，则电话押金应放在物业管理公司；如只将收到多少电话费就划给发展商多少，则电话押金存入发展商账户。
代供应商收取的费用
为了严格遵守北京市税务局关于发票的使用和管理规定，对管理公司的各项代收款项进行有效的管理，现对管理公司的代收款项的条件做出明确规定：
1.收款人必须是与管理公司签订合同的分包商或者与管理公司签订正式的委托代收款合同，否则，将不予代收。
2.必须有付款人同意付款的确认函。
3.代收款项到达管理公司的账户后，收款人才能向管理公司申请支取款项。
收款人所提供给管理公司的发票，必须是符合北京市税务局颁布新发票使用和管理规定的正式发票（即2001年4月1日起实施的新规定），而且发票必须真实有效。
管理公司将按发票上的财务章的名称作为付款支票的抬头。
在收到代收款项后，管理公司将代扣代缴营业税，税率为5%。
银行收取的2手续费以及代收款项属于外币的汇兑损益由收款人自己承担，管理处不予承担。
二、财务管理制度
财务公开监督制度
制定财务管理公开监督制度，是为增加财务管理的透明度，真正体现财务管理公平、公开、公正的有效性。
1.年度预算编报的规定
1.1物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原则;
1.2年度预算中费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利增减的变动幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况指定，同时，还要征得发展商/业主委员会的同意，方能列入预算;
1.3年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明;
1.4年度预算报表须经发展商/业主委员会审批后，方可执行。
2.收费标准公开化
2.1物业管理公司所有的收费标准均向业户和发展商公开，并且在北京有关物价管理部门备案。
同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费。
2.2管理费收费标准须按物业管理委托合同中规定的标准收取或者按经发展商/业主委员会审批通过。
2.3物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将要向所有的客户公示。
各项服务收费标准具体包括材料费、人工费、税金和适当的企业利润。
3.费用支出公开化
3.1年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，物业管理公司需要做出书面的合理解释。
3.2日常运行设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应通过招标方式公平竞争，择优选择承包商。
3.3各
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