物业接管入住及装修管理参考资料.docx
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物业接管入住及装修管理参考资料
物业接管
（注意：
以下内容仅供参考，操作时必须根据成都市的相关文件规定和收费标准进行操作，只是借鉴，请大家先自行学习。
---李忠明）
1.0物业接管
总经理负责组织成立楼宇接管领导小组。
各部门依照各自的职责分工,参与楼宇接管工作,并按规定组成接管领导小组的各项专业组。
2.0物业入住
2.1管理处主任负责整个入住过程的策划、组织、分工和安排。
2.2管理处主任助理负责邀请嘉宾参加入住典礼,并进行舆论宣传,发布信息。
2.3管理处相关人员负责入住的具体实施。
3.0楼宇接管小组的成立和要求
3.1由总经理牵头,组织各部、处、室成立验收、接管领导小组，组长由总经理担任，
按专业设立工程土建组、机电组和资料组。
3.2由领导小组组长负责整个工作过程的总策划、总指导、总分工，由各专业组组长负责接管验收工程质量的把关。
领导小组组长组织编制《物业接管组织计划》。
3.3各专业小组按国家、省、市工程验收标准——《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》、《房屋接管验收标准》、《关于住宅区物业管理接收程序和收费有关事项的通知》验收楼宇，确保楼宇的各项功能、指标符合规定之要求。
4.0楼宇接管资料的准备
4.1在楼宇现场检查验收之前,资料组应向开发建设单位、工程施工单位、监理单位、消防管理部门、管道煤气公司、配套工程施工单位、设计院等收集索要物业规划图、竣工总平面图、单体建筑及结构竣工图、地下管网图、建筑施工竣工图、隐蔽工程验收签证、沉降观察记录、竣工验收证明、房地产权属关系的有关资料、机电设备使用说明书、消防系统竣工验收证明、电梯等公共设施检查验收证明、用水、用电、用气指标批文、水、电、气表校验报告等图纸资料，并对所有图片资料进行查验，记录在《_____楼宇接管图纸资料交接清单》上。
4.2楼宇初次检查验收
接管领导小组参与开发建设单位、工程施工单位、监理单位、消防管理部门、管道煤气公司、配套工程施工单位、设计院等依照《城市住宅小区竣工综合验收管理办
法》、《房屋接管验收标准》、《关于住宅区物业管理接收程序和管理收费有关事项的通知》规定，联合组织的现场检查验收工作。
4.3工程土建组、机电组负责对楼宇的主体结构、单元住宅、公共配套设施、供水供电、机电设备、电梯、消防、管线、开关等工程土建、机电实施进行现场检查验收，具体执行《城市住宅小区竣工综合验收管理办法》、《房屋接管验收标准》、《关于住宅区物业管理接收程序和管理收费有关事项的通知》之规定,并将现场查验收结果分别记录在《物业交接验收表》上。
5.0核实资料
5.1工程土建组、机电组在现场检查的同时，应核实资料组提供的资料，逐项查明，计量清楚。
当发现实际情况与资料有不符时，应及时记录并请相关单位的陪同检查人员签字，同时提请相关单位尽快查明原因。
5.2验收结束后，接管领导小组组长在现场召开总结会，对验收中存在的问题进行归纳汇总，并将《物业交接验收表》交工程施工单位、监理单位，限期整改。
6.0楼宇复验
6.1楼宇的复验由工程土建、机电专业人员会同开发建设单位、工程施工单位、监理单位、配套工程施工单位联合进行。
6.2工程土建组、机电组对初次验收发现的问题进行复查,对尚未整改或整改不彻底的部位进行跟踪,直至达到符合规定的要求和标准,并记录在《物业交接验收表》上。
7.0楼宇及公用设施等到接管交接
7.1接管领导小组会同开发建设单位、工程施工单位、监理单位、配套工程施工单位等联合进行接管交接。
7.2楼宇及公用设施等移交内容
7.2.1楼宇
7.2.1.1各类房屋清单及各类钥匙；
7.2.1.2单体建筑、结构、水、电、气设备竣工图；
7.2.1.3住宅区规划图、竣工总平面图；
7.2.1.4其他必要的技术资料（含设计变更和隐蔽技术签证）。
7.2.1.5公用设施、设备及公共场地；
7.2.1.6公用设施、设备及公式场地清单；
7.2.1.7绿化竣工图、室外竣工图（含地下管网、道路、停车场等）；
7.2.1.8机电设备操作、维护说明书；
7.2.1.9其他必要的技术资料（含设计变更和隐蔽技术签证）。
7.2.2移交钥匙由物业接管小组组织对楼宇的单位住宅、商业用房、停车场、机电设备房、值班室、卫生间等的门锁钥匙进行核对，准确无误后，正式接收钥匙，并填写《钥匙交接记录》，由施工单位、监理单位、物业接管单位负责人签字后，三方各执一份。
7.2.3移交资料
7.2.3.1由资料组负责各类图纸资料的核对接收,填写《物业交接验收表》，并根据《文件管理程序》要求予以分类编号，列出清单，然后转交办公室文件管理员统一归档保管。
在核对中，对发现缺少和不符的情况，应及时与相关单位联络补充修正。
7.2.3.2由接管领导小组与开发单位就楼宇保修事宜，明确维修责任和保修期限，签订《楼宇交付保修协议书》。
7.2.3.3开发建设单位按总投资2%的比例一次性向物业管理公司划拨专用基金，用于购买管理用房和部分商业用房以及公用设施重大维修养护项目。
7.2.3.4由总经理按照深圳住宅局《关于住宅小区（大厦、工业区）管理处主任任职条件的通知》的要求任命管理处主任,并组建管理处。
管理处按照《物业委托管理合同》和政府的有关规定对已接管的物业进行管理。
8.0物业入住
8.1入住准备
8.1.1管理处主任负责业户入住准备工作的安排策划，并编制具体的《业主（住户）入住工作人员分工计划》。
8.1.2相关人员根据计划安排，做好以下准备工作。
8.1.3备齐入住前的所有文字资料,具体见《业主（住户）入住资料清单》。
8.1.4入住手续办理场地的安排、布置、装修。
8.1.5对入住现场进行具体布局、安排、分工。
8.1.6组织各岗位人员进行专业培训、岗位分工，明确注意事项。
8.1.7如需要举办入住仪式典礼,则由管理处主任、主任助理负责安排和组织,安管部负责维护现场秩序。
8.1.8管理处通过准备,要确保做到对业户提供一条龙服务,为业户节省时间,保证办理入住手续简洁、方便。
管理处工作手册
物业资料移交清单
____________管理处WI/DTF/GI-033版本：
A/0
物业名称：
物业位置：
序号
资料名称
数量
备注
移交单位：
移交人：
年月日
接收单位：
接收人：
年月日
管理处工作手册
物业资料移交清单内容
一、产权资料
□a.项目批准文件；
□b.用地批准文件；
□c.建筑执照；
□d.业主姓名、产权、居住位置、建筑面积清单；
二、市府验收合格资料：
□a.工程竣工验收证书；
□b.消防工程验收合格证；
□c.市完善配套办公室小区综合验收合格证书
□d.用电许可证；
□e.供用电协议书；
□f.用水审批表、水费收缴合同书；
□g.卫星地面接收设施许可证；
□h.电视共用天线合格证；
□i.电梯使用合格证。
注：
煤气、电话由市有关公司负责维修保养及验收。
三、工程技术资料
□a.建筑、结构、电气（强弱电）、给排水（包括消防）、空调、煤气等工程的全套竣工图纸及各类公共设备使用说明书、调试报告等。
□b.地质勘察报告；
□c.工程合同及开、竣工报告；
□d.工程预决算分项清单；
□e.图纸会审记录；
□f.工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）；
□g.隐蔽工程验收记录；
□h.沉降观察记录及其沉降观察点布置图；
□i.竣工验收证明书；
□j.钢材、水泥等主要材料的质量保证书；
□k.新材料、构配件的鉴定合格证书；
□l.水、电、空调、采暖、电梯等设备及卫生洁具的检验合格证；
□m.砂浆、混凝土试块试压报告；
□n.供水、供暖管道的试压报告；
□o.机电设备订购合同、单台设备的说明书、试验记录及系统调试记录。
管理处工作手册
房屋及公用设施等移交书
____________管理处WI/DTF/GI-034版本：
A/0
工程名称
所在位置
开发单位
结构类型
建设单位
建筑面积
物管单位
交接时间
移交内容
备注
住户钥匙的接收
共户、每户套
业主（住户）家中水、电、建筑的接管验收
户
公共部位的验收（走道、天台、管道井等）
裙楼的验收
地下室的验收
绿化的验收
室外管网（井）的验收
公用设备清单
份张
公用设施清单
份张
公共场地清单
份张
移交单位（盖章）:
日期:
接收单位（盖章）:
日期:
管理处工作手册
房屋附属设施设备移交书
____________管理处WI/DTF/GI-035版本：
A/0
物业名称
所在位置
开发单位
结构类型
建设单位
建筑面积
物管单位
交接时间
本物业经双方验收，以下系统符合接管验收标准。
电梯
自备发电系统
中央空调
生活水泵
消防水泵
高、低压配电柜
干式变压器
交通道闸系统
消防系统
闭路监控系统
对讲报警系统
公共天线系统
其它
移交单位（盖章）:
代表:
日期:
接收单位（盖章）:
代表:
日期:
管理处工作手册
工程质量问题处理通知单
公司：
由贵公司开发的工程项目，经检查，发现存在以下质量问题，严重影响使用功能及安全，请贵司责成有关单位整改为盼。
接收人：
序号
存在的质量问题及位置
检查人
整改结果
复查人
深圳市祥祺物业管理有限公司
年月日
第一联：
发展商第二联：
管理处第三联：
项目部
业户入伙管理规程
1.0公司负责指导管理处入伙工作的筹备和进展，并在有需要时调配资源。
2.0公司行政办公室负责在入伙前一个月将所需各项印刷文件资料及指导、现场布置用品准备齐全。
3.0管理处主任负责入伙管理工作的主要安排，明确有关负责入伙工作人员的职责，并对整个入伙工作进行综合性管理协调。
4.0客户服务部负责入伙发放文件及签约工作，解答业主在入伙过程中提出的各项提问，或给予指引及帮助，展现公司优良服务形象。
入伙现场为接待组。
5.0财务部负责先为业主结清购楼手续款项，然后收取入伙费用。
入伙现场为财务组。
6.0工程部负责陪同业主验楼，并将不合格问题及时反馈给发展商，并督促完成。
入伙现场为验楼组。
7.0安管部负责维持现场秩序，给业主指引方向和位置，展现安管服务形象，并在有需要的情况下协助验楼组工作。
8.0工作程序
8.1接待组工作程序
8.1.1接待组协调各部门做好入伙准备工作，明确入伙各项手续，准备好入伙所用的各类资料、表格，分户装袋统一编号。
8.1.2向发展商索取有关业主资料，并确认无误。
8.1.3安排人员负责对业主办理入伙手续时的咨询和引导，并在办公现场张贴有关公告及指引等。
熟悉入伙作业程序和各种表格填写方法。
8.1.4业主前来现场办理入伙时，由接待员将业主领至签约组办公区，简略向业主介绍入伙收楼的程序，并介绍细看有关公告。
8.1.5客服助理对业主提交的《收楼（入伙）通知书》、个人资料包括身份证原件、护照、购房合同原件、委托书等资料进行核验。
8.1.6确认后收取《收楼（入伙）通知书》，并向入伙申请人发放《业主公约》、《住户手册》、《前期物业管理协议》、《房屋质量保证书》、《住宅使用说明书》等资料，需要签约的当场签约，并要求填写《业主资料登记表》、《车辆管理档案》，提供身份证、购房合同复印件和家庭成员、车辆照片。
8.1.7已有装修计划者发放《业户申请装修审批表》、《前期装修管理协议》、《装修承诺书》、《防火责任书》等资料，并要求申请人对上述文件在《业户文件资料发放登记表》上进行签收。
8.1.8完成以上程序后，告知业主在财务部交纳各项入伙费用。
8.2财务组工作程序
8.2.1业主在客户服务部签约组填写和接收完各类书面文件后，到财务部缴纳各项费用。
8.2.2财务组工作人员需先确认业主购房款项及手续已清，才能为其办理入伙费用缴纳手续，未缴清购房余款的需先缴纳此项费用。
需验的单据或资料有：
已缴楼款收据、购房款余额/抵押证明书、购房合同原件等。
8.2.3凭缴款通知书收取每户三个月预交管理费、信报箱费，开具收据。
8.2.4凭缴款通知书代收有线电视、煤气、宽带开户费等，开具收据。
8.2.5费用收缴完后，告知业主可进行验楼。
8.3验楼组工作程序
8.3.1业主在财务部交纳完各项费用后，由验楼组指派一名工作人员陪同业主验房。
8.3.2带领业主详尽检查屋内各项目，必须亲手扭动水喉、按开关、推关窗户、往下水道注水等，以确认房屋各项质量完好，足以安全、放心交付业主使用。
8.3.3经验收确认完好后，核实水、电、煤气表底数，双方在《验楼表》上签名，并签署《房屋交接书》，将房屋钥匙交予业主，至此入伙验楼手续完成。
8.3.4验楼过程中如遇到各类质量问题，工作人员将问题详细填写于《验楼表》上，并核实表底数，但不给钥匙。
8.3.5将需整改的问题统计后向发展商开出《工程质量问题处理单》，督促发展商尽快解决。
8.3.6在质量问题解决完后，验楼组工作人员陪同业主再次验楼，重复上述8.2.2——8.2.3程序。
经业主确认签名后，正式签署《房屋交接书》并发给钥匙。
入伙工作流程图
存在问题质量完好
入伙手续办理流程图
验房
楼屋
完验
毕收
收楼（入伙）通知书
尊敬的___________女士/先生：
您好！
_______已经通过政府有关部门的综合验收，定于200X年月日正式入伙，阁下认购的物业_______阁________房可以交付使用，为使您能够顺利入伙，现将有关事宜通知如下：
1．为避免业主在办理手续时长时间等候，物业管理公司将分期分批为业主办理入伙手续。
请您接到本通知书后，按下列规定时间到现场办理入伙手续（时间为每天8:
30AM~17:
00PM）：
200年月日至200年月日：
2．如果您因事务繁忙，不能亲自前来，入伙手续可委托他人代办。
3．如果您不能按规定的时间前来办理入伙手续，可以电话另行约定时间办理入伙手续。
您在前来办理入伙手续前，请仔细阅读《收楼须知》、《入伙会签单》、《收费项目及标准》等有关文件，以避免因资料不全引致不便。
联系电话：
开发有限公司
物业管理有限公司
年月日
收楼须知
欢迎阁下成为XXX花园的业主！
为方便您办理收楼（入伙）手续，现将收楼程序和有关事项告知如下：
1、请您在接到《入伙通知书》后在规定的时间内，到深圳市XX区XX路XXX园X层X座物业管理处办理收楼（入伙）手续。
未按规定时间前来办理入伙视为已入住，由此所产生的管理费用由业主承担。
2、办理入伙手续时，应提供下列资料：
（1）购房合同（协议）；
（2）业主身份证或护照及图章；
（3）公司购买的还应带公司营业执照复印件、法定代表人身份证明书；
（4）《入伙通知书》；
（5）已缴款项的收据；
（6）家庭成员1寸照片各1张。
委托他人办理入伙手续，还应提供：
（1）业主的委托书，应由律师签证或公证处公证；
（2）业主的身份证或护照的影印件；
（3）代理人的身份证或护照的影印件。
3．办理入伙收楼手续程序：
（1）提供身份证、房屋买卖合同或银行按揭合同等给发展商审核，确认收楼资格；
（2）未交清购房余款的缴付购房余款；
（3）填写各类表格及与管理处签约；
（4）缴付物业管理各项费用；
（5）上楼验房，进行确认；
（6）房屋正式交接，领取钥匙。
4．业主在办理完收楼（入伙）手续一周后方可办理装修手续。
注：
若有不明事项，请与物业管理公司联系。
祝阁下顺利入伙！
****物业管理有限公司
入伙会签名单
______________先生/女士：
您好！
阁下所认购的物业阁房已具备收楼条件，请按如下顺序办理手续。
1、发展商财务部：
3、管理处财务室：
2、发展商销售部：
4、管理处：
XXX房地产有限公司
****物业管理有限公司
年月日
管理处工作手册
物业管理收费项目及标准
____________管理处WI/DTF/GI-043版本：
A/0
收费项目
业主应付之数（人民币）
1、管理费（预收三个月）
每平方米元/月，
室内车位出租每个元/月
2、电费
元/度（按政府最新规定执行）
3、水费
根据深圳经济特区排水设施使用征收办法实施细则（25吨以下每立方米元，25吨以上每立方米元），排污费按最新规定执行。
4、燃气
元/立方米/月（按深物价关于调整燃气价格的通知2005年）
5、代收石油液化气开户费
元（另保险费100自愿投保）
6、代收有线电视收开户费
元/台、月租元/月（副机加收元/台、月租元/月）
7、信报箱费
元
8、本体维修基金
（入伙一年后）
元/平方米
9、代收宽带网开户费
预收元，多退少补
以上收费标准如有变化，将按政府有关部门公布最新标准执行。
管理处工作手册
业主（住户）家庭情况登记表
____________管理处WI/DTF/GI-044版本：
A/0
物业名称
房
号
业主
姓名
身份
证号
业主
姓名
身份
证号
称谓
姓名
性别
出生年月
民族
籍贯
身份证号码
工作单位
职务职称
单元电话
备注
建筑面积：
购房合同号：
房屋性质：
紧急情况联络人士：
姓名：
电话：
邮编：
地址：
紧急情况联络人士：
姓名：
电话：
邮编：
地址：
背面贴照片：
注明：
姓名：
年龄：
管理处工作手册
交接验收记录
____________管理处WI/DTF/GI-045版本：
A/0
单元：
_________阁_________房建筑面积：
_________M2
请于合格项目内打“√”，不妥之处请于备注处注明。
序号
项目
合格
备注
1
墙面
2
天面
3
地板
4
门（包括进户门、其他前后阳台门的门框、门锁合页、门扇、门拉手）
5
窗（包括各房、厅、窗户的窗框、窗扇、玻璃窗、窗锁扣等）
6
供排水（包括水管、水表、下水道、地漏）
7
供电（包括：
电灯、电线、电表、配电箱、插座、开关等）
8
电器设备（包括：
有线电视、电气插座、防盗对讲设备）
9
煤气表、煤气报警装置、红外线布控
10
其他
请准确填写下列各项
序号
项目
读数
1
水表
2
电表
3
煤气表
本人已详细检查上述物业，该物业及其设施情况良好（上述已写明不妥之处，请近期内给予修缮），符合购房合同规定。
本人对其表示满意，已收到该单元钥匙套共把。
业主签名：
_________________管理处代表签名：
_______________
_______年____月____日
说明：
管理处工作手册
钥匙发放登记表
____________管理处WI/DTF/GI-046版本：
A/0
栋号
房号
领取人
发放详情
经办人
日期
管理处工作手册
车辆管理档案
____________管理处WI/DTF/GI-047版本：
A/0
______________阁____________房
车主姓名
车牌号码
车型
车位编号
地址
电话
车身颜色
车况
行驶证号码
车
身
照
片
准
驾
人
相
片
装修管理规定
根据国家及本市有关装修管理的相关规定,为指引业户的装修工作,规范装修行为,保证物业结构及各类设施设备不被损坏,使其长久地发挥正常的使用功能,为业户带来超值的效益,特制订本小区《装修管理规定》。
1.0装修范围：
室内装修，只限于房屋本体单元内的自用部位（门窗框以内）。
2.0装修时间
2.1装修时间：
自开工之日起三个月内完成；
2.2作业时间：
上午8：
30-12：
00下午14：
00-19：
00；
2.3拆打时间：
上午9：
30-11：
30下午14：
30-17：
30（周六、日不得拆打）；
2.4重大节假日不得施工（元旦、春节、劳动节、国庆节）。
如需超时加班工作,必须到管理处填写《装修加班申请表》,管理处批准后方可加班。
如未经管理处批准擅自加班,管理处有权对其进行停工、停电、停水
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