用友软件应用实践教案.docx
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用友软件应用实践教案
用友软件应用实践教案
北京用友软件股份有限公司从1988年率先推出商品化会计软件以来,以“帮助客户提高经营与管理能力”为宗旨,紧跟技术进步潮流和中国财务管理信息化的需求,先后推出了网络版、新会计制度版、全面核算型以及管理型会计软件。
这些软件不仅能完全替代手工方式下的全部账务处理,进行规范的会计核算,而且能为企业提供全面的管理解决方案,其功能覆盖了企业内部管理的全部内容。
用友ERP-U8以“优化资源,提升管理”为核心理念,以快速实施为特点,能普遍适应中国企业管理基础和业务特征以及企业快速增长需求的ERP全面解决方案。
它包括财务会计、管理会计、集团财务、供应链管理等各个功能模块,其中会计部分包括总账、报表、工资管理、固定资产管理、存货管理、应收应付管理、企业门户、系统管理等子模块,从中可学习到先进的管理思想和业务管理模式。
本章将以用友ERP-U8软件系统为基础,以附录一“太湖园艺用品制造厂(模拟)账套资料”为例,对软件的运用和系统维护进行全面的介绍。
实训一:
新建账套与用户设置
在启动软件前,必须按规定程序安装软件,安装用友ERP-U8软件,一般最低需要256MB以上内存、500MHz以上CPU、2GB以上的硬盘空间和Windows2000以上的操作系统。
如计算机上没有安装MSSQL2000数据库系统,则需要先安装数据库,并在SQLServer服务管理器开启状态下正式安装用友软件。
以下将以软件的成功安装为基础,从启动软件开始,系统介绍用友软件应用操作的一般方法。
1.1新建账套
1.启动与登录系统管理
从开始菜单依次选择“开始—程序—用友ERP-U8—系统服务—系统管理”命令,进入“用友ERP-U8—系统管理”窗口,如图10-1所示。
图10-1 系统管理
在系统管理窗口打开“系统”菜单,单击“注册”命令,打开系统“注册”对话框。
输入操作员“Admin”(默认密码为空),单击“确定”按钮,以系统管理员的身份进入系统管理窗口。
第一次以系统管理员身份登录时,其口令为“空”。
如在实际操作时要修改系统管理员密码,可以直接单击选中“改密码”复选框,再单击“确定”按钮,打开“设置操作员口令”对话框,在“新口令”和“确认新口令”对话框中分别输入新密码,最后单击“确定”按钮,完成操作员口令设置。
单击“确定”,系统注册成功,返回“系统管理”窗口。
2.新建账套
在“系统管理”窗口选择“账套”菜单中的“建立”命令,打开“创建账套”对话框,如图10-2所示。
图10-2 新建账套之输入账套信息
(1)输入账套信息。
在创建账套对话框中,第一项“已存账套”是指系统内已经存在的账套,以下拉列表框的形式显示出来,仅供用户查看。
输入账套信息时必须正确输入账套号、账套名称、启用会计期。
系统默认启用会计期为计算机操作系统的日期,按本例资料需更改为“2006年11月”。
“账套路径”指向存放新建账套数据的位置,系统默认的路径为“C:
\U8SOFT\ADMIN”,可根据需要直接更改,也可利用“…”按钮参照输入。
输入完成后,单击“下一步”按钮,进入“单位信息”设置对话框,如图10-3所示。
图10-3 新建账套之单位信息
(2)输入单位信息。
输入单位名称“太湖园艺用品制造厂”,此项单位名称是指全称,必须完整输入。
全称一般用于发票等票据打印。
输入单位简称“太湖园艺”。
其他栏目都属于任选项,可以按资料内容输入,也可空缺或采用默认值。
输入完成后,单击“下一步”按钮,进入“核算类型”设置对话框。
(3)输入核算类型。
在核算类型对话框,采用系统默认值本币代码“RMB”,确认本币名称:
“人民币”。
从下拉列表框中选择企业类型“工业”,设置行业性质为“新会计制度科目”。
注意,系统将按所选择的行业性质来预置会计科目表。
输入完成后,单击“下一步”按钮,进入“基础信息—设置您的基础信息”对话框。
(4)定义基础信息。
在“基础信息—设置您的基础信息”对话框,有“存货是否分类?
”、“客户是否分类?
”、“供应商是否分类?
”和“有无外币核算?
”四个复选框。
分类定义功能主要是针对存货、客户、供应商相对较多的单位而设置的,即可以选择是否进行分类核算以及如何对这些内容进行分类。
如果此时不能确定,也可以在软件启用后再进行设置。
按照本例资料要求,选中“外币是否分类?
”复选框,然后单击“完成”按钮,系统弹出窗口,提示信息“可以创建账套了吗?
”
单击“是”按钮,系统提示“正在建立账套信息年度数据库,请等待……”。
稍候,进入“分类编码方案”对话框,如图10-4所示。
图10-4 新建账套之确定分类编码方案
(5)确定分类编码方案。
按照本例资料要求,单击“科目编码级次”对应的第4级黄色框,输入“2”,即将科目编码级次改为:
会计科目级别为4级,每级编码长度分别为4位、2位、2位、2位。
同理,将“部门编码级次”设置为2位、2位。
单击“确认”按钮,进入“数据精度定义”对话框。
(6)数据精度定义。
数据精度定义是指确定存货数量、存货单价、开票单价、件数、换算率、税率等数据的小数位数,本例中均定义为2位,即全部采用系统默认值。
在数据精度定义窗口单击“确认”按钮,弹出系统提示信息“建立成功”并询问“现在进行系统启用的设置?
”。
单击“是”按钮,弹出“系统启用”对话框,如图10-5所示。
图10-5 启用总账并设置时间
(7)系统启用。
在“系统启用”对话框中选中“GL—总账”复选框,弹出“日历”对话框,选择日期“2006年11月1日”,单击“确定”按钮,系统提示“确实要启用当前系统吗?
”,单击“确定”按钮。
再单击“退出”按钮,返回“系统管理”窗口。
1.2 用户及权限设置
1.增加用户
在“系统管理”窗口选择“权限”菜单下的“用户”命令,进入“用户管理”窗口,窗口中显示了系统已经预设好的几位默认用户,如Demo、System、Ufsoft、WEB等。
单击工具栏中的“增加”按钮,打开“增加用户”对话框,如图10-6所示。
图10-6 增加用户
按本例资料要求,输入第一位操作员“王小刚”的信息:
编号“001”、所属部门“财务部”,可选择设置口令,单击“增加”即予保存。
同样方法输入另两位操作员“何森林”和“李林”的信息。
全部操作员信息输入完毕,单击“退出”按钮,返回“用户管理”窗口,所有用户以列表方式显示。
最后,单击“退出”按钮,返回“系统管理”窗口。
只有系统管理员才拥有设置操作员的权限。
账套主管“王小刚”由系统管理员指定,拥有该账套范围内的所有权限。
本例资料中其他两位操作员不通过指定角色的方法分配权限,而是在进行“操作员权限设置”时直接指派其操作权限。
2.设置用户权限
在“系统管理”窗口,选择“权限”菜单中的“权限”命令,进入“操作员权限”窗口,如图10-7所示。
图10-7 账套主管权限设置
在操作员权限窗口右上角选择“001”账套,“2006”年度。
从操作员列表中选择“王小刚”,选中上方正中“账套主管”复选框,确定王小刚具有账套主管的权限。
在用友软件中,如果在“用户管理”设置时已将某人设置为“账套主管”角色,则意味着该用户拥有该账套的所有操作权力。
从用户列表中选择“何森林”,单击工具栏中的“修改”按钮,打开“增加和调整权限”对话框,如图10-8所示。
图10-8 会计权限分配
本例中为会计何森林分配“总账—凭证”的全部权限和“总账—账表”的全部权限。
具体操作时,首先单击复选框前面的“+”图标,打开下层目录,再选中相应权限项目前的复选框。
选择好后,单击“确定”按钮退出。
同样方法为出纳员李林和实习生张丽设置相应权限。
需要说明的是,在用友ERP-U8系统中,提供了三个层次的权限管理,即功能级权限管理、数据级权限管理、金额级权限管理。
功能级权限管理提供了对不同用户分配不同功能模块的操作权限。
数据级权限管理可通过两方面进行控制,一是字段级权限控制,二是记录级权限控制。
金额级权限管理主要用于严格内部金额控制,对金额数量划分级别,对不同岗位和职位的操作员授予不同级别的金额控制权。
功能级权限的分配在“系统管理”窗口的“权限分配”中设置,数据级权限和金额级权限均在“企业门户”模块的“基础信息”项下的“数据权限”中进行设置,且一定要在“系统管理”的功能权限分配之后才能设置。
2实训二:
系统运行要素与环境参数设置
2.1系统运行要素设置
依次选择“开始—程序—用友ERP-U8—企业门户”,进入“注册—企业门户”对话框。
以账套主管的身份登录,选择操作员“001王小刚”,单击“确认”按钮。
在登录后的企业门户主窗口,选中“控制台”标签,再选择“基础信息”下的“基础档案”命令,出现如图10-9所示的基础档案设置主窗口。
图10-9 基础档案
在“基础档案”窗口,双击要设置的档案项目,即可进入相应项目的设置界面。
1.部门档案设置
在“基础档案”窗口,双击“部门档案”项目,进入“部门档案”设置窗口,如图10-10所示。
图10-10 部门档案设置
单击工具栏上的“增加”按钮,激活“部门档案”对话框。
在右侧编辑区输入部门编码“01”、部门名称“总经理室”、部门属性“管理部门”以及电话、地址、备注等信息。
输入完毕,单击“保存”按钮。
在窗口左侧的空白框中,系统自动显示出设置好的部门名称。
采取同样步骤输入其他部门信息。
全部输入完毕,单击工具栏中的“退出”命令,返回“基础档案”窗口。
如之前已录入职员档案,可单击“负责人”右侧的参照输入按钮,选择部门负责人。
2.职员档案设置
在“基础档案”窗口,双击“职员档案”项目,进入“职员档案”设置窗口。
选中左侧白色区域中显示的“总经理室”,单击工具栏上的“增加”按钮,弹出“增加职员档案”对话框,如图10-11所示。
图10-11 增加职员
在职员档案录入窗口,输入职员编码“01”、职员姓名“李小萍”、职员属性“法人代表”。
输入完毕后,单击“保存”按钮予以保存,系统自动显示下一张空白职员档案。
按本例资料中给定的职员目录,将全部职员对应地输入到各部门的职员档案中去。
在职员档案设置窗口的右侧,系统自动显示所选中部门的职员资料。
3.客户档案设置
在“基础档案”窗口,双击“客户档案”项,进入“客户档案”设置窗口。
单击工具栏上的“增加”按钮,弹出“增加客户档案”对话框,如图10-12所示。
图10-12 增加客户
在“基本”页签的文本框中输入客户编码“001”、客户名称“北京联谊公司”、客户简称“联谊公司”、开户银行“工行”和银行账号“74588866”;单击“联系”页签,在对话框中输入地址“北京市联海路888号”、邮编“100015”、联系人“陈浩”;单击“其他”页签,修改发展日期为“2006-11-1”。
输入完毕,单击“保存”按钮。
继续输入其余客户的档案。
4.供应商档案设置
在“基础档案”窗口,双击“供应商档案”项目,进入“供应商档案”设置窗口。
单击工具栏“增加”按钮,弹出“增加供应商档案”对话框,如图10-13所示。
图10-13 增加供应商
在“基本”页签各文本框输入供应商编码“001”,供应商名称“成都联平公司”,供应商简称“联平公司”,开户银行“建行”,银行账号“45882442”;单击“联系”页签,在文本框中输入地址“成都市和平路323号”,邮编“610015”,联系人“张小娟”;单击“其他”页签,修改发展日期为“2006-11-1”。
输入完毕,单击“保存”按钮。
全部供应商档案输入完毕,单击“退出”按钮返回“基础档案”窗口。
2.2 系统环境参数设置
1.外币及汇率设置
在“基础档案”窗口,双击“外币设置”项目,进入“外币设置”窗口,如图10-14所示。
图10-14 外币设置
在外币设置窗口,单击“增加”按钮,在右侧的对话框中输入币符“HKD”、币名“港元”,系统自动在左侧的白色区域中显示“港元”。
单击“确认”命令,在“2006.11”的“记账汇率”一栏中输入本月固定汇率“1.2”,移开光标,保存设置。
同理,设置美元的固定汇率为“8.3”。
设置完成后,单击“退出”按钮返回“基础档案”窗口。
2.结算方式设置
在“基础档案”窗口,双击“结算方式”项目,进入“结算方式”设置窗口,如图10-15所示。
图10-15 结算方式设置
单击“增加”按钮,在右侧输入结算方式编码“1”、结算方式名称“现金支票”,选中“是否票据管理”复选框。
输入完成后,单击“保存”或“增加”命令。
同样方法输入其他结算方式。
3.凭证类别设置
在“基础档案”窗口,双击“凭证类别”项目,进入“凭证类别预置”窗口,单击“收款凭证—付款凭证—转账凭证”项,单击“确定”,进入“凭证类别”设置窗口,如图10-16所示。
图10-16 凭证类别设置
双击“收款凭证”的“限制类型”栏,单击下拉框选择“借方必有”项,在“限制科目”栏输入或参照选择“1001,1002”两个科目。
同样方法输入付款凭证和转账凭证的限制条件。
设置完成后,单击“退出”命令,返回“基础档案”窗口。
4.总账控制参数设置
依次选择“开始—程序—用友ERP-U8—财务会计”,进入“注册—总账”对话框。
输入操作员“001”,选择“001太湖园艺用品制造厂”账套,会计年度“2006”,日期“2006-11-01”,单击“确定”按钮。
首次进入总账系统,打开左侧的“系统”列表,选择“设置”项下的“选项”命令,打开“选项”参数设置对话框,单击“凭证”选项卡,如图10-17所示。
图10-17 凭证参数设置
选中“制单序时控制”、“支票控制”、“可以使用应收受控科目”、“可以使用应付受控科目”、“出纳凭证必须经由出纳签字”等复选框,单击“编辑”,单击“确定”后返回。
在“选项”编辑窗口,顺序单击“账簿”、“会计日历”、“其他”选项卡,对相关参数按需要进行设置或调整。
设置完毕,按“确定”或“放弃”按钮返回“总账”系统窗口。
3实训三:
会计科目设置与期初余额录入
3.1 会计科目设置
1.新增会计科目
在“总账”主窗口单击“设置”项下的“会计科目”命令,进入“会计科目”设置窗口,显示所有“按新会计制度”预置的会计科目,如图10-18所示。
图10-18系统预置会计科目表
在会计科目编辑窗口,可对各类各级会计科目进行增加、删除、修改等操作。
单击“增加”按钮,进入“会计科目—新增”窗口,如图10-19所示。
图10-19新增会计科目
输入科目编码“100201”,科目中文名称“工行人民币”,助记码“GHRMB”,单击账页格式下拉框,选择“金额式”,并选中“日记账”和“银行账”两个复选框。
所有项目录入正确后单击“确定”予以保存。
根据本例资料提供的各级科目资料,依次增加预置科目表中不存在的会计科目。
科目设置完成后单击“关闭”命令,返回会计科目设置主窗口。
2.修改会计科目
在会计科目设置主窗口,双击欲修改的会计科目,进入“会计科目修改”窗口(窗口布局与新增会计科目窗口相同),单击“修改”命令,即可对各项参数进行修改。
在此要注意的是,所有二级以下科目的“科目性质”与其上一级科目的性质相同,不允许用户修改。
修改完成后,单击“确定”,“返回”,便返回到会计科目主窗口。
3.指定会计科目
在“会计科目”窗口中,选择“编辑”菜单下的“指定科目”命令,进入“指定科目”窗口,如图10-20所示。
图10-20 指定会计科目
单击“现金总账科目”单选框,选择“1001现金”科目并单击“>”命令,或双击“1001现金”项,将其由待选科目转入已选科目。
同理,单击“银行总账科目”单选框,选中“1002银行存款”科目并单击“>”命令,或双击“1002银行存款”项,将其由待选科目转入已选科目,并单击“确认”按钮返回。
指定会计科目的作用之一是确定某一科目由出纳员专管,使出纳员具有对相关凭证的签字功能,同时可查询输出现金、银行存款日记账,从而加强对“现金”、“银行存款”等项目的管理。
3.2 录入期初数据
在“总账”主窗口选择“设置”菜单下的“期初余额”命令,进入“期初余额录入”窗口,如图10-21所示。
图10-21期初余额录入窗口
系统以不同颜色来标识不同的数据项。
白色区域表示可以直接录入数据,它们是末级普通科目的账务数据;灰色区域为非末级科目,其数据由系统根据下级科目的账务数据自动汇总计算出来,而不允许直接录入数据;黄色区域为设置了辅助核算内容的科目,其期初余额的录入需要在相应的辅助账设置窗口中操作。
将光标置于白色区域内,在“累计借方”、“累计贷方”栏目输入所有项目的本年1~10月份累计发生额,在“期初余额”栏目输入11月份的期初余额。
3.3 账套数据备份与恢复
1.账套数据输出(备份)
首先以系统管理员身份登录系统管理窗口。
选择“账套”菜单中的“输出”命令,进入“账套输出”对话框。
在输出账套对话框,单击“账套号”右侧的下拉框,选择需要输出的账套,单击“确认”按钮。
系统将提示拷贝进程和压缩进程。
在将所选账套数据进行压缩后,弹出“选择备份目标”对话框,如图10-22所示。
图10-22 账套输出之输入备份目标
单击下拉列表框,选择账套数据输出后保存的文件夹,单击“确认”按钮,开始进行备份。
备份工作完成后,弹出提示信息“硬盘备份完毕!
”,单击“确定”按钮后返回。
在用友软件中,通常由系统管理员进行账套数据的备份与恢复。
备份的账套数据共生成两个文件。
若要删除已选中的账套数据,则在输出账套对话框中,选中“删除当前输出账套”复选框即可,但正在使用的账套不能被删除。
2.账套数据引入(恢复)
首先以系统管理员身份登录系统管理窗口。
选择“账套”菜单中的“引入”命令,进入“引入账套数据”对话框,如图10-23所示。
图10-23 账套数据恢复之选择源文件
在引入数据对话框,选择需要引入的账套数据路径,如“D:
\用友财务”等,选择账套文件“Uferpact.lst”,单击“打开”按钮,系统提示“重新指定账套路径吗?
”。
如果希望将恢复的数据保存在区别于原输出路径的另外一个位置,可单击“是”并选择保存路径,否则单击“否”按钮,系统提示“正在引入账套,请等待……”,完成后系统提示“账套引入成功!
”的信息,单击“确定”按钮返回。
与账套备份类似,通常由系统管理员进行账套数据引入操作。
4实训四:
辅助核算项目设置与数据录入
4.1辅助核算项目的设置
在会计科目设置主窗口单击“增加”按钮,或双击已存在的需要进行辅助核算的会计科目,进入会计科目设置窗口。
(1)外币核算科目设置。
对于“银行存款—中行美元(USD)”、“银行存款—中行港元(HKD)”等外币核算科目,选中“外币核算”复选框,并在下拉列表框中选择正确的外币种类,同时选择账页格式为“外币金额式”,并选中“日记账”、“银行账”复选框。
(2)往来辅助核算科目设置。
对于“应收账款—人民币”账户,选中“客户往来”复选框,并将“授控系统”列表框置空;对于“应收账款—港元”、“应收账款—美元”等科目,在选择“客户往来”复选框的同时,选中“外币核算”复选框,并将“授控系统”列表框置空;同理,对“预付账款”、“应付账款”等科目的二级科目以及“其他应收款—备用金”科目等都需要进行往来辅助核算设置,在“辅助核算”下面的“个人往来”、“客户往来”、“供应商往来”三个选项中选中相应的复选框,并根据是否涉及外币情况正确设置“外币核算”选项。
(3)部门(项目)辅助核算科目设置。
“管理费用”科目要求进行部门辅助核算,应在该科目的“辅助核算”选项中选择“部门核算”复选框。
有些项目,如“在建工程”、“生产成本”等若需要进行项目辅助核算,可在“辅助核算”选项中选择“项目核算”复选框。
(4)数量辅助核算科目设置。
“原材料”、“库存商品”等科目的二级科目需进行数量辅助核算,在设置时应选中“数量核算”复选框,并在其“计量单位”文本框中输入“套”、“公斤”、“台”等计量单位。
4.2辅助核算项目期初数据录入
1.外币期初余额录入
在期初余额录入窗口,每个外币核算账户占据两行,其中第一行为本位币,第二行为外币,如图10-24所示。
图10-24 外币初始余额录入
在“中行美元”科目第一行白色区域的“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”栏直接录入由美元折算的人民币金额,再在第二行“美元”的白色区域录入美元原币金额。
注意,此处必须先录入本位币金额,后录入原币金额。
同理,录入“中行港币”科目的“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”各栏数据。
2.往来业务期初余额录入
在期初余额录入主窗口直接录入各往来科目的“累计借方”、“累计贷方”栏金额。
双击“应收账款”项的“期初余额”(黄色)栏,进入如图10-25所示客户往来期初数据录入窗口。
图10-25 客户往来期初余额录入
单击“增加”命令,出现空白输入行,将往来业务期初资料依序输入各文本框,其中“客户”、“方向”、“业务员”、“票据日期”等可通过参照输入方法输入。
单击“增加”按钮,当前记录被保存。
重复上述步骤,直到所有业务录入完毕,单击“退出”按钮回到期初数据录入主窗口,系统自动将辅助录入界面数据传递至期初数据录入主窗口。
同理,录入“应付账款”和“预付账款”等往来业务初始数据。
要注意的是,在本例资料中“预付账款”账户既是外币核算账户,又是往来核算账户,其往来业务期初数须在供应商往来期初数录入界面输入,其中金额部分除了本位币金额外,还需录入原币金额。
3.数量期初余额录入
在期初余额录入主窗口,每一数量辅助核算科目占两行,第一行为金额行,第二行为数量行。
录入数量辅助核算科目期初余额时,直接在主窗口的相应栏目输入金额和数量即可。
例如,在“原材料—集成件”科目第一行的白色区域内直接录入“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”金额,在第二行数量“套”的白色区域内录入“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”的数量初始数据。
同理录入原材料和库存商品其他二级科目的期初金额和数量数据。
4.期初数据试算平衡
录入所有科目余额后,在余额录入窗口的工具条,单击“试算”按钮,打开“期初余额试算平衡表”。
系统自动进行试算平衡,提示平衡与否的信息,如图10-26所示。
图10-26 试算平衡报告
若期初余额试算不平衡,则需逐项核查与修改期初余额,直至试算平衡为止。
若期初余额试算已平衡,则单击“退出”按钮后返回。
5实训五:
基本会计业务录入与查询
5.1 记账凭证录入
以“002何森林”的身份注册进入“总账”系统。
在“总账”主窗口,选择“凭证”项下的“填制凭证”命令,进入“填制凭证”窗口。
单击“增加”命令,增加一张空白记账凭证,如图10-27所示。
图10-27填制凭证
以本例资料的第一笔业务为例,主要项目内容录入方法如下:
(1)首部内容输入。
双击“字”前的空格,用参照输入的方法选择“付款凭证”类型,顺序号“0001”由系统自动产生;对于系统默认的当前账套日期“2004.11.01”,可用手工或用参照输入的方法进行修改;直接填入附单据数“1”。
(2)主体内容输入。
在“摘要”栏直接输入摘要内容“提取备用金”;在“会计科目”栏输入会计科目编码“1001”和“100201”,或通过双击“科目名称”栏,用参照方式输入;输入借方金额和贷方金额各为“8000”。
系统自动产生借贷平衡数。
(3)辅助内容输入。
双击辅助信息区“票号”后空白区域,或光标停留在“科目名称”栏打回车,弹出“辅助项”对话框,如图10-28所示。
图10-28银行结算辅助项登记
输入结算方式“1”(现金支票),票号“3300”,发生日期“2006.11.01”,单击“确认”返回。
(4)制单人。
由系统自动签注当前操作员姓名。
(5)支票登记。