用友软件应用实践教案.docx

1、用友软件应用实践教案用友软件应用实践 教案北京用友软件股份有限公司从1988年率先推出商品化会计软件以来，以“帮助客户提高经营与管理能力”为宗旨，紧跟技术进步潮流和中国财务管理信息化的需求，先后推出了网络版、新会计制度版、全面核算型以及管理型会计软件。这些软件不仅能完全替代手工方式下的全部账务处理，进行规范的会计核算，而且能为企业提供全面的管理解决方案，其功能覆盖了企业内部管理的全部内容。用友ERP-U8以“优化资源，提升管理”为核心理念，以快速实施为特点，能普遍适应中国企业管理基础和业务特征以及企业快速增长需求的ERP全面解决方案。它包括财务会计、管理会计、集团财务、供应链管理等各个功能模块

2、，其中会计部分包括总账、报表、工资管理、固定资产管理、存货管理、应收应付管理、企业门户、系统管理等子模块，从中可学习到先进的管理思想和业务管理模式。本章将以用友ERP-U8软件系统为基础，以附录一“太湖园艺用品制造厂（模拟）账套资料”为例，对软件的运用和系统维护进行全面的介绍。 实训一：新建账套与用户设置在启动软件前，必须按规定程序安装软件，安装用友ERP-U8软件，一般最低需要256MB以上内存、500MHz以上CPU、2GB以上的硬盘空间和Windows 2000以上的操作系统。如计算机上没有安装MS SQL 2000数据库系统，则需要先安装数据库，并在SQL Server服务管理器开启状

3、态下正式安装用友软件。以下将以软件的成功安装为基础，从启动软件开始，系统介绍用友软件应用操作的一般方法。1.1 新建账套1启动与登录系统管理从开始菜单依次选择“开始程序用友ERP-U8系统服务系统管理”命令，进入“用友ERP-U8系统管理”窗口，如图10-1所示。图10-1系统管理在系统管理窗口打开“系统”菜单，单击“注册”命令，打开系统“注册”对话框。输入操作员“Admin”（默认密码为空），单击“确定”按钮，以系统管理员的身份进入系统管理窗口。第一次以系统管理员身份登录时，其口令为“空”。如在实际操作时要修改系统管理员密码，可以直接单击选中“改密码”复选框，再单击“确定”按钮，打开“设置操

4、作员口令”对话框，在“新口令”和“确认新口令”对话框中分别输入新密码，最后单击“确定”按钮，完成操作员口令设置。单击“确定”，系统注册成功，返回“系统管理”窗口。2新建账套在“系统管理”窗口选择“账套”菜单中的“建立”命令，打开“创建账套”对话框，如图10-2所示。图10-2新建账套之输入账套信息（1）输入账套信息。在创建账套对话框中，第一项“已存账套”是指系统内已经存在的账套，以下拉列表框的形式显示出来，仅供用户查看。输入账套信息时必须正确输入账套号、账套名称、启用会计期。系统默认启用会计期为计算机操作系统的日期，按本例资料需更改为“2006年11月”。“账套路径”指向存放新建账套数据的位置

5、，系统默认的路径为“C：U8SOFTADMIN”，可根据需要直接更改，也可利用“”按钮参照输入。输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“单位信息”设置对话框，如图10-3所示。图10-3新建账套之单位信息（2）输入单位信息。输入单位名称“太湖园艺用品制造厂”，此项单位名称是指全称，必须完整输入。全称一般用于发票等票据打印。输入单位简称“太湖园艺”。其他栏目都属于任选项，可以按资料内容输入，也可空缺或采用默认值。输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“核算类型”设置对话框。（3）输入核算类型。在核算类型对话框，采用系统默认值本币代码“RMB”，确认本币名称：“人民币”。从下拉列表框中选择企业类型“工

6、业”，设置行业性质为“新会计制度科目”。注意，系统将按所选择的行业性质来预置会计科目表。输入完成后，单击“下一步”按钮，进入“基础信息设置您的基础信息”对话框。（4）定义基础信息。在“基础信息设置您的基础信息”对话框，有“存货是否分类？”、“客户是否分类？”、“供应商是否分类？”和“有无外币核算？”四个复选框。分类定义功能主要是针对存货、客户、供应商相对较多的单位而设置的，即可以选择是否进行分类核算以及如何对这些内容进行分类。如果此时不能确定，也可以在软件启用后再进行设置。按照本例资料要求，选中“外币是否分类？”复选框，然后单击“完成”按钮，系统弹出窗口，提示信息“可以创建账套了吗？”单击“是

7、”按钮，系统提示“正在建立账套信息年度数据库，请等待”。稍候，进入“分类编码方案”对话框，如图10-4所示。图10-4新建账套之确定分类编码方案（5）确定分类编码方案。按照本例资料要求，单击“科目编码级次”对应的第4级黄色框，输入“2”，即将科目编码级次改为：会计科目级别为4级，每级编码长度分别为4位、2位、2位、2位。同理，将“部门编码级次”设置为2位、2位。单击“确认”按钮，进入“数据精度定义”对话框。（6）数据精度定义。数据精度定义是指确定存货数量、存货单价、开票单价、件数、换算率、税率等数据的小数位数，本例中均定义为2位，即全部采用系统默认值。在数据精度定义窗口单击“确认”按钮，弹出系

8、统提示信息“建立成功”并询问“现在进行系统启用的设置？”。单击“是”按钮，弹出“系统启用”对话框，如图10-5所示。图10-5启用总账并设置时间（7）系统启用。在“系统启用”对话框中选中“GL总账”复选框，弹出“日历”对话框，选择日期“2006年11月1日”，单击“确定”按钮，系统提示“确实要启用当前系统吗？”，单击“确定”按钮。再单击“退出”按钮，返回“系统管理”窗口。1.2用户及权限设置1增加用户在“系统管理”窗口选择“权限”菜单下的“用户”命令，进入“用户管理”窗口，窗口中显示了系统已经预设好的几位默认用户，如Demo、System、Ufsoft、WEB等。单击工具栏中的“增加”按钮，打

9、开“增加用户”对话框，如图10-6所示。图10-6增加用户按本例资料要求，输入第一位操作员“王小刚”的信息：编号“001”、所属部门“财务部”，可选择设置口令，单击“增加”即予保存。同样方法输入另两位操作员“何森林”和“李林”的信息。全部操作员信息输入完毕，单击“退出”按钮，返回“用户管理”窗口，所有用户以列表方式显示。最后，单击“退出”按钮，返回“系统管理”窗口。只有系统管理员才拥有设置操作员的权限。账套主管“王小刚”由系统管理员指定，拥有该账套范围内的所有权限。本例资料中其他两位操作员不通过指定角色的方法分配权限，而是在进行“操作员权限设置”时直接指派其操作权限。2设置用户权限在“系统管理

10、”窗口，选择“权限”菜单中的“权限”命令，进入“操作员权限”窗口，如图10-7所示。图10-7账套主管权限设置在操作员权限窗口右上角选择“001”账套，“2006”年度。从操作员列表中选择“王小刚”，选中上方正中“账套主管”复选框，确定王小刚具有账套主管的权限。在用友软件中，如果在“用户管理”设置时已将某人设置为“账套主管”角色，则意味着该用户拥有该账套的所有操作权力。从用户列表中选择“何森林”，单击工具栏中的“修改”按钮，打开“增加和调整权限”对话框，如图10-8所示。图10-8会计权限分配本例中为会计何森林分配“总账凭证”的全部权限和“总账账表”的全部权限。具体操作时，首先单击复选框前面的

11、“+”图标，打开下层目录，再选中相应权限项目前的复选框。选择好后，单击“确定”按钮退出。同样方法为出纳员李林和实习生张丽设置相应权限。需要说明的是，在用友ERP-U8系统中，提供了三个层次的权限管理，即功能级权限管理、数据级权限管理、金额级权限管理。功能级权限管理提供了对不同用户分配不同功能模块的操作权限。数据级权限管理可通过两方面进行控制，一是字段级权限控制，二是记录级权限控制。金额级权限管理主要用于严格内部金额控制，对金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员授予不同级别的金额控制权。功能级权限的分配在“系统管理”窗口的“权限分配”中设置，数据级权限和金额级权限均在“企业门户”模块的“基础

12、信息”项下的“数据权限”中进行设置，且一定要在“系统管理”的功能权限分配之后才能设置。2 实训二：系统运行要素与环境参数设置2.1 系统运行要素设置依次选择“开始程序用友ERP-U8企业门户”，进入“注册企业门户”对话框。以账套主管的身份登录，选择操作员“001王小刚”，单击“确认”按钮。在登录后的企业门户主窗口，选中“控制台”标签，再选择“基础信息”下的“基础档案”命令，出现如图10-9所示的基础档案设置主窗口。图10-9基础档案在“基础档案”窗口，双击要设置的档案项目，即可进入相应项目的设置界面。1部门档案设置在“基础档案”窗口，双击“部门档案”项目，进入“部门档案”设置窗口，如图10-1

13、0所示。图10-10部门档案设置单击工具栏上的“增加”按钮，激活“部门档案”对话框。在右侧编辑区输入部门编码“01”、部门名称“总经理室”、部门属性“管理部门”以及电话、地址、备注等信息。输入完毕，单击“保存”按钮。在窗口左侧的空白框中，系统自动显示出设置好的部门名称。采取同样步骤输入其他部门信息。全部输入完毕，单击工具栏中的“退出”命令，返回“基础档案”窗口。如之前已录入职员档案，可单击“负责人”右侧的参照输入按钮，选择部门负责人。2. 职员档案设置在“基础档案”窗口，双击“职员档案”项目，进入“职员档案”设置窗口。选中左侧白色区域中显示的“总经理室”，单击工具栏上的“增加”按钮，弹出“增加

14、职员档案”对话框，如图10-11所示。图10-11增加职员在职员档案录入窗口，输入职员编码“01”、职员姓名“李小萍”、职员属性“法人代表”。输入完毕后，单击“保存”按钮予以保存，系统自动显示下一张空白职员档案。按本例资料中给定的职员目录，将全部职员对应地输入到各部门的职员档案中去。在职员档案设置窗口的右侧，系统自动显示所选中部门的职员资料。3客户档案设置在“基础档案”窗口，双击“客户档案”项，进入“客户档案”设置窗口。单击工具栏上的“增加”按钮，弹出“增加客户档案”对话框，如图10-12所示。图10-12增加客户在“基本”页签的文本框中输入客户编码“001”、客户名称“北京联谊公司”、客户简

15、称“联谊公司”、开户银行“工行”和银行账号“74588866”；单击“联系”页签，在对话框中输入地址“北京市联海路888号”、邮编“100015”、联系人“陈浩”；单击“其他”页签，修改发展日期为“2006-11-1”。输入完毕，单击“保存”按钮。继续输入其余客户的档案。4. 供应商档案设置在“基础档案”窗口，双击“供应商档案”项目，进入“供应商档案”设置窗口。单击工具栏“增加”按钮，弹出“增加供应商档案”对话框，如图10-13所示。图10-13增加供应商在“基本”页签各文本框输入供应商编码“001”，供应商名称“成都联平公司”，供应商简称“联平公司”，开户银行“建行”，银行账号“458824

16、42”；单击“联系”页签，在文本框中输入地址“成都市和平路323号”，邮编“610015”，联系人“张小娟”；单击“其他”页签，修改发展日期为“2006-11-1”。输入完毕，单击“保存”按钮。全部供应商档案输入完毕，单击“退出”按钮返回“基础档案”窗口。2.2系统环境参数设置 1. 外币及汇率设置在“基础档案”窗口，双击“外币设置”项目，进入“外币设置”窗口，如图10-14所示。图10-14外币设置在外币设置窗口，单击“增加”按钮，在右侧的对话框中输入币符“HKD”、币名“港元”，系统自动在左侧的白色区域中显示“港元”。单击“确认”命令，在“2006.11”的“记账汇率”一栏中输入本月固定汇

17、率“1.2”，移开光标，保存设置。同理，设置美元的固定汇率为“8.3”。设置完成后，单击“退出”按钮返回“基础档案”窗口。2. 结算方式设置在“基础档案”窗口，双击“结算方式”项目，进入“结算方式”设置窗口，如图10-15所示。图10-15结算方式设置单击“增加”按钮，在右侧输入结算方式编码“1”、结算方式名称“现金支票”，选中“是否票据管理”复选框。输入完成后，单击“保存”或“增加”命令。同样方法输入其他结算方式。3凭证类别设置在“基础档案”窗口，双击“凭证类别”项目，进入“凭证类别预置”窗口，单击“收款凭证付款凭证转账凭证”项，单击“确定”，进入“凭证类别”设置窗口，如图10-16所示。图

18、10-16凭证类别设置双击“收款凭证”的“限制类型”栏，单击下拉框选择“借方必有”项，在“限制科目”栏输入或参照选择“1001，1002”两个科目。同样方法输入付款凭证和转账凭证的限制条件。设置完成后，单击“退出”命令，返回“基础档案”窗口。4. 总账控制参数设置依次选择“开始程序用友ERP-U8财务会计”，进入“注册总账”对话框。输入操作员“001”，选择“001太湖园艺用品制造厂”账套，会计年度“2006”，日期“2006-11-01”，单击“确定”按钮。首次进入总账系统，打开左侧的“系统”列表，选择“设置”项下的“选项”命令，打开“选项”参数设置对话框，单击“凭证”选项卡，如图10-17

19、所示。图10-17凭证参数设置选中“制单序时控制”、“支票控制”、“可以使用应收受控科目”、“可以使用应付受控科目”、“出纳凭证必须经由出纳签字”等复选框，单击“编辑”，单击“确定”后返回。在“选项”编辑窗口，顺序单击“账簿”、“会计日历”、“其他”选项卡，对相关参数按需要进行设置或调整。设置完毕，按“确定”或“放弃”按钮返回“总账”系统窗口。3 实训三：会计科目设置与期初余额录入3.1会计科目设置1新增会计科目在“总账”主窗口单击“设置”项下的“会计科目”命令，进入“会计科目”设置窗口，显示所有“按新会计制度”预置的会计科目，如图10-18所示。图10-18 系统预置会计科目表在会计科目编辑

20、窗口，可对各类各级会计科目进行增加、删除、修改等操作。单击“增加”按钮，进入“会计科目新增”窗口，如图10-19所示。图10-19 新增会计科目输入科目编码“100201”，科目中文名称“工行人民币”，助记码“GHRMB”，单击账页格式下拉框，选择“金额式”，并选中“日记账”和“银行账”两个复选框。所有项目录入正确后单击“确定”予以保存。根据本例资料提供的各级科目资料，依次增加预置科目表中不存在的会计科目。科目设置完成后单击“关闭”命令，返回会计科目设置主窗口。2修改会计科目在会计科目设置主窗口，双击欲修改的会计科目，进入“会计科目修改”窗口（窗口布局与新增会计科目窗口相同），单击“修改”命令

21、，即可对各项参数进行修改。在此要注意的是，所有二级以下科目的“科目性质”与其上一级科目的性质相同，不允许用户修改。修改完成后，单击“确定”，“返回”，便返回到会计科目主窗口。3. 指定会计科目在“会计科目”窗口中，选择“编辑”菜单下的“指定科目”命令，进入“指定科目”窗口，如图10-20所示。图10-20指定会计科目单击“现金总账科目”单选框，选择“1001现金”科目并单击“”命令，或双击“1001现金”项，将其由待选科目转入已选科目。同理，单击“银行总账科目”单选框，选中“1002银行存款”科目并单击“”命令，或双击“1002银行存款”项，将其由待选科目转入已选科目，并单击“确认”按钮返回。

22、指定会计科目的作用之一是确定某一科目由出纳员专管，使出纳员具有对相关凭证的签字功能，同时可查询输出现金、银行存款日记账，从而加强对“现金”、“银行存款”等项目的管理。3.2录入期初数据在“总账”主窗口选择“设置”菜单下的“期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口，如图10-21所示。图10-21 期初余额录入窗口系统以不同颜色来标识不同的数据项。白色区域表示可以直接录入数据，它们是末级普通科目的账务数据；灰色区域为非末级科目，其数据由系统根据下级科目的账务数据自动汇总计算出来，而不允许直接录入数据；黄色区域为设置了辅助核算内容的科目，其期初余额的录入需要在相应的辅助账设置窗口中操作。将光标置于

23、白色区域内，在“累计借方”、“累计贷方”栏目输入所有项目的本年110月份累计发生额，在“期初余额”栏目输入11月份的期初余额。3.3账套数据备份与恢复1账套数据输出（备份）首先以系统管理员身份登录系统管理窗口。选择“账套”菜单中的“输出”命令，进入“账套输出”对话框。在输出账套对话框，单击“账套号”右侧的下拉框，选择需要输出的账套，单击“确认”按钮。系统将提示拷贝进程和压缩进程。在将所选账套数据进行压缩后，弹出“选择备份目标”对话框，如图10-22所示。图10-22账套输出之输入备份目标单击下拉列表框，选择账套数据输出后保存的文件夹，单击“确认”按钮，开始进行备份。备份工作完成后，弹出提示信息

24、“硬盘备份完毕！”，单击“确定”按钮后返回。在用友软件中，通常由系统管理员进行账套数据的备份与恢复。备份的账套数据共生成两个文件。若要删除已选中的账套数据，则在输出账套对话框中，选中“删除当前输出账套”复选框即可，但正在使用的账套不能被删除。2账套数据引入（恢复）首先以系统管理员身份登录系统管理窗口。选择“账套”菜单中的“引入”命令，进入“引入账套数据”对话框，如图10-23所示。图10-23账套数据恢复之选择源文件在引入数据对话框，选择需要引入的账套数据路径，如“D：用友财务”等，选择账套文件“Uferpact.lst”，单击“打开”按钮，系统提示“重新指定账套路径吗？”。如果希望将恢复的数

25、据保存在区别于原输出路径的另外一个位置，可单击“是”并选择保存路径，否则单击“否”按钮，系统提示“正在引入账套，请等待”，完成后系统提示“账套引入成功！”的信息，单击“确定”按钮返回。与账套备份类似，通常由系统管理员进行账套数据引入操作。4 实训四：辅助核算项目设置与数据录入4.1 辅助核算项目的设置在会计科目设置主窗口单击“增加”按钮，或双击已存在的需要进行辅助核算的会计科目，进入会计科目设置窗口。（1）外币核算科目设置。对于“银行存款中行美元（USD）”、“银行存款中行港元（HKD）”等外币核算科目，选中“外币核算”复选框，并在下拉列表框中选择正确的外币种类，同时选择账页格式为“外币金额式

26、”，并选中“日记账”、“银行账”复选框。（2）往来辅助核算科目设置。对于“应收账款人民币”账户，选中“客户往来”复选框，并将“授控系统”列表框置空；对于“应收账款港元”、 “应收账款美元”等科目，在选择“客户往来”复选框的同时，选中“外币核算”复选框，并将“授控系统”列表框置空；同理，对“预付账款”、“应付账款”等科目的二级科目以及“其他应收款备用金”科目等都需要进行往来辅助核算设置，在“辅助核算”下面的“个人往来”、“客户往来”、“供应商往来”三个选项中选中相应的复选框，并根据是否涉及外币情况正确设置“外币核算”选项。（3）部门（项目）辅助核算科目设置。“管理费用”科目要求进行部门辅助核算，

27、应在该科目的“辅助核算”选项中选择“部门核算” 复选框。有些项目，如“在建工程”、“生产成本”等若需要进行项目辅助核算，可在“辅助核算”选项中选择“项目核算”复选框。（4）数量辅助核算科目设置。“原材料”、“库存商品”等科目的二级科目需进行数量辅助核算，在设置时应选中“数量核算”复选框，并在其“计量单位”文本框中输入“套”、“公斤”、“台”等计量单位。4.2 辅助核算项目期初数据录入1外币期初余额录入在期初余额录入窗口，每个外币核算账户占据两行，其中第一行为本位币，第二行为外币，如图10-24所示。图10-24外币初始余额录入在“中行美元”科目第一行白色区域的“累计借方”、“累计贷方”和“期初

28、余额”栏直接录入由美元折算的人民币金额，再在第二行“美元”的白色区域录入美元原币金额。注意，此处必须先录入本位币金额，后录入原币金额。同理，录入“中行港币”科目的“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”各栏数据。2往来业务期初余额录入在期初余额录入主窗口直接录入各往来科目的“累计借方”、“累计贷方”栏金额。双击“应收账款”项的“期初余额”（黄色）栏，进入如图10-25所示客户往来期初数据录入窗口。图10-25客户往来期初余额录入单击“增加”命令，出现空白输入行，将往来业务期初资料依序输入各文本框，其中“客户”、“方向”、“业务员”、“票据日期”等可通过参照输入方法输入。单击“增加”按钮，当前记

29、录被保存。重复上述步骤，直到所有业务录入完毕，单击“退出”按钮回到期初数据录入主窗口，系统自动将辅助录入界面数据传递至期初数据录入主窗口。同理，录入“应付账款”和“预付账款”等往来业务初始数据。要注意的是，在本例资料中“预付账款”账户既是外币核算账户，又是往来核算账户，其往来业务期初数须在供应商往来期初数录入界面输入，其中金额部分除了本位币金额外，还需录入原币金额。3数量期初余额录入在期初余额录入主窗口，每一数量辅助核算科目占两行，第一行为金额行，第二行为数量行。录入数量辅助核算科目期初余额时，直接在主窗口的相应栏目输入金额和数量即可。例如，在“原材料集成件”科目第一行的白色区域内直接录入“累

30、计借方”、“累计贷方”和“期初余额”金额，在第二行数量“套”的白色区域内录入“累计借方”、“累计贷方”和“期初余额”的数量初始数据。同理录入原材料和库存商品其他二级科目的期初金额和数量数据。4期初数据试算平衡录入所有科目余额后，在余额录入窗口的工具条，单击“试算”按钮，打开“期初余额试算平衡表”。系统自动进行试算平衡，提示平衡与否的信息，如图10-26所示。图10-26试算平衡报告若期初余额试算不平衡，则需逐项核查与修改期初余额，直至试算平衡为止。若期初余额试算已平衡，则单击“退出”按钮后返回。5 实训五：基本会计业务录入与查询5.1记账凭证录入以“002 何森林”的身份注册进入“总账”系统。

31、在“总账”主窗口，选择“凭证”项下的“填制凭证”命令，进入“填制凭证”窗口。单击“增加”命令，增加一张空白记账凭证，如图10-27所示。图10-27 填制凭证以本例资料的第一笔业务为例，主要项目内容录入方法如下：（1）首部内容输入。双击“字”前的空格，用参照输入的方法选择“付款凭证”类型，顺序号“0001”由系统自动产生；对于系统默认的当前账套日期“2004.11.01”，可用手工或用参照输入的方法进行修改；直接填入附单据数“1”。（2）主体内容输入。在“摘要”栏直接输入摘要内容“提取备用金”；在“会计科目”栏输入会计科目编码“1001”和“100201”，或通过双击“科目名称”栏，用参照方式输入；输入借方金额和贷方金额各为“8 000”。系统自动产生借贷平衡数。（3）辅助内容输入。双击辅助信息区“票号”后空白区域，或光标停留在“科目名称”栏打回车，弹出“辅助项”对话框，如图10-28所示。 图10-28 银行结算辅助项登记输入结算方式“1”（现金支票），票号“3300”，发生日期“2006.11.01”，单击“确认”返回。（4）制单人。由系统自动签注当前操作员姓名。（5）支票登记。