物资管理实施细则.docx

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物资管理实施细则

物资管理实施细则

项目物资管理岗位、职责及工作流程图

岗　位

职　责

工　作　内　容　及　流　程

物资部门工作职责

第一条：

公司物资部工作职责

1、贯彻执行国家相关法律、法规，落实上级和公司的各项管理制度。

2、负责制订和完善公司的各项物资管理办法，并监督实施。

3、负责指导物资材料站的业务管理工作和项目部物资管理工作,加强材料成本控制并跟踪检查、整改落实。

4、收集、掌握市场物资信息，不定期的发布《主要材料采购指导价格信息》和《周转材料内部租赁指导价信息》，指导监督项目部的材料采购；主持或参与项目部大宗材料的招标采购以及公司所属各单位废旧材料的招标处理。

5、负责对A类物资供方的评价、选择与重新评价，并报局物资处审批；建立合格物资供方名录，定期发布并监督实施。

6、优化配置内部物资资源，监督项目部完工材料的处置。

7、负责制订公司物资人员的业务培训计划，并配合人力资源部实施；负责公司物资人员的业务管理，并参与考评和推荐上岗。

8、配合公司其他部门，完成局、公司规定的各项检查工作。

9、负责质量、环境、职业安全健康管理体系在本系统内的宣贯实施。

10、参与公司工程项目的投标报价工作。

11、负责对公司物资重要资料的管理与归档；负责公司物资统计报表的收集、整理及上报工作。

12、完成领导临时交办的工作。

第二条：

物资材料站工作职责

1、贯彻执行国家相关法律、法规，落实上级和公司的各相关管理制度。

2、负责配合公司物资部对项目部退场周转材料、施工用料的性能及现状进行评估及其回收、维修保养、解体、改制、保管、租赁等工作的具体实施。

3、在满足公司内部项目施工需要的前提下，实行对外租赁业务。

4、承担对内对外的零星加工业务。

5、在双方协商的基础上，可以市场方式为项目部提供物资材料供应。

6、负责本站物资统计及报表上报工作。

7、负责质量、环境、职业安全健康管理体系在本站内的贯彻实施。

8、完成领导临时交办的工作。

第三条、项目部物资部工作职责

1、遵守国家相关法律、法规，贯彻执行上级和项目部的各相关管理制度。

2、细化项目部各项物资管理实施细则，特别是对分包单位的各项物资管理细则。

3、负责对本项目部的A类物资供方进行评价，并报公司物资部审批；负责对本项目部的B类物资供方进行评价、选择与重新评价，建立本项目部B类物资合格供方目录。

4、负责物资信息资源的收集、市场行情的调查、采购资料的复核、招标文件的编制、大宗材料或批量零星材料的招标采购，负责材料的验收、保管保养、发放（含调拨）、现场管理，负责剩余材料以及废旧材料的招标处理等工作的具体实施。

5、定期进行清仓查库并及时对主要材料消耗量进行核算。

6、在项目经理授权下，签订物资购销合同。

7、负责质量、环境、职业安全健康管理体系在本部门的贯彻实施。

8、加强与局范围内其他项目部以及与上级主管部门的联系，充分利用局、公司内部物资资源，并加大本项目部现有资源的利旧利废力度。

9、负责项目部物资统计及报表上报工作。

10、协助公司对周边工程项目投标的资源调查工作。

11、项目完工后，负责将所有原始物资资料及凭证归档成册，移交公司物资部。

12、完成领导临时交办的工作。

项目部物资部岗位职责

第一条、项目部物资主管岗位职责

1、在项目部经理或分管经理领导下，全面负责管理体系在本部门贯彻实施；

2、全面负责本项目部的物资计划、采购、收发、现场管理、回收利用、消耗量核算及账务工作。

3、严格执行局、公司、项目部各项管理规定，并结合本项目特点细化本部门的各项物资管理细则。

4、参与大宗材料招标采购工作。

5、在进行合同采购时，负责合同条款的商定，合同内容的评审、交底。

6、建立材料采购资金台账，把好资金使用关。

7、负责与公司、各项目部（含局内其他公司项目部）的联系，加快施工材料、周转材料、小型机具及工索具的流通，实现资源的合理调配。

8、对本部门各项的工作进行指导、检查、整改和跟踪，并参与对本部门员工的考核。

9、完成领导临时交办的工作。

第二条、项目部采购员岗位职责

1、负责市场行情调查和资源信息的收集，及时反馈到项目部，为材料采购提供原始资料。

2、采购材料要做到勤跑腿、勤动嘴，货比三家，努力降低采购成本。

3、严格按计划采购，不采购无计划的材料，。

4、严格按照管理体系要求，不采购质量、环境、安全不符合要求的材料。

5、及时索取所采购产品的材质证明书（含合格证），产品检验报告或产品性能说明书等资料。

6、采购的材料必须先入库，不得直接交现场使用。

特殊情况时，应及时通知保管员到现场一起办理各项手续；代购、代租的材料应提前通知分包单位作好卸车和验收准备。

7、负责按检验试验计划的要求，对所购工程材料的报验工作。

8、认真填好收料单和采购日记，及时与供应商对账、索要发票到财务报销，不能及时报销时应估计进账，做到日清月结。

9、完成领导临时交办的工作。

第三条、保管员岗位职责

1、严把材料验收入库关。

质量验收不合格的材料，不得入库并作好标识、隔离存放，一律交由采购员作退货处理。

2、负责入库材料标识的制作、维护、移交等记录工作。

3、负责合理控制材料储备；搞好库容库貌，规范仓储管理。

合理布置各种材料存放位置，堆场材料堆放整齐，标识鲜明，上盖下垫，库内材料实行五五摆放、四号定位，严格遵守物资保管规程对库内物资进行管理。

4、负责库内以及现场存放材料的维护保养，做到不腐蚀、不受潮、不过期、不变质、防火防盗，督促对周转材料及工索机具进行维修保养。

5、对保管的材料实行日清月结、永续盘点，确保账、卡、物、资金四相符。

6、严把好材料出库关，严格按有效凭证发料。

7、每月准时扎账，完善台账（包括与分包单位对账）并及时报统计员。

6、完成领导临时交办的工作。

第四条、物资统计员岗位职责

1、认真贯彻上级有关物资统计工作的要求，按期编报物资报表，对于各类物资统计报表要做到及时、准确、真实、全面、有文字分析说明、有审核签认程序，并装订成册和归档。

2、统计员应学习贯彻统计法，不漏报、谎报，实事求是，用数据说话。

3、深入施工现场，开展统计分析，反映物资供应、消耗、周转、节约和浪费情况，为领导提供真实、准确的数字依据。

4、指导并协助仓库保管员定期盘库，特别是季度、年度盘库。

5、作好各类物资统计报表，并按要求上报。

6、负责主材消耗量分析及物资成本分析工作的具体实施。

7、项目完工后，负责物资资料及原始凭证装订成册并对公司物资部的移交工作。

8、完成领导临时交办的工作。

物资计划管理实施细则

第一条、物资计划管理遵循“归口编制，分类上报”的原则，实施要求如下：

1、主要工程材料需用总计划应在工程图纸到达后的十五日之内，由项目工程部门编制，项目总工审核，项目经理批准后上报公司项目管理部、合同管理部及物资部，以便为公司组织相关部门进行集中采购或招标采购提供依据，以取得规模订货的经济效益。

2、主要周转材料需用总计划应在施工方案确定后的二十日之内，由项目工程部门编制，项目总工审核，项目经理批准后报送公司物资部，以便公司物资部能及时进行内部资源的清理、调配或按照周转材料管理办法的规定进行购置、租赁。

3、主要工程材料和周转材料需用总计划，应按照分部、分项或单位工程进行统计和划分，并结合工程进度计划，明确各类材料的使用时间和各时间段的需用数量。

4、因设计变更或施工方案调整，而需要改变原主要工程材料和周转材料需用总计划的，应在变更方案确定后的七日内，将变更后的调整量，按上述程序报送公司相关部门。

5、年度、季度材料需用由项目工程部门负责编制，项目总工审核，项目经理或生产副经理批准。

6、月度、单项工程材料需用计划、零星材料需用计划由单项技术主管负责编制，项目总工审核，项目经理或生产副经理批准。

7、机械配件、燃润油料需用计划由设备部门负责编制，设备部长审核，生产副经理批准。

8、劳保及防护用品需用计划由安监部门负责编制，安监部长审核，生产副经理批准。

9、分包单位材料需用计划由分包方负责提供，单项技术主管审核，生产副经理批准。

10、材料采购执行计划由物资部门负责编制，物资主管审核，项目经理或生产副经理批准。

第二条、材料需用计划要求规范填制，材料名称、规格必须采用标准称谓，计划订货数、交货时间、批量要求及材料使用于分部分工程名称，重要材料必须提供图纸，提出交货依据、检验标准和验收条件，涉及到职业安全健康、环保的产品还应提出安全、环保要求。

第三条、编制材料需用计划必须严格按图纸工程量计算材料需求量，精打细算，控制材料用量，严禁虚报冒估材料用量。

提倡和鼓励在编制材料计划时选用和推行新材料、新工艺，降低材料耗用。

第四条、为了物资部门合理安排采购，有效降低采购成本，各类材料需用计划应超前编制，大宗材料（钢材、水泥、钢绞线、锚具、支座、伸缩缝、波纹管等）计划至少提前一个月报出，零星材料计划至少提前三天报出。

第五条、物资部门对需用计划不详之处可以提出质询；对市场资源保证程度不高的材料，可与工程部、试验室、材料使用单位协商，推荐代用材料。

第六条、物资部门应采用周报的形式向公司物资部上报各类材料计划的执行情况。

第七条、物资部门应对各类材料的需用计划、采购执行计划进行整理，并按时间顺序和类别装订保存备查，项目完工后转入档案管理。

物资采购管理实施细则

第一条、物资部门必须按计划采购，不得采购无计划的物资。

1、在采购前应复核需用计划各栏内容，如材料名称、规格型号、计量单位、数量、材质要求、技术参数、执行的标准、需用时间等，计划不清时不得盲目采购。

2、在采购前应核实仓库库存数量，有库存的，根据库存数量调整采购数量；有替用物资的，应向部门主管和使用部门领导协商，争取对原计划进行变更，达到充分利用现有资源、降低库存和减少资金占用的目的。

3、对需用时间不急的材料计划，经使用部门同意后，可先落实资源和价格，充分对市场行情进行调查，尽可能形成批量采购，达到量大从优、减少运杂费用、减轻物资部门工作强度等，最终实现降低采购成本的目的。

3、加工订制的物资采购，需用部门必须提供经过复核和审批的图纸。

第二条、项目开工之初，物资部门应调查分析项目所在地资源结构，根据工程需求，对潜在的物资供方进行选择与评价，按管理权限，A类物资供方报公司物资部审批；B类物资供方由项目部自行评价，并建立本项目部《B类合格物资供方名录》。

应急材料的采购必须办理《应急评价》手续。

第三条、项目必须在公司最新颁发的《A类合格物资供方目录》的范围内选择A类物资供方；如业主对材料准入要求时，还应满足业主材料准入的相关规定。

第四条、施工材料、周转材料、工索机具等材料在采购前，项目物资部应加强同局系统内各项目部以及与公司物资部的联系，充分利用局、公司现有资源，以调拨（或租赁）的方式获取，达到降低物资成本、减轻项目部资金占用压力、盘活内部资产等目的。

第五条、具备招标采购条件的主要材料以及大宗材料的采购，执行《材料招标采购管理办法》的相关规定，采取招（议）标的方式选定材料供应商和确定供应价。

第六条、不具备招标采购条件的材料采购应按照如下方式进行市场采购：

1、主要材料和大宗材料的采购，公司物资部已发布采购指导价的，应在指导价的范围内进行询价比价采购，当价格高于该指导价时，项目物资部须及时向公司物资部提出书面报告，并说明原因，取得公司物资部书面同意意见后方能采购；采购指导价中未涉及的物资，项目部物资部可采用询价比价的方式进行采购。

2、零星材料采购，应货比三家、比质、比价（部分材料要结合掺量）、比运距、比售后服务、比信誉，择优选定供应商。

3、安全防护用品以及涉及环境保护的材料采购，必须到国家批准定点经销单位购买，使用有生产许可证厂家生产的合格产品。

第三十条、进行合同采购时，由物资部门负责物资订货合同的起草，订货合同起草完毕后还应交项目合同评审小组评审，并报项目经理审核，材料订货合同须由项目经理签章。

物资订货合同中应设立质量条款，明确规定质量标准、验收办法、质量争议处理等内容。

涉及到环保、职业健康安全方面的产品，还应按政府相关管理规定予以明确。

与流通企业签订订货合同时特别要指定材料生产厂家、产品品牌商标。

在签订的合同中要有反索赔理念，应随时作好市场调查，根据市场价格变化及时变更合同单价，达到降低采购成本的目的。

第七条、在施工生产与物资供应成本发生冲突时，除按规范程序进行采购外，要以保章供应为工作重点，以避免项目部停工待料而造成更大的直接、间接经济损失。

在对市场资源预测比较充分情况下，应及时将信息反馈给项目部，要求增补材料计划，进行合理储备。

第八条、大型构造物施工前，物资部门应召集涉及到的所有供方进行施工交底，各供方应书面提供切实可行的保供方案和承诺。

第九条、购进的物资必须先入库，后发放，不允许不经过仓库保管员验收，直接将采购回的物资交给现场使用人员，特殊或紧急情况时要有相关负责人签字批准，否则不予办理核销手续。

第十条、采购员应及时向供方索取材质书、产品化验单或产品性能说明书等文件资料，按《试验和检验控制程序》以及《检验试验计划》的规定，填写《检验试验记录表》，向试验室报验。

第十一条、物资采购应遵循“谁经办谁负责”的原则，由经办人负责不合格物资的退货、索赔工作。

第十二条、物资采购后采购员应及时填写收料单，连同实物、采购计划、技术资料等一并送交仓库验收入账，并及时到财务部门办理报销手续。

对于不能及时取得发票的入库材料，必须办理估计进账手续，待取得发票后，先冲销原估价单，再以实际价格填写收料单办理报销入账。

第十三条、采购员应建立采购日志，对经办采购的物资逐项详细登记，收料单与采购日志的序号要一一对应。

工作调动时，应与有关部门结清经济手续，并将收料单、调拨单、采购日志、报验单等各种原始资料及凭证移交给接交人。

第十四条、物资主管应于每月25日前向项目部申报下月材料采购资金使用计划，以便项目部统筹安排资金。

第十四条、大宗材料订货应优先选择工地现场交货，尽可能的将运输损耗与风险转移给物资供方。

物资部们必须根据质量、环境以及职业安全健康的要求，对供方的运输、装卸等做出必要的提示或规定，以控制和防止材料在运输、装卸过程中的环境污染和安全危害。

第十五条、确需我方自行提货时，由物资主管或经办人必须根据质量、环境以及职业安全健康的要求拟定搬运方案和应急预案，报项目分管领导批准。

材料招标采购管理实施细则

第一章总则

第一条为了加强各项目部材料采购（外协加工）的规范化管理，增加材料采购（外协加工）的透明度并充实公司的资源信息和价格网络，确保项目施工的顺利进行并最大限度地降低采购成本，提高企业的经济效益，特制定本管理办法。

第二条大宗材料或批量的零星材料的采购，必须采用招标（邀标）的方式选取材料供应商。

总值50万元以上（含50万元）的大宗材料（按市场价或项目投标材料价计算，取最大值）及批量10万元以上（含10万元）的零星材料（按市场价）招标（邀标）采购，由公司物资部组织实施或经物资部下达《材料招标采购委托书》（附件1）委托项目部组织实施；低于上述额度的材料招标由项目部自行组织实施；不具备招标采购条件的材料必须书面报公司审定。

第三条材料的招标（邀标）采购全过程要执行《中港第二航务工程局工程合同管理文件范本》的有关规定。

第四条本办法适用于五分公司属所有单位。

第二章准备工作

第五条项目部成立后，物资部应会同工程部、经营部（合同管理部）、财务部一起熟悉该项目工程的招标须知及投标书等相关文件，了解业主对该项目各类材料采购的相关规定（如是否甲供、是否指定或推荐供货商、对产地、材质是否有特殊规定等）以及该项目资金状况、计量方式等，便于项目部对招标材料范围的确定和编制材料招标文件。

第六条工程部门应负责统计主要材料的总用量，并编制好施工进度计划，经项目部审批后交一份给物资部备案，作为材料招标及采购总量控制线和编制材料进场计划的依据之一，中途如有设计变更，工程部门应及时以书面形式报项目部（总工）签认后，书面通知物资部，便于物资部对即将招标的材料品种、数量等进行调整以及对已签订的供货合同进行修改补充（包括对已进场而该项目后期不再使用的材料及时进行更换或退货等），减少失误和损失。

第七条各项目部应成立材料采购招评标小组。

负责对本项目部的大宗材料（外协加工）和批量的零星材料的采购进行招标、评标和定标，该小组由项目经理（或分管副经理）担任组长，物资部、经营部（合同管理部）、财物部、党风廉政监督小组（项目部书记）等负责人组成，公司物资部据实派人参与。

第八条材料招标原则上直接对生产厂家，减少中间环节，以确保质量和降低成本，所选定的投标单位应符合下列条件之一：

1、A类材料列入局、公司最新合格物资供方目录，B类材料列入项目部最新合格物资供方目录；

2、A类材料未列入局、公司最新合格物资供方目录，但项目部初评并经公司物资部审批的物资供方；

3、业主指定的供应商；

4、局系统兄弟公司或专业公司。

因此，除充分利用局、公司现有的资源（合格物资供方目录）和相关价格网络，可鼓励和欢迎其它部门或个人提供优质低价的资源信息，推荐供应商参与材料投标或报价。

第九条部分材料招标采购为了掌握第一手资料还必须组织采购人员作市场调查或到厂家考察，包括各供应商的资格调查、生产能力、质量保证能力、组织协调和供货能力、信誉度以及对货款结算方式有何要求等，做到心中有数，以便招标文件的编制更趋于合理、可操作性和供需的保证能力更强。

第十条公司提倡和推广应用新材料、新工艺。

第十一条材料招标应遵循批量招标，分批进货的原则，既方便于管理又能降低成本，但某些材料可从实际出发，接品种和数量分批分期招标，以吸引众多投标单位，加大竞争力度，以利于进一步降低成本、缓解资金压力和得到更好的服务。

但坚决杜绝变大宗材料招标为零星采购或者以其它任何方式规避招标。

第十二条项目部可根据实际情况，选用如下一种或多种形式进行材料招标采购：

1、公开招标采购：

指项目部以招标公告的方式邀请不特定供应商投标的采购方式，如砂石料、木材、钢材等。

2、邀请招标采购：

指项目部以投标邀请书的方式邀请三家以上特定的供应商投标采购方式，适用于专用材料如钢绞线（预应力钢筋）、锚具、伸缩缝、护舷、外加剂、水泥（含粉煤灰）、定型钢模等。

3、询价比价采购：

指项目部对三家以上供应商的报价进行比较以确保价格具有竞争性的采购方式。

如批量的零星材料（含较贵重的零星材料）、应急材料、市场价格非常不稳定时期小批量购进的大宗材料等。

第三章招标文件的编制

第十三条投标邀请书：

包括招标人名称、地点、联系人、联系方式、材料主要内容（品种、规格、数量、质量、主要参数、需用时间等）、标书获取的方式（传真、购买、现场领取）和期限、是否参与投标的确认、投标书递交的截止时间和地点等。

所邀请的投标单位，物资部一定要注意保密，不得泄露，避免投标单位联合抬标、串标等。

第十四条投标人须知：

包括投标人的基本要求（营业执照、资质、法人委托书、质量体系、近几年的主要业绩等资格证明材料以及投标书编制和递交格式等）、招标文件的修改、澄清、解答、招标开标的时间地点、评定标办法及实施细则、废标原则等。

第十五条主要合同条款：

包括价格、付款方式、交货条件、数量、质量验收标准、售后服务、违约责任及合同争议解决办法等内容。

第十六条其它。

如要求投标单位提交投标保证金和中标后中标单位提交银行履约保函；明确投标人在投标过程中的一切费用，无论中标与否，均由投标人自负等。

公司参与的材料招标，招标文件发出前应先报公司审定；项目部自行组织的材料招标，招标文件发出前应先报项目经理（或分管副经理）审定。

招标文件发出后，不得擅自修改或变更其内容，确需要变更的，必须书面报批（项目部自主组织的报项目经理或分管副经理、公司组织的报公司）。

招标文件的变更、澄清和解答必须于投标截止时间的前48小时（如投标单位所在地到递交标书地点的距离较远，可定为60小时）以书面通知到所有投标人。

招标文件的修改、变更、补充、澄清和解答等内容均作为招标文件的组成部分，具有与招标文件同等效力。

第四章开标及评定标

第十七条开标一般选取公开开标的方式。

第十八条招评标小组成员应在《招评标小组成员签到表》（附件2）上签字。

第十九条投标人应在《投标单位签到表》（附件3）上签字。

第二十条招评标小组成员认真阅读投标文件，对投标文件的内容分别进行核查、比较，填写《材料招标采购开标一览表》（附件4）。

该表格包括：

1、投标人资格证明材料：

企业介绍、营业执照、法人代表证明书、授权委托书、税务登记证、银行资信证明、质量体系及业绩等。

2、投标报价。

3、材料技术参数、质量标准、产品合格证书、检验试验证明、售后服务、质量保证措施。

4、对合同主要条款及违约责任的确认。

5、其它（如投标书中要求提交的投标保证金、中标后提交的银行履约保函等）。

第二十一条招评标小组对各投标书中的有关问题分别进行汇总，以书面形式要求投标人进行澄清和签字确认（投标书的正本与副本如有不一致时，以正本为准）。

在相互沟通和投标人自愿的前提下，允许投标单位以书面形式对报价进行降低调整（不得泄露），招评标小组填写最终《材料招标采购最终评议表》（附件5）。

第二十二条招评标小组在开标前，可根据市场行情、局公司的价格网络内定一个标底。

第二十三条经评审，招评标小组成员在《评价报告》上签字，确定中标单位；必要时，可先推荐两家首选单位，待招评标小组成立专班（人数可酌减）对投标单位进行实地考察后，填写《考察报告》并经各招评标小组成员签认（电话确认须有记录）才能确定中标单位，并向中标单位发出《中标通知书》（附件6）。

第二十四条当所有的投标价格高于标底时，招评标小组可宣布该招标作废，重新组织招标。

第二十五条如受公司委托组织的或公司参与的材料招标，项目部物资部门应将整个招标过程原始记录复印（包括材料采购合同）交公司物资部备案。

第五章合同签订

第二十六条项目部根据《中标通知书》要求，与中标单位洽谈材料采购合同；招投标文件，修改及变更、澄清和解答、中标通知书等应作为合同附件，并以一定的解释顺序在合同中明确。

第二十七条合同签订必须书面报批（项目部自主组织的材料招标报项目经理或分管副经理审批、公司组织材料招标的报公司审批）并填写《材料采购合同评审表》（附件7）。

如中标人拒绝签订合同，招标小组可考虑第二标为中标人或重新组织招标并执行招标文件中的相关规定。

第二十八条合同要严谨、全面、具体、明确。

第六章附则

第二十九条附件

《材料招标采购委托书》（附件1）

《招评标小组成员签到表》（附件2）

《投标单位签到表》（附件3）

《材料招标采购开标一览表》（附件4）

《材料招标采购最终评议表》（附件5）

《中标通知书》（附件6）

《材料采购合同评审表》（附件7）

附件1

材料招标采购委托书

（项目部名称）：

经公司研究同意，公司物资部委托你项目部物资部门组织本次材料招标采购活动，请你们按《材料招标采购管理办法》组织实施，并及时将材料招标文件、邀标书和投标单位名单、投标书、招评标小组成员名单、《招评标小组成员签到表》、《投标单位签到表》、《材料采购开标一览表》、《材料招标采购最终评议表》、《评标报告》、《考察报告》、《材料采购中标通知书》及《材料采购合同》等报公司物资部归档（部分资料需要审批）。

特此委托。

委托单位：

二航五分公司物资部

（盖章）

委托时间：

年月日

附件2：

招评标小组成员签到表

项目名称：

招标材料名称：

时间：

姓名

单位

职务（职称）

电话

签名