如何制定有效合法的规章制度.docx

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如何制定有效合法的规章制度

1.规章制度的内容不能违法。

许多企业制定规章制度时由于不了解或漠视现行的法律法规、政策而致使所制定的规章制度中的某些内容违反法律规定而不具有法律效力，如企业依这些内容管理员工而发生争议，企业的行为将得不到法律支持。

因此，规章制度必须内容合法。

2.规章制度需经民主程序制定。

许多企业制定规章制度都只是由企业的董事会或总经理甚至是某个部门制定后即实施。

但法律规定企业的规章制度应经职工（代表）大会通过，否则不发生法律效力。

3.规章制度需公示。

许多企业的有些规章制度根本不为员工所知，这就使员工无所遵从，因此法律规定企业规章制度必须要向全体员工公示，否则不对员工产生效力。

4.规章制度需及时修改、补充。

许多企业规章制度制定好以后便不做修改，但实际情况是现行法律不断推陈出新，制订当时属合法的内容可能现在已不合法。

因此企业应当自行或委托有关专家对已有的规章制度进行定期或不定期检查，及时修改、补充相关内容。

做到与时俱进，与公司实际情况，与市场需求，与社会形势，与国家政策相符合

企业规章制度必须具备以下条件，才能具有法律效力。

1、制定的主体必须合法

《劳动法》第4条明确规定：

“用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动的义务”。

制定企业规章制度的主体必须合法，必须有权代表用人单位制定规章制度，应当是用人单位行政系统中处于最高层次，对用人单位各个部门和全体职工有权实行全面和统一的管理。

2、内容必须合法

《劳动法》第98条规定：

“用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门给予警告、责令改正；对劳动者造成损害的应当承担赔偿责任。

”用人单位应当根据自己的生产、经营、管理体制的特点，将法律条款具体化，让其具有操作性；法律没有规定的，企业可制作相应的条款来规范。

3、制定的程序必须合法

《劳动法》第8条规定：

“劳动者依照法律规定，通过职工大会、职工代表大会或其他形式，参与民主管理或者就保护劳动者合法权益与用人单位进行平等协商”。

《全民所有制工业企业法》第51条规定：

“职工代表大会机构是企业的工会委员会。

企业工会委员会负责职工代表大会的日常工作”。

第52条规定中职工代表大会行使的职权有：

“审查同意或者否决企业的工资调整方案、奖金分配方案、劳动保护措施、奖惩办法及其他重要的规章制度。

”《劳动法》第56条规定：

公司研究决定生产经营的重大问题、制定重要的规章制度时，应当听取公司工会和职工的意见和建议。

4、企业的规章制度应送劳动行政部门审查、备案

原劳动部《关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案的通知》（劳部发[1997]338号文件）中明确：

“对新开办用人单位实行备案制度是劳动行政部门进一步加强劳动监察工作，促进用人单位提高劳动管理水平的一项重要措施。

”《江苏省用人单位劳动规章制度审查办法》第5条规定：

“用人单位制定和修定劳动规章制度，必须按规定履行法定程序，提请职工代表大会或者职工大会讨论决定。

实行公司制的用人单位，应先征求工会意见，再由董事会讨论决定。

”第6条规定：

“用人单位制定和修定劳动规章制度后，应当在15日内报送劳动行政部门审查备案。

”

5、正式公布

企业规章制度应当以用人单位的正式文件形式向全体职工公布，从公布之日起才能在本单位生效

一是内容要系统全面。

所谓内容的全面性，包括两层含义：

一是与人力资源相关的管理制度，员工手册里都应当有相应规定，比如招聘制度、劳动合同管理制度、薪酬和福利制度、考勤制度、休息、休假制度、奖惩制度、绩效考核制度，都是与劳动者切身利益相关的，因此，企业在制定制度的时候，都应当考虑进去。

包括培训制度、报销制度、商业秘密保护制度、车辆使用管理制度，都是与劳动者相关的，因此，都应当有相应规定；二是具体某项制度的内容要完整。

比如说制定奖惩制度，要有奖惩制度的制定目的，制定的基本原则，奖励适用的范围，奖励的主要方式，不同奖励方式所适用的范围，奖励的审批程序，惩处的方式、不同惩处所适用的范围，惩处的审批等。

二是内容要合法。

规章制度的内容不得违法法律、行政法规以及政策规定。

内容的合法性是规章制度赖以存在的基础。

规章制度的内容不但不能违反劳动法及其配套法规，也不能违反民法通则、合同法、婚姻法、妇女权益保障法、残疾人就业保障法等基本法律。

甚至，国家机关出台的一些政策性规定，在制定规章制度也都是必须考虑进去的，防止稍有不慎，就步入雷区。

三是可操作性要强。

规章制度在制定时，固然需要一些原则性、指导性的内容作为基础，但是在执行时，所依据的条款规定要具体，要有可操性。

有不少单位，在规章制度中都规定了劳动者应当怎么做、禁止怎么做，但是对于职工做或不做某一行为，并未规定该如何处理。

或者是，制度条款的原则性过强，导致不同的人有不同的理解。

甚至在制度的执行上，企业制定了一些自我障碍条款，导致束手束脚。

比如关于“职工旷工5天，经批评教育无效，公司可以解除劳动合同”的规定，其中“批评教育无效”就属于自我限制条款，导致企业在没有履行批评教育程序的情况下，就不能解除劳动合同。

四是要体现人性化管理的内容。

规章制度所适用的对象是人，而人是有感情的动物。

在设计规章制度时，要处处体现以人为本的思想。

有些单位的规章制度非常严格，甚至超出了常人所能想象的范围。

比如某公司规定，旷工一天，罚款2000元。

这种制度虽然在短时间内能起到震慑职工，严肃纪律的目的，但是从一个企业的长远发展来看，肯定会导致人心相背。

毕竟，规章制度是企业文化的窗口，人性化的规章制度自然能聚集人气，令良禽择良木而栖。

五是术语、名词要规范。

根据法律规定，在处理、结束职工劳动关系这一问题上，就有不少方式，比如开除、除名、解除劳动合同、解除劳动关系、辞退、擅自离职，但是应当清楚的是，这些处理方式不但针对的行为、处理的程序、适用的法律不同，结果也是有所区别。

并且辞退这种方式，已经随着《国营企业辞退违纪职工暂行规定》的废止而硝石。

只有弄清不同术语的法律含义，单位才能合法有效地处理员工。

甚至还有一些企业，可能是受国外文化的影响，在规章制度中使用了很多生涩词汇，令人模棱两可。

用人单位规章制度几乎涉及劳动关系的各个方面和劳动关系运行的各个主要环节，它与劳动者在劳动过程中的权利义务密切相关。

从经济学角度讲，投资者追求的目标是资本利益最大化，即利润最大化，而职工所追求的目标是劳动利益最大化，即工资福利最大化和就业保障最大化。

这两种目标实现之难易，在一定程度上受职工参与程度的左右。

相对而言，职工参与程度愈低，用人单位愈有可能忽视劳动利益，甚至为扩大资本利益而牺牲劳动利益。

依据《劳动合同法》的规定，用人单位建立和完善劳动规章制度的主要目标是，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。

但由于投资者与劳动者利益上的矛盾，这一目标完全通过投资者单方行为是不可能实现的。

正因为如此，国外立法例中明确规定用人单位制定劳动规章应当有职工参与。

例如，《法国劳动法典》规定，雇佣规则在提交工厂委员会讨论通过之前，不能将其付诸实施。

又如，《日本劳动标准法》规定，起草或修改雇佣规则时，雇主应征求有关企业中过半数工人所组成的工会的意见，如无此种工会时应征求过半数工人代表的意见。

我国出台的《劳动合同法》规定，用人单位在制定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

　　从上述规定可以看出，用人单位制定劳动规章，应当有职工民主参与。

现代企业是以民主管理为基础的，它强调全员管理，充分调动广大职工的积极性，从而提高内部管理水平，增强企业经营决策的准确性和透明度。

而且，劳动规章制度只有在吸收和体现职工一方的意志，或者得到职工的认同的情况下，才能确保很好地实施。

　　另外，用人单位规章制度既然对全体劳动者都有约束力，就应当为全体劳动者所知。

因此，用人单位对其制定的规章制度应尽公示或告知义务，用人单位未尽公示或告知义务的，规章制度不发生法律效力。

笔者认为，用人单位应给劳动者印发或在主要工作场所公告、悬挂或以其他方式公示规章制度，规章制度公示后生效。

【法律依据】

　　《劳动合同法》

　　第四条　用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。

　　用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。

　　在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。

　　用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。

　　第三十九条　劳动者有下列情形之一的，用人单位可以解除劳动合同：

（二）严重违反用人单位的规章制度的；

　　第八十条　用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

　　《劳动法》

　　第三条　……劳动者应当完成劳动任务，提高职业技能，执行劳动安全卫生规程，遵守劳动纪律和职业道德。

第四条　用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。

2008年1月15日《企业职工奖惩条例》被废止，蕴涵着国家“还管理权于用人单位”的深意。

而另一方面，《劳动合同法》实施后，用人单位主动与劳动者解除《劳动合同》必须具备“法定理由”，其中“严重违反用人单位规章制度”成为用人单位使用最多、最迫切的理由。

用人单位要确保用人的合法性，同时又兼顾用人主动性就必须制定自己的规章制度。

　　《企业职工奖惩条例》

　　第二条　企业职工必须遵守国家的政策、法律、法令，遵守劳动纪律，遵守企业的各项规章制度……

　　最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》（法释［2001］14号）

　　第十九条　用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据

第一，制定程序的合法性。

《劳动合同法》对用人单位制定直接涉及劳动者切身利益的规章制度应当遵守的程序做出了明确的规定，一是制定的规章制度应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见；二是制定规章制度应当与工会或者职工代表平等协商确定；三是规章制度应当公示或告知劳动者。

只有遵守法定程序制定的规章制度才可能具有法律效力，否则就只能是摆摆样子的“纸老虎”。

第二，制度内容的合法性。

国家“还管理权于用人单位”的同时，亦通过立法对用人单位应当遵守的义务做出了限定。

因此，规章制度必须是在法律搭建的框架内，不得违反法律、行政法规以及政策的规定。

规章制度的内容不但要遵守《劳动法》及其配套法规，还必须遵守民法通则、合同法、妇女权益保障法、残疾人就业保障法、婚姻法等基本法律。

第三，制度内容的系统性。

规章制度是用人单位的管理守则，既是对立法的细化，更是对立法补充，因此，用人单位制定规章制度应当立足于全面系统。

一是规章制度体系要完整，涉及到劳动者从入职到离职的方方面面，如招聘制度、入职管理制度、试用期管理制度、薪酬和福利制度、考勤制度、休息、休假制度、奖惩制度、绩效考核制度，培训制度、报销制度、保密管理制度、离职管理制度等等。

二是每项规章制度的内容要完整。

如员工奖惩制度，要包括制度制定目的、基本原则、适用范围、奖励的主要方式、不同奖励方式所适用的范围、奖励的审批程序、惩处的方式、不同惩处所适用的范围、惩处的审批、罚则等等。

第四，制度内容的可执行性。

制定制度的目的是为了适用，因此，制度的内定必须具有可执行性，并避免自行设置障碍。

如规章制度规定“品行不端、违背诚信原则者，公司给予警告处理”，何为“品行不端”、“违背诚信”，不同的人有不同的评价标准，这样的条款形同虚设，无法执行。

又如规章制度规定“在公司内与同事打架，影响公司工作秩序或损害公司名誉者，公司可以解除劳动合同”，而实践当中，用人单位实难证实劳动者的行为构成“影响公司工作秩序或损害公司名誉”，企业在制定规章制度时自行设置了障碍，无法据此解除与劳动者的劳动合同。

第五，制度内容与用人单位文化理念的一致性。

如成长型用人单位，凝聚力较强，劳动者的归属感较强，规章制度适宜宽松、抽象，以体现用人单位的人文关怀；又如集团型用人单位，强调执行力，规章制度则应细致、严明。

第六，制度语言的规范性。

规章制度用语应当前后一致，避免过多使用生辟词，严格杜绝歧义词，必要的术语应当在附则中做出解释。

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