商务信函写作格式.docx

商务信函写作格式.docx

《商务信函写作格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《商务信函写作格式.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

商务信函写作格式

竭诚为您提供优质文档/双击可除

商务信函写作格式

　　篇一：

商务信函的格式和范文

　　商务信函的格式和范文

　　商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。

其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。

其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

　　文种特性

　　〔一）语气口语性

　　每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。

人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。

而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

　　企业每天都要阅读大量信函文件。

商务信函不需要用华丽的词句。

所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。

当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

　　（三）态度真诚性

　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。

不管说什么，都要带着诚意去说。

把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。

这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

　　（四）主旨单一性

　　商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

　　（五）格式规范性

　　商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。

外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

　　（六）地位平等性

　　商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。

商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

　　（七）要求时限性

　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。

因此，接收对方的信函后必须及时回复。

目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

　　商务信函一般由三部分组成：

信头、正文、信尾。

（一）信头

　　信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

1发信人名称及地址

　　发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。

还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

　　2．标题

　　作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。

标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。

事由要求

　　概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。

常见的商务信函标题有以下两种形式：

（1）由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

（2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：

机动车索赔”。

3函号

　　函号即编号，分为对方编号和己方编号。

在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

　　函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。

常见的有两种形式：

一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx）“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

　　4称谓

　　称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。

其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。

书写时有以下两种称谓：

（1）泛指尊称。

“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。

尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。

（2）具体称谓。

即具体指名道姓的尊称。

在姓名后面加称谓语。

这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。

因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。

称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

　　5．收信人地址、单位

　　收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正文

　　正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。

正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

　　1问候语

　　问候语也即应酬语或客气语。

开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。

一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。

如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。

如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

　　2主体

　　主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。

不同的商务信函的内容是不同的。

一般包括以下两个内容：

　　（l说明发函缘由。

直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

（2）说明发函事项。

主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。

要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。

如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

　　如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

　　3结尾语

　　正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。

如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。

结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

　　（三）信尾

　　信尾部分包括四部分内容。

　　1祝颂语

　　所有的商务信函都要写明祝颂语。

祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

（1）请候语，在正文结束后空两格书写。

常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”

　　等。

（2）安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。

常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。

　　2签署

　　签署即发信人的署名或签名、用印。

商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。

有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。

个人签名一定要由发信人亲手所签。

　　3日期

　　日期一般是发信具体时间。

商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。

一般采用以下三种形式：

（1）公文日期形式。

即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

（2）阿拉伯数字形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20XX年8月18日。

　　（3）国际标准简写法形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如20XX年08月18日。

　　无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。

如20XX年08月08日，不能写成“08年08月08日”。

　　4附件

　　附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。

如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。

如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

　　范文：

　　道歉函

　　xx市兴达贸易有限公司：

　　贵公司20xx年x月x日函收悉。

函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

　　经有关邵门查实：

我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。

函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。

衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

　　候复

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年8月9日

　　本文来源于：

http:

///article/sort07/sort053/info-3417.html

　　篇二：

12种商务信函范文

　　第一种、介绍信LettersofIntroduction

　　实例之一：

　　Dearmr./ms.,

　　Thisistointroducemr.FrankJones,ournewmarketingspecialistwhowillbeinLondonfromApril5tomidAprilonbusiness.

　　weshallappreciateanyhelpyoucangivemr.Jonesandwillalwaysbehappytoreciprocate.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。

他将因公务在四月15日到四月中旬期间停留伦敦。

　　我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

您诚挚的

　　实例之二：

　　Dearmr./ms,

　　wearepleasedtointroducemr.wangYou,ourimportmanagerofTextilesDepartment.mr.wangisspendingthreeweeksinyourcitytodevelopourbusinesswithchiefmanufacturesandtomakepurchasesofdecorativefabricsforthecomingseason.

　　weshallbemostgratefulifyouwillintroducehimtoreliablemanufacturersandgivehimanyhelporadvicehemayneed.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王有先生。

王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

　　如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

　　您诚挚的

　　第二种、约定Appointments

　　实例之一：

　　Dearmr./ms,

　　mr.Johngreen,ourgeneralmanager,willbeinparisfromJune2to7andwouldliketocomeandseeyou,say,onJune3at2.00p.m.abouttheopeningofasampleroomthere.pleaseletusknowifthetimeisconvenientforyou.Ifnot,whattimeyouwouldsuggest.

　　Yoursfaithfully,

　　尊敬的先生/小姐

　　我们的总经理约翰格林将于六月2日到7日在巴黎，有关在那开样品房的事宜，他会于六月3日下午2：

00点拜访您。

　　请告知这个时间对您是否方便。

如不方便，请建议具体时间。

　　您诚挚的

　　Dearmr./ms,

　　Thankyouforyourletterinformingusofmr.green’svisitduringJune2-7.unfortunately,mr.edwards,ourmanager,isnowincairoandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.hewould,however,bepleasedtoseemr.greenanytimeafterhisreturn.

　　welookforwardtohearingfromyou.

　　Yoursfaithfully,

　　尊敬的先生/小姐

　　谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。

不巧，我们的总经理艾得华先生现正在巴黎，到六月中旬才能回来。

但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。

希望收到您的来信。

　　您诚挚的

　　实例之二：

　　Dearmr/ms,

　　Irepresentthew/pelectronicscompanyinDallas,andwillbeinKunmingfromnextmondaytoFriday,（october5-9）.Ishouldliketocallonyou

　　todiscussournewmonitor.would0930hoursonTuesday,october6beconvenient?

　　Ishallbeinbeijing,atthegreatwallhotel,fromTuesday,september29,untilsunday,october4,whereamessagewillreachme.Ifthedayisnotconvenient,willyoupleasesuggestanother.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐

　　我是达拉斯w/p电子公司的代表，将于下周一到周五（10月5-9日）住留昆明。

我乐于请您商讨我们新的显示器。

星期二即10月6日上午09：

30是否方便？

从周二，即9月29日，我将住在北京的长城宾馆，直到周六，即10月4日，在那会有通知给我。

如商讨日期不方便，请另外建议。

　　Dearmr/ms,

　　Thankyouforyourletterofseptember26.weshallbeverypleasedtoseeyouanddiscussyournewmonitor,butoctober6isnotsuitable.wewillbehappytomeetwithyouat9:

30a.m.onwednesday,october7,ifthetimeisconvenientforyou.

　　welookforwardtomeetingyou.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐

　　我们将很高兴与您会面并与您商谈新的显示器，但10月6日不太合适。

如方便的话，我们愿在10月7日与您会面。

　　期待与您见面。

　　您诚挚的

　　实例之三：

　　Dearmr./ms,

　　Iamatpresentinhamburgvisitingtheharbourwithaviewtomakingknownournewtypeofcontainerforuseineurope.

　　IshallbeinAntwerponwednesday,4thJune,andshouldliketocallonyouat2.00p.m.onthatday.

　　IfIdonothearfromyoutothecontrary,Ishallassumethatitwillbeconvenientformetocallatthattime.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐

　　我现正在汉堡参观港口，以让欧洲了解并使用我们的新型集装箱。

　　星期三即六月4日，我将到安特卫普，我会于当天下午2：

00打电话给你。

对此约定如不来信，我将认为于这个时间打电话是方便的。

　　您诚挚的

　　实例之四:

　　Dearmr./ms,

　　mr.Jackbaron,ourpersonneldirector,hasaskedmetoacknowledgeyourapplicationforthepostofaccountantandtoaskyoutocometoseehimonFridayafternoon,5thJuly,athalfpasttwo.

　　Iwillappreciateyourlettingmeknowwhetheryouwillbeabletocome.Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐

　　杰克巴伦先生，我们的人事主任，让我向你申请会计职位表示感谢，并请你于7月5日星期五的下午两点半来见他。

　　是否能来，请告知，多谢。

　　您诚挚的

　　Dearmr./ms,

　　ThankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFridayafternoon,5thJuly,at2:

30.Ishallbehappytobethereasrequestedandwillbringmydiplomaandotherpaperswithme.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐

　　谢谢昨日来信通知我面试，我将于要求的7月5日，周五下午两点半到达，并带去我的证书及其它书面材料。

　　你诚挚的

　　第三种、通知与确认Acknowledgments&confirmations

　　实例之一：

通知对方接到来信Acknowledgingreceiptofletters

　　1.Dearmr./ms,

　　hankyouforyourletterno.A-3of6thmay,offeringus6uI-4Viewdatas.wehavepasseditontoourTechnicalDepartmentfortheirconsideration.weshallreplyassoonaspossible.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐

　　谢谢您五月六日标号为A-3的来信，该信向我们提供6uI-4图像数据。

我们已把该信转给了技术部，备他们考虑。

　　我们将尽快回信

　　你诚挚的

　　2.Dearmr/ms,

　　wehavetodayreceivedwiththanksinformationconcerningtransactionsonthenewYorkwheatexchangewhichwillbemadefulluseofbyourresearchdepartment.

　　welookforwardtofurthercooperationwithyou.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐

　　我们今天收到了有关纽约小麦交易所的业务信息，非常感谢，我们的研究部门将充分利用这些信息。

　　期待与你进一步合作。

　　篇三：

1.英文商务信函写作格式

　　英文商务信函写作格式英文信函分为混合式和齐头式。

　　混合式：

每一段的首行缩进两格。

落款在信末中间靠右下的位置。

　　齐头式：

信的所有内容都靠左，段与段之间空一行。

　　英文信函的习惯用法，由以下几个方面组成：

（1）信头Theheading

　　信头是指信纸上印刷或打印的（:

商务信函写作格式）企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。

当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

（2）编号和日期Thereferencenumberandthedate

　　方便以后查信使用。

Yourref:

（你方编号）ourref:

（我方编号）

　　日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

比如may，1998（美式写法）；1，may，1998（英式写法）。

　　（3）信内地址Theinsideaddress

　　与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

　　书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如company与co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

收信人地处的书写格式与信封相同。

　　（4）称谓Thesalutation

　　在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；称呼企业，公司的妇女组织常用madams，Ladies；无具体收信人姓名用Dearsirormadam称呼收信者。

　　收信人是个人，就应在收信人姓名之前加称谓，如mr.（先生），mrs.（夫人），miss（小姐），hon（用于称呼市长、部长、大使等），pres.（总经理、会长、总统等），prof.（教授）等等。

　　（5）开头语Theopensentences

　　开头语没有统一的格式，但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。

如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。

开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

　　（6）正文Thebodyoftheletter

　　正文的地位和内容与中文书信相同。

在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。

信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

　　（7）结尾语Theclosingsentences

　　结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”等，另外也附加一些略带客套的语气。

正文结束后，另起一段写结尾语。

　　（8）结束语Thecomplimentaryclose

　　英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。

若收信者为公司，谦称则常用：

　　YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；若收信者为个人，则常用：

Yourssincerely，sincerelyyours等。

需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

　　（9）签署Thesignature

　　签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。

签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。

尽量不要用印章，用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。

为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。

常见的职衔有：

　　chairmanoftheboardofdirectors（董事长），president或genera1manager（总经理），Director（董事），standDirector（常务董事），manager（经理），headofDepartment（职员），manageress（女经理），

　　headofaDepartment（处长），sectionchief（科长）等。

　　需要指出的是，写